淺析專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理

文/上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案館 沈亮

一、專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的意義

專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案是指在專(zhuān)科醫(yī)師培訓(xùn)化過(guò)程中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，做好培訓(xùn)檔案的收集與管理對(duì)于促進(jìn)我國(guó)專(zhuān)科醫(yī)師培訓(xùn)化試點(diǎn)的順利開(kāi)展具有重要意義。

（一）做好專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理可以迅速推進(jìn)培訓(xùn)工作。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是我國(guó)對(duì)接國(guó)內(nèi)外公認(rèn)醫(yī)學(xué)教育體系的重要嘗試，科學(xué)收集管理培訓(xùn)檔案，可以幫助國(guó)家決策部門(mén)與培訓(xùn)事務(wù)管理部門(mén)迅速了解培訓(xùn)概況，明確培訓(xùn)重點(diǎn)，掌控培訓(xùn)全程，通過(guò)檔案信息客觀完整反映臨床專(zhuān)科培訓(xùn)基地的水平與參訓(xùn)專(zhuān)科醫(yī)師的臨床診療能力，推動(dòng)相關(guān)政策盡快實(shí)施落地，精準(zhǔn)發(fā)揮作用。同時(shí)，將檔案收集管理工作貫穿于整個(gè)專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的全過(guò)程，可以讓培訓(xùn)管理人員、培訓(xùn)師資人員與參訓(xùn)專(zhuān)科醫(yī)師協(xié)作配合，合力建立一個(gè)翔實(shí)準(zhǔn)確的培訓(xùn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將歸檔過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)迅速了解、推進(jìn)落實(shí)專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)試點(diǎn)工作的過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)培訓(xùn)工作環(huán)節(jié)、培訓(xùn)數(shù)據(jù)、培訓(xùn)成果有理可依、有據(jù)可查，推進(jìn)培訓(xùn)工作的開(kāi)展。

（二）做好專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理可以有效保障培訓(xùn)質(zhì)量。在我國(guó)開(kāi)展專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)試點(diǎn)的過(guò)程中，需要科學(xué)客觀收集整理培訓(xùn)工作的各項(xiàng)指標(biāo)，如有關(guān)政策執(zhí)行落實(shí)程度、培訓(xùn)基地資質(zhì)、培訓(xùn)師資隊(duì)伍水平、參訓(xùn)專(zhuān)科醫(yī)師的診療能力，各種臨床輪轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)記錄、討論小結(jié)、考核內(nèi)容、考試成績(jī)以及各類(lèi)資格證書(shū)等等，這些都必須作為培訓(xùn)檔案的重要內(nèi)容加以保存，通過(guò)這些內(nèi)容信息可以有效檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，保障培訓(xùn)質(zhì)量?？茖W(xué)收集管理培訓(xùn)檔案，既是迅速推進(jìn)培訓(xùn)的過(guò)程，也是監(jiān)督管理、認(rèn)證檢驗(yàn)、有效保障培訓(xùn)質(zhì)量的過(guò)程，通過(guò)這一工作環(huán)節(jié)嚴(yán)格審核各項(xiàng)培訓(xùn)指標(biāo)，可以確保專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)試點(diǎn)不走過(guò)場(chǎng)，不敷衍了事，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

（三）做好專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理可以為決策提供科學(xué)依據(jù)。在培訓(xùn)試點(diǎn)工作的過(guò)程中，做好培訓(xùn)檔案的科學(xué)收集與管理，分析檔案內(nèi)容信息，能夠準(zhǔn)確反映培訓(xùn)的優(yōu)勢(shì)、特點(diǎn)與亟待改進(jìn)之處，有利于科學(xué)總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，為決策部門(mén)進(jìn)一步推進(jìn)專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作建言獻(xiàn)策。任何一項(xiàng)開(kāi)拓性的工作都需要大量科學(xué)翔實(shí)的樣本來(lái)驗(yàn)證成效，決策部門(mén)可以有效發(fā)揮檔案資政作用，參考培訓(xùn)檔案內(nèi)容，通過(guò)實(shí)地調(diào)研、數(shù)據(jù)分析等手段，力爭(zhēng)精準(zhǔn)掌握第一手的資料，為進(jìn)一步開(kāi)展培訓(xùn)試點(diǎn)夯實(shí)基礎(chǔ)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?？梢哉f(shuō)，歸檔過(guò)程也是歸納思考總結(jié)培訓(xùn)試點(diǎn)工作的過(guò)程。

