科研院所檔案管理的現(xiàn)實意義與實踐做法分析

文/天津市計量監(jiān)督檢測科學(xué)研究院 張艷路 馬寧

一、科研院所檔案的重要性和管理意義分析

科研院所作為促進科學(xué)技術(shù)進步的重要組成單位，在實際管理工作中產(chǎn)生了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等大量檔案資料，特別是科技檔案，記錄和反映了科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)等過程，對推動科研工作有著重要意義。只有對科研院所檔案進行有效管理，才能對其中有價值的信息進行更好的利用，從而將其科學(xué)研究的領(lǐng)域地位更好地突顯出來。因此，科研院所必須重視檔案工作，并對檔案工作進行全面有效的管理，并結(jié)合當(dāng)前實際情況，對檔案管理形式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，真正有效地對科研院所檔案信息進行存儲、分類和保護，為科研工作有效開展提供強有力的保障。

二、當(dāng)前科研所檔案管理的不足表現(xiàn)

（一）檔案室的功能不明確。當(dāng)前某些科研院所在實際檔案管理工作中，因未明確檔案管理的重要性，存在將檔案資料與其他雜物堆放的現(xiàn)象，認為檔案室就是存放雜物的空間，錯誤地將檔案資料視為無意義。檔案室中各種類型資料的混雜擺放，使檔案資料難以查找和使用，從而導(dǎo)致工作效率降低下，影響相關(guān)工作有效開展。因此在科研院所中，應(yīng)重視檔案資料的管理，明確檔案室的主要功能。

（二）欠缺完善的檔案管理形式。在時代快速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)不斷進步的環(huán)境下，科研成果異常豐碩，檔案資料也變得非常豐富。因我國當(dāng)前還未形成完善的科研檔案管理制度體系，使得一些科研院所在檔案管理軟件的選擇上無法統(tǒng)一，因而在數(shù)據(jù)交互傳輸時無法實現(xiàn)共通、交流和學(xué)習(xí)。此外，檔案人員管理制度的缺乏和不完善，檔案管理人才隊伍不穩(wěn)定，使實際工作難以開展，甚至出現(xiàn)因交接不完善而導(dǎo)致檔案資料丟失等問題。

（三）檔案管理人員專業(yè)性有待提升。當(dāng)前一些科研所中，檔案管理人員專業(yè)性以及綜合素質(zhì)仍存在參差不齊的現(xiàn)象，給檔案信息的管理帶來一定影響?？蒲性核臋n案管理人員必須要具備較強的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力，才能更好地確保檔案管理工作有序開展。對此，必須加強檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)和教育，建立一支穩(wěn)定、高素質(zhì)的檔案專業(yè)技術(shù)人員隊伍，進而為檔案資源的管理提供強有力的人才保障。

三、科研院所檔案管理的實踐做法和創(chuàng)新路徑

（一）確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)性。在科研院所中，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化是科研院所發(fā)展的基礎(chǔ)。知識經(jīng)濟與信息時代，信息逐漸成為高于資本的關(guān)鍵戰(zhàn)略性資源。檔案作為信息資源，是科研院所開展科研等活動中的關(guān)鍵記錄，更是和科研院所發(fā)展同步的無形資產(chǎn)信息，在科研院所管理等工作中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用與意義。因此，在科研院所發(fā)展中不能削弱檔案工作，而是應(yīng)建立完善的、適合本院業(yè)務(wù)特點、規(guī)范化、科學(xué)性的管理檔案的系統(tǒng)，讓檔案工作發(fā)展不落后于科研院所的發(fā)展速度，進而更為有效且全面地將院所發(fā)展過程以及科研工作進行記錄和反映，只有這樣才能為科研院所更好發(fā)展奠定堅實有利的基礎(chǔ)。另外，這對于科研院所的各項綜合業(yè)務(wù)以及研究工作的開設(shè)提供了更多必要的條件，對于杜絕以及抵制不同的風(fēng)險問題也提供了保障，能夠進一步增強科研院所市場競爭力，促進院所實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，以及衡量院所管理水平的關(guān)鍵性標(biāo)志。

