提升企業(yè)秘書信息工作能力 輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策

文/金陵科技學(xué)院 周克勤

決策可以分為經(jīng)驗(yàn)決策與科學(xué)決策?？茖W(xué)決策是決策者為了達(dá)成特定目標(biāo)，以獲取的客觀信息為基礎(chǔ)，借助一定的理論、方法、工具等，對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的諸因素進(jìn)行分析、計(jì)算和判斷，從而謀劃和優(yōu)選出合理方案的過(guò)程。企業(yè)任何一項(xiàng)決策，都離不開具體的信息。領(lǐng)導(dǎo)決策往往關(guān)系到企業(yè)發(fā)展全局的大事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要使決策符合市場(chǎng)和社會(huì)的變化，必須根據(jù)各方面的信息進(jìn)行科學(xué)決策?，F(xiàn)代社會(huì)信息量巨大，瞬息萬(wàn)變。領(lǐng)導(dǎo)信息掌握得多、快、準(zhǔn)，才能贏得決策工作的主動(dòng)權(quán)。這就需要秘書密切關(guān)注企業(yè)內(nèi)外相關(guān)情況，盡可能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集和處理領(lǐng)導(dǎo)決策所需信息。因此，企業(yè)秘書不但需要強(qiáng)烈的信息意識(shí)，而且需要不斷提升各種信息工作能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。

一、廣泛收集決策信息的能力

決策信息是決策活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)。決策信息涵蓋的范圍很廣，除了決策對(duì)象自身因素外，還包括影響決策活動(dòng)的各種社會(huì)因素、自然因素。企業(yè)秘書應(yīng)通過(guò)文件、期刊、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、人脈等渠道收集領(lǐng)導(dǎo)需要的決策信息，應(yīng)充分關(guān)注兩類信息：

（一）企業(yè)外部信息。1.國(guó)家新頒布的與企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)信息，如《中小企業(yè)促進(jìn)法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《環(huán)境保護(hù)稅法》等。2.中央和地方政府頒發(fā)的政策信息，如產(chǎn)業(yè)政策、金融政策、稅收政策等。3.上級(jí)行業(yè)主管部門的決定、意見、通知等指導(dǎo)性信息。4.國(guó)內(nèi)外的經(jīng)濟(jì)科技信息，如國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略、本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃，行業(yè)最新科研成果和技術(shù)工藝。

（二）本企業(yè)內(nèi)部信息。包括基本信息、員工信息、生產(chǎn)信息、科技研發(fā)信息等。企業(yè)秘書要了解領(lǐng)導(dǎo)正在或?qū)⒁獩Q策的目標(biāo)，使自己的信息工作具有針對(duì)性和實(shí)用性。秘書不能以自我為中心，而要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，對(duì)信息進(jìn)行“換位思考”，考慮領(lǐng)導(dǎo)的需求，廣泛收集有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的信息。企業(yè)秘書要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)對(duì)信息的敏感度和判斷力，收集有用信息和關(guān)鍵信息。

二、及時(shí)獲取高質(zhì)量決策信息的能力

現(xiàn)代社會(huì)信息更新非常快速。這就要求秘書增強(qiáng)信息工作的時(shí)間觀念，時(shí)刻關(guān)注和獲取決策對(duì)象所處內(nèi)外環(huán)境的動(dòng)態(tài)信息，如國(guó)家頒發(fā)的新政策、國(guó)際上的高新技術(shù)、原材料價(jià)格變化等信息。信息的質(zhì)量決定著決策的質(zhì)量。高質(zhì)量的決策信息主要體現(xiàn)在可靠性、完整性兩方面。

（一）可靠性。信息的可靠性是其指真實(shí)性和準(zhǔn)確性。只有可靠的信息才能使決策建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。倘若信息失真，就會(huì)導(dǎo)致決策失誤，造成嚴(yán)重后果。秘書為決策者收集到的原始信息和加工后的信息均須真實(shí)準(zhǔn)確。因此，秘書在決策信息的收集、加工上，應(yīng)高度負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，保證信息質(zhì)量可靠。企業(yè)秘書要提高信息識(shí)別能力，善于辨別、校驗(yàn)、分析和判斷信息的真?zhèn)?。秘書要多方面確認(rèn)信息的可信度。一般地說(shuō)，直接從原始信息源獲取的信息可信度高，而從間接渠道獲取的信息，轉(zhuǎn)換次數(shù)越少則可信度越高，轉(zhuǎn)換次數(shù)越多則可信度越低；從自然事物中獲取的信息一般較為可靠，如某地的山川、礦產(chǎn)之類信息；而社會(huì)信息具有不確定性，如“某單位員工的能力高”之類信息。秘書尤其要注意的是網(wǎng)絡(luò)、自媒體的信息門檻限制較低，只要是合法的內(nèi)容就可以發(fā)布，但合法不等同于可靠，應(yīng)認(rèn)真加以辨別、核實(shí)。

（二）完整性。決策信息的完整性，要求秘書兼顧正反兩面信息，不可偏廢，以便領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在決策過(guò)程中既需要正常情況、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)等正面信息，又需要非正常情況、不足、教訓(xùn)等反面信息，才能客觀把握事物的全貌和發(fā)展變化。秘書倘若報(bào)喜不報(bào)憂，就會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)過(guò)高地估計(jì)積極因素，作出盲目、冒險(xiǎn)的決策；報(bào)憂不報(bào)喜則會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)猶豫于消極因素，貽誤良機(jī)，作出被動(dòng)、保守的決策。現(xiàn)代社會(huì)的復(fù)雜性、多變性，要求秘書多源頭、多渠道地收集盡可能完整的信息。有時(shí)候一項(xiàng)決策失敗，原因竟然是當(dāng)初決策時(shí)未考慮到某方面信息，而這些信息其實(shí)并不難獲得。因此企業(yè)秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)，必須考慮信息的完整性，明確需要哪些方面的信息，不可遺漏。

