對行政文秘職業(yè)要求的思考

文/福建省寧德市屏南縣人民檢察院 陸鵬英

文秘是一個古老的職業(yè)，據說起源于4000多年前的夏朝。從記事記言、撰寫公文，到出謀劃策的軍師，文秘隨著管理組織和文字的發(fā)展而發(fā)展，但其工作的基本性質，即輔助性、服務性、事務性始終不變。隨著現(xiàn)代經濟社會的不斷發(fā)展，文秘職業(yè)劃分越來越細，其中行政文秘就是一支龐大而且重要的分支。行政文秘具有上傳下達、下情上報的職能，是保證單位高效運行，加強領導和基層之間溝通的重要樞紐崗位，是一項綜合性很強的工作。在這個背景下，培養(yǎng)行政文秘人員的職業(yè)能力有著非常重要的意義。

一、行政文秘工作的重要性

行政文秘是各單位組織日常工作的重要組成部分，是實現(xiàn)單位職能的重要手段，又是承上啟下、聯(lián)系內外、溝通左右的紐帶，因此，行政文秘的角色作用重大：第一，溝通和協(xié)調作用。行政文秘工作是單位和企業(yè)的重要樞紐，具有上傳下達、下情上報的職能，如領導的決策指令要通過辦公室傳達下去；下級的請示、報告，工作中的情況、動態(tài)以及經驗教訓，要經過辦公室反映到領導手中；內部的計劃、部署要經過辦公室傳達到執(zhí)行部門。第二，日常事務管理作用。行政文秘人員要做好文件、信函的日常管理工作，做好各項報告、簡報、參考資料等信息的篩選和處理，領導社會活動的安排，以保證工作有序開展。第三，參謀輔助作用。行政文秘工作不僅僅是服務于各項事務和撰擬文章，同時需要為領導決策提供參謀服務，比如根據會議內容草擬出決策文件，通過書面形式表達領導決策內容等，各項事務的處理能結合工作實際和政策背景，細化具體內容，為領導決策提供科學合理、專業(yè)的參謀服務，保證相關決策順利實施。

二、行政文秘工作中存在的問題

經濟社會的發(fā)展，對行政文秘工作提出了更高要求。分析當前行政文秘隊伍存在的問題，有助于行政文秘工作更好發(fā)展，以適應現(xiàn)代社會管理的需求。

（一）思想水平和政策水平跟不上時代發(fā)展。部分行政文秘人員對黨的路線方針和政策了解不夠深入，對本地情況掌握不夠全面，導致上下情況難以有效結合。由于相關政策和法規(guī)知識掌握和理解不足，向領導草擬的意見和方案缺乏科學性，操作性不足，處理下級報告和請示的處理時把握不準，影響了各方面工作的開展。

（二）文秘工作專業(yè)化和職業(yè)化水平較低。我國行政文秘人員教育存在滯后性。在實際的工作中，不少文秘人員缺少系統(tǒng)的培養(yǎng)，工作方式和經驗只能靠自行摸索。不少行業(yè)缺少專業(yè)文秘人員，由其他崗位人員擔任，導致文秘工作專業(yè)化水平較低。不少行政文秘人員學習和培訓機會比較少，知識更新速度相對滯后，綜合素質得不到有效提高，必然會影響到文秘工作的開展。

（三）行政文秘職能難以有效發(fā)揮。行政文秘日常工作涉及的內容較多、較雜，不少人認為行政文秘就是打雜，按照領導意思開展工作，在這種非常片面的認識影響下，不少行政文秘人員缺乏工作積極性，沒有落實承上啟下和橫向聯(lián)絡協(xié)調的職能，沒有真實發(fā)揮行政文秘職能作用。

三、行政文秘工作中職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

（一）加強思想政治素養(yǎng)培養(yǎng)。一是培養(yǎng)政治意識，行政文秘人員只有具有一定高度的思想政治素質，了解國家各項政策的動態(tài)變化，并主動結合崗位實踐予以研究，才能更好地為領導決策提供參謀服務。二是培養(yǎng)大局意識，行政文秘人員必須要善于站在大局的高度認識問題、分析問題，提出解決問題的方案，并堅持在大局下行動，才能真正發(fā)揮聯(lián)系內外、溝通左右的紐帶作用。三是培養(yǎng)責任擔當，行政文秘日常事務繁雜、任務較重，必須具有強烈的責任感，認真對待辦文、辦會等每項工作，才能確保單位工作有條不紊地開展。

