信息時(shí)代綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理工作信息化手段研究

文/唐山市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張凈

我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中十分重視綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的信息化管理工作。而在信息化背景下，如何充分利用信息技術(shù)來(lái)提高執(zhí)法文書檔案管理工作的水平，是相關(guān)人員應(yīng)該思考的主要問(wèn)題。下面就基于現(xiàn)階段管理中存在的一些問(wèn)題，從技術(shù)、人數(shù)等方面提出了相應(yīng)的解決措施，以此來(lái)確保文書檔案管理工作的完整性和時(shí)效性。

一、綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)是將文件和檔案統(tǒng)一結(jié)合在一起，搭建一個(gè)共同的平臺(tái)，讓所有的管理流程都可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)行。工作的時(shí)間也由服務(wù)器統(tǒng)一確定，這樣便能對(duì)所有的流程和所有的情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤和記錄，包括那些修改的痕跡也會(huì)保存下來(lái)。當(dāng)管理人員在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件以后，就可以對(duì)所有的文件資料進(jìn)行快速的儲(chǔ)存、分類等，極大地提高了整體的工作效率。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，也可以了解到文書檔案工作部門的實(shí)際情況，及時(shí)掌握檔案管理的動(dòng)態(tài)信息。

二、綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的信息化管理手段

（一）加大資金的投入力度，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。相關(guān)機(jī)構(gòu)在開展綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該加大資金的投入力度，重視檔案管理工作。在工作開展的過(guò)程中，也應(yīng)該選擇一些性能比較好的軟件和硬件設(shè)備，真正發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值和作用。同時(shí)，在管理的過(guò)程中也可以構(gòu)建相應(yīng)的懲罰機(jī)制，這樣便可以提高他們工作的積極性和責(zé)任感，為執(zhí)法部門的發(fā)展提供重要的支持。信息化時(shí)代檔案管理工作，更應(yīng)該將重點(diǎn)放置在管理的安全方面，所以，可以在內(nèi)部和外部信息網(wǎng)之間構(gòu)建一個(gè)物理隔離，這是確保信息化網(wǎng)絡(luò)最安全、最有效的一種方式。第一層的隔離防護(hù)措施一般是由路由器組成的，路由器可以過(guò)濾掉或者是屏蔽掉一些IP地址，選擇放行一些安全的地址。第二層則是防火墻，大部分的防火墻都有一個(gè)屬于自己的運(yùn)行機(jī)制，無(wú)論是怎樣的防火墻，從整體的角度來(lái)看，都可以對(duì)外部數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾和審查等。一些信息只有通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容才能開始活動(dòng)，而且還能對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)測(cè)和警告。

（二）構(gòu)建科學(xué)化的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的最終目的實(shí)際上還是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分挖掘，對(duì)于原始檔案的信息和內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的整理，在改善和整合以后，對(duì)這些收集到的檔案進(jìn)行相應(yīng)的加工，最后以多媒體的形式呈現(xiàn)出來(lái)。這樣做的主要優(yōu)勢(shì)則是便于獲取，而且傳播的速度非?？?，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案應(yīng)用增值的服務(wù)，并且充分體現(xiàn)出檔案自身的價(jià)值和意義。例如某執(zhí)法機(jī)構(gòu)在文書檔案管理中，就選擇采用Neusoft Seas7.5綜合管理系統(tǒng)，這樣便可以對(duì)文書檔案進(jìn)行存、收和驗(yàn)的全面式管理。通過(guò)文件管理、檔案利用等工作模塊，其中還包含了檔案業(yè)務(wù)中的文檔庫(kù)、數(shù)據(jù)錄入和信息采集等，能夠讓相關(guān)人員實(shí)行實(shí)物借閱、庫(kù)房管理等，最后通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)全文式的閱讀，進(jìn)而有效地提高了檔案管理的工作效率與管理水平。信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建有助于規(guī)范監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的數(shù)字格式，并且利用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行分類與儲(chǔ)存，這樣才能更好地提高資源的利用效率。

（三）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。文書檔案信息化工作為綜合監(jiān)督執(zhí)法部門工作提供了一定的基礎(chǔ)，主管部門將信息化檔案管理工作納入信息平臺(tái)建設(shè)的總體規(guī)劃中，然后按照一些基礎(chǔ)性的規(guī)劃和部署，強(qiáng)化部門責(zé)任，并且嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求去執(zhí)行。隨著執(zhí)法工作信息化建設(shè)的整體推進(jìn)，執(zhí)法部門的管理者也應(yīng)該適當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)變自身的觀念，加大對(duì)執(zhí)法文書檔案的信息化管理工作。最好是秉承著一個(gè)“以人為本”的基本原則，這樣便可以構(gòu)建一個(gè)完善的人才政策和考核體系，平等對(duì)待從事檔案信息化工作的人才和執(zhí)法人員，并且對(duì)檔案信息化工作人員的職稱進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)價(jià)，然后從崗位待遇等方面給予相應(yīng)的優(yōu)惠。除此之外，還可以選擇采用“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的方式，這樣便可以形成一個(gè)終身的教育機(jī)制，確保檔案管理人員的綜合素養(yǎng)可以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。還有一點(diǎn)則是要加強(qiáng)檔案部門、區(qū)域之間的合作，利用檔案資源來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新，然后利用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信等高科技手段，完善檔案部門和檔案人員的整體信息源。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，綜合監(jiān)督執(zhí)法文書檔案的信息管理工作非常重要。但是從現(xiàn)階段的實(shí)踐情況來(lái)看，還存在著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用不到位、管理人員意識(shí)薄弱等問(wèn)題?；诖?，執(zhí)法部門應(yīng)該采取一些有效的管理手段，加大資金的投入力度，做好文書檔案的規(guī)劃工作，以此來(lái)確保檔案在執(zhí)法部門中的應(yīng)用價(jià)值。