三、創(chuàng)造性整合決策信息的能力

決策的關(guān)鍵是信息的創(chuàng)造性整合。從信息的角度，我們可以將決策理解為組織或個(gè)人在特定目標(biāo)指引下，經(jīng)過(guò)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行加工整合而創(chuàng)造性地提出解決問(wèn)題的方案并作出最終決定的思維過(guò)程。企業(yè)秘書要能在眾多冗余信息干擾下區(qū)分出有用信息，并輔助領(lǐng)導(dǎo)整合成有創(chuàng)造性的決策方案。秘書要根據(jù)實(shí)際，從大量信息中找到對(duì)企業(yè)決策有啟發(fā)和有價(jià)值的信息，對(duì)決策信息先進(jìn)行思考和分析，再提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書在工作過(guò)程中，應(yīng)善于觀察，勤于研究，發(fā)散思維，挖掘出帶有全局性、前瞻性的信息。秘書應(yīng)把繁雜的信息進(jìn)行分類，以降低信息的復(fù)雜度，再依據(jù)類別對(duì)信息進(jìn)行歸納及研究，從而得出信息中所隱含的新創(chuàng)意、新機(jī)遇。企業(yè)秘書在信息創(chuàng)新過(guò)程中不但要超越傳統(tǒng)信息觀念的固定模式，而且還要超越自我習(xí)慣的定式思維。秘書應(yīng)時(shí)常運(yùn)用逆向思維思考，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題關(guān)鍵，提出一己之見，拓寬領(lǐng)導(dǎo)決策的視野和思路。企業(yè)秘書提供信息只是基礎(chǔ)型的輔助決策，而提出建議則是深化型的輔助決策。高級(jí)秘書還應(yīng)利用有效信息構(gòu)思和提出可行性的初步方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考和選擇。

四、反饋信息調(diào)整決策的能力

科學(xué)決策的過(guò)程是不斷修改、調(diào)整的過(guò)程。企業(yè)的決策在其執(zhí)行過(guò)程中，由于現(xiàn)實(shí)情況變化等原因，會(huì)出現(xiàn)一定程度的偏差。秘書應(yīng)在決策實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)了解來(lái)自各方面的反映，不斷收集和反饋信息，分析原因，從而輔助領(lǐng)導(dǎo)不斷修正和完善決策方案。

企業(yè)秘書要明白領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，熟悉決策內(nèi)容和預(yù)期成效，了解實(shí)施步驟和環(huán)節(jié)，及時(shí)將決策效果反饋給領(lǐng)導(dǎo)。秘書要時(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)事物的發(fā)展變化，進(jìn)行全面和迅速的信息反饋。當(dāng)發(fā)現(xiàn)決策實(shí)施效果不符預(yù)期時(shí)，秘書就要對(duì)原有信息進(jìn)行再分析、再研究，并且要收集新信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)決策方案及其實(shí)施進(jìn)行調(diào)整，避免造成重大損失。比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決定推出新產(chǎn)品時(shí)，會(huì)進(jìn)行短期試銷，獲取購(gòu)買新產(chǎn)品用戶的反饋信息。這些反饋信息包括客戶對(duì)新產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、款式等方面的意見和建議。秘書應(yīng)將這些信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，作出相應(yīng)調(diào)整，采取措施解決問(wèn)題，從而推進(jìn)決策的成功。

五、熟練運(yùn)用信息設(shè)備和技術(shù)的能力

信息化時(shí)代的特征是信息量巨大，處理的復(fù)雜性增加。信息技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)秘書提出了更高的要求。企業(yè)秘書應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展，認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟練掌握各種先進(jìn)的信息設(shè)備和技術(shù)，增強(qiáng)對(duì)信息收集、處理和利用的能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。

現(xiàn)代社會(huì)要求企業(yè)秘書能夠借助信息設(shè)備和技術(shù)對(duì)文字、圖像、聲音、數(shù)字等傳達(dá)的信息進(jìn)行篩選、處理和運(yùn)用，高效地輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。企業(yè)秘書提升運(yùn)用信息設(shè)備和技術(shù)的能力：首先，要全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)、信息和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。其次，要積極主動(dòng)提高計(jì)算機(jī)操作能力、辦公自動(dòng)化設(shè)備運(yùn)用等能力，能夠以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為載體，有效地進(jìn)行信息資源的利用。再次，要能熟練地操作各種信息系統(tǒng)，包括部門管理信息系統(tǒng)、生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、科技管理信息系統(tǒng)、銷售信息系統(tǒng)等，從而能夠快速、準(zhǔn)確地檢索和使用信息。最后，要掌握以搜索引擎、微博、微信、QQ為代表的各類新媒體的運(yùn)作技能，收集和處理各類信息。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策時(shí)，需要秘書進(jìn)行輔助決策。企業(yè)秘書應(yīng)高度重視信息工作，熟練運(yùn)用信息設(shè)備和技術(shù)，全面提升信息工作能力。企業(yè)秘書的決策信息提供，貫穿了決策的全過(guò)程。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策前，秘書要提供廣泛和有用的信息；決策策劃時(shí)要及時(shí)提供高質(zhì)量和創(chuàng)造性的信息；決策運(yùn)行時(shí)，要積極反饋?zhàn)兓蛥f(xié)調(diào)的信息。