淺談中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策

文/山東中醫(yī)藥大學附屬醫(yī)院 王端 張苗

人才是醫(yī)院最寶貴的資源，做好醫(yī)院人事管理工作，使中醫(yī)藥優(yōu)秀人才脫穎而出，才能更好地提高中醫(yī)醫(yī)院核心競爭力。人事檔案管理是中醫(yī)醫(yī)院人力資源管理的基本工作之一，是提高中醫(yī)醫(yī)院人事管理水平最基礎性和關鍵性的環(huán)節(jié)。檔案是記載職工主要經歷、政治地位、道德品行等個人情況的文件材料，起著借鑒、依據(jù)和證明的作用，在個人轉正定級、職稱資格申報、退休手續(xù)辦理以及出具各類證明等方面發(fā)揮著重要作用。隨著信息技術的發(fā)展，現(xiàn)代管理理念的提升，中醫(yī)醫(yī)院的檔案管理也需要制度化、科學化、信息化，同時提高中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理人員的管理水平。當下中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理仍存在一些問題，阻礙醫(yī)院人事檔案管理的提高。本文通過對中醫(yī)院的調研以及筆者十余年人事檔案管理經歷，旨在深入了解中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理特點，分析存在的問題并提出解決方案，促進中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展。

一、中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及常見問題

（一）人事檔案資料收集不完整，內容不完善。人事檔案管理人員大多是兼職人員，因工作繁忙，許多人事檔案資料往往不能在第一時間得到整理，導致檔案材料歸檔不完整。另外一線醫(yī)務人員對人事檔案觀念淡薄，加上臨床工作緊張繁忙，沒有將日常工作學習中形成的具有保存價值材料及時移交人事處存檔，致使其個人人事檔案材料收集歸檔工作被動，甚至有些早期材料因年代久遠已無法追回。材料收集的隨意性大，日常管理工作不仔細，已經收集歸檔的材料也有內容上不完整情況，重要信息缺乏組織認定結果等問題，使得人事檔案不能如實反映歷史情況，嚴重影響了檔案質量和檔案利用。

（二）人事檔案管理硬件條件不完備。人事檔案管理政治性強、保密要求高，需要專門的庫房和設備。但實際工作環(huán)境往往差強人意，缺乏必要的管理條件，從而造成人事檔案管理不規(guī)范，工作效率低，檔案時有發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況發(fā)生，甚至造成檔案的遺失。

（三）檔案管理人員選配不當。人事檔案管理人員的選擇極其重要。人事檔案管理員需要細致、專業(yè)、責任心強的人員，他們需要有保密觀念、扎實的專業(yè)功底和一定的信息技術知識。因此，選拔人事檔案管理人員要仔細、嚴格。然而，大部分中醫(yī)醫(yī)院因為人手不足或對人事檔案管理重視不夠，在配置人事檔案管理人員時，安排了整體素質不高、責任心不強的工作人員，或者有時只是一些兼職人員在從事人事檔案管理工作。目前，對人事檔案管理的要求不斷提高，將不能勝任的人員安排到人事檔案管理崗位，會使醫(yī)院人事檔案管理面臨較大風險，甚至影響檔案文件的完整性和安全性。

（四）中醫(yī)人才人事檔案數(shù)量多、內容復雜。中醫(yī)人才培養(yǎng)有其自身的特點，人才培養(yǎng)周期長、成本高。中醫(yī)師帶徒模式的學習形式，老師在教學過程中教授理論知識的同時要指導臨床技能，學生學習中醫(yī)必須廣泛閱讀醫(yī)史文獻、中醫(yī)經典著作，學習過程中形成的經典理論研究結果、心得體會是很重要的文件資料。這些人員工作相關信息需要及時反映在人事檔案中，但一些中醫(yī)醫(yī)院檔案管理信息的收集和歸檔不到位，導致許多師承材料丟失，影響了人事檔案的完整性。

（五）檔案信息化較差?，F(xiàn)代信息技術發(fā)展迅速，信息技術的應用使人事檔案管理的更新、存儲、查找更加簡便，為人事檔案的信息化管理創(chuàng)造了有利條件，提高了管理效率。然而，信息化管理需要一定的條件，計算機、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫管理軟件，以及具有一定計算機操作水平和專業(yè)檔案管理素質的管理人員。我省中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理工作或是因為領導重視不夠，或是人員素質不足無法建立起人事信息系統(tǒng)，導致中醫(yī)醫(yī)院人事檔案信息化水平普遍較低。比如我們醫(yī)院就仍采用傳統(tǒng)的管理模式，使用人工或半人工方式管理，不能充分利用人事檔案信息。

