通信建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及解決路徑
——以中國(guó)聯(lián)通湖南省分公司為例

文/中國(guó)聯(lián)通湖南省分公司辦公室 黃納新

通信建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）記載了建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、審計(jì)等過(guò)程，既是通信企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的歷史記錄，又是項(xiàng)目日后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建等的重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案管理作為工程建設(shè)管理的重要組成部分，其重要性不言而喻。隨著“網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)”和“數(shù)字中國(guó)”戰(zhàn)略的推進(jìn)，通信基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，大量項(xiàng)目檔案應(yīng)運(yùn)而生。如何規(guī)范有序地管理好通信工程檔案既是建設(shè)項(xiàng)目自身的客觀需要，也是檔案管理的必然要求。本文以中國(guó)聯(lián)通湖南省分公司為例，對(duì)項(xiàng)目檔案管理中遇到的問(wèn)題及解決路徑進(jìn)行探討。

一、通信建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目檔案意識(shí)薄弱。通信建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象至今未能有效解決，即：重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理，輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理，輕項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)檔案的過(guò)程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整，輕對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。這一問(wèn)題致使項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性得不到有效保障。

（二）項(xiàng)目檔案質(zhì)量不高。從歸檔情況看項(xiàng)目檔案的質(zhì)量存在諸多弊端，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是文件材料歸檔不齊全，缺少立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)批復(fù)等前期依據(jù)性文件，審計(jì)報(bào)告、決算批復(fù)等項(xiàng)目完工后形成的文件，項(xiàng)目檔案不完整致使其價(jià)值和作用發(fā)揮受限。二是項(xiàng)目檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確，現(xiàn)場(chǎng)變更的內(nèi)容缺乏變更依據(jù)和審批手續(xù)，個(gè)別設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容未準(zhǔn)確無(wú)誤地體現(xiàn)在竣工圖上，竣工圖的準(zhǔn)確性直接影響了竣工圖編制的質(zhì)量，導(dǎo)致竣工圖不能真實(shí)準(zhǔn)確地體現(xiàn)建設(shè)過(guò)程和工程概貌。三是檔案的整理質(zhì)量不規(guī)范，存在項(xiàng)目檔案案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不規(guī)范，未準(zhǔn)確反映案卷內(nèi)容；案卷及卷內(nèi)文件的排列順序混亂，不能體現(xiàn)建設(shè)流程和文件材料之間的邏輯關(guān)系；卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)不準(zhǔn)確，隨意使用不規(guī)范的簡(jiǎn)稱；施工技術(shù)文件中法律手續(xù)不完備，簽字蓋章存在缺失和不規(guī)范問(wèn)題；監(jiān)理文件中無(wú)隨工檢查記錄（照片）等等。

（三）項(xiàng)目檔案人員素質(zhì)亟須提升。大部分單位檔案管理人員既無(wú)檔案專業(yè)背景，又無(wú)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)歷；檔案人員崗位職級(jí)設(shè)置較低，職業(yè)發(fā)展通道嚴(yán)重受限，缺乏工作積極性和內(nèi)在動(dòng)力；大多檔案管理人員兼職過(guò)多，流動(dòng)性大，隊(duì)伍不穩(wěn)定；再加上缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的自覺(jué)性和內(nèi)在動(dòng)力，業(yè)務(wù)素質(zhì)無(wú)法適應(yīng)項(xiàng)目檔案管理工作需要。

（四）項(xiàng)目檔案重復(fù)歸檔現(xiàn)象嚴(yán)重。由于項(xiàng)目檔案管理存在頂層設(shè)計(jì)缺陷，形式主義嚴(yán)重；項(xiàng)目檔案質(zhì)量評(píng)判體系存在誤區(qū)，崇尚多多益善；管理理念簡(jiǎn)單粗放，精細(xì)化管理能力不足，無(wú)論項(xiàng)目檔案的自身內(nèi)容構(gòu)成，還是歸檔主體的確定，都存在不同程度的重復(fù)現(xiàn)象。導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)，增加庫(kù)房壓力，亦給信息檢索帶來(lái)諸多不利影響，與“工程項(xiàng)目由誰(shuí)維護(hù)，工程檔案就由誰(shuí)歸檔”的原則相悖，與低耗高效的管理模式不一致。

二、解決項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的路徑

為有效解決通信建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理科學(xué)而高效，整理系統(tǒng)而規(guī)范，歸檔完整而精煉，中國(guó)聯(lián)通湖南省分公司采取了以下措施：

