高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

文/山東工商學院 張玉龍

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

高校檔案管理信息化建設(shè)有許多重要的意義，首先，信息化建設(shè)有助于促進高校各項事業(yè)的發(fā)展，目前我國大多高校的檔案管理工作仍然存在著許多問題。高校對于檔案管理工作沒有教育事業(yè)的重視程度大，導致現(xiàn)階段的檔案管理工作仍然不能滿足信息化建設(shè)的需要，但是檔案管理工作其實是一個關(guān)系到高?？沙掷m(xù)性發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，優(yōu)化高校檔案管理工作對于高校各項事業(yè)的發(fā)展有著促進作用，并且還可以提高高校檔案管理的效率。應用信息化技術(shù)一方面可以為高校檔案管理工作提供很多便利之處，同時避免了人力和財力的浪費，實現(xiàn)資源的合理配置。在信息化大背景下，有效利用信息化建設(shè)技術(shù)在促進高校檔案管理的統(tǒng)一整理的同時也更好地促進社會信息化潮流，實現(xiàn)與現(xiàn)代潮流相接軌。最后，應用信息化建設(shè)注重對電子資料的收集管理，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)版向電子版資料過度，實現(xiàn)了高校檔案管理的高效性，同時也減少了檔案的用地面積，不斷促進信息化管理水平。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠佳。高校雖然強調(diào)對教職員工的素質(zhì)培養(yǎng)，但是對于檔案管理人員的培訓少之又少，再加上大多管理人員都不是對口大學畢業(yè)，導致其業(yè)務(wù)專業(yè)素質(zhì)本身就低。再者，許多高校的檔案管理人員屬于兼職，使得檔案管理隊伍不穩(wěn)定，就算學校組織培訓，也是無濟于事。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力弱主要表現(xiàn)在其檔案管理知識水平較低，沒有經(jīng)過專門的人才培養(yǎng)，一部分原因是大學并非檔案管理專業(yè)，另一方面是由于高校的重視程度不夠，沒有給予管理人員進修機會，導致在日后的工作中管理人員出現(xiàn)歸檔錯誤，對有效的資料不能及時識別的現(xiàn)象，致使高校的檔案管理工作出現(xiàn)問題，不能滿足高校的發(fā)展需要。

（二）對于高校檔案信息化管理的重視程度不夠。現(xiàn)如今大多高校用地緊張，所以許多高校為了保證自身利益，縮減了檔案資料的用房面積，使得高校的數(shù)據(jù)資料不夠完善。另一方面，雖然有些高校已經(jīng)投入了電子檔案的使用，但對于軟件創(chuàng)新管理方面仍存在很大的漏洞，至今部分學校仍然停留在手工整理檢索資料的時候，這樣一方面使管理人員的專業(yè)能力不能有效地發(fā)揮，而且由于人工的限制，也會存在資料庫不夠完善內(nèi)容局限的問題。再者，隨著當代經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)逐步融入人們的生活，大數(shù)據(jù)的處理全面并且便于成批管理，對二次檢索查閱縮短了很多時間。

（三）高校檔案信息化管理制度不夠完善?？茖W合理的檔案管理體制是學校順利開展工作的有效前提，現(xiàn)如今大多高校對于教學、學生管理方面的管理較強，而對于檔案的管理制度體系并沒有太多的重視，導致現(xiàn)在仍然存在著許多問題。首先，檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，只是將檔案表面上整理然后入駐資料庫，而沒有根據(jù)其本質(zhì)將其分批次整理，這樣就會導致檔案二次調(diào)動時即耗力又耗時，而且各部門管理人員不夠?qū)I(yè)化，職能多樣性。其次，高校的檔案考核制度過于形式化，大多高校對于整理后的考核沒有太多要求，管理人員敷衍了事，使檔案管理缺少了標準化規(guī)范化，加上后期形式上的考核制度，使得檔案管理失去了其自身的意義。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)途徑研究

