基于高校智慧校園平臺的檔案工作思考

文/菏澤學(xué)院 李平

智慧校園是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步帶來的產(chǎn)物，運用人工智能等計算機技術(shù)，對校園進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，以此來提升校園管理和教學(xué)水平。在智慧校園這一平臺中，一些校園工作會更加方便和高效，在學(xué)校的管理中，檔案工作管理是一項比較重要的內(nèi)容，檔案工作相對其他工作來說更需要耐心和細(xì)致，同時也相對枯燥，智慧校園的運用，極大地提升了檔案工作的管理水平。

一、高校智慧校園平臺下的檔案工作現(xiàn)狀及問題

（一）智慧校園建設(shè)程度差別較大。高等教育是國家綜合實力的體現(xiàn)，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和對高等教育教學(xué)的重視，對高校建設(shè)的支持力度不斷增加，借助高新技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段高校都在大力推進(jìn)智慧校園平臺的建設(shè)，但是，在建設(shè)過程中各地區(qū)各高校之間的進(jìn)度水平有很大差別。在一些經(jīng)濟發(fā)展程度較高的地區(qū)，資金支持力度較大，智慧校園平臺建設(shè)大多取得了不錯的效果，但是，在一些經(jīng)濟發(fā)展力度相對薄弱的地區(qū)，智慧校園平臺建設(shè)速度相對較慢。同時也發(fā)現(xiàn)，在一些資源優(yōu)勢比較明顯的名校中，高校智慧校園平臺建設(shè)水平層次較高，這種優(yōu)勢對比十分明顯。

（二）檔案工作管理的智慧化水平相對較低。推行高校智慧校園平臺建設(shè)的初衷是提升高校的現(xiàn)代化建設(shè)水平，對教育教學(xué)工作進(jìn)行及時高效的管理，但是，針對具體高校中的檔案工作來說，現(xiàn)階段檔案工作的現(xiàn)代化水平還需要進(jìn)一步提升和發(fā)展。在一些高校中，檔案工作的管理相對來說比較滯后，這些檔案的管理主要是以人工為主，一些管理方法和保存方法也比較落后。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，與檔案的自身特點有很大聯(lián)系，現(xiàn)階段對一些檔案的保存仍舊以紙質(zhì)文件為主，同時在使用過程中也主要是用原件，這就在某種程度上阻礙了檔案紙質(zhì)化到電子化的過渡。

（三）智慧校園平臺下，檔案工作缺乏制度化和規(guī)范化。在傳統(tǒng)的檔案工作中，主要針對紙質(zhì)文件的保存和管理，有比較明確和完善的管理規(guī)范制度，在管理流程上嚴(yán)格按照制度，但是在智慧校園平臺這一新產(chǎn)物下，相關(guān)的檔案工作缺乏規(guī)范化和制度化。存在這種問題是能夠理解的，畢竟智慧校園建設(shè)從總體上看還是處于一個初級階段，各個高校的建設(shè)進(jìn)度也不相同，很難做出具體的規(guī)范化文件去實行，但是就具體檔案工作而言，還是必須要有制度去規(guī)范和約束的，所以在目前的狀態(tài)下，各個高?？梢愿鶕?jù)自身學(xué)校智慧校園平臺建設(shè)情況，制定出一些適合自身學(xué)校檔案工作的文件和規(guī)范。

二、高校智慧校園平臺下提升檔案工作管理的措施

（一）持續(xù)推進(jìn)校園智慧平臺建設(shè)。要提升檔案工作的管理水平，在目前的情況下還是要大力借助技術(shù)的進(jìn)步，運用新技術(shù)來有效的帶動管理水平的提高。一個新的事物取代舊的事物是事物發(fā)展的必然，在傳統(tǒng)的檔案工作中以大量的紙質(zhì)文件為主，存儲需要很大空間，在保存過程中也有許多要注意的事項，借閱和應(yīng)用時又需要在大量的文件中翻找，浪費大量的時間，而智慧校園平臺下，對檔案實行數(shù)字化管理，在空間上十分便利，并且在時間上也特別高效。雖然目前高校校園智慧平臺的建設(shè)還存在一些問題，但我們要把眼光放的長遠(yuǎn)一些，這些建設(shè)中的困難和問題只是暫時的，仍舊要大力推進(jìn)智慧校園平臺建設(shè)，促進(jìn)檔案工作的管理水平。

（二）大膽創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變檔案工作的管理模式和思維。在互聯(lián)網(wǎng)時代，一定要有互聯(lián)網(wǎng)思維，高校的智慧校園平臺就是互聯(lián)網(wǎng)思維的集中體現(xiàn)，借助互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案工作的思維轉(zhuǎn)變。因循守舊遲早會被淘汰，其實互聯(lián)網(wǎng)思維的本質(zhì)就是開放和創(chuàng)新，這種思維在目前是十分值得重視和推廣的。在以往的高校檔案管理中，經(jīng)過多年的管理工作的實踐，工作人員會很容易地找到這些模式的弊端，所以當(dāng)認(rèn)識到這些問題時就要敢于走其他路徑和方式，另辟蹊徑，打破常規(guī)模式和思維，大膽創(chuàng)新。檔案工作雖然比較繁瑣，但在工作中一定要能從這些繁瑣的工作中總結(jié)出經(jīng)驗和方法，勇敢借助智慧校園這一平臺進(jìn)行嘗試，把一些新的想法和思維融入到校園智慧平臺的建設(shè)中，以此來提高檔案工作水平。

（三）檔案工作中要合理有效地運用智慧校園平臺。智慧校園平臺相較于之前的檔案工作管理，雖然在很多方面都有了質(zhì)的提升和發(fā)展，但是在把檔案工作和智慧校園平臺相結(jié)合的過程中，也要注意合理、恰當(dāng)?shù)剡\用，掌握適度原則。不可否認(rèn)，借助智慧校園平臺是未來高校檔案工作的大趨勢，但是在運用這一技術(shù)的同時也要充分考慮檔案工作自身的特點，像目前對一些檔案的要求必須是紙質(zhì)版且一般為原件，所以對檔案過度電子化就顯得不合理，電子化雖然便利了保存，但是對日后的使用卻造成了極大的不方便。

三、結(jié)束語

隨著教育信息化水平的提高，高校智慧校園平臺的建設(shè)必定會有新的發(fā)展，要大力運用這種新型的智能平臺，具體對高校檔案工作而言，智慧校園平臺的建設(shè)對其有著十分重要的推動作用，所以要積極轉(zhuǎn)變檔案工作的思維模式，持續(xù)推動智慧校園平臺的建設(shè)，同時對這一新平臺的運用要注意適度的原則。