淺談紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性

文/國家廣播電視總局八三一臺 趙潔

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與弊端。所謂的紙質(zhì)檔案是一種以紙張作為信息存儲介質(zhì)的檔案。紙質(zhì)檔案有著悠久的歷史卻依舊存在我們的工作中，它的優(yōu)勢也是十分明顯的。1.紙質(zhì)檔案的原始性和真實性強，可作為原始憑證。最早的紙質(zhì)檔案大多是親筆書寫的紙質(zhì)文書，字跡與紙張材質(zhì)的不同可以很快鑒別出檔案的真實性，特別是保管期限越久的檔案越難被篡改，可作為原始憑證，具有一定的法律效力。2.紙質(zhì)檔案可信度高。紙質(zhì)檔案是從當時工作中形成的文件直接轉(zhuǎn)化而來的，“白紙黑字”客觀地記錄了當時信息，從記載的信息到紙質(zhì)檔案上的各種標記，如責任人的簽署、單位公章、領導批示等都體現(xiàn)著檔案最初的痕跡，給人以不容置疑的可信度。3.紙質(zhì)檔案安全性高。雖然目前數(shù)字化辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）在很多企業(yè)、政府部門得到了廣泛的應用，密級程度不高的文件，都會通過OA系統(tǒng)起草下發(fā)，最后到達相應部門形成檔案，但一些機密性較高的文件，大多還是采用紙質(zhì)文件存檔，以保證檔案安全。紙質(zhì)檔案的弊端：1.紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境的要求比較高，高溫、潮濕、鐵銹、蛀蟲都會對紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞。2.紙質(zhì)檔案從收集、歸檔、入檔案庫都需要大量的人力物力，同時也需要有空間較大的檔案室來存放日積月累下的紙質(zhì)檔案。3.紙質(zhì)檔案的共享性較低，同一份只能在同一時間借給一個人或者一部門，不能供其他人借閱。

（二）電子檔案的優(yōu)勢與弊端。電子檔案是利用計算機技術，通過硬盤、磁盤等作為存儲介質(zhì)的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性：1.電子檔案存儲介質(zhì)具有多樣性，可以通過硬盤、磁盤、光盤、云存儲等多種介質(zhì)來存儲。2.電子檔案載體小，不需要較大的存儲空間，僅僅一張光盤就可以存儲30萬頁紙質(zhì)檔案，這樣一來既可以節(jié)約保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，也可以減少一定的人力物力。3.電子檔案實現(xiàn)了信息的高度共享。只要計算機上有安裝一致的檔案系統(tǒng)，在檔案管理員的授權下，可以在不同的地點、同一時間共享大量的檔案信息。信息的高度共享性，既提高了檔案的利用率，也降低了檔案管理人員的工作強度。4.電子檔案依賴計算機具有強大的信息處理能力，使得檔案數(shù)據(jù)的錄入、處理、檢索等都得到提高。電子檔案的弊端：1.電子檔案很容易被復制、修改，會使得檔案信息被泄露或者篡改，大大降低了檔案信息的真實性，一般不具有法律效力。2.電子檔案的安全性和穩(wěn)定性低，依靠計算機而存在，一旦計算機感染了病毒或者檔案管理人員的操作失誤，都將會對電子檔案信息遭到極大的破壞，造成無法挽回的后果。3.電子檔案對電子設備的依賴性強，不能直接查閱必須依靠計算機，同時一旦電子設備到達使用年限，或者中途損壞，檔案信息將無法被保存下來。4.電子檔案的高度共享性是一把雙刃劍，在實現(xiàn)檔案信息高度共享的情況下，也很容易造成檔案信息的泄露，存在一定的不安全性。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的必要性

