綜合檔案管理在醫(yī)院管理中的作用分析

文/佛山市中醫(yī)院 梁玉霞

醫(yī)院綜合檔案管理主要負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)診療服務(wù)、醫(yī)院整體運(yùn)行過程中所生成的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄、分類整理、歸檔以及借閱查詢等。通過這項(xiàng)工作的有效開展，可以協(xié)助醫(yī)院管理團(tuán)隊(duì)對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，從而捋順醫(yī)院的發(fā)展歷程，為明確今后的發(fā)展方向提供參考依據(jù)。因此，有必要針對(duì)如何進(jìn)一步發(fā)揮綜合檔案管理作用價(jià)值的具體措施進(jìn)行研究與分析。

一、綜合檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

（一）傳承醫(yī)院文化。醫(yī)院綜合檔案從辦院之初就將醫(yī)院經(jīng)營(yíng)服務(wù)的過程進(jìn)行了相關(guān)的記錄，醫(yī)院綜合檔案管理工作能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行科學(xué)有效的分類和保存。通過這些診療服務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案，就能清晰地體現(xiàn)出醫(yī)院文化、管理理念以及服務(wù)宗旨。同樣，醫(yī)院文化并不是一成不變的，而是始終處于不斷發(fā)展、創(chuàng)新和優(yōu)化的過程當(dāng)中，并且通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的不斷積累所凝結(jié)而成的。醫(yī)院的綜合檔案相當(dāng)于對(duì)醫(yī)院文化的形成過程進(jìn)行跟蹤記錄，不僅見證著醫(yī)院文化的形成和發(fā)展，更見證著醫(yī)院文化每一次的創(chuàng)新與優(yōu)化，對(duì)醫(yī)院文化的傳承有著十分重要的意義。

（二）總結(jié)歷史，創(chuàng)新科學(xué)，發(fā)展未來。醫(yī)院綜合檔案中記錄著大量的實(shí)際醫(yī)學(xué)案例和資料，這些記錄有很大一部分是經(jīng)過長(zhǎng)期對(duì)真實(shí)病患信息的跟蹤得來的。這些檔案不僅僅是對(duì)病患的追蹤和負(fù)責(zé)，更是醫(yī)院過去歷史的真實(shí)寫照，在檔案中不僅反映醫(yī)院的輝煌和實(shí)力，也反映醫(yī)院的不足之處。這些能夠幫助醫(yī)院在未來發(fā)展的過程中正視自身，不斷創(chuàng)新，尋找出更加有效的治療方法，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段為患者提供更好的服務(wù)。做好醫(yī)院綜合檔案管理工作能夠幫助醫(yī)院的管理工作更加井井有條，有利于醫(yī)院管理向著專業(yè)化、精準(zhǔn)化的方向發(fā)展，推動(dòng)著醫(yī)院的前進(jìn)步伐。

（三）工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。醫(yī)院綜合檔案管理需要持續(xù)不斷地對(duì)醫(yī)院的真實(shí)信息進(jìn)行跟蹤記錄，這不僅是對(duì)醫(yī)院日常工作的一種總結(jié)，還為醫(yī)院的未來發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，使醫(yī)院進(jìn)一步提高自身的醫(yī)療技術(shù)手段，為患者提供更多、更好的醫(yī)療服務(wù)。同時(shí)，從失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)當(dāng)中，能夠充分暴露醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)以及管理工作存在的問題與不足，幫助管理人員進(jìn)一步明確今后的努力方向，工作中的薄弱環(huán)節(jié)得到有效彌補(bǔ)，醫(yī)院的整體工作局面變得井井有條，使醫(yī)院的社會(huì)效益、服務(wù)品質(zhì)、核心競(jìng)爭(zhēng)力等方面獲得全面提升。此外，醫(yī)院綜合檔案管理還能夠?yàn)樘岣吲R床醫(yī)療水平、醫(yī)療技術(shù)研發(fā)、專業(yè)技術(shù)交流等帶來積極的影響，使醫(yī)院的各個(gè)科室、各部門、各項(xiàng)工作之間構(gòu)建起一種相互促進(jìn)，相互協(xié)調(diào)的發(fā)展局面，從根本上促進(jìn)了醫(yī)院的整體發(fā)展速度。

（四）提供法律依據(jù)。醫(yī)患關(guān)系是當(dāng)今比較突出的社會(huì)難題，各類醫(yī)療事故頻發(fā)的現(xiàn)狀讓醫(yī)院在社會(huì)和公眾心中的形象和公信力度大大下降，各種醫(yī)療糾紛層出不窮。這種醫(yī)療糾紛頻繁發(fā)生的現(xiàn)象對(duì)醫(yī)院的發(fā)展十分不利，不僅牽制大量的人力物力財(cái)力，并且到最后很有可能因無法還原真實(shí)醫(yī)療過程而向患者做出不必要的賠償。醫(yī)療檔案能夠很好地解決這一問題，在綜合醫(yī)療檔案中會(huì)對(duì)每一位患者的就醫(yī)過程以及治療結(jié)果進(jìn)行跟蹤記錄，當(dāng)有醫(yī)療事故或醫(yī)療糾紛發(fā)生時(shí)，綜合醫(yī)療檔案便成為一份有效的法律依據(jù)，使醫(yī)院和患者的合法權(quán)益在法律框架內(nèi)得到有效保障。此外，通過綜合檔案管理，可以督促醫(yī)院以及患者正確行使自身的合法權(quán)利，履行自己的義務(wù)，使醫(yī)患雙方建立起一種和諧互信的良好關(guān)系。

