大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案發(fā)展趨勢探討
——以山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院為例

文/山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院 趙艷蘭

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理模式帶來了發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。只有對其進(jìn)行深層次的改革，才能適應(yīng)時代發(fā)展的需求。就醫(yī)院檔案管理而言，必須緊緊圍繞醫(yī)院中心工作，從服務(wù)醫(yī)院大局的高度出發(fā)，認(rèn)真分析探討現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入醫(yī)院檔案管理中來，探索醫(yī)院檔案發(fā)展改革的新思路、新方法、新途徑，并積極推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，借力數(shù)字醫(yī)院、智慧醫(yī)院等技術(shù)，方能有效提高檔案管理水平和服務(wù)能力。

一、山西醫(yī)大二院檔案建設(shè)管理現(xiàn)狀

我院檔案信息數(shù)據(jù)是建立在醫(yī)院運行和眾多患者就醫(yī)信息基礎(chǔ)上形成的，涉及千家萬戶，是構(gòu)成國家“實現(xiàn)全民健康戰(zhàn)略”母資源的組成部分，在眾多領(lǐng)域、醫(yī)院改革發(fā)展及方便患者利用中發(fā)揮著愈來愈重要的作用，因此，管好用好這部分檔案意義重大。1996年，山醫(yī)大二院借建院80周年院慶之際成立了檔案室，開始對醫(yī)院檔案進(jìn)行收集、管理。20年來，檔案管理從初始的人工收集和全手工操作的實體檔案管理，逐步向計算機管理過渡，并隨著相關(guān)信息系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，借助信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)了信息的存儲與查詢。但檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的速度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的要求。隨著醫(yī)院發(fā)展從數(shù)字醫(yī)院向智慧醫(yī)院的邁進(jìn)，檔案管理存在的問題愈加凸顯。主要表現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)步伐緩慢，數(shù)據(jù)收集不完整、管理不規(guī)范，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和檔案管理不能同步進(jìn)行，沒有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中無法發(fā)揮真正的作用。造成上述現(xiàn)象的主要因素有：

（一）館藏結(jié)構(gòu)不合理因素。山醫(yī)大二院檔案涉及100多個部門和3個院區(qū)，內(nèi)容豐富、類別多、信息總量大，囊括范圍廣，在實際的管理過程中存在各自為政，各部門之間對檔案管理重視程度不一，致使多數(shù)檔案不能及時歸檔的現(xiàn)象。另外，因為疾病譜的改變和新發(fā)病種的增加所產(chǎn)生的檔案，也不能實時歸檔。醫(yī)院館藏檔案存在結(jié)構(gòu)單一，數(shù)據(jù)不完整，檔案質(zhì)量不高的問題，與大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息特點不相適應(yīng)，不能反映出醫(yī)院行業(yè)特點來。

（二）檔案信息分散管理因素。山醫(yī)大二院現(xiàn)行檔案管理模式是院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)下的檔案室負(fù)責(zé)制，主要收集文書檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案和出生醫(yī)學(xué)證明檔案等十幾個門類的檔案，其他如病歷檔案歸病案室管理，病理檔案歸病理科管理、人事檔案歸人事處管理，臨床醫(yī)學(xué)檔案歸屬于各臨床部門，在同一個醫(yī)院形成多部門管理檔案的格局，管理較為分散、體系性弱，無法采集完整的信息，不能提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，體現(xiàn)不出大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢來，不利于開展數(shù)據(jù)分析與判斷，有悖于大數(shù)據(jù)技術(shù)數(shù)據(jù)集中分析、檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則，以及《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的建立大檔案的目標(biāo)，造成了檔案信息資源的散亂缺失。

（三）檔案干部隊伍因素。我院目前專職檔案員2人，兼職檔案員18人，專兼職檔案工作人員平均年齡42歲，其中本科學(xué)歷18人，中專學(xué)歷2人，專業(yè)對口者僅1人，其余均為其他專業(yè)。檔案人員存在著更換頻繁，工作銜接性差，隊伍不穩(wěn)定，工作中失位現(xiàn)象時有發(fā)生等問題，很大程度上制約了檔案信息化工作的開展。此外，由于普遍存在對檔案工作重要性認(rèn)識不足，重視不夠，激勵機制匱乏，致使檔案工作人員專業(yè)技能不高，缺乏工作主動性和積極性，長此以往，必然影響到大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)。

