淺談綜合性醫(yī)院臨床科室秘書的角色定位和能力培養(yǎng)

文/華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院風(fēng)濕免疫科 陳子倩

黨的十九大報(bào)告明確提出“始終堅(jiān)定地實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略，同時(shí)強(qiáng)調(diào)人民健康是民族昌盛和國(guó)家富強(qiáng)的重要標(biāo)志”。綜合性醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)的主體，是深化醫(yī)療改革的主戰(zhàn)場(chǎng)，也是醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的“重頭戲”和難啃的“硬骨頭”。在醫(yī)院管理中，臨床科室秘書是連接醫(yī)院和科室的中樞，其崗位功能對(duì)調(diào)動(dòng)廣大醫(yī)務(wù)人員積極性，提升醫(yī)療服務(wù)體系的整體質(zhì)量和效率，發(fā)揮著不可或缺的作用。

一、設(shè)置臨床科室秘書的必要性

秘書工作在我國(guó)有著悠久的歷史，自從產(chǎn)生了完整的社會(huì)組織，就出現(xiàn)了與秘書工作有關(guān)的官職。從清末到民國(guó)，我國(guó)的秘書工作開始從古代向近代轉(zhuǎn)型。醫(yī)療秘書起步較晚，衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和高校教學(xué)醫(yī)院從70年代開始探索和建立科室秘書制度。臨床科室秘書對(duì)內(nèi)是科室運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、日常管理和各項(xiàng)服務(wù)工作，對(duì)外是展示科室形象的推手，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)溝通、信息宣傳和各項(xiàng)接待工作。專職秘書的設(shè)置，能有效地?fù)?dān)負(fù)起臨床科室的“左右手”功能，分擔(dān)科室主任和護(hù)士長(zhǎng)的事務(wù)性工作，減輕一線醫(yī)生的臨床、科研、教學(xué)任務(wù)，提高臨床科室行政事務(wù)的工作效率，使更多的時(shí)間有效用于醫(yī)療服務(wù)，促進(jìn)科室的可持續(xù)發(fā)展。

二、臨床科室秘書的角色定位

秘書的角色定位是一個(gè)變化發(fā)展的過程，根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容涉及不同方面。隨著公眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)需求的不斷增加，醫(yī)院的業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，規(guī)模日益擴(kuò)大，由醫(yī)技人員兼職臨床科室秘書已跟不上現(xiàn)有醫(yī)療工作精細(xì)化和規(guī)范化的要求。進(jìn)一步明確臨床科室秘書的角色定位，抓住該項(xiàng)工作的重點(diǎn)，對(duì)優(yōu)質(zhì)高效做好秘書工作顯得十分重要。

（一）行政事務(wù)。行政事務(wù)主要服務(wù)于科室主任。一方面是科室主任的參謀和助手，整合各方面信息，對(duì)工作決策提供具有建設(shè)性的意見。另一方面是執(zhí)行主任的決策，加強(qiáng)與醫(yī)院各部門的聯(lián)系，做好工作部署安排，順利完成各項(xiàng)任務(wù)。主要內(nèi)容含：（1）負(fù)責(zé)傳達(dá)、落實(shí)醫(yī)院行政部門的文件通知。（2）起草科室各類公文，做好科室會(huì)務(wù)工作。（3）負(fù)責(zé)科室各類資料的整理和歸檔。（4）協(xié)調(diào)科室內(nèi)部醫(yī)護(hù)關(guān)系，處理科室外聯(lián)事務(wù)。（5）輔助完成相關(guān)醫(yī)療行政事務(wù)。（6）負(fù)責(zé)科室資產(chǎn)管理，做好日常辦公耗材登記。（7）維護(hù)更新科室新媒體內(nèi)容，做好宣傳工作。（8）完成科室年終各類總結(jié)。（9）完成科室主任安排的其他臨時(shí)事務(wù)。

（二）教學(xué)事務(wù)。教學(xué)事務(wù)主要服務(wù)于科室教師和學(xué)生。高校附屬醫(yī)院學(xué)生種類繁多，含本科生、碩士生、博士生、規(guī)培學(xué)員、同等學(xué)力學(xué)員等，教學(xué)事務(wù)主要內(nèi)容就是協(xié)助科室教學(xué)主任管理教學(xué)方面的日常事務(wù)，從而使教學(xué)秩序有條不紊，教學(xué)工作順利開展。教學(xué)秘書是聯(lián)系臨床科室和教務(wù)部門之間的橋梁，也是連接臨床科室和師生之間的紐帶。主要內(nèi)容含：（1）負(fù)責(zé)傳達(dá)、落實(shí)醫(yī)院教務(wù)部門的文件通知。（2）協(xié)助做好本科生的臨床實(shí)習(xí)和住院醫(yī)師規(guī)培學(xué)員的臨床輪轉(zhuǎn)工作。（3）協(xié)助做好研究生推薦免試和招生復(fù)試工作。（4）協(xié)助做好研究生中期考核工作。（5）協(xié)助做好研究生答辯事宜。（6）協(xié)調(diào)科室內(nèi)部師生關(guān)系。（7）完成安排的其他臨時(shí)事務(wù)。

