新時(shí)期高校檔案管理保密工作研究

文/寶雞文理學(xué)院 郭志鵬

高校檔案一般是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、招生、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案中包含有涉密文件資料，這些涉密文件資料一方面是接收中央、省、市的密級(jí)文件資料，另一方面是學(xué)校日常管理中產(chǎn)生的密級(jí)文件資料，以及部分涉密科研項(xiàng)目材料。這些涉密檔案的管理、保存、使用與國(guó)家、單位和個(gè)人利益息息相關(guān)，一旦泄密，將會(huì)給國(guó)家、單位和個(gè)人帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。近年來(lái)，我國(guó)綜合實(shí)力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力不斷提高，也成為境內(nèi)外間諜機(jī)構(gòu)關(guān)注的重點(diǎn)對(duì)象，他們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)拉攏，重金利誘等方式策反相關(guān)人員，竊取大量國(guó)家秘密，造成嚴(yán)重危害。高校作為產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合重要場(chǎng)所，在日常的教學(xué)和科研活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生具有機(jī)密性質(zhì)的信息，因而做好高校檔案保密工作也是一項(xiàng)極為重要的工作，只有在檔案保密工作做好的前提下，才能夠使檔案信息的安全得到保障，檔案工作才能進(jìn)行有效地開發(fā)和利用。

一、高校檔案管理保密工作的主要內(nèi)容及意義

高校涉密檔案主要包括以下幾個(gè)方面：一是高校檔案涉及上級(jí)部門的涉密文件，包含特定人員可獲取的會(huì)議資料、黨政部門下發(fā)的秘密資料等。二是高校檔案存有高校師生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，例如部分重點(diǎn)學(xué)科以及國(guó)家重大項(xiàng)目的研究與開發(fā)。三是在日常管理中產(chǎn)生的秘密資料，如高校的未來(lái)發(fā)展方向、職稱評(píng)定工作中的表決評(píng)議文件等。四是國(guó)家級(jí)考試產(chǎn)生的涉密資料，如研究生入學(xué)考試、四六級(jí)英語(yǔ)考試以及各種職業(yè)資格考試等工作過(guò)程中，產(chǎn)生的涉密資料?！氨Ｃ芫褪潜０踩?，保發(fā)展”，保密工作一向是我黨十分重視的工作，毛澤東同志曾親筆題詞“保守機(jī)密，慎之又慎”。做好高校檔案管理中保密的工作，有利于保證國(guó)家機(jī)密檔案的安全，有利于保證高校各項(xiàng)工作的順利開展，對(duì)高校具有非常重要的政治意義。因此，高校檔案部門和檔案管工作者應(yīng)高度重視保密工作。本文將從當(dāng)前高校檔案管理中的保密工作存在的不足進(jìn)行分析，對(duì)改進(jìn)高校檔案保密工作提出合理建議。

二、當(dāng)前高校檔案保密工作存在的問(wèn)題

（一）高校檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)。近年來(lái)，國(guó)家高度重視保密普法宣傳教育，“兩識(shí)”教育不斷深入人心，人民群眾的保密常識(shí)、保密意識(shí)得到了普遍提升，但在高校檔案管理工作中，往往比較重視檔案的收集整理和利用，卻忽視了檔案管理中保密工作的重要性，認(rèn)為高校是一片凈土，存在高校無(wú)密可保的認(rèn)識(shí)偏差。從本質(zhì)上分析，這與檔案管理人員的保密常識(shí)、保密意識(shí)不強(qiáng)有著密切關(guān)系。據(jù)了解，高校檔案管理人員，大多沒(méi)有進(jìn)行保密培訓(xùn)就已上崗，更談不上參加保密學(xué)習(xí)，保密意識(shí)淡薄，表現(xiàn)為保密工作“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，工作中不要”，導(dǎo)致一些涉密資料和涉密檔案泄露或被非法利用，嚴(yán)重?fù)p害了黨和國(guó)家以及個(gè)人的安全和利益。

（二）高校涉密檔案與非涉密檔案混合管理。進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)發(fā)展已駛?cè)肟燔嚨?，各高校加快發(fā)展，各項(xiàng)管理體系和規(guī)章制度日趨完善，但檔案管理中保密工作仍沒(méi)有得到足夠重視，管理方法仍處于傳統(tǒng)階段，歸檔資料分類、審核工作不細(xì)致，涉密文件資料與非涉密文件資料混合歸檔混合管理現(xiàn)象比較突出。一些高校因辦公條件制約甚至沒(méi)有購(gòu)置保密柜，將涉密檔案與非涉密檔案混合存放在沒(méi)有保密防護(hù)措施的一般庫(kù)房和普通檔案柜中。檔案使用中難以有效控制知悉范圍，在查閱利用非涉密檔案的過(guò)程中容易造成無(wú)意識(shí)泄密，以致泄密者不以為然，將涉密信息繼續(xù)擴(kuò)大傳播。