二、大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院檔案的機遇與挑戰(zhàn)

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作的效率速度更新緩慢，在人們的認(rèn)識中，所謂的檔案數(shù)字化建設(shè)即是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其實這種管理已無法滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的要求。對于大數(shù)據(jù)發(fā)展來說，醫(yī)院檔案信息資源具有非常重要的價值，但受多方因素影響，這種價值不能得到有效發(fā)揮，還存在許多問題，如檔案管理服務(wù)缺乏高效率，檔案管理信息化水平低，沒有建立統(tǒng)一的信息管理平臺等等，這些問題如得不到解決，將嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案管理水平的提升和改革發(fā)展大局。在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在加快信息化建設(shè)的同時，充分認(rèn)識新技術(shù)革命對檔案工作的深刻影響，并主動運用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案工作開展。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)對策

大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容、方式、目標(biāo)也發(fā)生了變化，為滿足不同用戶的個性化需求，就必須加快檔案數(shù)字化建設(shè)水平，為大數(shù)據(jù)技術(shù)運用奠定堅實的基礎(chǔ)。

（一）加強信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。加強醫(yī)院信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在數(shù)字醫(yī)院基礎(chǔ)上，將大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興技術(shù)融入檔案管理之中，使檔案數(shù)據(jù)的價值和服務(wù)質(zhì)量得到有效延展和提升，實現(xiàn)信息跨醫(yī)院、跨地區(qū)互聯(lián)互通和資源整合、遠(yuǎn)程會診、精準(zhǔn)醫(yī)療等主動服務(wù)。在智慧醫(yī)院背景下醫(yī)院檔案管理，更應(yīng)當(dāng)成為信息技術(shù)應(yīng)用的典范。首先，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的數(shù)字化平臺，建立標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理系統(tǒng)，與此同時建立以各科室、各部門、各院區(qū)為單元的全院檔案管理系統(tǒng)，在各個單元中形成立體、交互、動態(tài)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使全院檔案管理有機融合，實現(xiàn)利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)對醫(yī)院檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等各個環(huán)節(jié)的信息化管理。比如醫(yī)院積極推行的辦公自動化系統(tǒng)（OA），通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)可以進(jìn)行電子病歷輸入、開具處方、院內(nèi)會診、醫(yī)學(xué)診斷、檢驗檢查、影像診斷、設(shè)備招投標(biāo)、文件審批、申請購置、各種信息采集和傳輸?shù)?，可跟蹤和調(diào)查各部門工作開展的進(jìn)度并及時發(fā)現(xiàn)問題，可直接統(tǒng)計出入院數(shù)字、比較和判斷各科室工作情況等等。此外，通過加強信息化建設(shè)，大數(shù)據(jù)的智能化優(yōu)勢充分展現(xiàn)出來，使其能夠在最短時間內(nèi)提供高質(zhì)量的有效信息，有利于向領(lǐng)導(dǎo)提供管理輔助決策，有利于向醫(yī)生提供臨床輔助決策以及科研支持等，可以說融合大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)，必將顯著提升檔案管理水平。

（二）打造一支創(chuàng)新型的檔案人才隊伍。融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立數(shù)據(jù)化管理平臺和信息化管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)新時代檔案管理工作創(chuàng)新，需要有一支專業(yè)素質(zhì)過硬，高層次、高水平的“復(fù)合型專業(yè)技能人才”隊伍。醫(yī)院檔案信息涉及多學(xué)科多領(lǐng)域，信息數(shù)據(jù)繁雜，業(yè)務(wù)性信息較多，管理人員必須既熟諳大數(shù)據(jù)信息技術(shù)知識技能，又懂得檔案管理、統(tǒng)計知識、醫(yī)學(xué)專業(yè)知識等，才能創(chuàng)造性地做好工作。在建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)過程中，首先，應(yīng)將醫(yī)院各個單元中現(xiàn)有的人才充分利用起來，借助各部門的計算機、統(tǒng)計學(xué)、醫(yī)學(xué)、法律、外語等各方面的人才為檔案管理工作所用。其次，醫(yī)院應(yīng)有所投入，通過選送檔案人員外出進(jìn)修、外請專業(yè)人員來院傳幫帶等形式培養(yǎng)人才；鼓勵檔案工作者立足本質(zhì)，崗位成才，勇于實踐，努力掌握運用新技術(shù)新知識，積極為醫(yī)院檔案工作建功立業(yè)。最后，醫(yī)院決策者要破除僵化思想，高瞻遠(yuǎn)矚，開拓思維，以優(yōu)惠政策吸引或引進(jìn)創(chuàng)新型、全能型專業(yè)人才，全力推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。還應(yīng)當(dāng)加強外部合作，使各類社會高端人才“不為我有，但為我用”。在人才隊伍建設(shè)中，要有長遠(yuǎn)規(guī)劃，重視聚合各方面人才來共同推動醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