（二）加強職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)。職業(yè)道德素養(yǎng)是在職業(yè)活動中形成的一種行為規(guī)范。文秘人員必須具備良好的職業(yè)道德素質才能保證各項文秘工作高效開展。行政文秘人員在職業(yè)道德方面，需要具備遵紀守法、廉潔奉公、謙虛謹慎、辦事公道、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨等道德素養(yǎng)。遵紀守法、廉潔奉公是文秘人員應當具備的思想道德品質和行為準則。它要求行政文秘人員在工作中要堅持原則，不能利用職務之便或假借領導名義以權謀私，不為名利所動，自覺抵制和反對不正之風。謙虛謹慎、辦事公道是文秘人員應當具有的美德。處事要謙虛謹慎，行政文秘人員不能認為在領導身邊工作，是領導身邊的人而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作并虛心聽取他人的意見，要善于協(xié)調矛盾，搞好合作，樹立踏實做人做事的態(tài)度。除此之外，由于工作的原因，行政文秘人員需要接觸各種各樣的人，不同的人有著不同的行為方式，文秘人員應當具有包容的心態(tài)，包容各種行為。辦事要公道正派，行政文秘人員要以本單位集體利益為重，對領導對同事都要一視同仁、平等相待，不能因人而異，親疏有別，更不能辦事情見風使舵。兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨，行政文秘人員要圍繞領導的工作來展開活動，幫助領導撰寫公文、下達命令、執(zhí)行監(jiān)督并做好領導日常工作行程的安排、會議安排等，要求招之即來，來之能干。這樣的工作性質，決定了任勞任怨是行政文秘人員的必備素質，要有著吃苦耐勞、不計個人得失、無私奉獻的精神。

（三）加強知識素養(yǎng)培養(yǎng)。文秘工作涉及面廣泛，具體工作中任務比較多，單一的知識結構難以保證各項工作高素質開展。行政文秘人員除需具備文秘專業(yè)基礎知識外，還需要根據單位實際情況，掌握更多管理學知識、業(yè)務知識等各種輔助知識，才能在工作中做到無縫銜接。同時，在知識更新日新月異的現(xiàn)代社會，還要求行政文秘人員具有終身學習意識，不斷更新現(xiàn)有知識，跟上時代節(jié)奏。另外，行政文秘人員需要與不同專業(yè)背景和工作經歷的各部門同事溝通聯(lián)系，具有學習他人長處、彌補自身不足的能力，這對行政文秘人員來說也很重要。

（四）加強文秘能力素養(yǎng)培養(yǎng)。文秘人員職業(yè)素養(yǎng)可以分為知識素養(yǎng)和能力素養(yǎng)兩個部分，知識結構具有非常強的指導性，能力結構具有立體性，注重實踐活動。文秘人員在能力素養(yǎng)方面，需要具備一定的溝通協(xié)調能力、創(chuàng)新能力、應變能力。溝通協(xié)調能力方面，工作中，單位的內部和外部時常會遇到一些矛盾，行政文秘需要做好相應的協(xié)調工作，緩解各個部門和人員之間的矛盾，為單位營造良好的工作氛圍。創(chuàng)新能力方面，行政文秘人員不僅僅需要思想上的創(chuàng)新，還需要注重自身能力創(chuàng)新，需要從領導、員工以及客戶等多個角度思考問題，每件事需要從多個方面思考，打破固定思維的限制，提出新的觀點，發(fā)現(xiàn)新的問題，采取新的解決方式，促進各項工作有效開展。應變能力方面。面對突發(fā)情況時，行政文秘需要具備一定的隨機應變能力，保持沉著冷靜，快速做出正確的判斷，才能妥善解決突發(fā)問題。

四、結語

隨著我國社會經濟的發(fā)展和進步，政府機關、事業(yè)單位、私人企業(yè)等都對行政文秘提出更高的要求，注重行政文秘人員思想和能力的提高，借助多樣化的學習方式，提高行政文秘人員的職業(yè)能力，適應社會環(huán)境的發(fā)展和變化。作為行政文秘人員需要不斷努力，加強自身職業(yè)能力培養(yǎng)，成為優(yōu)秀的行政文秘，發(fā)揮自己的價值和作用，為企業(yè)發(fā)展作出自己的貢獻。