“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新之道

文/陜西省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 王娜娟

在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)快速應(yīng)用的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”的相關(guān)理念也得到了各行各業(yè)的重視，其中在檔案管理中的應(yīng)用效果也越來越顯著。在檔案管理體系充分應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念以后，整個(gè)檔案管理活動(dòng)就可以依托于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境展開，顯著提高了各個(gè)工作模塊的最終成效。而對(duì)于水利電力設(shè)計(jì)院來說，雖然已經(jīng)開始應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)展開檔案管理工作，但是想要充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念的成效與價(jià)值，還需要針對(duì)當(dāng)前檔案管理體系進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作發(fā)生變化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：1.在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作也開始廣泛應(yīng)用各類互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料信息也轉(zhuǎn)化為電子版檔案信息，使得檔案數(shù)據(jù)的使用與保存都發(fā)生了較大的變化，需要進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新。2.在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，各類檔案數(shù)據(jù)信息的使用也會(huì)直接通過互聯(lián)網(wǎng)渠道進(jìn)行，整個(gè)檔案管理體系將會(huì)更加側(cè)重于服務(wù)性。這也要求各個(gè)檔案管理人員能夠轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)理念和意識(shí)，才能夠保證檔案管理工作發(fā)揮較好的成效。3.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，檔案管理工作正常進(jìn)行所涉及的內(nèi)容也出現(xiàn)了顯著擴(kuò)張，包含了計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、信息學(xué)等各個(gè)學(xué)科的知識(shí)，最終使得檔案管理轉(zhuǎn)變成為一項(xiàng)統(tǒng)一綜合的工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作存在的問題

通過上述分析可以發(fā)現(xiàn)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理體系發(fā)生了較為顯著的轉(zhuǎn)變。對(duì)于水利電力設(shè)計(jì)院來說，如果不能針對(duì)這些變化來進(jìn)行針對(duì)性的改善與創(chuàng)新，那么就很難保障檔案管理活動(dòng)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下發(fā)揮較好的成效。而結(jié)合當(dāng)前多數(shù)水利電力設(shè)計(jì)院檔案管理工作的實(shí)際情況來看，多數(shù)設(shè)計(jì)院都還存在一些問題，筆者結(jié)合這些問題進(jìn)行綜合的闡述。1.部分設(shè)計(jì)院雖然已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺(tái)，但是整個(gè)平臺(tái)在運(yùn)作過程中還存在數(shù)據(jù)滯后性、信息傳達(dá)不暢等各個(gè)方面的問題，使得檔案數(shù)據(jù)的電子檔信息很難發(fā)揮較好的成效，必須要在后續(xù)的建設(shè)中進(jìn)行針對(duì)性的改善與創(chuàng)新。2.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，各個(gè)檔案管理工作人員也應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身參與工作的理念和意識(shí)。但是當(dāng)前仍然有較多的檔案管理人員沒有明確自身的工作定位，最終使得檔案管理的具體活動(dòng)很難具有較好的服務(wù)性，不利于檔案管理工作取得較好的價(jià)值與成效。3.互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案數(shù)據(jù)逐步趨于電子化，但部分檔案數(shù)據(jù)還存在標(biāo)準(zhǔn)格式?jīng)_突等情況，給檔案數(shù)據(jù)的使用帶來了較為顯著的不足。除此之外，設(shè)計(jì)院雖然開始使用信息化檔案管理模式，但是并沒有及時(shí)更新信息化管理制度體系，使得各項(xiàng)信息化檔案管理方法沒有得到全方位的貫徹。4.在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，水利電力設(shè)計(jì)院的檔案管理也需要各類新型創(chuàng)新型人才，并且還要具有較高的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)。但就當(dāng)前設(shè)計(jì)院的多數(shù)檔案管理人員來說，在這方面的素質(zhì)水平還存在較為顯著的差距與不足，需要在后續(xù)時(shí)間里進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

