醫(yī)院中層干部人事檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

文/廣州新海醫(yī)院 侯慧芬

因?yàn)槭玛P(guān)中層干部人員的個(gè)人隱私，而且其人事調(diào)動(dòng)也最為頻繁，所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院中層干部人事檔案是目前醫(yī)院所有檔案信息中最值得注意的部分。同時(shí)醫(yī)院中層干部人事檔案管理對(duì)提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)中層干部的信息保護(hù)工作十分重要，更為醫(yī)院完善整體的管理體系增磚添瓦。當(dāng)下，醫(yī)院中層干部人事檔案管理仍存在很多問(wèn)題，具體分析這些問(wèn)題并對(duì)癥下藥，才能從根本上解決這些問(wèn)題，從而全面提升人事檔案管理水平。

一、醫(yī)院中層干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）紙質(zhì)檔案保存易出問(wèn)題。紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，還是有其特點(diǎn)和作用的，所以現(xiàn)在醫(yī)院中也有一定量的紙質(zhì)檔案，中層干部人事檔案的部分內(nèi)容也包含其中，但是紙質(zhì)檔案的弊端也非常明顯，那就是在保存過(guò)程中容易蟲蛀霉變，既不防火也不防水。

（二）檔案信息未能實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新。中層干部檔案資料中有些內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，但是有些資料因?yàn)殚L(zhǎng)久不用，根本沒(méi)有及時(shí)更新，這就導(dǎo)致這些檔案信息成為錯(cuò)誤信息或是無(wú)用信息，會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)仍需升級(jí)。電子檔案管理系統(tǒng)在病毒防護(hù)、系統(tǒng)功能等方面還存在一定的問(wèn)題。比如五六年前開發(fā)的電子檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在還未能更新，有些功能就已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要，有時(shí)候系統(tǒng)的不穩(wěn)定性還會(huì)直接影響正常的檔案管理工作。

（四）檔案的調(diào)閱、歸還流程尚不嚴(yán)密。當(dāng)下，檔案的調(diào)閱、歸還流程中還缺少必要的證明和監(jiān)督環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)重要的資料在調(diào)閱、歸還的過(guò)程中產(chǎn)生缺頁(yè)、破損等情況，沒(méi)有相關(guān)證明，在追責(zé)和處理問(wèn)題的時(shí)候就會(huì)多走很多彎路，嚴(yán)重影響工作效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案信息的安全產(chǎn)生重大威脅。

二、醫(yī)院中層干部人事檔案管理的對(duì)策

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院中層干部人事檔案的安全管理措施并不到位，有些非常重要的檔案材料（中層干部的個(gè)人信息、獲獎(jiǎng)履歷、勞務(wù)合同等）都被簡(jiǎn)單放入柜子里鎖起來(lái)，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對(duì)檔案保存的地方進(jìn)行防火防水處理。2.及時(shí)清理，防止蟲蛀霉變。有些中層干部人事當(dāng)時(shí)因?yàn)槌Ｄ瓴粍?dòng)，已經(jīng)嚴(yán)重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時(shí)清理這些重要檔案，及時(shí)噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時(shí)要定期把檔案拿出來(lái)曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。以上這些措施都是檔案管理員必須要掌握的。

（二）定期更新人事檔案信息。1.讓中層干部定期填寫最新的檔案信息。中層干部的某些信息，例如家庭住址、手機(jī)號(hào)碼等都是可以變換的，為保證其檔案信息的真實(shí)性，醫(yī)院必須讓每名中層干部定期填寫最新的檔案信息，重點(diǎn)關(guān)注那些常變動(dòng)的信息，如上述提到的家庭住址和手機(jī)號(hào)碼。2.必須修改超過(guò)年限的檔案信息。有些檔案信息由于長(zhǎng)期封存，已經(jīng)超過(guò)了保存年限，對(duì)于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼?，而是需要重新修訂一些比較重要的檔案信息，如果在修訂過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時(shí)詢問(wèn)本人弄清楚信息，這樣才不會(huì)讓珍貴的檔案信息資源白白流失。

（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版，但是隨著智能手機(jī)的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時(shí)代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機(jī)APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險(xiǎn)”，一舉兩得。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù)，防止病毒入侵。醫(yī)院中層干部人事檔案信息非常珍貴，這也會(huì)引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全保護(hù)工作，通過(guò)訂購(gòu)專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。

（四）優(yōu)化檔案調(diào)閱、歸還流程。1.檔案調(diào)閱、歸還時(shí)手續(xù)需齊全且有現(xiàn)場(chǎng)錄像。檔案的調(diào)閱、歸還工作單靠人去監(jiān)督是萬(wàn)萬(wàn)不行的，必須要有程序和證據(jù)的保障。首先，檔案調(diào)閱、歸還時(shí)都必須走正規(guī)手續(xù)，不能出現(xiàn)人來(lái)了就拿，拿了就走，歸還無(wú)定期，他人代替歸還等情況。其次，檔案調(diào)閱、歸還都必須有錄像取證，確保責(zé)任到人，不留紕漏。2.檔案調(diào)閱、歸還需至少有兩名以上的人員同時(shí)管理。檔案調(diào)閱、歸還工作必須還要有人經(jīng)手和處理，為保證共工作人員不出現(xiàn)程序上的問(wèn)題，醫(yī)院必須保證至少有兩名以上的人員同時(shí)管理相關(guān)的檔案資料，這樣可以起到相互監(jiān)督、相互佐證的作用，盡最大可能避免程序上所出現(xiàn)的任何問(wèn)題。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文分析了醫(yī)院中層干部人事檔案管理的問(wèn)題以及相關(guān)的解決對(duì)策，中層干部人事檔案管理工作需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護(hù)、電子檔案管理升級(jí)以及優(yōu)化檔案調(diào)閱、歸還流程四個(gè)方面進(jìn)行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階。