檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理研究

文/北京市昌平區(qū)農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測檢測中心 李艷迎

現(xiàn)代社會，人們的生活水平質(zhì)量正在一步一步不斷提高。人們對物質(zhì)生活的追求已經(jīng)不僅僅是停留在吃飽喝足就可以的階段了，現(xiàn)在人們對于產(chǎn)品的質(zhì)量水平和產(chǎn)品的功效作用也愈發(fā)重視起來。所以為了能夠進(jìn)一步滿足當(dāng)代人們的物質(zhì)生活水平需求，更好地保證企業(yè)能夠生產(chǎn)出合格的符合人們要求的產(chǎn)品，就必須對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的檔案管理工作進(jìn)行更加嚴(yán)格的要求，對現(xiàn)在的檔案管理措施以及管理體系進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，有效促進(jìn)資源的合理利用，保證人民的身體健康和企業(yè)的正常發(fā)展并促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。本文主要對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的檔案管理技術(shù)進(jìn)行研究，然后對現(xiàn)有檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理工作提出一點(diǎn)意見，旨在更好地保證檢測工作能夠高效進(jìn)行。

一、對目前檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理技術(shù)進(jìn)行分析的必要性

依據(jù)國家的法律法規(guī)來看，在實(shí)驗(yàn)室中進(jìn)行檢測工作的相關(guān)人員在保證專業(yè)知識豐富的基礎(chǔ)之上，同時需要擁有很好的檔案管理能力，這樣才能更好地保證檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理工作的正確運(yùn)行和實(shí)施，保障檔案存放的安全以及檔案資源的高效利用。在對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案進(jìn)行管理和改進(jìn)優(yōu)化之后，可以大幅度地降低檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)員工的勞動強(qiáng)度和心理壓力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率，保證檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的檔案資源更易于保存以及使用。為了能夠達(dá)到這個目標(biāo)，就需要檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)的檢測人員自覺進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，對現(xiàn)有的技術(shù)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在保障工作質(zhì)量的前提下盡量提高自己的工作效率，增加資源的使用效率，以保證檢測到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以得到更好地利用，使人民使用的產(chǎn)品質(zhì)量得到有效保證。另外，對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案進(jìn)行管理的時候，必須要保證檢測得到的技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。只有完整無誤的技術(shù)檔案才能顯示出產(chǎn)品準(zhǔn)確的質(zhì)量水平和性能狀況。這就要求檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的工作人員增強(qiáng)自己的責(zé)任心，并從檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況出發(fā)，保證自己檢測到的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在檢測以及記錄檔案過程中，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的工作人員需要按照國家規(guī)定的要求和制度辦事，嚴(yán)格按照檢測流程工作。對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，然后對檔案進(jìn)行動態(tài)追蹤管理?，F(xiàn)階段我國的檢測技術(shù)相比于國外的先進(jìn)檢測技術(shù)還不太先進(jìn)，還有很大的上升空間，這不僅僅需要檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識到這一點(diǎn)，在單位中大力推廣最新的檢測技術(shù)，也需要單位中的檢測人員對現(xiàn)有的檢測技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在現(xiàn)有技術(shù)水平之上推陳出新，進(jìn)一步提高檢測數(shù)據(jù)的真實(shí)性和正確性，保證檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案能夠更易于管理，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

二、目前檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理出現(xiàn)的缺陷

（一）檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理體系不合理。大多數(shù)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中都存在分工不清晰、任務(wù)不明確的現(xiàn)象。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的技術(shù)檔案管理工作本來就繁重復(fù)雜，很容易出現(xiàn)管理不善的情況?，F(xiàn)在很多的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中，對于員工沒有明確的任務(wù)劃分，員工對于自己需要具體做什么工作都沒有清晰的認(rèn)識。并且由于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中檔案管理方法不得當(dāng)以及管理體系的問題，對于同一個任務(wù)，可能會由很多人重復(fù)完成，這樣既浪費(fèi)人力物力，降低機(jī)構(gòu)整體的工作效率，又在很大程度上增加員工的負(fù)擔(dān)和心理壓力，造成技術(shù)檔案管理工作質(zhì)量不高。

（二）檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中員工的職業(yè)素養(yǎng)偏低。一方面，很多在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中從事技術(shù)檔案管理工作的員工都還依賴于之前的檔案管理方式工作，隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，如果不進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)習(xí)提高可能就會跟不上時代的步伐。另一方面，單位中也沒有對從事檢測工作的技術(shù)人員進(jìn)行任何培訓(xùn)以及檔案收集整理方面知識教育，也沒有對檢測技術(shù)人員提出必須規(guī)范記錄檔案的要求，導(dǎo)致他們在日常的檢測工作中對于需要填寫的原始記錄等文件草草了事，致使許多技術(shù)檔案字跡模糊不清，記錄不完整等。單位又沒有明確的責(zé)任制度，對于記錄出錯發(fā)生問題之后也無法有效的落實(shí)到個人，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的檢測技術(shù)人員可能就會對檔案隨便對待，從而導(dǎo)致檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案管理難度越來越大，不利于檔案資源利用率的提升。