（一）電子檔案無法完全取代紙質(zhì)檔案。用發(fā)展的眼光看問題，在信息時代電子檔案無疑給檔案工作帶來了極大便利，但是電子檔案能否完全取代紙質(zhì)檔案，通過上述多方面的比較，我們可以看出電子檔案存在的諸多難以避免的弊端，因為無法完全取代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者各有優(yōu)勢且兩者的優(yōu)勢也不能被替代。1.電子檔案缺乏穩(wěn)定性。電子檔案的形成、查閱都離不開電子設備，這種對電子設備的高度依賴性與檔案存儲要求的穩(wěn)定性和可靠性不符合。如果我們放棄紙質(zhì)檔案，僅采用電子檔案，一旦電子檔案遭到破壞，將無法完整地將檔案信息保存下來，檔案工作會遭到極大的打擊，給單位造成極大的損失。2.紙質(zhì)檔案和電子檔案都是社會所需要的。紙質(zhì)檔案的原始性強，可以作為原始憑證，在要求出具證明時，紙質(zhì)檔案具有一定的法律效力。對于一些關系到國家秘密的高密級文件，采用紙質(zhì)檔案的方式管理比電子檔案要安全很多。另外，電子檔案的信息存儲量大，檢索方便、信息共享性強，大大方便了我們的工作。因此，兩者都是當今社會所需要的。3.電子檔案的開發(fā)和利用需要大量資金支持。電子檔案的開發(fā)和利用需要大量資金的支持，不管是檔案系統(tǒng)的開發(fā)、人員培訓經(jīng)費、后期的維護費用等對于單位或是企業(yè)都是一筆不小的開支。然而，紙質(zhì)檔案的使用，經(jīng)過長時間的實踐已經(jīng)具備成熟的流程，管理人員也具有豐富的經(jīng)驗，需要投入的資金相對較少。因此不是所有單位或企業(yè)都會花費大量資金使用電子檔案。

（二）紙質(zhì)檔案利用效率低。紙質(zhì)檔案形成復雜，信息共享率低。紙質(zhì)檔案是一份公文從接收、篩選、確定保管期限、歸檔、裝盒、整理入庫等多道繁瑣復雜的的程序形成的，同時人們對需要的檔案信息的檢索十分耗費時間。另外紙質(zhì)檔案的信息共享低，降低了檔案的利用率，跟不上時代發(fā)展的步伐。由此可見，若我們還是僅僅采用紙質(zhì)檔案作為檔案存儲的唯一方式而不運用電子檔案，必將加大檔案工作人員的工作量、降低檔案利用率，影響工作效率的提高。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的建議

（一）建立兩者之間的“相關性”并使用“雙套歸檔制度”。這里所指在紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者之間建立“相關性”是指運用一定的技術和設備以本文或者影像的方式將紙質(zhì)文件和電子文件信息存儲在同一檔案軟件系統(tǒng)上實現(xiàn)一一對應關系，建立起相應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)自動化管理。當我們需要一份文件時，只要在檔案軟件上檢索，點開相應的電子文件我們就可以閱讀使用。出于對安全性的考慮，我們可以實行“雙套歸檔制度”，在建立電子檔案的同時還對紙質(zhì)文件進行歸檔保存，但是此時紙質(zhì)檔案在內(nèi)容、盒號、存檔位置必須與檔案系統(tǒng)中的電子檔案信息一致。采用兩種不同的管理方式，實現(xiàn)了對檔案的統(tǒng)一管理，大大方便了檔案信息的檢索，提高了檔案管理的安全性。建立雙套歸檔制度既可以保護紙質(zhì)檔案在使用中不受磨損，又可以提高檔案的使用效率與共享性。

（二）加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。目前很多單位還沒有專職的檔案員或者所配置的人員依舊是傳統(tǒng)的檔案員。在實行“雙套歸檔制度”后，整理檔案工作量相當于翻了一番，這就需要足夠的新型檔案管理人員。首先，有條件的情況下可將文件形成部門和檔案管理部門區(qū)分開，設立專職檔案員，加強彼此之間的溝通合作。文件形成部門定期向檔案管理部門移交完成的文件，專職檔案員及時做好歸檔工作，采取這樣的方式可以降低檔案管理員的工作量，也可以提高檔案的利用率。目前，大多數(shù)單位將文件形成部門和檔案管理部門分開存在一定的難度，因而這方面也成為了改革的目標。其次，對于傳統(tǒng)檔案員只習慣于傳統(tǒng)管理模式，不愿操作電子檔案，從而降低檔案管理效率的情況。各單位可以通過定期課程培訓、講座來更新檔案管理員的觀念、樹立新的檔案管理模式。同時，也可以加強檔案人員計算機實操，檔案軟件系統(tǒng)的學習，不斷完善自身的綜合素質(zhì)。

（三）更新檔案管理設備。電子檔案的使用對電子設備、檔案軟件的要求較高，需要配備相應的設備才行。這是一項不小的花費，很多單位不愿太多投入，自然也不會有很大的效果。因此，需要更新觀念，對陳舊的檔案管理設備更新?lián)Q代是保障紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的保證。

四、結(jié)語

總而言之，在新的歷史條件下，檔案工作要緊跟時代發(fā)展的步伐，不能一成不變。要更新觀念，明確紙質(zhì)檔案與電子檔案在目前和今后很長一段時間內(nèi)都是互為補充，長期并存的。采用雙套歸檔制度發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案各自優(yōu)勢，推進檔案工作的規(guī)范化、科學化、法制化。