二、專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的內(nèi)容

在專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)過(guò)程中，主要會(huì)形成以下四種類(lèi)型檔案：

（一）政策指導(dǎo)檔案。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)2016年初在全國(guó)開(kāi)始試點(diǎn)，是一項(xiàng)全新的開(kāi)拓性探索，在此過(guò)程中依據(jù)國(guó)家既定方針政策與相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，循序漸進(jìn)，穩(wěn)妥開(kāi)展培訓(xùn)工作尤為顯得重要。這要求專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案管理需要收集整理以國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)為首的國(guó)家各有關(guān)部委對(duì)于專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的指導(dǎo)性政策文件，以及各省、市、自治區(qū)對(duì)于貫徹執(zhí)行培訓(xùn)政策的指導(dǎo)性文件，收集整理政策指導(dǎo)檔案可以幫助參與專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的各方機(jī)構(gòu)人員更好地了解政策導(dǎo)向與培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)要求，精準(zhǔn)高效推進(jìn)培訓(xùn)工作。

（二）培訓(xùn)基地檔案。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地是開(kāi)展實(shí)施培訓(xùn)的主體機(jī)構(gòu)，培訓(xùn)基地必須具備相應(yīng)資質(zhì)，包括開(kāi)設(shè)有臨床診療專(zhuān)科、教學(xué)軟硬件設(shè)施，擁有高水平的師資隊(duì)伍，通過(guò)主管部門(mén)認(rèn)證，滿(mǎn)足專(zhuān)科醫(yī)師培訓(xùn)的標(biāo)準(zhǔn)要求。培訓(xùn)基地大多設(shè)于醫(yī)院之內(nèi)，其檔案內(nèi)容涵蓋醫(yī)院概況、類(lèi)別、等級(jí)、年度門(mén)診急診數(shù)量、床位數(shù)、臨床診療設(shè)施情況、教學(xué)軟硬件設(shè)備以及后勤保障情況等。同時(shí)，醫(yī)院歷年來(lái)設(shè)立專(zhuān)科基地?cái)?shù)量、培訓(xùn)基地專(zhuān)科委員會(huì)組成情況、基地管理機(jī)構(gòu)與人員情況、基地業(yè)務(wù)量、基地師資隊(duì)伍情況、基地近年來(lái)培養(yǎng)人才情況、基地定期輪轉(zhuǎn)情況、培訓(xùn)中期考察、定期討論、座談研討、畢業(yè)考核情況等，這些相關(guān)的內(nèi)容也都應(yīng)列入培訓(xùn)基地檔案內(nèi)容，以科學(xué)準(zhǔn)確反映培訓(xùn)基地的實(shí)力水平。

（三）培訓(xùn)人員檔案。培訓(xùn)人員主要是指參與專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的指導(dǎo)教師與管理人員，指導(dǎo)教師是開(kāi)展培訓(xùn)的中堅(jiān)力量，其檔案內(nèi)容包括指導(dǎo)教師總體情況與個(gè)人資料，教師的個(gè)人履歷、學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)、教師資格、從教歷程、專(zhuān)業(yè)水平能力佐證、教學(xué)科研水平佐證、臨床指導(dǎo)能力情況、近年來(lái)帶教情況、近年來(lái)教學(xué)考核情況等。管理人員是承擔(dān)著落實(shí)培訓(xùn)，保障培訓(xùn)的重要任務(wù)，其檔案內(nèi)容包括醫(yī)院及培訓(xùn)基地的管理團(tuán)隊(duì)情況，近年來(lái)培訓(xùn)基地管理人員管理實(shí)效考核情況等。培訓(xùn)人員參與培訓(xùn)全程，決定培訓(xùn)質(zhì)量，其重要性不言而喻，建立高水平的師資隊(duì)伍與高效率的管理隊(duì)伍能夠有效提高專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的效率，收集整理培訓(xùn)人員檔案，可以通過(guò)檔案信息掌握人員基本情況，形成相對(duì)固定的專(zhuān)家?guī)熧Y與管理人員數(shù)據(jù)庫(kù)，凝聚全員育才合力，保障培訓(xùn)工作高效運(yùn)行。

