探析OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接

文/ 陜西龍門鋼鐵有限責(zé)任公司 李玲

隨著企業(yè)科學(xué)化技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于以往的公文流轉(zhuǎn)和檔案管理而言，目前正在進(jìn)行大規(guī)模的變化，但是因?yàn)镺A辦公和檔案管理責(zé)任不同，所以雙方之間既有著很大的聯(lián)系性，也有其單獨(dú)性，在查閱資料時(shí)要求由同一個(gè)界面完成，由此一來(lái)，能夠很好地實(shí)現(xiàn)多個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。

一、需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)采集

一般情況下，對(duì)于OA中所有已經(jīng)辦理完成的內(nèi)部數(shù)據(jù)而言，需要進(jìn)行發(fā)文和傳輸?shù)榷喾N過(guò)程。如果這些信息不進(jìn)行處理或者不經(jīng)過(guò)程序加工的話，那么這些檔案就沒有辦法轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)里，檔案歸檔時(shí)又需進(jìn)行人工錄入、掃描掛接，從而會(huì)造成嚴(yán)重的人力、財(cái)力的浪費(fèi)。如果選擇把OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的界面結(jié)合起來(lái)，就能夠很好地將OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中去，如此一來(lái)，能夠節(jié)省人力、財(cái)力和時(shí)間。另外，從技術(shù)角度出發(fā)，OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存在關(guān)系數(shù)據(jù)中會(huì)簡(jiǎn)化流程。這是因?yàn)榻^大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)是屬于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)方式，并且也是直接讀取關(guān)系數(shù)據(jù)就即可。因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的字段不一致，所以就需要把相對(duì)應(yīng)的字段結(jié)合起來(lái)。而當(dāng)前OA系統(tǒng)需要從內(nèi)部入手，重點(diǎn)是將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)模板的底層中讀取出來(lái)，之后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行破解，提取有關(guān)的字段，最后將其應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。

二、對(duì)于集中式流程管理

從OA角度出發(fā)，其具有的過(guò)程分別是收文、發(fā)文、閱讀等，所以在這種情況下就需要選擇使用集中方式過(guò)程管理技術(shù)，直接把OA和檔案管理過(guò)程保存在流程管理中心，并與領(lǐng)導(dǎo)審批的界面聯(lián)系起來(lái)，其審批功能還需要直接在OA中展現(xiàn)出來(lái)，在這樣的情況下，領(lǐng)導(dǎo)完成審批以后，能夠防止進(jìn)入多個(gè)界面帶來(lái)的困擾。因?yàn)橐胱畲笙薅鹊貙?shí)現(xiàn)該功能，包括到OA和檔案管理的共同協(xié)作，所以需要建立起共同使用的過(guò)程控制界面。不僅如此，OA和檔案管理過(guò)程需要結(jié)合為一體，使用者在一個(gè)界面中能夠控制不同的系統(tǒng)。

三、對(duì)于界面部分的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

一是在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候，需要對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這就包括掃描檔、各種網(wǎng)絡(luò)檔案檔、鏈接方式直接掛接的檔、用OA起草的檔、用戶編輯檔等多界面數(shù)據(jù)格式，能夠根據(jù)模塊的破解處理直接轉(zhuǎn)換為一個(gè)獨(dú)立的電子檔，這樣可以直接將其保存在檔案管理系統(tǒng)中。二是在對(duì)檔案進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)換的時(shí)候，需要將OA系統(tǒng)范圍內(nèi)處理記錄或者是領(lǐng)導(dǎo)審批的電子簽名信息直接轉(zhuǎn)換為帶有文檔格式的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。三是界面根據(jù)兩個(gè)過(guò)程完成：首先，要求結(jié)合文檔條目相對(duì)應(yīng)地進(jìn)行轉(zhuǎn)換，換而言之就是目錄轉(zhuǎn)換，那么目錄在完成以后，相關(guān)的檔案人員就不需要再進(jìn)行手工錄入。其次，是電子檔案在轉(zhuǎn)換完成以后，要求相關(guān)的檔案人員不需要再次進(jìn)行掃描。待兩個(gè)過(guò)程完成以后，保存OA系統(tǒng)中的公文信息會(huì)直接轉(zhuǎn)換存放到檔案系統(tǒng)中，而在這個(gè)階段上要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，直接檢查出所導(dǎo)入的數(shù)據(jù)是不是符合界面要求。此外數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入完成后，檔案管理信息需要進(jìn)行分類等過(guò)程，以此形成相應(yīng)的查閱。

四、加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接的措施

（一）有效地劃分類型，提升使用效率。現(xiàn)階段，相關(guān)部門需要從實(shí)際情況入手，有效地優(yōu)化文書整理方法，以件為基本的單位，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)施組盒工作，加強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的管理力度。針對(duì)數(shù)目較多的檔案而言，可以使用計(jì)算機(jī)在全引目錄上面進(jìn)行有效的分類和標(biāo)記，不過(guò)，針對(duì)形式比較特殊的文書檔案而言，可以直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)編程程序，將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄到檔案管理信息化系統(tǒng)中，然后進(jìn)行劃分，最后提升檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（二）做好隊(duì)伍建設(shè)工作，大力增強(qiáng)檔案管理人員自身的素質(zhì)。對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員而言，必須嚴(yán)格加強(qiáng)自身的素質(zhì)化建設(shè)，全面提升業(yè)務(wù)技能。1.引進(jìn)專業(yè)人才。應(yīng)該從多方面來(lái)引進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富并且計(jì)算機(jī)使用技能高超的人員來(lái)實(shí)施OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接工作，促使工作得以穩(wěn)定開展。2.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)。對(duì)在職的檔案管理人員采取集中化培訓(xùn)的方式來(lái)提升檔案管理系統(tǒng)操作人員的素質(zhì)，重點(diǎn)提高計(jì)算機(jī)、檔案信息管理系統(tǒng)等相關(guān)軟件的操作能力。只有全面提升專業(yè)知識(shí)和自身素養(yǎng)，那么才能夠?yàn)镺A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接工作的實(shí)施提供有力的保障。

（三）保證紙質(zhì)文件與電子文件的對(duì)應(yīng)。將OA系統(tǒng)歸檔的收、發(fā)文連同處理單、正文、附件、底稿轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)的文件庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（1）電子文件與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)好，且同一文件共用一個(gè)檔號(hào)。（2）依據(jù)年度、檔案門類、件號(hào)、分類號(hào)，系統(tǒng)中自動(dòng)生成檔號(hào)。（3）歸檔的電子文件可自動(dòng)生成歸檔章，也可依據(jù)字段對(duì)應(yīng)生成歸檔章內(nèi)容并打印出。

五、結(jié)語(yǔ)

通常情況下，對(duì)于界面部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換而言，具體表現(xiàn)為以下方面：從文檔角度出發(fā)，需要建立相應(yīng)的OA數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案數(shù)據(jù)表，并且形成統(tǒng)一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，結(jié)合界面模塊將OA公文數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換到有關(guān)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，同時(shí)，這個(gè)階段上還應(yīng)當(dāng)建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)表，在檔案管理中結(jié)合檔案目錄進(jìn)行轉(zhuǎn)換。