（一）完善項(xiàng)目檔案管理制度，優(yōu)化項(xiàng)目檔案工作體制機(jī)制。檔案室根據(jù)本單位建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定出針對(duì)性、操作性強(qiáng)，便于落地執(zhí)行的規(guī)章制度，出臺(tái)了《關(guān)于省公司檔案歸檔實(shí)行部門立卷制的通知》《關(guān)于調(diào)整部分工程檔案歸檔工作界面的通知》等文件，提出項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作的具體要求，理順歸檔流程，劃清了省公司與各市州分公司之間的職責(zé)界面，為項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理提供制度保障。具體舉措如下：1.強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。采取以會(huì)代訓(xùn)、微信指導(dǎo)、典型示范、現(xiàn)場(chǎng)觀摩等形式加大宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)。在項(xiàng)目檔案工作中，明確項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案過(guò)程管理和歸檔。同時(shí)，項(xiàng)目立項(xiàng)后應(yīng)由項(xiàng)目承建部門明確1名專（兼）職檔案員，向公司檔案部門備案，具體承辦建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、施工期間的提供利用和歸檔工作。2.明確歸檔時(shí)間。省公司檔案室依據(jù)財(cái)務(wù)決算批復(fù)，整理出已決算工程項(xiàng)目清單，將歸檔任務(wù)落實(shí)到各工程項(xiàng)目責(zé)任部門、分公司、項(xiàng)目經(jīng)理，規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目資料歸檔時(shí)間，并與公司財(cái)務(wù)部門、合同管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，未按規(guī)定移交歸檔項(xiàng)目的暫不支付合同尾款，促使參建單位主動(dòng)做好參建部門檔案資料的整理和歸檔。3.細(xì)化歸檔范圍。省公司立項(xiàng)的工程項(xiàng)目中，由省公司簽署合同但由分公司負(fù)責(zé)建設(shè)、維護(hù)的工程項(xiàng)目，包括立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、試運(yùn)行、驗(yàn)收、決算審計(jì)等文件材料，由原省公司和相關(guān)分公司各歸檔1套的模式調(diào)整為：各市分公司分別歸檔與自身相關(guān)的資料原件1套，省公司歸檔工程各項(xiàng)批復(fù)、可研報(bào)告、設(shè)計(jì)全套資料光盤、可研、設(shè)計(jì)總冊(cè)和修改冊(cè)紙質(zhì)資料以及分公司的初驗(yàn)證書(shū)、試運(yùn)行報(bào)告及終驗(yàn)證書(shū)原件1套。4.理順歸檔流程。明確設(shè)計(jì)單位、設(shè)備廠家、施工單位、監(jiān)理單位所交資料需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核通過(guò)，在工程技術(shù)文件材料移交目錄上簽字確認(rèn)，經(jīng)部門兼職檔案員驗(yàn)收合格后，開(kāi)具歸檔證明，方可申請(qǐng)終驗(yàn)付款。財(cái)務(wù)部門須見(jiàn)項(xiàng)目承辦部門兼職檔案員出具證明，才予以付款。完善項(xiàng)目檔案管理制度，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，真正形成分級(jí)管理的格局，各司其職，各負(fù)其責(zé)，使整套工程檔案在建設(shè)全過(guò)程都處在受控狀態(tài)中，確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、系統(tǒng)、安全。

（二）制定科學(xué)的項(xiàng)目檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提升項(xiàng)目檔案質(zhì)量。在工作實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)綱領(lǐng)性文件難以落地執(zhí)行，必須據(jù)此編制項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則，提升指導(dǎo)文件的統(tǒng)一性、適用性、可操作性，避免歸檔文件質(zhì)量參差不齊。同時(shí)，為解決分公司檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案知識(shí)欠缺，不能嚴(yán)格有效執(zhí)行工程檔案管理規(guī)定的問(wèn)題，檔案室牽頭與省公司相關(guān)部室共同制訂了各類工程檔案驗(yàn)收模版、組卷要求、案卷格式、質(zhì)量要求、歸檔流程等，并通過(guò)以會(huì)代訓(xùn)、編制工程檔案管理手冊(cè)等方式進(jìn)行宣貫。歸檔標(biāo)準(zhǔn)的制訂和落實(shí)，完善了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量保證體系，有利于提升項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案整理的規(guī)范性。由于通信工程項(xiàng)目參建單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)、技術(shù)差異大、人員變動(dòng)頻繁，如果缺乏項(xiàng)目檔案管理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，項(xiàng)目檔案質(zhì)量將難以保證。為此，省公司要求分公司檔案管理部門每年務(wù)必對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商的專（兼）職檔案人員及有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行一次系統(tǒng)培訓(xùn)，在思想和認(rèn)識(shí)上提升其對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案整理的重視程度和業(yè)務(wù)技能，盡可能避免返工，減少重復(fù)勞動(dòng)。

（四）開(kāi)展項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查，實(shí)行閉環(huán)管理。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，深入市州分公司開(kāi)展“駐點(diǎn)式”專項(xiàng)檢查及培訓(xùn)，提升項(xiàng)目檔案管理水平，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、源頭治理和過(guò)程管控。以合同條款的約定和履行為手段，把專項(xiàng)檢查重點(diǎn)放在項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，并對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)對(duì)點(diǎn)下發(fā)整改通知單，進(jìn)行跟蹤服務(wù)，限時(shí)督促整改。全面收集并系統(tǒng)梳理項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，不斷提升項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平和工作技能。并對(duì)歸檔完成情況通過(guò)檔案系統(tǒng)、現(xiàn)場(chǎng)檢查、事后通報(bào)等方式實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，倒逼項(xiàng)目檔案各項(xiàng)問(wèn)題的解決。

三、結(jié)語(yǔ)

通信建設(shè)項(xiàng)目作為通信企業(yè)提升運(yùn)營(yíng)效率和服務(wù)質(zhì)量的基石，在“五新聯(lián)通”建設(shè)中的地位日益凸顯，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，對(duì)日后的運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建具有重要支撐作用。通過(guò)認(rèn)真梳理通信建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的突出問(wèn)題，并因地制宜、精準(zhǔn)施策，有效促進(jìn)了項(xiàng)目檔案管理水平的提升和低碳、高效、規(guī)范運(yùn)營(yíng)。