三、應(yīng)對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理存在問題的建議

（一）加強(qiáng)員工的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。為了能夠顯著提高檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)工作人員的工作水平和工作效率，降低工作人員的勞動強(qiáng)度和工作壓力，同時保證工作質(zhì)量，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)需要提倡不斷學(xué)習(xí)不斷提升自身水平的良好風(fēng)氣。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者需要起到模范帶頭作用，加大對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理工作的重視程度，對技術(shù)檔案管理進(jìn)行更大的投入，保障技術(shù)檔案管理工作的有效運(yùn)行。在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的招聘階段中，需要對應(yīng)聘人員進(jìn)行仔細(xì)詢問，并要求應(yīng)聘人員具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)的證書，保證員工良好的工作能力。在員工入職之后，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)更應(yīng)該定期對技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，或者讓員工進(jìn)入高校的相關(guān)專業(yè)中進(jìn)行深造，大力提高檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，提高工作人員的工作效率。在對技術(shù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)之后，更需要對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢測，保證員工的培訓(xùn)都能夠發(fā)揮作用，防止有的員工只是應(yīng)付了事，存在對培訓(xùn)內(nèi)容完全不在乎的現(xiàn)象。對于考核表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行大力表彰，并頒發(fā)獎狀和獎品來進(jìn)一步提高工作人員的學(xué)習(xí)積極性，提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。

（二）優(yōu)化檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，明確技術(shù)檔案管理人員的任務(wù)。對于現(xiàn)在的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的檔案管理體系必須進(jìn)行合理的優(yōu)化改進(jìn)，這樣才能適應(yīng)目前檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求，保障技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。對于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的工作人員應(yīng)當(dāng)建立“一個人一份檔案”的工作方式。采用這種方式之后，可以有效地增強(qiáng)檔案管理人員的工作效率，減少走動路程和時間，有效防止檔案管理人員重復(fù)整理一份檔案的無用行為，明確每一個人的任務(wù)，從而提高技術(shù)檔案的管理水平。在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中舉行定期的思想總結(jié)匯報和工作報告，將檔案管理思想落實(shí)到每天的工作生活當(dāng)中。在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立完善的責(zé)任制度，對每一份檔案都需要相關(guān)技術(shù)人員簽上自己的名字，出現(xiàn)檔案錯誤之后可以迅速找到責(zé)任人，找到出現(xiàn)問題的原因。這樣可以有效增強(qiáng)技術(shù)人員的責(zé)任意識，保證技術(shù)人員的工作質(zhì)量和工作效率。對檔案還需要進(jìn)行復(fù)印存檔，重要的文件還需要將復(fù)印檔案和原檔案進(jìn)行分開存放，防止放置在一起，出現(xiàn)事故時所有文件都?xì)摹τ诖疟P存放的檔案需要放置在防水、防曬、干燥的地方，保障檔案的完整安全和使用效率。

（三）同時進(jìn)行檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的建設(shè)和技術(shù)檔案建設(shè)。依據(jù)國家的規(guī)章制度，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中相關(guān)人員的檢測工作分為兩個部分，這兩個部分包括計量認(rèn)證和審查認(rèn)可。國家還專門制定了相關(guān)規(guī)定用來促進(jìn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的工作人員能夠更加用心更加負(fù)責(zé)任地工作。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的工作人員在自己的工作崗位上，需要嚴(yán)格遵守國家的規(guī)章制度以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定的管理措施，保證檔案管理工作的順利安全進(jìn)行。同時，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)單位的具體實(shí)際情況，制定出適合本單位的管理實(shí)施辦法，不能盲目隨從其他機(jī)構(gòu)的管理方案，從基礎(chǔ)的制度層面就對檢測數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格要求，增強(qiáng)資源的使用率。另外，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案建設(shè)時，應(yīng)該將檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的設(shè)計和技術(shù)檔案的設(shè)計結(jié)合在一起，并定期進(jìn)行審核檢測，保證檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案建設(shè)和管理工作能夠正常運(yùn)行，保障檢測數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。在搜集整理檔案的流程中，檔案管理人員更需要對相關(guān)的管理技術(shù)進(jìn)行改正優(yōu)化，保證檔案管理的高效實(shí)施。有數(shù)據(jù)顯示，將檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中的技術(shù)檔案劃分為以下六個部分內(nèi)容進(jìn)行分類管理能夠有效提高檔案管理的效率，這六個部分分別是：組織和評審、人員及培訓(xùn)考核、檢驗(yàn)報告管理、儀器設(shè)備管理、環(huán)境與設(shè)施管理以及檢測數(shù)據(jù)管理。

（四）提高檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的管理水平。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員必須要意識到自身工作的重要意義，對自己的工作負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任。通過對自己的嚴(yán)格要求，隨時仔細(xì)整理原始記錄，保證檔案的完整性和真實(shí)性。并且技術(shù)人員在檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中也需要追求上進(jìn)，以不斷增強(qiáng)自身的技術(shù)水平和工作能力為目標(biāo)，不斷利用一切可以利用的時間用來學(xué)習(xí)進(jìn)步，從而保障檢測技術(shù)檔案能夠得到更好的保管和利用。此外，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的檔案室需要一個溫度濕度都合適的環(huán)境，這樣才能保障檔案資料不被一些意外的因素毀壞。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)對儀器設(shè)備也有一定的要求，這就需要工作人員對實(shí)驗(yàn)室中的儀器設(shè)備進(jìn)行定期的檢測和維護(hù)，保障不耽誤檢測工作的正常進(jìn)行。除此之外，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中各個崗位的工作人員之間也需要進(jìn)行緊密的配合，共同協(xié)調(diào)工作，為以后的查找利用檔案資料和重新整理提供良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理進(jìn)行分析研究，有助于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中為員工降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。本文針對目前社會上一些檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)在技術(shù)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了簡單分析，并提出了一些解決措施。在日常實(shí)際的工作中，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理人員肯定還會遇到各種各樣的問題，這就需要我們檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，持續(xù)對技術(shù)檔案管理知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，保障技術(shù)檔案管理的高效運(yùn)行。