高校儀器設(shè)備全生命周期管理平臺的建設(shè)與實踐

王文君, 胡美琴, 劉淑云， 劉洪顏

(山東大學 資產(chǎn)與實驗室管理部，濟南 250100)

0 引 言

儀器設(shè)備是教學科研工作順利開展的重要保障和必要條件，也是資產(chǎn)管理中數(shù)量最多、情況最復雜的資產(chǎn)之一。隨著國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的組織實施和高?！半p一流”建設(shè)的深入推進，高校儀器設(shè)備的種類、數(shù)量和質(zhì)量均有所提高，儀器設(shè)備資產(chǎn)的快速增長，對儀器設(shè)備的管理提出了更高的要求[1-2]。近年來，在云計算、虛擬化和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的大背景下，現(xiàn)行儀器設(shè)備管理手段和方式已無法充分發(fā)揮儀器設(shè)備資源在“雙一流”建設(shè)中的支撐效能。

為進一步提升儀器設(shè)備信息化管理水平，統(tǒng)一資源，優(yōu)化配置，精化管理，規(guī)范處置，以適應(yīng)新形勢下儀器設(shè)備管理工作的需求，應(yīng)借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和移動終端技術(shù)加強對儀器設(shè)備業(yè)務(wù)流程的全生命周期管理。這不僅為管理層的分析決策和宏觀管控提供規(guī)范化、系統(tǒng)化和實時動態(tài)化的技術(shù)支持，還對有效提高設(shè)備管理者的工作效率和管理水平，充分發(fā)揮儀器設(shè)備資源的綜合效益具有重要的現(xiàn)實意義。

1 平臺建設(shè)背景及目標

高校固定資產(chǎn)具有種類多、數(shù)量大、應(yīng)用廣且分布散的特點，其高效管理存在困難。儀器設(shè)備在整個管理周期的各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同部門，雖然各部門都有自己的管理流程和管理工具，但由于部門間缺乏高效的信息互聯(lián)、互通渠道，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，導致信息獲取和上報過程繁瑣，效率低下[6-8]。此外，隨著“211工程”和“985工程”的有效實施，以及“雙一流”建設(shè)的不斷推進，高校儀器設(shè)備進入了快速增長期。截至2017年底，我校儀器設(shè)備總量達22萬余臺件，總價值超30億元，較2016年數(shù)量增加 1萬余臺件，同比增長5.43%，價值增加 2.12 億元，同比增長10.71%。面對學校儀器設(shè)備巨大存量和快速增量，傳統(tǒng)的儀器設(shè)備管理模式已無法滿足高校事業(yè)發(fā)展的要求[3-5]。

2017年，學校以全生命周期視角重新審視、梳理設(shè)備管理業(yè)務(wù)，將其核心業(yè)務(wù)歸納為18大類(見表1)，圍繞核心業(yè)務(wù)，以滿足儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)工作需求為路標，充分考慮用戶體驗，在采用統(tǒng)一身份認證管理的基礎(chǔ)上重新改造了現(xiàn)行設(shè)備管理系統(tǒng)，旨在借助信息化手段，打破原有的資源壁壘，有效對接相關(guān)部門業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，構(gòu)建“一站式”儀器設(shè)備線上全生命周期管理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享和儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、平臺化、智能化，全面提升設(shè)備管理水平和效率，為教學科研和行政管理等各項工作提供堅實的保障。

表1 儀器設(shè)備全生命周期管理核心業(yè)務(wù)匯總表

2 平臺的建設(shè)及實踐

2.1 加強制度建設(shè)，為全生命周期管理保駕護航

規(guī)章制度是實現(xiàn)工作規(guī)范化、權(quán)責明晰化和管理科學化的基礎(chǔ)[13-14]。儀器設(shè)備管理服務(wù)信息系統(tǒng)重塑了設(shè)備管理各業(yè)務(wù)流程，調(diào)整了審核、審批權(quán)限以及固定資產(chǎn)建賬標準，銜接了招標辦、財務(wù)部、信息辦等部門子系統(tǒng)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)。系統(tǒng)開發(fā)過程中通過多次與相關(guān)業(yè)務(wù)部門召開協(xié)調(diào)會議，溝通設(shè)備管理全生命周期業(yè)務(wù)流程在政策和操作上的變化點，明確統(tǒng)一管理標準，并由此在深入貫徹和嚴格落實國家相關(guān)各項規(guī)章制度基礎(chǔ)上，對設(shè)備管理上下游相關(guān)制度文件進行了修訂，通過一系列制度建設(shè)相關(guān)工作的推進和實施來保障儀器設(shè)備全生命周期管理的順利、高效運行。