（五）促進(jìn)效益提升。醫(yī)院綜合檔案是對(duì)醫(yī)院實(shí)際發(fā)生的治療以及經(jīng)營(yíng)過程的及時(shí)記錄，具有較強(qiáng)的真實(shí)性與原始性。這種真實(shí)性和原始性使醫(yī)院綜合檔案具有極大的說服力，在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行宣傳的過程中，可以充分利用這一特性，將醫(yī)院檔案通過公信力較高、社會(huì)接受度較大的平臺(tái)，如新媒體、電視行為、報(bào)紙等等，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展歷程、醫(yī)療特色以及技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行宣傳，或者側(cè)重于彰顯自身的服務(wù)理念及服務(wù)優(yōu)勢(shì)，從而擴(kuò)大醫(yī)院的社會(huì)影響力，加深社會(huì)大眾對(duì)醫(yī)院的了解，從而給醫(yī)院帶來社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益的雙重收獲，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院健康穩(wěn)定的同時(shí)，使我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)能夠更好地造福于民。

二、發(fā)揮綜合檔案管理作用的措施建議

（一）做好基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院綜合檔案管理其作用與價(jià)值的發(fā)揮，多數(shù)情況下都是通過檔案查詢借閱這一環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)的。而綜合檔案管理的基礎(chǔ)性工作，主要是對(duì)醫(yī)院的各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編目、檢索與研究，為檔案查詢、借閱等環(huán)節(jié)提供方便快捷的檢索方式，從而提高綜合檔案的有效利用率，使其為醫(yī)院發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。這就需要建立起一套科學(xué)完善的綜合檔案管理制度體系，同時(shí)確保各項(xiàng)制度規(guī)定有效落實(shí)，為醫(yī)院綜合檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。

（二）強(qiáng)化開發(fā)與利用。在以往的醫(yī)院綜合檔案管理工作中，絕大多數(shù)檔案管理人員認(rèn)為檔案的收集與整理只是為了存檔而已，沒有深層次地考慮綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展與日常管理中的作用價(jià)值。例如在醫(yī)療事故中可以作為法律依據(jù)；在確立醫(yī)院發(fā)展方向時(shí)可作為重要參考資料；在醫(yī)院進(jìn)行對(duì)外宣傳時(shí)，從一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)出醫(yī)院的發(fā)展歷程等等，這種錯(cuò)誤的認(rèn)知，在很大程度上削弱了醫(yī)院綜合檔案的重要作用。在今后的工作中，檔案管理人員要更新自身的工作理念，認(rèn)識(shí)到綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展中的全部?jī)r(jià)值。在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)，對(duì)綜合檔案作用價(jià)值進(jìn)行更深層次的開發(fā)與利用，以此來推動(dòng)醫(yī)院的健康發(fā)展。

（三）注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。由于醫(yī)院的服務(wù)對(duì)象以及服務(wù)項(xiàng)目具有多元化的特點(diǎn)，這就對(duì)綜合檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、敬業(yè)程度、學(xué)習(xí)能力、職業(yè)道德等方面都提出了較高的要求。此外，在信息化時(shí)代，醫(yī)院綜合檔案管理工作也要全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化、集成化管理，這就需要檔案管理人員具備熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及相關(guān)專業(yè)軟件的能力。由此看來，要想讓檔案管理人員的工作能力及綜合素質(zhì)符合該項(xiàng)工作的實(shí)際需要，必須做好以下幾項(xiàng)工作：首先，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向檔案管理人員傳授工作中的新知識(shí)、新理念以及新方法，促進(jìn)其崗位水平的不斷提升。其次，對(duì)人才招聘、崗位晉升、人員調(diào)配等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)刻保證檔案管理工作的先進(jìn)性。最后，醫(yī)院要推出科學(xué)有效的激勵(lì)策略，鼓勵(lì)檔案管理人員在日常工作中展開自主學(xué)習(xí)，將那些優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)融入自身工作當(dāng)中，充分發(fā)揮出自身的職能作用，為醫(yī)院的未來發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展面臨著諸多挑戰(zhàn)。在這種情況下，愈加凸顯綜合檔案管理工作的重要性與必要性，相關(guān)管理人員及全體從業(yè)人員要深刻認(rèn)識(shí)到綜合檔案管理在醫(yī)院管理工作中的作用與價(jià)值，不斷創(chuàng)新管理方式，及時(shí)更新思想觀念，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理水平不斷提升，使其在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮出更加強(qiáng)大的作用，為醫(yī)院自身以及我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。