信息化背景下高校檔案管理研究

文/廣西科技師范學(xué)院 侯雄

高校檔案管理是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工作，其包含了高校教職工檔案管理和高校學(xué)生的檔案管理兩個(gè)大的方面，而教職工檔案管理的復(fù)雜程度要低于學(xué)生檔案管理的復(fù)雜程度，因?yàn)閷W(xué)生檔案的對(duì)接和處理工作相比教職工更為頻繁，而且檔案總量多，一般來說，高校教職工檔案會(huì)由高校統(tǒng)一管理，但是學(xué)生檔案會(huì)由各個(gè)學(xué)院進(jìn)行分管，以減輕學(xué)校管理的壓力。在新時(shí)期，高校檔案管理信息化趨勢(shì)愈加緊迫，如何更好地利用信息化工具提高高校檔案管理效率是一個(gè)重要研究方向。

一、高校檔案信息化管理的意義

（一）優(yōu)化高校檔案管理模式。高校檔案管理處于學(xué)校、學(xué)院共管的狀態(tài)中，管理存在比較混亂的情況，而且高校檔案管理部門并不直接對(duì)所有檔案負(fù)有絕對(duì)的管理權(quán)，導(dǎo)致一些檔案可能存在泄漏、遺失的情況，而且想要查找檔案非常不易。而信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的優(yōu)化，做好師生檔案的收集、整理、鑒定、編目工作，然后在檔案信息管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、統(tǒng)計(jì)和提取工作。而且信息化檔案管理模式與電子檔案管理模式是相通的，可以直接管理電子檔案，也可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。

（二）提高高校檔案管理效率。高校檔案管理過程中，遇到需要查詢檔案的情況時(shí)，往往需要很多的流程步驟，比如學(xué)生查詢檔案就必須要先由學(xué)院、學(xué)校蓋章同意查詢，然后再回學(xué)院由專門的教師陪同到檔案室進(jìn)行檔案查詢。同時(shí)，還必須防止檔案拿出后被篡改的情況出現(xiàn)。但是當(dāng)檔案管理形成信息化管理模式之后，學(xué)生可以直接到校檔案管理處申請(qǐng)查詢電子檔案，在調(diào)出電子檔案后，內(nèi)容只可以被查閱，但是不具備修改權(quán)限。所以，檔案信息化管理更高效、也更安全。

（三）減少高校檔案管理失誤。高校檔案管理工作任務(wù)重，但是高校檔案管理卻十分缺乏專業(yè)的管理人才，尤其是學(xué)院輔導(dǎo)員為主、學(xué)生為輔的檔案管理模式可能會(huì)帶來很多管理中的失誤，比如學(xué)生檔案遺失的問題，或者是學(xué)生部分檔案被更改的問題，這些雖然是少數(shù)現(xiàn)象，但并非不存在。另外，高校學(xué)生畢業(yè)后檔案的分配、寄送過程中也經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致學(xué)生檔案無法被正常接收，學(xué)生只能再返回學(xué)校補(bǔ)開證明，既影響了學(xué)生的正常就業(yè)，也影響了學(xué)校檔案工作的有效開展。而信息化管理從學(xué)生入學(xué)開始就做好了檔案的對(duì)接、掃描工作，學(xué)生的每份檔案都有據(jù)可循，而且可以通過信息化系統(tǒng)做好學(xué)生的檔案分配，可以有效減少高校檔案管理的失誤。

二、高校檔案管理的信息化現(xiàn)狀

（一）未建設(shè)形成信息化檔案管理系統(tǒng)。高校檔案想跟上信息化發(fā)展的腳步，需要依托檔案信息化管理系統(tǒng)，但是大多高校對(duì)于檔案管理并不那么重視，很多高校管理者認(rèn)為，學(xué)生檔案的管理都是“暫時(shí)性”的，只要做好接收檔案、保管檔案和派出檔案的工作就可以了，但是實(shí)際上，學(xué)生的檔案工作管理十分復(fù)雜，容不得半點(diǎn)差錯(cuò)出現(xiàn)。而且除了學(xué)生檔案管理之外，學(xué)校里還有上千教職工的檔案需要管理，這些教職工的流動(dòng)性較低，對(duì)其檔案采取信息化的管理模式可以減輕檔案管理部門的工作量。而現(xiàn)狀是，很多高校在檔案管理方面節(jié)約成本，并沒有引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)。