2.2 協(xié)同共建，提升整體管理效益

儀器設(shè)備全生命周期管理平臺建設(shè)是個系統(tǒng)工程，需要學校各部門統(tǒng)一認識、高效合作。這就要從全局視角出發(fā)，以理念一致、功能協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、資源共享、接口標準化等系統(tǒng)論的方法，對系統(tǒng)涉及的各部門業(yè)務(wù)的各層次、各要素進行統(tǒng)籌考慮[9-10]。由此，資產(chǎn)主管部門需要與人事部、信息化工作辦公室、財務(wù)部、檔案館、圖書館等多個部門協(xié)同合作，實現(xiàn)部門間和要素間的良性互動。部門間相互協(xié)調(diào)的程度決定著儀器設(shè)備管理的水平和效果，通過有效銜接各部門子系統(tǒng)，建立起多維度、統(tǒng)一管理的信息平臺，打破“信息孤島”，才能真正實現(xiàn)信息共享[11-12]。要素間協(xié)同主要包括信息協(xié)同和人員協(xié)同，信息協(xié)同是將人員信息、設(shè)備信息、房屋信息與儀器設(shè)備業(yè)務(wù)流程進行有機整合，通過業(yè)務(wù)操作帶動信息進入、流轉(zhuǎn)和共享，提升系統(tǒng)整體執(zhí)行力；人員協(xié)同需要領(lǐng)用人和各層管理員共同參與、通力合作，對儀器設(shè)備的基本信息和變動信息進行及時維護、更新，以確保系統(tǒng)信息的有效性和完整性。

2.3 流程再造，打造特色服務(wù)平臺

為深入貫徹落實“放管服”精神，學校以用戶需求作為系統(tǒng)研發(fā)路標，聚焦問題，再造流程，基于儀器設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)設(shè)計了資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)功能框架(見圖1)，構(gòu)建了電腦端網(wǎng)頁系統(tǒng)與手機端微信公眾號“資采通”實時聯(lián)動的儀器設(shè)備管理共享平臺，實現(xiàn)了端到端、優(yōu)質(zhì)、快捷和有效管理。系統(tǒng)將設(shè)備管理全生命周期所涉及的各業(yè)務(wù)鏈打通，通過數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享機制，避免信息重復填報，節(jié)省人力；并借助電子簽名和簽章形式，實現(xiàn)無紙化，節(jié)省物資。此外，學校結(jié)合“雙一流”建設(shè)發(fā)展需求還對系統(tǒng)進行了個性化設(shè)計，將大儀評價、檔案管理、數(shù)據(jù)上報和超期預警等模塊嵌入其中，使系統(tǒng)功能不僅能夠滿足教育部、財政部等上級部門對數(shù)據(jù)上報的要求，還符合學校新時期教育事業(yè)發(fā)展的需要。

圖1 資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)功能框架圖

2.4 構(gòu)筑管理文化，提升工作人員業(yè)務(wù)能力

信息化為高水平、高效率的設(shè)備管理提供了條件和保障，同時對設(shè)備管理人員的服務(wù)質(zhì)量和水平提出了更高的要求。高效率的設(shè)備管理不僅僅是借助高新技術(shù)手段升級硬件，而應(yīng)以營造與培養(yǎng)與儀器設(shè)備全生命周期管理相應(yīng)的管理文化為基礎(chǔ)，在部門中形成自覺地流程管理意識。設(shè)備管理文化是設(shè)備管理精神風貌的集中反映，具有目標導向、軟約束功能、凝聚功能和激勵功能，是對設(shè)備進行有效管理，以保證其高效運作的必然要求[15-16]。隨著“雙一流”建設(shè)的不斷深入和資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)的逐步推進，校資產(chǎn)與實驗室管理部通過創(chuàng)建“教工先鋒號”，建設(shè)以“改作風，順機制，促服務(wù)”為理念的服務(wù)文化。將人性因素和理性因素納入現(xiàn)代化運作和管控體系，突出“以人為本”的思想，重視工作人員需要，摒棄陳舊的管理思維定式，拓展新的管理風格，借助崗位設(shè)計、績效考評等措施激勵工作人員積極性和服務(wù)自覺性，并將此融入日常工作，以保持工作人員活力；同時通過加強工作人員知識培訓，培育良好的外部關(guān)系，形成組織內(nèi)部融合的工作環(huán)境以及部門間的良好合作，全面提升工作人員業(yè)務(wù)技能和有效溝通能力。

3 平臺建成效益

3.1 推動管理體制機制創(chuàng)新

全生命周期視域下的資產(chǎn)信息化管理模式的推行和落實需要與之配備的管理制度保駕護航。新形勢下，借著平臺建設(shè)的東風，學校結(jié)合“放管服”要求，修訂并完善“山東大學國有資產(chǎn)管理辦法”“山東大學大型儀器設(shè)備使用效益考評與激勵暫行辦法”“山東大學儀器設(shè)備管理辦法”等一系列設(shè)備管理相關(guān)制度，建立了新時期設(shè)備管理體制機制。同時，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”和移動互聯(lián)技術(shù)，最大限度的簡化優(yōu)化了辦事流程，實現(xiàn)了“網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、不排隊、不跑路”的管理方式和“管理隨身，服務(wù)同行”的服務(wù)模式，使推送至主管部門的業(yè)務(wù)可隨時隨地完成審批或?qū)徍?，有效提高了辦事效率。校資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)上線后，2018年上半年設(shè)備家具建賬數(shù)量合計9 774臺件，比2017年同比增長66.68%；建賬金額合計1.30億元，比2017年同比增長55.27%。

