論高校檔案管理工作中的共同體構(gòu)建

文/長安大學(xué) 藏萌

自從習(xí)近平主席在瑞士日內(nèi)瓦提出了“構(gòu)建人類命運(yùn)共同體”的論述之后，“共同體”的概念就成為了一個(gè)流行跨界使用的概念。在檔案學(xué)術(shù)發(fā)展中，早早就有專家引入共同體的發(fā)展研究，進(jìn)而探索檔案學(xué)的學(xué)術(shù)共同體。高校作為檔案工作一個(gè)主要的陣地，具有鮮明的共同體特征。高校存在較為穩(wěn)定的群體（教師、學(xué)生、校友等等），和外界比相對獨(dú)立，管理方式自成體系。檔案管理工作作為高?；A(chǔ)工作的一個(gè)分支，其過程則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，需要多方參與，因此，檔案管理共同體有些類似于治理共同體，但卻未涉及治理共同體中的“權(quán)利歸屬”，共同體之間的關(guān)系更加平等，是一個(gè)協(xié)同參與共同體。高校用共同體的特點(diǎn)和方式來促進(jìn)檔案工作發(fā)展具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。

一、高校檔案共同體

（一）共同體的定義。是指社會(huì)中存在的、基于主觀上和客觀上的共同特征（這些共同特征包括種族、觀念、地位、遭遇、任務(wù)、身份等）而組成的各種層次的團(tuán)體、組織，既包括小規(guī)模的社區(qū)自發(fā)組織，也可指更高層次上的政治組織，還可指國家和民族這一最高層次的總體。筆者對之前檔案研究中所涉及的共同體進(jìn)行了梳理，對檔案共同體作出如下定義：檔案共同體是指在檔案互動(dòng)的基礎(chǔ)上，所有在檔案工作基礎(chǔ)上組織起來的群體，共同參與檔案工作，其成員之間具有共同的價(jià)值認(rèn)同和處理方式，共同的利益和需求，以及強(qiáng)烈的認(rèn)同意識。

（二）高校檔案共同體。高校檔案共同體具有以下幾個(gè)鮮明的特征：一是動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性體現(xiàn)在檔案的更新過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。首先每年一定數(shù)量的檔案收集、檔案入庫、檔案信息的添加，都體現(xiàn)了檔案的動(dòng)態(tài)增補(bǔ)過程，因此牽涉的群體活動(dòng)則體現(xiàn)為動(dòng)態(tài)；其次檔案的挖掘、利用過程也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，需要有查閱和提供查閱的完整互動(dòng)才能實(shí)現(xiàn)，這種互動(dòng)也是動(dòng)態(tài)的；最后檔案管理的人員存在更迭和替換，也是一種動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程。二是協(xié)作性。高校檔案共同體是一個(gè)全員協(xié)同參與的管理體系?？此剖歉咝n案管理部門的單向工作，實(shí)際上是高校范圍內(nèi)所有成員的集體參與，是一個(gè)復(fù)合的共同體。全校師生員工在檔案管理過程中是不同檔案角色、互相協(xié)作完成檔案工作。有的是主要參與群體，有的是邊緣參與群體，但需要共同協(xié)作，且不同成員的角色在特定情況下會(huì)實(shí)現(xiàn)身份轉(zhuǎn)變，比如所有成員都可以成為檔案利用者，也都可以成為檔案收集者。三是穩(wěn)定性。體現(xiàn)在高校檔案共同體的成員組成的穩(wěn)定性和工作內(nèi)容的穩(wěn)定性。成員的穩(wěn)定性是指參與高校檔案工作的群體即為高校內(nèi)部群體，具有共同的身份特質(zhì)，工作內(nèi)容的穩(wěn)定性則是指高校檔案管理內(nèi)容的穩(wěn)定性。

二、高校檔案共同體的理念訴求

高校檔案共同體作為高校眾多共同體中的一個(gè)群體，其成員具有共同的“共同體意識”，這種意識帶有明顯的檔案色彩，其理念訴求體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案意識和檔案觀念的統(tǒng)一性。高校檔案工作不同于其他組織群體的檔案工作，在整個(gè)黨的建設(shè)中具有特殊地位和作用。雖然高校檔案共同體的檔案意識和檔案觀念來源于組織本身和成員個(gè)人檔案的檔案需求，但是，高校地位的特殊性決定了其共同體的檔案意識和檔案觀念都是有鮮明的政治色彩的，要符合社會(huì)主義核心價(jià)值觀，符合黨與國家的根本利益，有明確的政治方向?？梢詫n案意識理解為對檔案的認(rèn)識和態(tài)度問題，區(qū)分什么可以稱之為檔案，同時(shí)將檔案觀念理解為處理檔案的方式和方法，怎樣付諸實(shí)踐。在高校共同體的理念訴求下，檔案意識和檔案觀念在政治方向上是牢固統(tǒng)一的，這為高校檔案工作的發(fā)展指明了正確的道路。

（二）校園文化和檔案文化的結(jié)合性。高校檔案資料和歷史發(fā)展的本身就具有鮮明的檔案文化，由于其是在高校特定的范圍內(nèi)產(chǎn)生的，反映了高校教學(xué)科研、生產(chǎn)服務(wù)的各個(gè)方面，因此又浸透著濃厚的校園文化。一所高校的發(fā)展歷史越是源遠(yuǎn)流長，其校園文化越是豐富多彩。而校園文化多年來的歷史積淀正是通過檔案資料的代代相傳才形成的。作為高校檔案共同體，不僅僅是參與檔案工作的復(fù)合共同體，更是校園文化的情感共同體和“身份意義”共同體。每個(gè)成員都是學(xué)校發(fā)展歷史的見證者，是檔案文化的傳播者，也都處在校園文化的熏陶之中，都被校園文化所感染，情感上具有共同的歸屬感。檔案文化和校園文化的結(jié)合性使每個(gè)成員處在這樣的共同體文化氛圍里面，可以培育出一種自然生長的“共享愿景”：愿學(xué)校發(fā)展更好，更團(tuán)結(jié)，更溫暖的愿景。這樣的發(fā)展背景，可以變成助力高校檔案工作發(fā)展的文化軟實(shí)力。