（四）參訓(xùn)醫(yī)師檔案。參加專(zhuān)科醫(yī)師培訓(xùn)的醫(yī)師是今后承擔(dān)臨床專(zhuān)科診療任務(wù)的精英人才，其在參訓(xùn)過(guò)程中形成的檔案內(nèi)容包括接受專(zhuān)科培訓(xùn)前的個(gè)人情況，如本科、研究生畢業(yè)證書(shū)、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)合格證書(shū)、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格證等材料。參加專(zhuān)科培訓(xùn)期間的專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)輪轉(zhuǎn)手冊(cè)，以及個(gè)人的各類(lèi)考勤記錄、培訓(xùn)記錄、診療記錄、教學(xué)記錄、科研討論記錄、科室輪轉(zhuǎn)記錄、中期考核記錄、出科考核記錄、試卷、會(huì)議記錄、病例記錄。專(zhuān)科培訓(xùn)順利完成后的專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)合格證書(shū)、個(gè)人情況鑒定、培訓(xùn)總結(jié)等。參訓(xùn)醫(yī)師檔案是專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的成果展示，能客觀反映醫(yī)師的臨床能力水平以及倫理道德情況，可以作為其個(gè)人履歷的重要內(nèi)容，也是其繼續(xù)醫(yī)師執(zhí)業(yè)生涯的依據(jù)，需要有效收集、細(xì)致整理、完整保存，并能及時(shí)有效發(fā)揮作用，為專(zhuān)科醫(yī)師的職稱(chēng)評(píng)審、出國(guó)深造、崗位提升等提供助力。

三、專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的方法

（一）紙質(zhì)文件管理與電子文件管理相結(jié)合。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的檔案管理涉及內(nèi)容種類(lèi)較多，會(huì)形成大量的紙質(zhì)文件，檔案管理人員應(yīng)該按照業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與歸檔要求，完整收集整理材料信息，從專(zhuān)科培訓(xùn)基地建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)學(xué)教育科學(xué)規(guī)律、培訓(xùn)大綱所制定標(biāo)準(zhǔn)等整理編目后形成完整紙質(zhì)檔案保存。同時(shí)，為了便于利用檔案，建議在收集整理紙質(zhì)檔案的同時(shí)保存電子文件檔案，對(duì)應(yīng)一件一套，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將電子文件與紙質(zhì)文件相匹配，進(jìn)行大批量數(shù)字化處理，納入數(shù)據(jù)庫(kù)保存，形成電子檔案。主管部門(mén)與培訓(xùn)基地提供相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，并嚴(yán)格按規(guī)定定期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份與異地備份管理，防止數(shù)據(jù)丟失，做好應(yīng)急處理準(zhǔn)備，創(chuàng)新準(zhǔn)確安全的培訓(xùn)檔案管理方式方法。

（二）統(tǒng)籌管理與具體管理相結(jié)合。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是一項(xiàng)多方參與，協(xié)作共建的整體工作，其檔案管理也應(yīng)由多部門(mén)共同參與，指導(dǎo)實(shí)施。國(guó)家主管部門(mén)可以提出指導(dǎo)意見(jiàn)，落實(shí)培訓(xùn)的管理部門(mén)，如各高校畢業(yè)后教育管理辦公室與專(zhuān)科培訓(xùn)基地，應(yīng)在專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)期間，根據(jù)各自職能形成并保存檔案，共同參與檔案管理。主管部門(mén)在統(tǒng)籌宏觀層面制定檔案管理制度與意見(jiàn)，落實(shí)培訓(xùn)的管理部門(mén)在具體操作實(shí)施層面完整收集整理檔案資源，通過(guò)溝通協(xié)調(diào)努力實(shí)現(xiàn)信息互通、經(jīng)驗(yàn)交流、數(shù)據(jù)共享。同時(shí)不同部門(mén)的檔案管理人員也應(yīng)定期交流，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)監(jiān)督，將統(tǒng)籌管理與具體管理落到實(shí)處。

