探究ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的應用

陳洪梅

摘要：在新時代、新科技、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，計算機和軟件系統(tǒng)已演變?yōu)槠髽I(yè)管理的重要組成部分，ERP利用現(xiàn)代化的信息技術，將制造業(yè)的采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、售后、人力資源、資金、成本、財務等所有環(huán)節(jié)串聯(lián)在一起，實現(xiàn)資源共享，同時在實施中，也會產(chǎn)生很多的現(xiàn)實問題，結合制造業(yè)的實際，探討ERP管理對提高企業(yè)財務管理水平和效率的重大實用意義。本次主要研究ERP在實際企業(yè)應用中遇到的人力配置、資料提供、部門協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)保護等問題，并著重解決實際應用中遇到的各項問題，使得ERP真正成為企業(yè)的管理助手。

關鍵詞：財務管理;ERP系統(tǒng);制造業(yè)

全球化趨勢下，企業(yè)資源管理以ERP作為應用基礎，創(chuàng)新應用在制造業(yè)各個生產(chǎn)、流通環(huán)節(jié)，提升企業(yè)管理人員的效率。引進新式財務管理模式，破除傳統(tǒng)的管理思路，重新獲取新的財務管理理念和技術革新。提升財務人員的素養(yǎng)，將企業(yè)財務管理不斷改進、優(yōu)化，逐步完善，形成人、財、物的系統(tǒng)化管理。

一、ERP系統(tǒng)的概念及重要性

（一）ERP系統(tǒng)的概念

ERP系統(tǒng)是以企業(yè)資源計劃為基礎，以管理會計為主要內(nèi)容的系統(tǒng)程序，在信息技術的作用下，為企業(yè)創(chuàng)造一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，以生管按排、生產(chǎn)流程作為生產(chǎn)化管理的信息應用方式。

（二）ERP系統(tǒng)的重要性

ERP展示了計算機技術的明顯優(yōu)勢，對企業(yè)中涉及的全部內(nèi)容進行資源統(tǒng)一，有效利用，使得財務工作變得更加規(guī)范，有依有據(jù)，前后完全統(tǒng)一，成為企業(yè)發(fā)展中信息管理的重要組成部分。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的應用現(xiàn)狀及存在的問題

（一）企業(yè)對ERP管理在實際運作中的重要性存在誤區(qū)

ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的每一個環(huán)節(jié)都有使用，是一個比較繁瑣而系統(tǒng)性的工作，完成整個系統(tǒng)需要大量的人力、物力，而且是一個持續(xù)不斷、重復循環(huán)的過程，在各個模塊中都有不同的作業(yè)需求，而每個模塊的作業(yè)人員，只是將自己的作業(yè)完成，但卻忽略與上下環(huán)節(jié)的溝通、協(xié)調(diào)，導致數(shù)據(jù)的準確性、及時性存在問題。大部分高層管理人員認為已經(jīng)提供了管理軟件，但在實際應用中，卻未讓所有人員深刻體會ERP存在的重要性。

（二）模仿現(xiàn)有的通用ERP管理形式，無法制定出符合本企業(yè)的管理模式

購買軟件時，為節(jié)藥成本只是選用通用的模式，未對本身企業(yè)的需求狀況進行調(diào)研、分析，使得實際使用中，部分功能不適用企業(yè)而浪費資源，而實際的需求卻被忽略。

（三）財務管理人員在ERP的系統(tǒng)應用中與關聯(lián)部門產(chǎn)生的協(xié)同問題

財務管理是將采購模塊、生產(chǎn)制程、銷售模塊、資產(chǎn)模塊、應收應付、人力資源等進行匯總的模塊，每個前制程的模塊在作業(yè)中，會因作業(yè)的前后順序?qū)е虏患皶r，產(chǎn)生的內(nèi)容不準確，因而到后制程才被發(fā)現(xiàn)，需倒著查找問題、修改問題，費時費力。在此協(xié)同作業(yè)過程中，自第一個流程開始，每個部門、每個作業(yè)人員都應對自己的作業(yè)內(nèi)容負百分百的責任，每個部門的管理者應對本部門作業(yè)內(nèi)容做好審核工作，確認流轉(zhuǎn)給下一個流程的內(nèi)容是準確無誤的，方可保證關聯(lián)部門的協(xié)同、溝通、流轉(zhuǎn)是完全正確。

（四）ERP數(shù)據(jù)管理安全性存在的隱患

因企業(yè)管理疏忽、軟件系統(tǒng)本身缺陷，外來程序的惡意攻擊、不可抗外力災害等產(chǎn)生的安全威脅。ERP數(shù)據(jù)的使用者、管理者、資訊管理人員都應承擔相應的職責，并在數(shù)據(jù)使用過程及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保證數(shù)據(jù)的完整性、安全性。

