檔案工作人員的素質要求及提升途徑探討

文/三亞學院 郎志英

大數據時代，受制于多種因素的影響，檔案管理的內容越來越多，對于專業(yè)性的要求也越來越重要，檔案作為人力資源管理的重要方式，是現階段人才挖掘以及培養(yǎng)工作的重要組成，對于人才梯隊建設有著極為深遠的影響。為了確保檔案管理工作的順利進行，有效應對現階段檔案管理人員中存在的問題，切實發(fā)揮工作人員在檔案管理中的積極作用。本文著眼于實際，全面梳理檔案工作人員素質的重要性，以此契機，做好相應的準備工作，做好人員素質的養(yǎng)成以及提升工作，切實發(fā)揮人才優(yōu)勢，確保檔案管理活動的有序開展。

一、加強檔案工作人員素質要求的重要性

大數據是當前時代進步發(fā)展的產物，在信息化建設方面，人才是基礎。首先，現階段作為一種趨勢，大數據技術在檔案工作中的應用，極大地提升了檔案管理的信息化水平，切實滿足實際的檔案管理要求。但是從實際情況來看，部分檔案工作人員在日常工作中，自身所掌握的技能與知識，無法滿足檔案管理工作的基本要求，導致工作效率較為低下，各項工作無法落實到位，尤其是現階段檔案管理信息化水平較低，檔案信息共享機制不健全，各行各業(yè)之間的聯系建立的也比較少，導致無法共同分享最有效的信息。其次，檔案硬件和軟件的資金投入明顯較弱。據了解，我國中西部地區(qū)和偏遠山區(qū)的檔案管理信息化建設比較落后。尤其是在OA系統(tǒng)方面，政府和相關職能部門對其投入的資金和技術還比較欠缺。最后，檔案信息的安全性也是令人擔憂。如果電腦中病毒，或者是遭到黑客侵入電腦，檔案管理工作就會造成很大的損失，不僅會使得檔案信息泄露，而且嚴重影響到檔案管理單位的公信度。

因檔案是一種重要的媒介，記錄著人類在社會生活等各個方面的傳播與發(fā)展，對于經濟發(fā)展有著極為深遠的影響，與其他管理工作有所區(qū)別，檔案管理內容相對較多，管理難度較大，大數據技術在檔案管理工作中的高效應用，則在很大程度上彌補了檔案管理工作中存在的問題。首先，在現代化機制下，大數據技術實現了檔案管理工作的升級，形成現代化的管理體系，從而有效避免檔案丟失或者損毀的風險。在進行檔案管理工作的時候，通過利用大數據可以幫助工作人員提高工作效率，節(jié)約時間，而且在很大程度上能夠保證檔案整理工作的準確性和便捷性。其次，傳統(tǒng)管理工作在檔案管理的過程中，主要借助于膠片或者紙質材料，但是這種檔案存儲方式成本較高，檔案極易丟失，有著較大的風險隱患，同時檔案查詢難度較高，無法滿足實際的使用需求。大數據的應用，豐富了檔案存儲介質，降低了檔案存儲難度，提升了檔案的實用性。在檔案管理的數據收集過程中，主要是通過紙質資料的主動移交，易造成資料丟失的情況發(fā)生。而大數據則可通過互聯網自己進行資料的收集，給檔案管理工作帶來了無限便利，與此同時，通過大數據使得對于檔案的復制更為方便和快捷，這樣有利于提高檔案管理工作人員查找和處理檔案的效率。

二、提升檔案工作人員素質的具體途徑

（一）提高檔案工作人員的大局意識。隨著我國對市場經濟秩序管理越來越嚴格，市場競爭越來越激烈，檔案管理顯得更加重要，檔案管理工作不是簡單地對資料進行收集和整理，而是需要具有一定的專業(yè)性，對資料進行有效規(guī)范的管理，而且檔案管理工作人員須有很強的責任感，保證檔案資料的真實性。應做好總體規(guī)劃和布局，統(tǒng)籌發(fā)展，完善檔案管理數據庫，以大數據為途徑，做好檔案的歸檔、存儲以及交互工作，并在這一過程中，結合檔案管理的相關要求，形成高效的交流機制，構建起檔案信息共享機制，在共享過程中，檔案內的相關信息得以快速共享，在很大程度促進了檔案的有效使用，實現了人力資源的合理管控以及發(fā)掘。同時也能夠保證資源使用的合理性，為后續(xù)檔案管理信息化進程的開展提供了方向性引導。提供一定的物質基礎和保障，通過投入資金進行硬件設備的升級更新，通過硬件升級，確保大數據技術在檔案管理環(huán)節(jié)的有序使用，推動檔案管理的信息化進程。為了提升檔案管理工作的安全性，降低檔案丟失或者損毀的縫隙，在檔案管理信息化的過程中，工作人員需要進行相關技術交底，明確檔案信息化管理的主要方式以及管理重點，著重強化檔案保護效能，從而確保檔案管理的安全性，同時做好加密技術，避免黑客入侵。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)性。一個企業(yè)要想獲取更長遠的發(fā)展，關鍵是對人才的引進和培養(yǎng)，人才始終都是一個企業(yè)的核心。時代發(fā)展之迅速，檔案工作人員必須要不斷加強學習，通過自學與培訓相結合，學習新的專業(yè)知識和檔案管理技術。為了能夠讓企業(yè)在生產經營的過程中獲取最大的經濟效益，企業(yè)要努力提高檔案管理工作團隊的綜合素養(yǎng)，不斷建立健全人才引進制度。在高素質人才引進過程中，應當做好人才篩選，制定必要的選用標準，著重考察工作人員檔案分類、存儲以及保管能力，形成對工作人員專業(yè)能力的有效評估，通過這種方式，有效避免檔案管理過程中出現差錯的概率，發(fā)揮高素質人才優(yōu)勢。同時做好定期培訓工作，通過有計劃的集中培訓以及輪訓，使得工作人員進行技術革新，掌握更新的專業(yè)技能。加強人才培養(yǎng)，多開展業(yè)務培訓，借助于輪訓或者集中培訓的方式，樹立他們的責任意識和保密意識，掌握現代化的檔案管理手段，強化檔案管理方法，提升檔案信息化建設水平。

（三）提高檔案工作人員的政治素質。在檔案管理環(huán)節(jié)，應當突出政治站位，檔案人員需要不斷提升自身的政治素養(yǎng)，以此為基礎，通過相應的檔案管理專業(yè)知識以及管理技能，結合正確的工作認識以及工作狀態(tài)，規(guī)范自身的管理行為。在工作的過程中認真學習當前黨的路線、方針、政策，不斷提高自身的政治素質，使得其各項檔案管理工作，在相關理論的指導下，順利開展各項檔案工作，確保各項管理工作在國家法律法規(guī)的框架下，有序開展相應的檔案管理工作。由于檔案管理工作要求工作人員要有很強的保密意識，一旦泄露相關資料就會造成很大的經濟損失，這就要求工作人員要學習我國最新的保密法規(guī)條例，在工作過程中一定要有保密的理念，不能夠泄露任何的資料。檔案管理工作人員必須在思想上和行動上與黨的思想始終保持一致，充分運用自己所學的法律、政治和經濟等知識不斷提高對檔案管理工作的效率，加強自身自律的學習，不斷提升自己的素質。

三、結語

在大數據時代，檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及工作能力，是檔案管理信息化的重要推動力。在這一思路的指導下，相關主管部門應當做好應對處理工作，通過系統(tǒng)化的應對方式，扎實提升工作人員的素質。