高中學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑探析

文/山東省膠州市第三中學(xué) 杜泉貞

本文從提高檔案管理意識(shí)、建立健全管理制度、創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案人員素質(zhì)、夯實(shí)物理與技術(shù)防護(hù)五個(gè)方面出發(fā)，系統(tǒng)性地分析和論述高中學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑和科學(xué)方法。

一、提高檔案管理意識(shí)，為高效管理奠定基礎(chǔ)

縱觀當(dāng)前的高中檔案管理，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門或者是教師都對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，未意識(shí)到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理工作難以順利開展。因此，高中學(xué)校要優(yōu)化檔案管理，第一項(xiàng)工作就是要提高廣大教職工對(duì)檔案管理意識(shí)，包括開拓進(jìn)取意識(shí)、開放意識(shí)、服務(wù)意識(shí)等等，從而使每位教職工都能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和積極作用，從而為檔案的高效管理奠定基礎(chǔ)，消除各種管理障礙和消極因素，將管理工作提到一個(gè)新的高度。例如，為了優(yōu)化檔案管理工作，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，如，定期為教師及檔案管理人員宣傳檔案管理的作用，讓檔案管理人員了解檔案的重要性，當(dāng)檔案不完整、殘缺、丟失后，會(huì)對(duì)學(xué)校、教師、學(xué)生造成不可估量的損失。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過提高檔案管理意識(shí)，為高效管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、建立健全管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

科學(xué)的制度能夠?qū)n案管理工作納入規(guī)范化發(fā)展的軌道，讓各項(xiàng)工作有“法”可依。所以，高中學(xué)校和檔案管理部門應(yīng)該建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度，即根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)來建立檔案管理工作制度、內(nèi)部規(guī)章制度、日常管理制度、獎(jiǎng)懲制度等，確保制度的內(nèi)容詳盡，以明確檔案工作的目標(biāo)和職責(zé)范圍。此外，學(xué)校也需要嚴(yán)格檔案的收集制度、歸檔制度，使檔案的收集更加嚴(yán)格化，保證歸檔的檔案材料具有一定的保存和利用價(jià)值，以促進(jìn)和推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。例如，為了促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，我校專門為檔案管理建立了完善的管理制度，如，在檔案管理中，檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查；檔案管理室要整潔干凈；非檔案管理人員沒有經(jīng)過批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案管理室等。通過一系列的規(guī)章制度，使得檔案管理工作變得更加規(guī)范。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過建立健全管理制度，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。

三、創(chuàng)新檔案管理方式，促進(jìn)檔案管理信息化

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作的方式和手段也迎來了極大的機(jī)遇，檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)顯得尤為重要和迫切。因此，高中學(xué)校和檔案部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案的收集、整理、歸檔的方式，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理工作，建設(shè)和開發(fā)相關(guān)的硬件和軟件系統(tǒng)，建立電子檔案、構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫、建立集開發(fā)、檢索、利用等多功能于一體的檔案管理工作系統(tǒng)，以切實(shí)促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案工作的水平。例如，為了促進(jìn)檔案管理的信息化，我校創(chuàng)新檔案管理方式，采用了信息化檔案管理方法。在信息化檔案管理中，檔案管理員需要將學(xué)生檔案、教師檔案、學(xué)校檔案等輸入至校園檔案管理系統(tǒng)中，在此過程中，檔案管理人員需要對(duì)檔案信息進(jìn)行多次確認(rèn)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。另外，在信息化檔案管理中，當(dāng)學(xué)校需要查閱檔案時(shí)，檔案管理人員僅需要在檢索系統(tǒng)中輸入檔案關(guān)鍵詞，便可以找出目標(biāo)檔案，極大程度上節(jié)省了查找的時(shí)間。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過創(chuàng)新檔案管理方式，有效促進(jìn)了檔案管理的信息化。

四、提升檔案人員素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化

檔案管理人員是整個(gè)檔案管理工作的智力支撐，直接影響著檔案工作的科學(xué)、有效與否。所以，高中學(xué)校與檔案部門需要重視檔案人員素質(zhì)的提升，一方面引入和聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，組建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，減少教師兼職檔案管理人員的現(xiàn)象。另一方面，學(xué)校應(yīng)該定期開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，切實(shí)提升檔案人員的綜合素質(zhì)，使其能夠更好地完成學(xué)校檔案管理工作，讓檔案管理更加科學(xué)化。例如，為了促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，我校每個(gè)月都會(huì)針對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理人員學(xué)習(xí)全面且系統(tǒng)性的專業(yè)檔案知識(shí)、工作方法與技能，熟悉工作流程與規(guī)范，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，幫助檔案管理人員高效地完成工作。這樣一來，在高中檔案管理中，我校通過提升檔案人員素質(zhì)，促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化。