三、完善ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中應用的對策

（一）提升人員工作素養(yǎng)和實操能力

1. 員工專業(yè)知識和軟件技術薄弱將直接影響ERP系統(tǒng)的應用，會導致企業(yè)出現(xiàn)各項問題，若無法尋找到相應的解決方案，從而影響企業(yè)的辦公效率和經(jīng)濟利益。企業(yè)應適時引入財務、管理知識、軟件知識等都兼具的人才，對現(xiàn)有財務人員和其他模塊的人員進行全面而系統(tǒng)的培訓，幫助作業(yè)人員掌握最新的計算機和軟件的操作能力、操作技巧，靈活運用軟件的各項功能。

2. 員工經(jīng)過充分的專業(yè)知識和軟件操作培訓，應對ERP系統(tǒng)有充分的認識，并根據(jù)需求鉆研各項技能，不斷提供自身水平。作業(yè)人員應及時收集企業(yè)內(nèi)部、外部數(shù)據(jù)，并在有效的時間內(nèi)完成單據(jù)的錄入、審核。將正確的報表提供給本部門的使用者和上下環(huán)節(jié)的使用者。

3. 財務人員每天需要完成各項信息的收集、歸納、整理、錄入，并及時進行分析工作和財務評價，市場信息瞬息萬變，財務管理人員必須及時掌握信息變化，通過ERP能夠讓財務人員做出準確的判斷，同時將各項分析數(shù)據(jù)以最完善、最準確的方式提供給各個部門，進行數(shù)據(jù)共享，將有效降低各項風險的發(fā)生。

4. 在ERP使用的過程中，高層管理人員應以ERP系統(tǒng)作為管理基礎，從行動和觀念上及時轉(zhuǎn)變企業(yè)管理思路，以戰(zhàn)略性的眼光保障ERP在企業(yè)中發(fā)揮管理優(yōu)勢，應及時使用審核系統(tǒng)，完成各項流程審批，保證上下環(huán)節(jié)及時作業(yè)。充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行分析，善加利用，對企業(yè)各項管理事務做出及時的判斷和應對方案。

5. 做到ERP數(shù)據(jù)在權限允許的狀況下充分共享，形成員工之間的協(xié)同作業(yè)，密切交流，齊心協(xié)力解決經(jīng)營中的各種問題，發(fā)揚企業(yè)文化，促進企業(yè)的發(fā)展。

6. 定期培訓，從而提高每個人的工作效率，不斷提升財務管理人員的綜合素質(zhì)，保證企業(yè)發(fā)展的實力和靈活性，確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)健運行。

7. 增強員工的創(chuàng)新意識，在企業(yè)各項管理中，集思廣益，充分發(fā)揮員工的主人翁精神，提出問題、解決問題，持續(xù)溝通，尋找更加適合企業(yè)發(fā)展的方式方法，增強企業(yè)的凝聚力。

（二）選用符合企業(yè)實際運作的ERP管理軟件，充分利用軟件管理企業(yè)

ERP系統(tǒng)能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理帶來長期且持續(xù)的經(jīng)濟利益，但在系統(tǒng)的整體取得和后續(xù)維護也是需要大量的資金投入，企業(yè)經(jīng)營者應充分認識到ERP系統(tǒng)帶來的各項運行功能的同時，也是需要付出相應的代價，應提前規(guī)劃好資金需求，減少資金壓力。

精準定位企業(yè)需要使用的ERP系統(tǒng)，而不是盲目的選用通用型的管理軟件，從企業(yè)實際經(jīng)營的需求，向?qū)I(yè)人士、員工等進行咨詢、調(diào)研，充分了解企業(yè)自身不斷發(fā)展所需要的軟件，定制與企業(yè)相匹配的軟件，保障軟件的可操作性、適應性，落實整個流程規(guī)劃，將自身需求的資源模塊打造成實用型的ERP系統(tǒng)，在使用中如發(fā)現(xiàn)與實際有相沖突或不符的狀況，應及時升級，保障信息建設的持續(xù)性、可控性、實用性。如因選擇不適用的軟件，將造成人才、資源、資金、時間的多重浪費。

選擇上線ERP時，應明確規(guī)劃好ERP的具體運行內(nèi)容、時間計劃、人員配置、培訓計劃、業(yè)務需求等，積極優(yōu)化系統(tǒng)配置和流程設置，確保ERP在計劃中平穩(wěn)過渡。