（三）動(dòng)態(tài)管理與靜態(tài)管理相結(jié)合。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案的內(nèi)容既包括政策指導(dǎo)文件、又有各種具體的情況介紹與數(shù)據(jù)信息，其中有些檔案內(nèi)容是隨著培訓(xùn)發(fā)展而不斷更新的，有些檔案內(nèi)容是相對(duì)固定不變的，這樣就對(duì)檔案管理人員提出了較高要求。檔案人員在收集整理培訓(xùn)檔案過(guò)程中，要將靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合，既符合國(guó)家主管部門(mén)對(duì)于專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的要求，將政策指導(dǎo)類(lèi)文件完整收集，不折不扣落實(shí)，便于指導(dǎo)相關(guān)培訓(xùn)工作，也要跟蹤培訓(xùn)基地建設(shè)發(fā)展與參訓(xùn)專(zhuān)科醫(yī)師的正常輪轉(zhuǎn)與深入診療，參與歸檔全程，隨時(shí)催要補(bǔ)充不斷動(dòng)態(tài)更新的材料信息，形成完整檔案，建立動(dòng)靜相結(jié)合的檔案管理模式。

四、專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的建議

為了更好地開(kāi)展專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理，可以從以下四方面制定完善相關(guān)制度措施：

（一）制定科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)章制度。專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是我國(guó)正在探索的一項(xiàng)開(kāi)拓性工作，需要建立明確的檔案管理規(guī)章制度，做好培訓(xùn)過(guò)程中檔案的收集與管理，努力構(gòu)建上下銜接、相互配合、科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)檔案管理規(guī)章制度體系。國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)等國(guó)家層面的主管部門(mén)，在做好培訓(xùn)頂層政策設(shè)計(jì)的同時(shí)，建議增加檔案管理要求。分配管理培訓(xùn)任務(wù)的各主管職能部門(mén)，以《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)為基準(zhǔn)，會(huì)同檔案業(yè)務(wù)部門(mén)，建立指導(dǎo)培訓(xùn)檔案收集與管理的制度。具體承接培訓(xùn)任務(wù)的各臨床培訓(xùn)基地，可根據(jù)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，因地制宜，根據(jù)實(shí)際情況，制定管理規(guī)章制度，提出明確歸檔要求，做好培訓(xùn)過(guò)程中檔案的收集與管理，并在施行過(guò)程中不斷補(bǔ)充完善。

（二）提供人力、物力與財(cái)力的全方位支持。做好專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理需要建立專(zhuān)業(yè)的保障機(jī)制，在人、財(cái)、物方面進(jìn)行全方位支持。在檔案管理人員的配備上，可以根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)要求，在編制上予以保障，建立專(zhuān)、兼職檔案管理人員相結(jié)合的人員結(jié)構(gòu)。管理部門(mén)、專(zhuān)科培訓(xùn)基地的專(zhuān)職檔案管理人員介入培訓(xùn)檔案的形成、收集與整理全程，指導(dǎo)檔案預(yù)立卷工作；兼職檔案管理人員按照要求，做好原始材料的整理收集，并及時(shí)與專(zhuān)職檔案管理干部配合完成歸檔。在檔案管理的軟硬件配置上，需要配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理場(chǎng)所，采購(gòu)符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，滿(mǎn)足檔案保存的客觀條件，必要時(shí)可以增加恒溫恒濕控制系統(tǒng)與安防設(shè)備配置。在資金保障上，可以將培訓(xùn)檔案的管理列入政府年度預(yù)算以及基地運(yùn)營(yíng)預(yù)算，精確核算支出成本，保障培訓(xùn)檔案管理的經(jīng)費(fèi)使用，提高檔案管理水平，并協(xié)助解決突發(fā)的疑難問(wèn)題。

（三）建立利用、監(jiān)督與評(píng)價(jià)機(jī)制。在專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案的管理中應(yīng)該建立科學(xué)的利用、監(jiān)督與評(píng)價(jià)長(zhǎng)效機(jī)制，建立檔案是為了有效提供利用，無(wú)論是各級(jí)管理部門(mén)，還是專(zhuān)科培訓(xùn)基地，在推進(jìn)培訓(xùn)工作的同時(shí)要不斷關(guān)注檔案數(shù)據(jù)信息，研判工作效果。培訓(xùn)管理部門(mén)可以主動(dòng)拓展檔案的利用途徑，為專(zhuān)科醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)提供準(zhǔn)確翔實(shí)的檔案信息，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。培訓(xùn)管理部門(mén)可以適時(shí)建立培訓(xùn)檔案管理督導(dǎo)機(jī)制，加大抽查頻次，不定期開(kāi)展專(zhuān)門(mén)實(shí)地檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，拾遺補(bǔ)漏，通過(guò)監(jiān)督不斷提高培訓(xùn)檔案管理的水平。