高校財務(wù)檔案管理工作重要性與策略研究

文/海南醫(yī)學(xué)院 尤貞

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作變得越來越重要，同時也對財務(wù)檔案管理提出了更高的要求。目前，國內(nèi)的一些單位對財務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識不足，在開展相應(yīng)工作時存在不足，影響了單位的快速發(fā)展。

一、財務(wù)檔案管理工作的重要性

（一）財務(wù)檔案管理制度的重要意義。目前，我國指導(dǎo)財務(wù)檔案管理相關(guān)工作的法律主要有兩部：一部是《檔案法》，另一部是《會計檔案管理辦法》。在當(dāng)前形勢下，單位需要建立財務(wù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，從源頭入手，突出財務(wù)檔案管理的重要價值，令負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理人員提高自身的專業(yè)技能與素養(yǎng)，用制度規(guī)范財務(wù)檔案管理的相關(guān)工作，逐漸提高單位財務(wù)檔案管理的水平，推動單位的快速發(fā)展。

（二）單位文化與發(fā)展方向的重要意義。單位在開展各項工作時，都會受到財務(wù)檔案的影響。財務(wù)檔案會記錄本單位的經(jīng)濟(jì)支持和經(jīng)濟(jì)活動，若單位在發(fā)展的過程中發(fā)生問題，或者產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛時，可以把財務(wù)檔案當(dāng)作原始資料，依據(jù)財務(wù)檔案記錄的信息合理處理問題和糾紛。但是，目前許多單位對財務(wù)檔案管理工作認(rèn)識不全面，只是簡單地把票據(jù)匯總到一起，把匯總后的結(jié)果當(dāng)作單位的保密信息加以保管，這種類型的財務(wù)檔案包含的內(nèi)容有欠缺，是不規(guī)范的，檔案內(nèi)容記錄不全，就會對單位開展各項活動造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，也就意味著單位需要對財務(wù)檔案進(jìn)行分類處理。

（三）單位運(yùn)作的重要意義。財務(wù)檔案中記錄了本單位的重大事件以及結(jié)果，是根據(jù)單位的發(fā)展總結(jié)而出的，因此，財務(wù)檔案對單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。財務(wù)檔案管理具有科學(xué)性、真實性、時效性等特點(diǎn)。開展財務(wù)檔案管理工作需要及時記錄單位的活動，避免記錄時存在錯誤的信息，本著實事求是的原則進(jìn)行財務(wù)信息記錄工作。真實性是財務(wù)檔案的基本要求，如果記錄過多的財務(wù)檔案信息會對檔案的利用率和準(zhǔn)確率造成負(fù)面的影響。除此之外，負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的工作人員需要具備科學(xué)管理財務(wù)檔案的能力。只有保證單位財務(wù)檔案管理的科學(xué)性、真實性、時效性，才能夠減少挪用經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生，以免造成單位的經(jīng)濟(jì)損失。

二、提高財務(wù)檔案管理工作水平的策略

（一）健全財務(wù)檔案管理制度。單位有必要采用科學(xué)的制度體系對財務(wù)檔案管理工作作出約束，建立健全財務(wù)檔案管理制度可讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員按照相應(yīng)的規(guī)范開展工作，保證財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并設(shè)計與之配套的管理規(guī)范，并根據(jù)建立其中的內(nèi)容對檔案管理負(fù)責(zé)人的行為進(jìn)行監(jiān)督，形成一個制度框架，打開檔案管理人員的思路，避免管理工作發(fā)生失誤，如此一來，便可以提高檔案管理工作的工作效率，同時提高單位財務(wù)檔案管理的水平。除此之外，單位還需加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)優(yōu)秀的單位財務(wù)檔案管理人才。

（二）加強(qiáng)財務(wù)檔案的安全保障。提高單位財務(wù)檔案管理的安全性需要考慮以下兩個方面，一個是裝訂保存，一個是安全保障。單位需要對檔案的紙張、裝訂方法、保存的形式作出明確的規(guī)定，以免發(fā)生裝訂混亂、檔案資料缺失等問題。根據(jù)財務(wù)檔案資料的尺寸挑選適宜大小的保存工具，同時需要保證保存的環(huán)境不會損傷到檔案。單位還需要檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)制作出一個嚴(yán)格的規(guī)范，對檔案進(jìn)行檢索和標(biāo)注，便于日后的調(diào)取。儲存檔案的區(qū)域需要進(jìn)行防潮以及防蟲處理，以此來保障檔案完整性不受損害。需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案的儲存工作，每隔一定的時間檢查一次，翻閱必須經(jīng)過批準(zhǔn)。以此來加強(qiáng)檔案的保護(hù)力度，提高財務(wù)檔案的安全性。

（三）利用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)財務(wù)檔案管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在財務(wù)檔案管理工作中也可以應(yīng)用此種現(xiàn)代化技術(shù)。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得財務(wù)檔案管理工作的準(zhǔn)確率以及工作效率明顯提升，把單位的財務(wù)信息儲存到計算機(jī)中，可以減少紙張的使用量，減小儲存所需的空間，可以避免環(huán)境因素對檔案的影響。

三、結(jié)束語

綜上所述，財務(wù)檔案管理工作具有科學(xué)性、真實性、時效性等特點(diǎn)。在實際的財務(wù)檔案管理工作中，單位要加強(qiáng)對財務(wù)檔案的重視，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬的人才，確保檔案的安全性，同時在財務(wù)檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，提高財務(wù)檔案管理工作的準(zhǔn)確率以及工作效率，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。