（一）增強高校檔案信息化管理的重視程度?，F(xiàn)在大多高校只重視學生教學、專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)方面，而對于高校的檔案管理并沒有太大的重視，這樣就會給檔案的二次查閱帶來很多不便的地方，并且如果將檔案按其特殊類型分別整理更會為學校管理提供很多便利的地方，所以，高校必須要加強對于檔案管理的重視程度，不僅僅對于學校的自身發(fā)展方面，更有利于整個教育行業(yè)的綜合發(fā)展。首先，要完善高校檔案管理的體系制度，并且加強對于管理人員的人才培養(yǎng)，陟罰臧否，明確獎賞與懲罰制度，由于其利益不像其他行業(yè)那樣收益快，學校就相對不會太重視，但是，完整的檔案管理制度體系可以使高校教育方面事半功倍，而完整的檔案管理制度體系又依賴于高校的重視程度。明確信息化建設(shè)的目的，對高校檔案管理實行各部門提供資料登記，而管理部門的工作就是將大數(shù)據(jù)進行分類管理，便于教師和學生的二次查閱，為學校的教育事業(yè)起到一個推動作用。

（二）加大高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定了其業(yè)務(wù)能力，間接的影響著高校的發(fā)展前景。高校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是決定檔案管理工作高效性完善性的一個關(guān)鍵性因素，對原有的管理人員進行培養(yǎng)和引進新的人才相結(jié)合，才能使檔案管理工作有效銜接，另外，具有一定的實戰(zhàn)經(jīng)驗十分重要，原有的管理人員可以將自己的經(jīng)驗傳授給新的人才，而引進的人員最好具有專業(yè)的信息化技術(shù)能力。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有很多途徑：一方面，各高等院校作為人才培養(yǎng)的主力軍需要加強對于人才培養(yǎng)的素質(zhì)質(zhì)量的教育，而不是將生源的多少作為首要目的。另一方面，高校要經(jīng)常開展對于檔案管理人員的培養(yǎng)與進修，設(shè)置完善的薪酬管理制度與績效考核制度，這樣才能增加人才的晉升主動性與能動性，也要考慮到團隊的合作與分工明確這兩個因素，提高管理人員的協(xié)作能力，從而從根本上提高檔案管理的標準化規(guī)范化，對于醫(yī)院檔案的二次查閱檢索提供了一個便利的途徑，并且同時也保證了高校檔案的安全性，有利于檔案的管理制度完善。

（三）完善高校檔案信息化管理制度。科學合理的檔案檔案管理體系可以有效地提高檔案管理的效率，所以，在實際的管理中更應該完善檔案管理制度體系。首先，應該先分析當代社會背景對于醫(yī)院的基本需求以及檔案管理的情況，結(jié)合實際要求，制定出符合實際具有實踐意義的檔案管理體系制度，提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，緊跟時代步伐不斷優(yōu)化管理創(chuàng)新模式。其次，要制定一套完善的后期考核制度，最重要的是醫(yī)院的監(jiān)管力度必須做到高效以及切合實際，醫(yī)院不能只重視考核制度的形式化，而將其作為檔案管理準確性的保障，實行各部門明確分工管理體制，完善檔案管理制度體系，在實現(xiàn)利益最大化基礎(chǔ)上并且使其更加規(guī)范化標準化，綜合提高檔案管理制度的高效性。

四、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)是一個漫長的過程，需要各大高校在實踐的過程中不斷改進。目前高校檔案管理工作仍然存在著許多問題，例如，高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠佳；學校領(lǐng)導對于高校檔案信息化管理的重視程度不夠；高校檔案信息化管理制度不夠完善。因此，本文提出了許多完善高校檔案管理信息化的建設(shè)途徑，例如，增強對于高校檔案信息化管理的重視程度使高校的教育事業(yè)事半功倍；加大高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，實現(xiàn)人力和財力的資源合理配置；完善高校檔案信息化管理制度實現(xiàn)利益的最大化的同時又使檔案管理更加規(guī)范化標準化。