二、改進中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理的方法

（一）建立健全人事檔案管理規(guī)章制度。按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)范人事檔案管理。借鑒其他單位的成功經驗，結合醫(yī)院實際建立先進的規(guī)章制度，主要包括人事檔案存檔制度、人事檔案收集補充制度、人事檔案文件訪問制度、人事檔案傳輸制度等等，使人事檔案材料存檔、收集、識別標準化，促進中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理科學發(fā)展。還應當建立組織檢查識別制度，以彌補部分檔案填寫錯誤的問題，組織人事部門可以基于原始文件和有關材料，采用驗證和認可的方法，進行材料的補充，為人事檔案提供真實、可信的依據(jù)。同時，對歸檔的材料實行組織鑒定制度，資料的合法性、真實性進行審核和判定，確認無誤后才可入庫，解決人事檔案的有效性問題。

（二）提高職工的人事檔案重要性認識。應通過各種途徑宣傳，加強中醫(yī)醫(yī)院職工對人事檔案重要性的認識。一線醫(yī)務人員了解醫(yī)院檔案管理與本人的職稱、工資福利、退休辦理等個人利益息息相關，會自覺配合監(jiān)督人事檔案管理的順利進行。院領導意識到檔案管理的重要性，將加大投入人力和財力，確保人事檔案管理各項措施的實施。檔案管理人員認識到人事檔案管理的重要性，會加強自身學習，增強責任感，積極主動，履行好工作職責。提高全體職工的人事檔案意識，從而促進人事檔案管理體系的建設。

（三）提高檔案管理人員素質，重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)。引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用、競爭上崗、能上能下的用人制度把責任心強、政治素質過硬、檔案管理水平高、真正優(yōu)秀的同志作為專職人事檔案管理員補充到工作崗位。重視人事檔案管理人員的待遇，使人事檔案管理人員在獎勵評比、職稱晉升等方面享受到一線醫(yī)務職工同等待遇，保障人事檔案管理人員的穩(wěn)定性。

（四）建立人事檔案動態(tài)管理機制。人事檔案動態(tài)管理收集機制的建立，要求一些醫(yī)務職工及時維護和更新人事檔案信息。學歷學位證明、師承記錄、學習心得、專業(yè)技術資格評審表、個人業(yè)務技能、學術成就等信息及時錄入，材料形成的主管部門為責任部門，將材料及時歸檔。為醫(yī)院人才招聘、職稱晉升、終期考核，提供可靠的決策信息，有效激發(fā)一線醫(yī)護人員的工作積極性，推進醫(yī)院各項工作順利開展。

（五）加快人事檔案信息化建設。人事檔案信息化的實現(xiàn)有利于組織部門、人事部門的選人用人和服務領導決策，有利于提高檔案管理員的服務質量、工作效率。人事檔案管理本質上是對信息管理，當今社會，信息技術日新月異，發(fā)展和普及的速度非?？?，中醫(yī)醫(yī)院人事檔案信息化是提升人事管理水平的有效方式，將IT技術運用于中醫(yī)醫(yī)院人事檔案信息的更新、收集、保存、利用等工作中。只需一次掃描錄入，就可在今后工作中反復利用，并在內部進行有限的數(shù)據(jù)共享，材料查閱也可進行檢索，大大提高了人事檔案使用效率。同時減少了拆裝復印，對檔案的保護也起到了重要作用，降低了人力、物力、財力浪費。

三、結語

隨著醫(yī)改的深入，差異化競爭越來越明顯，需要打造中醫(yī)醫(yī)院自身的核心競爭力。醫(yī)院的人事管理水平決定了醫(yī)院的競爭力，作為醫(yī)院人力資源管理的基礎，人事檔案管理將會越來越受到重視。國家正高度重視發(fā)展中醫(yī)藥，甚至把中醫(yī)藥工作上升到關乎民族復興、國家盛衰的空前高度。如何在新形勢、新問題的前提下不斷提高人事檔案管理水平，已成為中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理工作的新任務。中醫(yī)醫(yī)院應該提高醫(yī)院工作人員人事檔案重要性意識，建立和完善各種規(guī)章制度，實現(xiàn)人事檔案信息管理，促進中醫(yī)醫(yī)院人事檔案管理水平的提高。