3.2 形成“一體化”管理服務(wù)體系

學校由一校三地八校區(qū)組成，各校區(qū)運作模式差異大，資產(chǎn)類別多。全生命周期資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng)的建立打通了校區(qū)和部門間的業(yè)務(wù)渠道，打破了信息壁壘，解決了信息碎片化、應(yīng)用條塊化和服務(wù)割裂化等問題，構(gòu)建了設(shè)備、公房、責任人“三位一體”的資產(chǎn)信息共享平臺，實現(xiàn)了一校三地國有資產(chǎn)“一體化”的管理和服務(wù)；建立了資產(chǎn)盤點自查機制，通過對儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實時采集和動態(tài)整合，擺脫了傳統(tǒng)繁瑣和費時費力的資產(chǎn)清查工作；完善了信息共享機制，通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享，使設(shè)備購置、建賬、報銷、維修、報廢等各環(huán)節(jié)深入耦合，方便申請人實時了解各審批節(jié)點處理結(jié)果，實現(xiàn)設(shè)備管理業(yè)務(wù)程序的公開、透明、可追溯；建立了資產(chǎn)大數(shù)據(jù)中心，加強了資產(chǎn)數(shù)據(jù)的交互共享、處理分析和特種設(shè)備的監(jiān)測能力，為學校決策提供技術(shù)支撐和數(shù)據(jù)保障，有效推進了學校資產(chǎn)管理現(xiàn)代化。

3.3 提高儀器設(shè)備數(shù)據(jù)信息精準度

儀器設(shè)備全生命周期平臺從源頭把控，借助統(tǒng)一身份認證，通過實名制賬目整理功能，將全校在賬設(shè)備資產(chǎn)分配到每一位教職工名下，由個人根據(jù)名下設(shè)備實際情況即時變更設(shè)備存放地信息，隨時提交領(lǐng)用人變更、調(diào)撥或報廢等業(yè)務(wù)申請來調(diào)整設(shè)備資產(chǎn)狀態(tài)，有效避免了因傳統(tǒng)層級申報或簽字延誤造成的資產(chǎn)現(xiàn)狀不明，交接管理不及時等現(xiàn)象，保障了數(shù)據(jù)精準度，提高了設(shè)備管理效率，同時促使“人人管資產(chǎn)，資產(chǎn)時時管”良好氛圍的形成。此外，平臺通過資產(chǎn)財務(wù)對賬功能，與財務(wù)預約系統(tǒng)聯(lián)動，隨著設(shè)備信息建賬自動發(fā)起財務(wù)預約，報銷完成設(shè)備自動入庫，保證了固定資產(chǎn)賬和財務(wù)賬的一致性，有效提高了數(shù)據(jù)準確度。

3.4 助力資產(chǎn)合理配置和精細管理

大型儀器設(shè)備全生命周期管理平臺還深度對接了房屋、土地、圖書、文物及陳列品等系統(tǒng)，通過互聯(lián)共享和大數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)了教育部、財政部、科技部等上級部門要求的各類報表即時生成和一鍵上報；構(gòu)建了溯源機制，實現(xiàn)了操作記錄追溯功能，輔助管理者及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；設(shè)計了特種設(shè)備超期預警功能，可對在賬特種設(shè)備狀態(tài)進行自動監(jiān)測，對逾期未檢特種設(shè)備提醒領(lǐng)用人核檢，確保特種設(shè)備安全運行，防止和減少事故發(fā)生；定制了大儀評價功能，融入了學校和教育部兩種考核標準，實現(xiàn)了評分結(jié)果自動生成、大儀使用效益數(shù)據(jù)自動分析及效益結(jié)果多元化查詢，為實驗技術(shù)人員職務(wù)職稱考核和實驗室先進評選等提供了可靠的數(shù)據(jù)支撐；設(shè)計在建項目功能模塊，創(chuàng)新了自研自制儀器設(shè)備管理,簡化并優(yōu)化了報銷程序,定制了大儀檔案管理模塊，借助系統(tǒng)自動判定機制，將大儀設(shè)備從購置至報廢業(yè)務(wù)中所產(chǎn)生的所有電子檔案進行自動歸類存檔，并可供相關(guān)業(yè)務(wù)部門隨時調(diào)閱、即時共享。

4 結(jié) 語

儀器設(shè)備全生命周期管理平臺建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要在實踐中不斷的優(yōu)化和完善。山東大學儀器設(shè)備全生命周期管理平臺通過分類、分層數(shù)據(jù)庫存儲體系的交互運作，實現(xiàn)了儀器設(shè)備全生命周期過程的智能化、動態(tài)實時跟蹤和集中監(jiān)控管理，有效提升了儀器設(shè)備管理工作的質(zhì)量和效率。隨著高等教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展和“雙一流”建設(shè)的深入推進，儀器設(shè)備管理工作還將不斷通過對上問策、對標學習和對下調(diào)研，進行持續(xù)的探索和優(yōu)化，更好地為教學、科研和行政服務(wù)，努力形成支撐世界一流大學的儀器設(shè)備管理工作新格局。