會(huì)計(jì)檔案的歸檔與立卷管理探討

文/阿拉爾市檔案館 廖佳潔

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他材料等等，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑據(jù)，會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、利用率高的特點(diǎn)，因此對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要求也不同于其他檔案，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理必須要給予高度重視，本文對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔與立卷管理進(jìn)行探討。

一、會(huì)計(jì)檔案的重要性

會(huì)計(jì)檔案就是需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔保管的一些會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，記錄和反映了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也能夠從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策提供重要依據(jù)，為了防止會(huì)計(jì)檔案丟失、損壞、抽換和銷毀，必須要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保會(huì)計(jì)檔案得到妥善保管和有效利用。

二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與整理

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的收集和整理，首先要明確會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍包括四個(gè)部分，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，不應(yīng)歸檔的主要有上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無查考利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件等等。

（一）會(huì)計(jì)憑證。根據(jù)不同類別，會(huì)計(jì)憑證可以分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證就是在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中所填寫的書面證明，它是會(huì)計(jì)核算的重要原始依據(jù)，原始憑證又分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種，自制原始憑證是本單位填寫的，外來原始憑證是從外部單位、部門和個(gè)人處所收取回來的；記賬憑證是會(huì)計(jì)人員依據(jù)原始憑證進(jìn)行整理所編制出來的，主要有收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄，能夠系統(tǒng)反映出整體的經(jīng)濟(jì)狀況，根據(jù)不同的類別可以將會(huì)計(jì)賬簿分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片和輔助賬簿等等?？傎~是按總分類賬務(wù)分類登記的賬簿、明細(xì)賬是按照明細(xì)賬戶分類登記的賬簿、日記賬是指每天由出納會(huì)計(jì)所填寫的銀行存款和現(xiàn)金日記賬；輔助賬是一種備查賬簿，例如固定資產(chǎn)卡片就是在明細(xì)賬里不能記載的事項(xiàng)。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)告是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，綜合地反映出單位一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告文件，主要是在賬簿記載基礎(chǔ)上進(jìn)行整理編制而成的，根據(jù)不同內(nèi)容，財(cái)務(wù)報(bào)告可以分為資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、業(yè)務(wù)收入支出明細(xì)表、基本建設(shè)收入支出明細(xì)表、現(xiàn)金流量表、產(chǎn)品成本計(jì)算表、凈資產(chǎn)變動(dòng)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書等等；根據(jù)不同時(shí)間又可以分為月報(bào)、季報(bào)和年報(bào)；根據(jù)不同單位可以分為基層報(bào)表和匯總表等等，報(bào)表附注和決算說明要與報(bào)表以通組卷裝訂，各類會(huì)計(jì)報(bào)表也要像賬簿一樣編寫頁碼。

（四）其他材料。其他類會(huì)計(jì)文件主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等等，除此之外，還包括一些具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算文件和記錄，會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件和其他會(huì)計(jì)核算資料都屬于會(huì)計(jì)檔案。

三、會(huì)計(jì)檔案的形成與保管

對(duì)于單位當(dāng)年所形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了之后，可以由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫時(shí)保管一年，在一年期滿之后必須要由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，并移交到檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，因工作需要確需推遲移交的應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

對(duì)于需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)檔案，都要整理裝盒，并根據(jù)要求完整填寫各項(xiàng)內(nèi)容，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)按照歸檔要求進(jìn)行整理立卷，裝訂成冊(cè)，并編制好會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，對(duì)于保管期限的確定，在會(huì)計(jì)憑證類中，原始憑證的保管期限為30年，記賬憑證的保管期限為30年，在會(huì)計(jì)賬簿類中，總賬的保管期限為30年、明細(xì)賬的保管期限為30年、日記賬的保管期限為30年，現(xiàn)金和銀行存款日記賬為30年、固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、輔助賬簿為30年；在財(cái)務(wù)報(bào)告類中，月度財(cái)務(wù)報(bào)告和季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為永久；在其他類中，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)的保管期限為30年、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)以及會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單均為10年。

會(huì)計(jì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)直接影響了分類的質(zhì)量，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案來說，主要有形式特征分類法、年度分類法和機(jī)構(gòu)分類法三種，一般情況下，在會(huì)計(jì)檔案整理的過程中都是將幾種方法結(jié)合起來使用的。在目前的會(huì)計(jì)檔案管理中存在著會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范的問題，以下針對(duì)四種會(huì)計(jì)檔案對(duì)立卷管理進(jìn)行探討。

（一）會(huì)計(jì)憑證的整理立卷。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證的立卷，要按照日清月結(jié)的順序，將匯總憑證、記賬憑證、原始憑證進(jìn)行分冊(cè)整理，一般情況下，分冊(cè)的厚度要在5cm以下，同時(shí)要去掉金屬物，加封面膠底，裝訂成冊(cè)，在裝訂的過程中要左齊上齊，如果右邊和下邊不齊，可以將憑證進(jìn)行折疊，達(dá)到與憑證封面大小規(guī)格一致的目的。對(duì)于冊(cè)的裝訂，首先用打孔機(jī)在左上角打三個(gè)孔，將封底、封面一起三角裝訂，之后進(jìn)行包角粘貼，并在貼口處加蓋騎縫章。除此之外，在會(huì)計(jì)憑證案卷的封面，還要完整準(zhǔn)確填寫單位的名稱、機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份、一共幾冊(cè)，本冊(cè)是第幾冊(cè)，還要寫明記賬憑證的頁數(shù)、保管期限、檔案號(hào)，最終由立卷人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。如果原始憑證的數(shù)量過多，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，在封面注明之后存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中。

（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理立卷。對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿的整理立卷，需要根據(jù)不同的年份和種類分別進(jìn)行立卷，并將單位、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、賬簿的名稱以及卷內(nèi)的頁數(shù)、保管的期限、所屬的年度在會(huì)計(jì)賬簿的封面一一寫明，由相應(yīng)的立卷人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字蓋章。對(duì)于活頁式的賬簿，要嚴(yán)格按照順序進(jìn)行編頁裝訂。對(duì)于總分類賬簿，要寫明賬簿名稱，那些有分訂的，還要注明分訂成幾本，以及該本的順序，而對(duì)于已經(jīng)注銷的卡片式賬頁，需要在年終進(jìn)行集中組卷。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理立卷。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告的整理立卷，要根據(jù)月度、季度和年度分別進(jìn)行，除此之外，審計(jì)報(bào)告和決算審核意見書也要附在財(cái)務(wù)報(bào)告后一起進(jìn)行裝訂，在財(cái)務(wù)報(bào)告的封面也與上述檔案一樣寫明相應(yīng)信息，做好簽名蓋章工作。

（四）其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。對(duì)于其他類的會(huì)計(jì)檔案立卷，主要是銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)人員交接表和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等等，在收集之后要進(jìn)行審查和核對(duì)，無誤之后進(jìn)行分別組卷，同樣案卷封面也要填寫完整信息，簽名、蓋章。

四、結(jié)束語

總而言之，會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理中的重中之重，因此必須要做好基礎(chǔ)工作，實(shí)行科學(xué)、有效、規(guī)范的管理，提高管理水平，確保會(huì)計(jì)檔案資料的真實(shí)和準(zhǔn)確，提高檔案的利用價(jià)值，更好地維護(hù)單位的經(jīng)濟(jì)利益，從而為單位乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供可靠保障。會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔是至關(guān)重要的內(nèi)容，也是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)，本文對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔與立卷管理進(jìn)行了一些探討，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作提供一些幫助。