（三）健全管理制度，規(guī)范檔案管理。無規(guī)矩?zé)o以成方圓。建立完善的信息化數(shù)字管理平臺，需要一套完善的規(guī)章制度做保障。一方面，制度要覆蓋信息化數(shù)字化流程的諸環(huán)節(jié)，貫穿管理的全過程，使檔案資源從收集、整理、歸檔到運行、維護(hù)以及最終的利用，都要在制度的框架下進(jìn)行，才能保障檔案管理科學(xué)規(guī)范有序。另一方面，在數(shù)字醫(yī)院向智慧醫(yī)院建設(shè)邁進(jìn)的過程中，這些制度性文件要不斷調(diào)整和完善，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得應(yīng)用系統(tǒng)和醫(yī)院檔案管理運作模式發(fā)生動態(tài)改變，這些都會使原來的管理體制和機制等發(fā)生變革，因此必須及時完善和動態(tài)調(diào)整制度性文件，才能適應(yīng)新形勢新發(fā)展的要求。

四、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢

建立完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是順應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的必然要求。在推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)化、單套制、數(shù)據(jù)挖掘是今后一段時期檔案工作發(fā)展的三個值得關(guān)注的方向。與過去檔案管理數(shù)字化、雙套制、檔案利用相比，這三個方向意味著在管理對象、管理方式、管理目標(biāo)上發(fā)生了巨大的變化。首先，數(shù)字化是把紙質(zhì)檔案通過掃描方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，而數(shù)據(jù)化是將非結(jié)構(gòu)數(shù)字信息結(jié)構(gòu)化，變成通用、適合挖掘的數(shù)據(jù)對象，如何將醫(yī)院批量產(chǎn)生的龐大而繁雜的非結(jié)構(gòu)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，是今后探討的重要課題。其次，電子文件和電子檔案的“單套制”管理，徹底改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，其成本低、效率高的優(yōu)點顯而易見，但真實性、完整性、有效性受到質(zhì)疑，究竟執(zhí)行單套制還是雙套制還需要具體分析。比如醫(yī)院目前病歷檔案管理正在從紙質(zhì)檔案+電子檔案雙套制向電子檔案單套制方向發(fā)展，而病理檔案即生物樣本庫檔案管理則實行雙套制。是否生物樣本庫檔案也可以實行單套數(shù)字檔案呢，規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是什么？這都是今后需要探索的問題。再次，數(shù)據(jù)挖掘在檔案開發(fā)、利用方面提出了一個全新的思路和角度，檔案的知識性、價值性、智能性等特點被廣泛應(yīng)用，如醫(yī)院在進(jìn)行糖尿病等疾病數(shù)據(jù)篩查、分析中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對不同區(qū)域、不同年齡和性別的高危人群進(jìn)行風(fēng)險評估和預(yù)測，為科研工作提供強有力的數(shù)據(jù)分析和支持。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，新技術(shù)的應(yīng)用，將檔案、檔案人以及檔案事業(yè)緊密融合，為檔案發(fā)展孕育了無限的可能性，這是因為蘊含知識價值的檔案和擁有智慧的檔案人以及步入智能化的檔案事業(yè)必將為檔案持續(xù)發(fā)展提供不竭動力和支撐。大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化要充分利用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，借力數(shù)字醫(yī)院、智慧醫(yī)院等技術(shù)，將醫(yī)院運行中產(chǎn)生的具有潛在價值的元數(shù)據(jù)收集完整，為大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院信息資源利用提供實現(xiàn)平臺，為推動醫(yī)院檔案管理工作水平、檔案信息資源利用效率和服務(wù)質(zhì)量的提升夯實基礎(chǔ)，為創(chuàng)新管理理念、挖掘潛在用戶需求、為用戶提供知識型和個性化服務(wù)創(chuàng)造條件。