高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)分析

文/青海大學(xué) 郭倩

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢已經(jīng)成為社會各行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展模式的重要嘗試。高校的檔案資料管理也同樣如此。當前只有充分利用檔案信息資料，挖掘其中所蘊含的信息數(shù)據(jù)情況，才能夠為高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)的支持，才能夠更好地構(gòu)建其現(xiàn)代化的高校服務(wù)機制。因此實現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有必要性和可行性。

一、高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問題。1.高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少協(xié)調(diào)機制。不同地區(qū)的不同等級高校的內(nèi)部管理制度不同，這促使高校檔案管理工作中形成不同的機制，如有的高校學(xué)生檔案管理分屬招生部，而高校一些行政管理檔案則分屬于學(xué)校的校長辦公室管理。這些分散化的管理體制，使得高校檔案管理即便實現(xiàn)了電子化、信息化管理，其資源的共享性發(fā)展也大大不足。而實現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的關(guān)鍵就在于檔案信息是否能夠?qū)崿F(xiàn)高效、合作、共享化匯總管理，能夠擁有檔案數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化處理。由此可知高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)任重而道遠。2.高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中缺少專業(yè)的人才隊伍。在高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，人才是影響建設(shè)成效的關(guān)鍵因素，在高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進程中，需要檔案人員發(fā)揮主觀創(chuàng)新性，實現(xiàn)對各種軟件、各種系統(tǒng)的優(yōu)化升級。但是事實上當前在高校檔案管理工作中，其管理人員的整體素質(zhì)不高，其不能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要求下高校檔案管理工作，同時缺少對檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)的綜合應(yīng)用能力，不能夠滿足高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的各項需求。

（二）高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的注意事項。針對當前的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的現(xiàn)狀可知，當前高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進程的推進忽視了以下兩個重點，由此導(dǎo)致高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進度緩慢。1.忽視了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一個由內(nèi)而外的整體性過程。對于大多數(shù)高校檔案管理部門而言，其都錯誤認識了高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，其認為借助計算機等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成高校檔案管理就是實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)管理。而事實上，高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一個由內(nèi)而外的全過程項目，其需要建立好檔案網(wǎng)絡(luò)化管理條例，確保能夠?qū)τ诟鞣N檔案數(shù)據(jù)展開數(shù)字化管理，還要求由此建立起一個數(shù)據(jù)庫，確保能夠增加數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享發(fā)展；更重要的是要求能夠按照高標準，使得本校的檔案數(shù)據(jù)能夠為文化自信強國建設(shè)提供支持。2.高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的關(guān)鍵在于檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用而非是儲存。檔案管理的前提是對檔案數(shù)據(jù)進行收集，按照一定的標準進匯總。而其根本就在于檔案的應(yīng)用。高校能夠借助網(wǎng)絡(luò)化的檔案數(shù)據(jù)指導(dǎo)自身的戰(zhàn)略發(fā)展目標設(shè)定，各行業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能夠借助各大高校的專業(yè)科研成果作為理論基礎(chǔ)等等。因此在高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中更重要的是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用發(fā)展。針對于此可以發(fā)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍有漫長的道路要走。

二、高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施

（一）正確認清高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作。正確認識高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作能夠為其提供一個完整的建設(shè)流程，能夠做好對高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的精細化管理。1.能夠為網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供必要的資源。在高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，其主要是依賴于計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，并且擁有一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，才能夠有序完成檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化儲存、網(wǎng)絡(luò)化管理以及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。當高校管理層認識到了檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性之后，其就能夠在高校的成本預(yù)算管理中，為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供必要的資金支持，采購先進的計算機設(shè)備，滿足網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的硬件條件。2.能夠為高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。在高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，其必須按照一定的流程秩序，完成數(shù)據(jù)庫建立，對于檔案資料進行補充完善，按照一定的分類標準完成檔案的歸納收集。若是能夠正確認識到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標準流程，則能夠讓高校檔案管理工作更加標準有序。如在檔案網(wǎng)絡(luò)管理中，學(xué)校實現(xiàn)投入展開檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建，發(fā)動整個高校內(nèi)相關(guān)的人員對于科研材料等檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化收集歸納，而非是有的是以電子形式儲存，而有的檔案數(shù)據(jù)是以紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)儲存。如此一來大大提高了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的效率。

（二）加強對高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)人員的培育。在高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，人才一直是關(guān)鍵因素。只有專業(yè)的人才隊伍才能夠及時完成對檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)更新補充；也只有具有計算機專業(yè)知識的人才能夠發(fā)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)運行中所出現(xiàn)的故障，避免因為設(shè)備故障帶來整個檔案數(shù)據(jù)儲存數(shù)據(jù)的不安全。當前應(yīng)加強對高校答案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)人才的培育。1.樹立起復(fù)合型人才培育目標，確保從事檔案管理的人才同時擁有檔案管理知識、計算機相關(guān)知識等等，還擁有創(chuàng)新創(chuàng)造精神，能夠展開對網(wǎng)絡(luò)化檔案系統(tǒng)的優(yōu)化創(chuàng)新。2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人才能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)。如其能夠以國家標準為依據(jù)，建立起具有較高的利用率的數(shù)據(jù)庫，并且能夠及時展開對數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，確保其能夠滿足不同時代高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用需求。還要求能夠全面提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)水平，即其能夠為高校的各項經(jīng)營管理活動、科學(xué)研究活動提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和依據(jù)，從技術(shù)層面提高檔案網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用率。

三、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會建設(shè)中，檔案管理已經(jīng)逐漸成為一個專門的學(xué)科和領(lǐng)域，做好檔案的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠構(gòu)建一個完整的高校信息資源系統(tǒng)，構(gòu)建起一個全社會的全方位信息資源庫，從根本上改善個人信息傳輸共享的安全性、時效性。更可以從根本上為高校的教育和科研事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供科研數(shù)據(jù)和相關(guān)文獻資料。由此可知實現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)管理成為高校行政管理的重要課題所在。通過分析當下的高校檔案管理的現(xiàn)狀可知，建立網(wǎng)絡(luò)化管理的高校檔案庫仍舊面臨著網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)管理機制不全面、網(wǎng)絡(luò)標準化建設(shè)水平低以及檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、檔案管理人才素質(zhì)較低等情況。在現(xiàn)階段，高校檔案管理必須能夠從加強對檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意識入手，自上而下，充分發(fā)揮高校每一個人在檔案管理中的積極作用，展開對檔案文件資料的及時、高效轉(zhuǎn)移管理。還要求能夠加強對網(wǎng)絡(luò)中檔案信息的安全性的把控，為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展提供規(guī)范性制度，提供可靠的設(shè)備技術(shù)。更重要的是要加強檔案管理機構(gòu)隊伍建設(shè)，確保檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，所有的檔案工作人員都能夠各司其職，完成檔案數(shù)據(jù)庫建立，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)手段完成檔案信息化建設(shè)。