（三）普遍缺乏先進(jìn)的檔案保密管理技術(shù)。在信息化社會(huì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮著重要作用，越來(lái)越多的文件及資料都以電子文檔的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，其中也包含涉密文件資料，給檔案管理工作中保密工作帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。各種病毒、漏洞、黑客攻擊，隨時(shí)都有可能發(fā)生失泄密事件。在這種情況下，如果高校缺乏先進(jìn)的保密技術(shù)防護(hù)手段，一旦遭受黑客攻擊，將造成難以估量的損失，所以擁有和掌握先進(jìn)的保密技術(shù)是做好高校檔案管理中保密工作的基礎(chǔ)。

（四）高校檔案管理工作中涉密檔案管理機(jī)制不完善。高校檔案工作容易被邊緣化,檔案管理者大多也有這樣的認(rèn)同，出現(xiàn)了工作不積極，消極怠慢，敷衍了事，過(guò)著當(dāng)一天和尚撞一天鐘的日子。檔案管理者所做的工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，各項(xiàng)管理體制機(jī)制不完善，長(zhǎng)此以往，這樣的工作狀態(tài)嚴(yán)重影響工作積極性，對(duì)涉密檔案的管理尤為不利，容易造成涉密檔案失泄密事件。

三、新時(shí)期做好高校檔案保密工作的幾點(diǎn)建議

（一）構(gòu)建完善涉密檔案管理機(jī)制。一是各高校設(shè)有保密委員會(huì)辦公室，校保密辦應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，結(jié)合高校實(shí)際工作，制定完善涉密檔案歸檔、管理、利用等規(guī)章制度。二是國(guó)家保密局于2014年印發(fā)了《機(jī)關(guān)、單位保密自查自評(píng)工作規(guī)則（試行）》，并附有詳細(xì)的自評(píng)自查標(biāo)準(zhǔn)，作為涉密檔案的管理者，應(yīng)主動(dòng)對(duì)標(biāo)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有計(jì)劃地定期開展保密自查自評(píng)工作，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)消除安全隱患，確保涉密檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

（二）進(jìn)一步提升檔案保密管理技術(shù)。涉密檔案作為一類特殊檔案，應(yīng)精細(xì)化管理，建立完善的涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，按照密級(jí)等級(jí)、知悉范圍以及保密期限分類整理歸檔，將涉密檔案與非涉密檔案分開保存，有效防止涉泄密事件發(fā)生。檔案存放庫(kù)房建設(shè)與保密設(shè)備配備是做好涉密檔案保密工作、維護(hù)涉密檔案安全的重要手段。涉密檔案存放庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、視頻監(jiān)控、防盜系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)以及高壓水霧滅火系統(tǒng)，室內(nèi)存放涉密檔案應(yīng)按要求配置保密文件柜，確保涉密檔案存放安全可靠。

（三）進(jìn)一步增強(qiáng)涉密檔案管理人員的管理水平。高校檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥而繁雜的工作，這就要求管理者有高尚的道德情操，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗(yàn)，自覺(jué)抵制外來(lái)誘惑。檔案管理人員有著知密多、知密深的特點(diǎn)，因此增強(qiáng)涉密檔案管理人員管理水平是此項(xiàng)工作的關(guān)鍵所在。一是加強(qiáng)保密宣傳教育力度，使“兩識(shí)”教育入心入腦，內(nèi)化于心，外化于行。結(jié)合每年5月的保密宣傳月，通過(guò)開展形式多樣的宣傳活動(dòng)強(qiáng)化高校檔案保密工作人員的保密常識(shí)和保密意識(shí)。二是組織高校檔案管理人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)知識(shí)，高校的管理者應(yīng)對(duì)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)國(guó)家安全法》進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)?？刹捎谩白叱鋈?、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，走出去，即是送到相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力；請(qǐng)進(jìn)來(lái)，即是邀請(qǐng)省、市國(guó)家保密局專家來(lái)校組織培訓(xùn)，使其強(qiáng)化保密意識(shí)，增強(qiáng)保密責(zé)任意識(shí)，防止工作中失泄密案件發(fā)生。

（四）科學(xué)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，完善檔案保密管理水平。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，為高校檔案提高利用率的同時(shí)，也增加了保密工作的難度。由于檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)復(fù)雜，種類繁多，因此對(duì)從事檔案管理的人員技術(shù)水平要求進(jìn)一步提高。一是高校在加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密意識(shí)培訓(xùn)同時(shí)，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)，提高保密檔案技術(shù)管理水平，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的保密信息泄露隱患問(wèn)題并能夠采取相應(yīng)措施進(jìn)行及時(shí)處理。二是檔案管理人員應(yīng)積極參加相關(guān)培訓(xùn)工作，不斷提升自身綜合管理水平，適應(yīng)新形勢(shì)下保密檔案管理工作的需要，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保高校涉密檔案不被泄露。