（三）科研事務(wù)。科研事務(wù)主要服務(wù)于科室科研人員。筆者所在同濟(jì)醫(yī)院近兩年國(guó)家自然科學(xué)基金資助項(xiàng)目數(shù)量在全國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中排名分別為第一、第二。2018年，中國(guó)醫(yī)院各學(xué)科綜合指數(shù)排行，同濟(jì)醫(yī)院以綜合指數(shù)2145.62，位列全國(guó)第四。做好科研工作可有效提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院學(xué)術(shù)發(fā)展、人才培養(yǎng)及技術(shù)水平提高。主要內(nèi)容含：（1）負(fù)責(zé)傳達(dá)、落實(shí)科研部門的文件通知。（2）協(xié)助各類科研項(xiàng)目的申報(bào)。（3）負(fù)責(zé)建立科室科研成果檔案。（4）做好科室學(xué)術(shù)活動(dòng)的安排。（5）完成安排的其他臨時(shí)事務(wù)。

三、臨床科室秘書的能力培養(yǎng)

臨床科室秘書作為醫(yī)院管理過程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在新時(shí)代、新思想推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的背景下，可以有效地推動(dòng)醫(yī)院的長(zhǎng)效建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展。為適應(yīng)新要求，需要不斷通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)、實(shí)踐應(yīng)用和科學(xué)研究等形式，使工作能力更加專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。

（一）思想政治素養(yǎng)和思想道德方面。中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代，思想政治工作也進(jìn)入了新時(shí)代。新形勢(shì)下的醫(yī)院思想政治工作，是醫(yī)院建設(shè)的首要方面，是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的前提條件。臨床科室秘書應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的醫(yī)療相關(guān)政策和會(huì)議精神，深入學(xué)習(xí)貫徹新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，關(guān)心國(guó)家大事，牢固樹立科學(xué)的人生觀、世界觀、價(jià)值觀，全心全意為人民服務(wù)，為患者服務(wù)。注重理論聯(lián)系實(shí)際，不斷提高自身素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)下醫(yī)院思想政治工作的需要。在思想道德方面，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)崗位要忠于職守，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要服從安排，對(duì)工作要兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)患者要心懷仁愛，對(duì)學(xué)生要耐心包容，對(duì)涉密信息要做好安全防線。在工作中堅(jiān)持客觀事實(shí)，不弄虛作假，具有甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。

（二）科室業(yè)務(wù)能力方面。臨床科室秘書工作內(nèi)容不同于一般秘書，專業(yè)性較強(qiáng)，不但要求要有較高的秘書專業(yè)水平,還要具備一定的臨床、教學(xué)、科研相關(guān)專業(yè)能力。在管理方面，需要關(guān)注國(guó)家醫(yī)療政策，學(xué)習(xí)醫(yī)院管理相關(guān)知識(shí)。筆者所在同濟(jì)醫(yī)院為亞洲首個(gè)通過德國(guó)醫(yī)療透明管理制度與標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)（簡(jiǎn)稱KTQ）質(zhì)量認(rèn)證的醫(yī)院，科室管理在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理及后勤保障方面，均需按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在臨床方面，熟悉本科室開展的醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的醫(yī)療專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在醫(yī)務(wù)管理、門診管理、醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療安全管理等方面，了解相關(guān)領(lǐng)域工作流程。在教學(xué)方面，與教務(wù)部門加強(qiáng)溝通，協(xié)助導(dǎo)師，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，深化醫(yī)教協(xié)同，規(guī)范研究生從入學(xué)到畢業(yè)的業(yè)務(wù)流程。在科研方面，應(yīng)了解科研管理、學(xué)科建設(shè)、外事工作、平臺(tái)管理流程及各類活動(dòng)、項(xiàng)目的新進(jìn)展，為本學(xué)科醫(yī)護(hù)人員做好科研工作服務(wù)。

（三）個(gè)人綜合素質(zhì)能力方面。臨床科室秘書在醫(yī)院科室中擔(dān)負(fù)著助手、辦文、辦會(huì)、辦事等主要工作職能，是一項(xiàng)承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、為領(lǐng)導(dǎo)者參謀服務(wù)的職務(wù)。需要具備較高的綜合素質(zhì)，比如過硬的文字功底、超前的謀劃能力、良好的溝通能力和信息匯總傳達(dá)能力。同時(shí)應(yīng)注重學(xué)習(xí)，全面提升各方面能力，比如辦公軟件、醫(yī)院管理、平面設(shè)計(jì)、攝影攝像、英語口語、數(shù)據(jù)分析、文檔速記、電腦工具和軟件培訓(xùn)等。溝通是開展一切工作的前提，高校附屬醫(yī)院不同于普通醫(yī)院，科室需要聯(lián)系的部門不僅院內(nèi)，還包括大學(xué)主管部門、衛(wèi)生行政部門、醫(yī)學(xué)協(xié)會(huì)組織、涉外專家所在單位等。秘書在執(zhí)行上行溝通、平行溝通、下行溝通的時(shí)候，都需要良好的溝通技巧來獲得理解與支持，從而提高執(zhí)行力和工作績(jī)效。在實(shí)際工作中，充分運(yùn)用PDCA（戴明循環(huán)）管理模式，提高自己的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院臨床科室秘書崗位的設(shè)置符合醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的需求，對(duì)科室的可持續(xù)發(fā)展是有利的、必要的、可取的，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人力資源專業(yè)化的目的，把科室領(lǐng)導(dǎo)、專家教授從繁瑣的行政事務(wù)中解放出來，實(shí)現(xiàn)“人盡其才、才盡其用、專職專責(zé)”的效果。