（三）檔案服務(wù)的貫穿性。高校檔案共同體的各個(gè)成員間的有效互動(dòng)和交流實(shí)際上是通過檔案服務(wù)進(jìn)行的，檔案工作中最體現(xiàn)價(jià)值的環(huán)節(jié)就是檔案利用，檔案利用就是通過檔案服務(wù)來實(shí)現(xiàn)的。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)是需要面對面的進(jìn)行，使檔案利用者完成對檔案資料的獲取，而隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案服務(wù)從線下延伸到了線上，又演變成為了線上線下有機(jī)結(jié)合的服務(wù)模式。這使共同體各個(gè)成員都能夠更加有效的參與檔案活動(dòng)，不僅僅服務(wù)效率得到提高，服務(wù)的精準(zhǔn)度、精細(xì)度都得到了提升，空間上距離較遠(yuǎn)的成員也能享受到便捷的檔案服務(wù)，將共同體成員分布的廣度大范圍拓展。同時(shí)，共同體成員通過高效的檔案服務(wù)，不僅能夠?qū)ψ约旱纳矸荩ń處?、學(xué)生、校友等）更加認(rèn)同，也體會(huì)到檔案的重要性。而不同成員的不同需求則會(huì)促使高校檔案服務(wù)朝個(gè)性化、多元化發(fā)展，極大地豐富了檔案工作的多樣性。檔案服務(wù)的貫穿始終，成為了共同體成員之間聯(lián)系交流的有效串聯(lián)。

三、構(gòu)建高校檔案共同體的策略

（一）推進(jìn)管理系統(tǒng)改革。構(gòu)建高校檔案共同體，需要從管理層面來努力。檔案的管理系統(tǒng)決定了整個(gè)共同體成員能否有效參與。整體性思維要求各個(gè)共同體成員增強(qiáng)對常見問題的共同理解，跨越文化障礙，促進(jìn)相互之間更有效合作，才能獲得整體利益最大化。缺乏有效的管理體系的制度，高校檔案工作就會(huì)變得散漫、無章法，每一個(gè)環(huán)節(jié)都無法高效完成，共同體成員也無法有效的獲得自身利益，其之間的服務(wù)交往也被割裂、破壞，無法形成統(tǒng)一的力量去參與檔案工作。而推動(dòng)檔案工作不斷優(yōu)化進(jìn)步的力量正是來源于共同體成員的努力。共同體成員的利益訴求、檔案意識和觀念、文化認(rèn)知?jiǎng)t決定了檔案工作的方向。因此，構(gòu)建高校檔案共同體，需要推進(jìn)管理系統(tǒng)的改革，使之更加科學(xué)、完善、有效，能夠充分規(guī)范和引導(dǎo)共同體成員的行為，建立檔案工作的完整體系，實(shí)現(xiàn)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）搭建實(shí)踐平臺。檔案共同體是以檔案工作為核心形成的，而檔案工作種類多，共同體的有效參與需要特定的平臺和載體。在高校范圍內(nèi)，平臺的搭建首先需要校級領(lǐng)導(dǎo)層的政策支持和資金導(dǎo)向，其次檔案管理部門需要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作形式，提供多種的參與方式，讓共同體成員能夠或多或少、或深或淺接觸、參與檔案工作。要把優(yōu)秀的檔案資源深度整合進(jìn)行提煉加工，推出檔案編研的成果，加大宣傳力度，將檔案部門的資源優(yōu)勢、專家學(xué)者的專業(yè)優(yōu)勢和現(xiàn)代傳媒的傳播優(yōu)勢結(jié)合起來，使共同體的實(shí)踐平臺更加多層次。例如在共同體成員中，大學(xué)生群體是整個(gè)檔案工作的邊緣性參與人群。可以和新媒體結(jié)合，在手機(jī)APP上發(fā)起各種檔案相關(guān)的參與性活動(dòng)，競猜、比賽、展覽等，更新學(xué)生群體對傳統(tǒng)檔案的理解，變被動(dòng)的信息接受者為主動(dòng)的信息提供者、記錄者、傳播者，從而形成分工明確、有機(jī)統(tǒng)一的檔案共同體。

（三）運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維。現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展速度，能夠處理海量的信息數(shù)據(jù)，并能有效利用，這種大數(shù)據(jù)思維在構(gòu)建檔案共同體中也是必不可少的。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案信息資源進(jìn)行劃分、歸類，實(shí)現(xiàn)檔案資源本身的信息存儲(chǔ)，而類型越多的檔案資源，則構(gòu)成了越來越豐富的檔案信息，使得參與檔案工作的群體和成員越來越多，這為構(gòu)建檔案共同體提供了良好的基礎(chǔ)；其次，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)本身也可以對共同體的成員進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，分析其行為特點(diǎn)和感興趣的檔案信息，對其的檔案訴求進(jìn)行總結(jié)和分析，更有效的提供檔案服務(wù)，使檔案共同體中出現(xiàn)若干個(gè)“小型共同體”，促進(jìn)整個(gè)檔案共同體的協(xié)調(diào)發(fā)展，最終推動(dòng)檔案工作的不斷進(jìn)步。