大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

文/湖南財政經(jīng)濟學(xué)院 劉麗 王婷

近幾年內(nèi)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，全世界在一天內(nèi)會出現(xiàn)海量的數(shù)據(jù)，也就是說，大數(shù)據(jù)時代會在一定程度上影響著各項工作。高校檔案管理在高校管理工作中占據(jù)著十分重要的位置，然而，其管理模式卻始終未得到合理創(chuàng)新，從而無法提高高校檔案管理工作效率，因此，應(yīng)該在大數(shù)據(jù)時代積極變革與優(yōu)化高校檔案管理模式。

一、大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理提出的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)。在以往開展高校檔案管理工作的過程中，往往是按照搜集、整理、保存與利用的流程來進行的。概括來講，第一步，先對檔案的價值展開評估。第二步，結(jié)合檔案的價值和有關(guān)法律法規(guī)對保存時間進行核實。第三步，整理、保存檔案，并將相應(yīng)的檔案材料與信息提供給服務(wù)對象。但是，大數(shù)據(jù)時代，卻對這些傳統(tǒng)的管理理念提出了挑戰(zhàn)。例如：傳統(tǒng)的檔案管理過于重視保存紙質(zhì)檔案，然而，大數(shù)據(jù)時代主張檔案的電子化與數(shù)字化。

（二）對檔案管理技術(shù)提出的挑戰(zhàn)。通常情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往通過人工來保存紙質(zhì)檔案，管理方法不夠精細。但是，大數(shù)據(jù)時代卻更加注重檔案的電子化與數(shù)字化。由此可見，這是對檔案管理模式提出的挑戰(zhàn)，也就是要求檔案管理的信息化水平能夠達到較高的程度，在保存與使用檔案方面實現(xiàn)信息化。

（三）對檔案數(shù)據(jù)安全提出的挑戰(zhàn)。在以往開展檔案管理工作的過程中，在保護實物檔案時只重視“人防、物防、技防”，也就是說，做到以上三點，就能夠確保檔案的安全。然而，大數(shù)據(jù)時代卻對檔案信息的安全提出了極大的挑戰(zhàn)。另外，由于檔案的保存與使用都實現(xiàn)了電子化與信息化，因此，威脅到了檔案信息的安全。首先，采用智能設(shè)備保存檔案信息，因為使用時間與壽命會影響到設(shè)備，所以，會導(dǎo)致保存的檔案信息出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。其次，黑客較易侵襲提供檔案信息的客戶端，因此，存在著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。

二、變革措施

（一）創(chuàng)新管理理念。首先，應(yīng)該創(chuàng)新檔案存儲方法。在以往開展檔案管理工作的過程中，高校檔案管理常常采用紙質(zhì)化形式來保存管理檔案，既花費了較多的時間，還浪費了大量的人力。目前，通過計算機能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化處理，進而大大地提升數(shù)據(jù)利用率。其次，引導(dǎo)有關(guān)工作人員逐步認可檔案管理的模式化、數(shù)據(jù)庫資料大型化以及網(wǎng)絡(luò)查詢快捷化的管理體系。

（二）統(tǒng)籌兼顧。學(xué)校的所有職能部門均為檔案信息的來源。因此，高校應(yīng)該針對不同的職能部門構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理體系。另外，在為學(xué)校日后發(fā)展提供信息服務(wù)時，不同的領(lǐng)域之間還應(yīng)該實現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。此外，還應(yīng)該合理配置資源信息，在確保時效性的基礎(chǔ)上達到共享信息的目的。

（三）構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。檔案管理是高校管理中的一項重要內(nèi)容，大量的數(shù)據(jù)資料為學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供了強有力的支持。所以，應(yīng)該意識到構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的意義。基于領(lǐng)先的科研水平、優(yōu)秀人才儲備和海量數(shù)據(jù)資源來實施戰(zhàn)略布局。從而制定出信息交流時效性、互動性較強的數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略。

（四）采集、處理研究檔案大數(shù)據(jù)。首先，基于原有數(shù)據(jù)加以整合。根據(jù)各個學(xué)院中設(shè)立的部門構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案，或結(jié)合全部數(shù)據(jù)的來源完成歸類以后構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。然后，向上級部門提交全部數(shù)據(jù)。其次，校對檔案數(shù)據(jù)。將已經(jīng)超過保存年限的數(shù)據(jù)刪除；實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理模式化，對其采取相應(yīng)的加工處理方式，以此來確保數(shù)據(jù)的精準性。最后，運用學(xué)校科學(xué)研究成果開發(fā)出安全性較高的軟件，應(yīng)用數(shù)據(jù)軟件來管理檔案。