（一）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理的動(dòng)態(tài)中心。水利電力設(shè)計(jì)院在展開檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該立足于當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來逐步形成檔案數(shù)據(jù)管理的動(dòng)態(tài)中心，同時(shí)還要兼顧針對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和綜合利用。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來說，則應(yīng)該積極融入各類網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，明確檔案數(shù)據(jù)的類型與特點(diǎn)，展開綜合全面的檔案管理工作。在動(dòng)態(tài)管理方面，需要檔案管理部門能夠第一時(shí)間歸納與整合各類檔案數(shù)據(jù)，并做好檔案數(shù)據(jù)的更新與分類儲(chǔ)存。在檔案數(shù)據(jù)信息輸出方面，也應(yīng)該結(jié)合信息化檔案管理模式來進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，最終也就能夠保證各類檔案數(shù)據(jù)信息能夠在設(shè)計(jì)院動(dòng)態(tài)發(fā)展中得到充分的應(yīng)用。

（二）轉(zhuǎn)變管理人員的服務(wù)理念。在“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)理念得到全方位鋪展開展的時(shí)候，水利電力設(shè)計(jì)院的所有檔案管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)理念，能夠在當(dāng)前時(shí)代樹立新的工作價(jià)值與服務(wù)觀念，最終形成契合于時(shí)代特征的服務(wù)模式。這需要各個(gè)檔案管理人員能夠充分貫徹以人為本的相關(guān)理念，同時(shí)還要使用人性化的服務(wù)方式，積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，真正明確自身的服務(wù)者角色形象。而為了實(shí)現(xiàn)這種效果，也需要設(shè)計(jì)院針對(duì)各個(gè)檔案管理人員進(jìn)行服務(wù)意識(shí)的相關(guān)講座活動(dòng)，同時(shí)還要積極引入各類新型的管理理念，結(jié)合信息化技術(shù)來改善檔案管理的方式，促使各個(gè)檔案管理人員能夠在后續(xù)的時(shí)間里著重提升自身的服務(wù)水平。

（三）貫徹檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，想要保證檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)中心高效運(yùn)作，還應(yīng)該全方位貫徹檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一相應(yīng)規(guī)章制度。首先，設(shè)計(jì)院應(yīng)該先制定統(tǒng)一的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)過程中，設(shè)計(jì)院應(yīng)該對(duì)各個(gè)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和利用，同時(shí)還要規(guī)整檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，嚴(yán)格按照既定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集、歸檔和管理，保障電子檔案管理的規(guī)范性。而對(duì)于設(shè)計(jì)院檔案管理的管理人員來說，也應(yīng)該立足于思想層面加強(qiáng)信息化檔案管理的重視程度，同時(shí)還要進(jìn)行相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)。除此之外，設(shè)計(jì)院還應(yīng)該結(jié)合信息化管理模式來構(gòu)建檔案管理監(jiān)督制度體系，促進(jìn)檔案管理模式的良性循環(huán)。

（四）積極進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的整體格局下，檔案管理人員自身素質(zhì)水平在很大程度上決定了檔案管理的最終成效。因此水利電力設(shè)計(jì)院也應(yīng)該積極進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。平時(shí)，設(shè)計(jì)院要針對(duì)檔案管理人員制定各類激勵(lì)制度，提高他們參與信息化檔案管理的積極性，并主動(dòng)進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的知識(shí)與技能學(xué)習(xí)和掌握。對(duì)于各個(gè)檔案管理人才來說，也應(yīng)該明確“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代自身成長(zhǎng)與發(fā)展的迫切性，能夠在工作之余多元學(xué)習(xí)和多維互動(dòng)，了解關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新型思想與理念，促進(jìn)設(shè)計(jì)院檔案管理水平的不斷提升。

四、結(jié)束語

綜合來看，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，水利電力設(shè)計(jì)院檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)了較為顯著的變化，必須要在后續(xù)發(fā)展中進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。對(duì)于各個(gè)水利電力設(shè)計(jì)院來說，在后續(xù)發(fā)展中應(yīng)該逐步建成檔案數(shù)據(jù)管理的動(dòng)態(tài)中心，可以針對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并逐步形成完善的信息化檔案管理制度體系。在檔案管理創(chuàng)新路徑實(shí)現(xiàn)的過程中，還應(yīng)該加快創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng)，使得各類基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化檔案管理技術(shù)得到全方位的貫徹，提高檔案管理工作的最終成效。