五、夯實(shí)物理與技術(shù)防護(hù)，促進(jìn)檔案管理安全化

檔案信息的安全管理是保障檔案信息完整性的重要途徑，信息時(shí)代的到來給檔案信息安全管理帶來了更多具有更強(qiáng)的隱蔽性、模糊性、復(fù)雜性與滲透性的風(fēng)險(xiǎn)和安全問題，對(duì)檔案信息安全管理提出了全新的要求。所以說，高中學(xué)校和檔案管理部門應(yīng)采用全面的安全管理措施，夯實(shí)技術(shù)與物質(zhì)防護(hù)，保證檔案信息在收集、保管與利用等環(huán)節(jié)的安全。

（一）夯實(shí)物防。物防是檔案信息安全管理的基礎(chǔ)和前提，在保證檔案信息良好管理和健康發(fā)展的基礎(chǔ)上，又能保障檔案信息的安全性和完整性。因此，高中學(xué)校的檔案管理部門和檔案人員必須要完善檔案信息的物理防護(hù)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案信息安全管理自然環(huán)境，完善硬件系統(tǒng)的物質(zhì)防火墻。具體來說，高中學(xué)校需要加大投資，重視檔案工作設(shè)備完善和更新，從而構(gòu)建一批高配置、高運(yùn)行且儲(chǔ)存容量大的配置，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并保證工作設(shè)備功能完善、運(yùn)行穩(wěn)定，能夠及時(shí)修復(fù)安全漏洞。此外，學(xué)校應(yīng)該完善檔案信息資料的保管設(shè)施和各項(xiàng)設(shè)備，使得檔案信息載體符合檔案保管的各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止出現(xiàn)檔案信息丟失、破損的情況。更為重要的是，高中學(xué)校和檔案部門也必須要重視檔案安全監(jiān)控系統(tǒng)、安裝檔案庫房環(huán)境檢測(cè)系統(tǒng)、防火與防盜自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，切實(shí)構(gòu)建起檔案信息安全管理的“屏障”，及時(shí)規(guī)避外在不利因素對(duì)檔案信息所造成的“危害”。

（二）提升技防。在信息化管理背景下，檔案人員最擔(dān)心的就是受到電腦病毒的侵入，因?yàn)橐淮尾《镜那秩刖涂赡茉斐蓴?shù)據(jù)的丟失與泄露，造成不可估計(jì)的損失。技防是檔案信息安全管理的重要依托，構(gòu)建檔案信息安全智能系統(tǒng)，才能靈活應(yīng)對(duì)信息時(shí)代檔案管理出現(xiàn)的各種信息存儲(chǔ)、非法訪問等安全問題。因此，高中學(xué)校需要聯(lián)合技術(shù)人員和檔案管理人員建立檔案信息生成控制系統(tǒng)，利用各種技術(shù)確保檔案信息內(nèi)容的原始性、安全性。其次，建立檔案信息安全檢測(cè)系統(tǒng)和自動(dòng)反病毒立體防御體系，保護(hù)檔案信息安全。再次，建立檔案信息自動(dòng)備份系統(tǒng)，防止檔案信息的丟失和破壞。最后，建立檔案信息的利用和控制系統(tǒng)，規(guī)定檔案信息的安全密級(jí)和使用權(quán)限。例如，當(dāng)面臨非法侵入時(shí)，該檔案安全管理職能系統(tǒng)能夠自動(dòng)鎖定程序，并檢索外來侵入的地址，將其清除，當(dāng)安全威脅清楚后，系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)。如此一來，便能有效規(guī)避各種安全問題，促進(jìn)檔案管理的安全化。

六、結(jié)語

總之，高中學(xué)校的檔案管理工作關(guān)乎學(xué)校的健康發(fā)展，所以高中學(xué)校必須要緊跟時(shí)代和學(xué)校發(fā)展的步伐，直面問題、冷靜思考，提高檔案管理意識(shí)，并通過建立健全管理制度、創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案人員素質(zhì)、夯實(shí)物理與技術(shù)防護(hù)等方法的運(yùn)用，來推動(dòng)中學(xué)檔案管理的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、安全化，從根本上提升高中檔案管理的水平，讓檔案管理邁上新的臺(tái)階，從而有效促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)水平的提升和健康發(fā)展。