（二）信息化檔案對(duì)接渠道不通暢。高校檔案管理工作的復(fù)雜程度較高，而最復(fù)雜的地方就是高校需要與全國(guó)各地教育部門、學(xué)校以及人才管理中心、單位進(jìn)行檔案的對(duì)接工作，這些工作量龐大，而且工作任務(wù)很重。但是現(xiàn)如今高校已經(jīng)習(xí)慣了采用傳統(tǒng)的檔案管理思維來進(jìn)行檔案的對(duì)接工作，如果想打破這種傳統(tǒng)的思維和工作模式，換上全新的檔案管理信息系統(tǒng)，形成信息化的管理模式則存在很大的困難。加上，如果高校對(duì)所有的學(xué)生實(shí)現(xiàn)了檔案的完全信息化管理，但是學(xué)生的檔案發(fā)出和接收單位沒有使用信息化管理模式的話，二者的溝通對(duì)接也不通暢，所以具體實(shí)現(xiàn)起來有一定困難。

（三）學(xué)生檔案流動(dòng)性強(qiáng)難調(diào)整。在高校，學(xué)生的檔案流動(dòng)性比較強(qiáng)，一般學(xué)生在學(xué)校呆幾年的時(shí)間，檔案就會(huì)隨人調(diào)走，如果高?；ù罅康臅r(shí)間、精力來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的信息化管理的話，會(huì)產(chǎn)生更多的工作量，因此很多高校檔案管理部門了解信息化管理模式的好處，但是卻遲遲不敢走出信息化管理的第一步。因此，要想開展檔案信息化管理，其前期所需要做的工作非常多，檔案錄入的工作難度較大，大多高校未找到有效的方法來解決這個(gè)問題，如何快速實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化轉(zhuǎn)換是一個(gè)關(guān)鍵問題。

三、高校檔案管理的信息化發(fā)展策略

（一）引進(jìn)適合學(xué)校需求的檔案信息化管理系統(tǒng)。高校檔案信息化管理是一個(gè)龐大的工程，這和一般單位相比，正常單位可能只要處理幾百、幾千的固定員工檔案就可以，但是很多高校每年都要處理上萬學(xué)生的檔案信息。一般的檔案信息化管理系統(tǒng)也難以適應(yīng)學(xué)校的檔案管理需求。因此，高校應(yīng)聯(lián)合相關(guān)的檔案系統(tǒng)開發(fā)單位，引進(jìn)或者開發(fā)適合高校檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。而且從高校的管理需求來看，很多學(xué)生的檔案從進(jìn)入高校之后就沒有打開過，而有些學(xué)生的檔案會(huì)因?yàn)槠湓诟咝５谋憩F(xiàn)而被更改，管理具有隨機(jī)性。所以，高校檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也不是一件容易的事，高?？梢韵葟慕搪毠n案管理信息化入手，讓教職工的檔案管理工作順暢起來，同時(shí)相關(guān)管理人員熟悉了檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，然后再開發(fā)設(shè)計(jì)學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，可以取得更好的成效。

（二）發(fā)展教育系統(tǒng)檔案信息化管理對(duì)接渠道。高校的檔案管理系統(tǒng)并不是一個(gè)孤立的系統(tǒng)，其對(duì)接教育部門的檔案管理系統(tǒng)和社會(huì)檔案管理系統(tǒng)。高校檔案想要跟上信息化時(shí)代的發(fā)展，這并非某一個(gè)學(xué)校的事情，而且關(guān)系到全社會(huì)檔案管理的大事?，F(xiàn)如今，信息化的發(fā)展速度越來越快，很多個(gè)人信息都已經(jīng)呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，比如個(gè)人的征信信息都可以在銀行系統(tǒng)中查到，個(gè)人的身份信息可以在戶籍系統(tǒng)中查到，但是個(gè)人的檔案信息還沒有實(shí)現(xiàn)信息化的改革。所以，高校對(duì)接教育系統(tǒng)進(jìn)行信息化檔案管理的改革，其實(shí)也為全社會(huì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息化管理提供了支持。

（三）逐步推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。基于信息化開展高校學(xué)生檔案管理并不是一蹴而就的事，所以高校在推進(jìn)學(xué)生檔案信息化管理過程中，應(yīng)先設(shè)定出一個(gè)方案計(jì)劃，然后按照相應(yīng)的步驟來逐步推進(jìn)。比如當(dāng)前，檔案中的全部信息還無法實(shí)現(xiàn)信息化的管理，但是可以先從檔案的基本信息入手，將基本信息轉(zhuǎn)為信息化管理，可以直接通過計(jì)算機(jī)上網(wǎng)查看，查閱人需要進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。而且這些基本信息不允許被更改。能夠?qū)崿F(xiàn)這一步的話，高校檔案的信息化管理才能更上一層樓。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代，高校檔案的信息化管理是一個(gè)大的發(fā)展趨勢(shì)，即便高校還未開展相應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)，但是高校檔案管理部門也應(yīng)該認(rèn)清這種趨勢(shì)，提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，比如先學(xué)習(xí)一些信息化管理知識(shí)，做出一些符合學(xué)校情況的提案等，最終，高校才能跟上時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。