三、優(yōu)化措施

（一）構(gòu)建先進的檔案管理理念。目前，各種類型的自動化設(shè)備在社會中的各個領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，不僅推動了自身的快速發(fā)展，還促進了社會的現(xiàn)代化變革。因此，高校也應(yīng)該對檔案管理模式進行創(chuàng)新，積極轉(zhuǎn)變自身的管理理念，從而為高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。首先，落實好宣傳推廣此種新理念的工作，數(shù)據(jù)化的發(fā)展會對檔案管理造成何種影響？進行了何種變革？其次，由之前的檔案存儲轉(zhuǎn)化成為學(xué)校本身發(fā)展提供服務(wù)。最后，由之前的檔案歸檔與查詢轉(zhuǎn)化成為每個部門以及所有學(xué)生的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

（二）加強檔案管理信息化建設(shè)。信息化時代，社會中各個領(lǐng)域的改革開始均以實現(xiàn)信息化為目標。因此，要想提升學(xué)校的檔案管理效率，就應(yīng)該做到以下幾點：1.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著科技水平的日益提高，部分基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)被淘汰。所以，高校應(yīng)該在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面增加資金的投入。2.加強高校檔案管理的信息化建設(shè)。學(xué)校的每個職能部門均為檔案信息來源，因此，必須對這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化、檔案管理智能化建設(shè)引起重視。必要情況下，也可以聘請專業(yè)人士對其加以維護，以此來提升建設(shè)效率。3.提高軟、硬件的開發(fā)利用率。檔案管理比較依賴軟硬件設(shè)備，比方說，采用光盤、微縮、掃描等方法來逐漸提升對學(xué)校發(fā)展的服務(wù)質(zhì)量，提高信息二次運用的精準性。

（三）加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)。要想使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，就一定要做到規(guī)范化與信息化。規(guī)范化管理主要指針對檔案管理工作構(gòu)建出相應(yīng)的標準規(guī)范。不僅能夠避免管理工作中出現(xiàn)無序、信息建檔錯誤的現(xiàn)象，而且還大大地提升了檔案管理工作效率。另外，還應(yīng)該定期針對工作人員開展培訓(xùn)工作，向他們宣傳有關(guān)方面的知識，以此來保證檔案信息在建檔時就能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（四）構(gòu)建先進的檔案安全保障系統(tǒng)。信息安全屬于檔案管理工作中的重中之重。傳統(tǒng)的檔案安全管理往往采用防蟲、防潮、防盜、防火等措施。然而，大數(shù)據(jù)時代，高校均采用電子化的形式在計算機系統(tǒng)中存儲檔案。從而對檔案管理安全提出了一定的挑戰(zhàn)。因此，一定要加大對網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)力度。首先，聘請專業(yè)人士應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將安全隱患消除，建立健全解決方法。其次，定期維護檔案管理系統(tǒng)。再次，購買正版的網(wǎng)絡(luò)防火墻，重點監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)安全。最后，構(gòu)建出有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，提升法律意識。

（五）注重檔案人才隊伍的構(gòu)建。目前，新型管理模式過于依賴計算機技術(shù)。因此，大多數(shù)工作人員均無法靈活應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式，從而對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。傳統(tǒng)的管理模式難以與新的工作環(huán)境相適應(yīng)，需要獲取新知。先進的檔案管理離不開專業(yè)人士。所以，為了推動高校檔案管理建設(shè)的平穩(wěn)進行，十分有必要聘用一些信息技術(shù)應(yīng)用處理能力較強的專業(yè)技術(shù)人員。另外，還應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化標準對原有人員開展培訓(xùn)工作。此外，還要開展繼續(xù)教育，不斷地提升科技水平。力求培養(yǎng)出一大批綜合型人員，明確他們的管理工作內(nèi)容，以此來提升其工作效率以及處理意外事件的能力。

四、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化技術(shù)在社會中的各個領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用。另外，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具備多樣性、時效性的特點，因此，對人們的學(xué)習(xí)與工作產(chǎn)生了一定的影響。檔案管理是高校管理工作中的一項重要內(nèi)容，基于此，高校檔案管理模式也需要進行變革和優(yōu)化，從而有助于推動高校的可持續(xù)發(fā)展。