（三）財務管理人員在ERP的系統(tǒng)應用中與關聯(lián)部門產(chǎn)生的協(xié)同問題

財務管理是將采購模塊、生產(chǎn)制程、銷售模塊、資產(chǎn)模塊、應收應付、人力資源等進行匯總的模塊，每個前制程的模塊在作業(yè)中，會因作業(yè)的前后順序?qū)е虏患皶r，產(chǎn)生的內(nèi)容不準確，因而到后制程才被發(fā)現(xiàn)，需倒著查找問題、修改問題，費時費力。

1. 財務部門首先應選用專業(yè)的管理人員，精通財務管理的各項業(yè)務和操作能力，并應精通財務管理模塊之外的其他模塊，同時積極的與技術人員進行問題反饋、溝通解決方案，并進行有效的實施，在銜接各個模塊之間，才可暢通無阻的進行內(nèi)部溝通。

2. 財務管理模塊主要包括：總賬、應收賬款、應付賬款、固定資產(chǎn)四個模塊，這四個模塊與采購、生產(chǎn)、銷售、倉庫、品質(zhì)等部門息息相關，強化部門之間的協(xié)同合作意識，各單位人員應不斷提升自身的基礎知識和業(yè)務素質(zhì)。應將整個ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的整體管理，而不是單純的財務管理。

3. ERP系統(tǒng)的所有模塊涵蓋了所有經(jīng)營業(yè)務的流程及內(nèi)容，是反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)準確傳遞，實現(xiàn)物流、信息流、資金流相統(tǒng)一，為經(jīng)營者提供準確的決策信息。

（四）ERP數(shù)據(jù)管理安全性存在的隱患

1. 企業(yè)應設置專業(yè)的資訊管理人員進行系統(tǒng)的軟件管理和硬件管理，加強企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境管理，對ERP機房進出人員進行嚴格管理，只有公司指定的資訊技術人員方可進入，保證機房設備的安全性，機房進行24小時視頻監(jiān)控，機房內(nèi)部的所有活動均有監(jiān)控記錄。

2. 構建企業(yè)ERP系統(tǒng)平臺應保證硬件設備質(zhì)量過關、操作系統(tǒng)平臺安全、正確配置服務器等，保證系統(tǒng)不被企業(yè)內(nèi)部員工、外界黑客等入侵造成損失，保護系統(tǒng)內(nèi)部資料的安全，需要設置多層防火墻，定期殺毒。強化網(wǎng)絡安全建設，防范網(wǎng)絡風險，確保企業(yè)ERP的數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全。

3. 需防范自然災害、意外事故等不確定的客觀原因造成如系統(tǒng)硬件的損壞、網(wǎng)絡中斷及數(shù)據(jù)丟失等的威脅，因服務器發(fā)生故障、丟失數(shù)據(jù)會給企業(yè)帶來巨大損失，需確保存放數(shù)據(jù)的服務器安全性，通過服務器相互備份、外接硬盤備份的方式，每天固定時間在服務器上和硬盤上進行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)永不丟失。同時需準備UPS電池組，在緊急停電狀況下，保障服務器不會由于任何原因突然掉電，造成服務器損壞或丟失正在寫入的數(shù)據(jù)。

4. 資訊人員對操作員的操作權限管理應按實際工作需求和權限管理規(guī)定，實現(xiàn)對操作員的用戶名、密碼設置、授權工作等。保證人員只能在允許權限范圍內(nèi)來使用數(shù)據(jù)與處理事務，避免人員越權，起到保護信息數(shù)據(jù)安全的需要。不斷提升ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性，維護企業(yè)商業(yè)機密，避免給企業(yè)帶來不必要的損失。

5. 操作人員的密碼設置是工作人員維護自身責任與利益的基本手段，從信息安全性與人員職責管理需求，操作員必須保管好自己的密碼，同時對登錄密碼進行經(jīng)常性地修改，不斷完善加密功能，避免他人有意或無意進入系統(tǒng)，越權進行非法操作，保證軟件使用的規(guī)范性、安全性。

四、結論

認識到會計信息形成與前端各個環(huán)節(jié)相輔相成的重要性，優(yōu)化ERP在各部門中的應用，從企業(yè)自身構建精細化、模塊化、個性化的管理方案，利用信息化工具提升內(nèi)部人員的效率，更快、更準確的獲取信息資料，以更高效的方式做出決策。

財務管理是通過全公司、全員參與、全過程參與，并最終將整個經(jīng)營過程匯合、整理成財務報告的終端環(huán)節(jié)。為管理人員提供真實、完整的財務數(shù)據(jù)，準確預測、分析各種潛在的風險，及時發(fā)現(xiàn)不同管理環(huán)節(jié)中可能存在的疏失，優(yōu)化企業(yè)管理結構，確保企業(yè)財務管理科學化，發(fā)揮ERP理想化的服務效應，促使企業(yè)在市場競爭中更加所向披靡。

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（作者單位：太倉中佑機械工業(yè)有限公司）