（二）統(tǒng)一優(yōu)化檔案管理模式，有效保管與利用檔案。在實際的檔案工作中，有很多傳統(tǒng)的做法與管理形式，在不同時期的檔案工作中都曾起到積極的作用與意義。但是通過對科研院所實際情況進行分析，一些以往的做法已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前科研院所的發(fā)展要求，必須對其進行創(chuàng)新和優(yōu)化。其中最關(guān)鍵的就是要對檔案工作中的收集、整理、管理以及利用等環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新和優(yōu)化。特別是科研項目如果研究成功，那么就會享有相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)，科技檔案歸檔的迫切性不言而喻?？蒲性核杏泻芏嘟M織機構(gòu)，包括院所業(yè)務(wù)拓展部門、專項研究部門等，承擔(dān)了很多繁重業(yè)務(wù)，并產(chǎn)生了大量的檔案。所以檔案管理必須要滿足這一要求，通過架構(gòu)完善的檔案實體分類方案，明確院所檔案資料的歸檔范圍，優(yōu)化歸檔程序和步驟，建立檔案電子化數(shù)據(jù)庫，全方位優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理水平。此外，按照檔案統(tǒng)一優(yōu)化管理的原則，應(yīng)建立綜合檔案室，集中存放檔案，并配備適應(yīng)工作需要的具有本科以上文化水平和一定專業(yè)知識的專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理檔案，各相關(guān)部門要配備適合檔案工作需要的兼職檔案員，負責(zé)科室檔案材料的收集、整理、立卷歸檔工作，人員配備要保持穩(wěn)定。檔案室?guī)旆凯h(huán)境的管理也是優(yōu)化檔案管理模式的重要組成部分，應(yīng)加強庫房環(huán)境整理，清除雜物，確保衛(wèi)生環(huán)境干凈整潔。加強檔案庫房在防火、防光、防潮、防高溫、防蟲鼠、防塵、防有害氣體等方面配備，增加溫濕度調(diào)控、滅火器、窗簾、蟲鼠藥等防護措施和設(shè)備，實行格局改造，實現(xiàn)庫房、閱覽、辦公三分開。

（三）分析檔案管理中的新情況、新問題，優(yōu)化管理制度。要想更好地保障檔案信息資源，應(yīng)建立完善的檔案管理制度體系，貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)、方針和政策，制定科研院所檔案工作發(fā)展規(guī)劃及檔案工作的各項規(guī)章制度。只有擁有規(guī)范性和制約性的規(guī)章制度，才能保障檔案管理工作更加合理化，確保檔案管理工作有效開展。科院院所在完善檔案管理制度時應(yīng)注重以下幾點：首先，要把檔案管理制度納入科研院所的管理制度當(dāng)中去，必須要明確管理檔案的部門以及人員，由此保障檔案管理工作有效開展。其次，要建立起健全且完善的院所檔案制度體系，并將歸檔工作納入科研和管理工作人員的職責(zé)范圍，保障實際工作中能夠依據(jù)相應(yīng)制度來對相關(guān)部門開展檔案整理，做到每項工作完成之后，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的材料歸檔。由此提高全員的檔案意識，進一步保障檔案信息的完整性。最后，檔案管理人員在開展檔案管理時，必須要照章管理，同時也要納入科研院所的管理程序，如科研院所質(zhì)量管理手冊等，只有這樣才能更為有效地將院所檔案管理納入到制度化的軌道當(dāng)中去。

（四）注重科研檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。科研院所的檔案管理人員，應(yīng)是科研工作中最為關(guān)鍵的角色，隨著管理制度的完善和優(yōu)化，對檔案管理人員的要求也在進一步提升?？蒲性核鶓?yīng)從源頭入手招聘更為優(yōu)秀的檔案管理人員，通過精挑細選，優(yōu)先選擇有較強專業(yè)性和較強綜合能力的檔案管理人員，為檔案管理提供更為優(yōu)秀的管理者。隨著技術(shù)的革新和國家檔案政策的發(fā)展變化，應(yīng)對檔案管理者開展定期考察以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握更多專業(yè)知識，適應(yīng)各種新變化新要求。另外，隨著越來越多先進的設(shè)備被運用到檔案管理工作中，需要不斷提升管理人員的計算機操作能力，才能為相應(yīng)設(shè)備的有效運用提供基礎(chǔ)，特別是對檔案電子化工作的開展和推進提供有力的保障。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代，科研資料的重要性逐漸體現(xiàn)出來，積極有效地做好科研院所的檔案管理工作更顯得尤為重要。因此，在當(dāng)前科研院所中，要建立完善的檔案管理制度，優(yōu)化整體管理過程，創(chuàng)新檔案管理模式，運用更科學(xué)、更高效、更便捷的形式來開展檔案的管理，進而為今后的科研工作提供有利的技術(shù)支撐，為科研院所良好發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)，實現(xiàn)我國科學(xué)領(lǐng)域持續(xù)、快速、穩(wěn)定的發(fā)展。