關(guān)于采購(gòu)管理平臺(tái)的實(shí)踐探析

[摘 要]現(xiàn)代化企業(yè)管理技術(shù)不斷改進(jìn)的背景下，順應(yīng)新形勢(shì)提升管理效率。采購(gòu)管理平臺(tái)是完善采購(gòu)管理體制，加強(qiáng)內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)管理，統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)。通過平臺(tái)應(yīng)用，為業(yè)務(wù)部門提供高效的操作平臺(tái)和分析工具，為管理層提供有效的信息支持和監(jiān)控手段。文章從建立采購(gòu)管理平臺(tái)的重要性、遵循的原則、實(shí)現(xiàn)的功能、實(shí)踐成果四個(gè)方面進(jìn)行了分析，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過程和物資管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和自動(dòng)化。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制;采購(gòu)管理平臺(tái);管理體制

[中圖分類號(hào)]F253.3

1 前 言

物資采購(gòu)種類涵蓋工程機(jī)械設(shè)備、工程基建材料、裝修材料、工業(yè)生產(chǎn)線設(shè)備、施工機(jī)具、設(shè)備配件、生活物資等，包括產(chǎn)品物資的安裝和服務(wù)。物資種類和服務(wù)涉及范圍廣，涵蓋種類多，專業(yè)性需求較強(qiáng)，對(duì)業(yè)務(wù)專業(yè)要求高。因此要積極推動(dòng)采購(gòu)管理平臺(tái)的建立，并且完善采購(gòu)管理平臺(tái)，持續(xù)對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，使采購(gòu)行為和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。

2 建立的重要性

從當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來看，現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)管理平臺(tái)構(gòu)建具有非常重要的作用，具體表現(xiàn)在以下方面。

（1）在我國(guó)經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化水平高速發(fā)展從而導(dǎo)致企業(yè)面臨市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)想要占據(jù)有利的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位，必須對(duì)自身的運(yùn)營(yíng)管理成本進(jìn)行控制[1]。早期的企業(yè)采購(gòu)管理沒有相應(yīng)的平臺(tái)，無法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理和控制，這就導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)管理過程中無法有效地進(jìn)行成本控制，影響了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

（2）采購(gòu)管理模塊主要涵蓋物資采購(gòu)的計(jì)劃報(bào)送、采購(gòu)評(píng)審、合同評(píng)審、需求計(jì)劃（下單）、物資簽收、物資結(jié)算、物資付款、供應(yīng)商的考核考評(píng)等業(yè)務(wù)。利用采購(gòu)管理平臺(tái)完善信息化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)物資的有效控制，從而保證產(chǎn)品的品質(zhì)和售后服務(wù)，可對(duì)采購(gòu)物流的整個(gè)過程進(jìn)行跟蹤管理，同時(shí)可全程監(jiān)控資金流動(dòng)情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)物資供應(yīng)全過程的信息進(jìn)行管理和控制。因此，采購(gòu)管理平臺(tái)的建立是非常重要的[2]。

3 遵循的原則

為了保證平臺(tái)性能的穩(wěn)定及提升，并達(dá)到采購(gòu)管理的效果，建立過程中應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則。

3.1 專業(yè)性原則

所謂專業(yè)性，不僅應(yīng)當(dāng)保證建立的采購(gòu)管理平臺(tái)符合一定的專業(yè)水準(zhǔn)，而且在平臺(tái)操作過程中也應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)化的操作手法，提升采購(gòu)管理的專業(yè)水平。

3.2 節(jié)約性原則

建立采購(gòu)管理平臺(tái)的一個(gè)重要目的就是為了控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理成本，因此在平臺(tái)應(yīng)用的過程中必須遵守節(jié)約性原則，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本控制的目的，使得平臺(tái)能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)收益的提升做出貢獻(xiàn)。

3.3 有效實(shí)用原則

采購(gòu)管理平臺(tái)是一種比較先進(jìn)的技術(shù)管理方式，其作用就是為了提升相關(guān)工作的質(zhì)量和效率，因此進(jìn)行平臺(tái)構(gòu)建時(shí)必須保證其實(shí)用性和有效性，這樣才能達(dá)到預(yù)期的平臺(tái)構(gòu)建目的[3]。

4 實(shí)現(xiàn)的功能

一個(gè)完善的現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)管理平臺(tái)，至少應(yīng)當(dāng)包含以下六個(gè)方面的功能。

4.1 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算

采購(gòu)預(yù)算是企業(yè)進(jìn)行年度預(yù)算的必要部分，采購(gòu)預(yù)算是企業(yè)采購(gòu)部門的一項(xiàng)重要工作，做好采購(gòu)預(yù)算，為企業(yè)相關(guān)目標(biāo)的達(dá)成做好前期準(zhǔn)備。而利用采購(gòu)管理平臺(tái)可以憑借企業(yè)需求計(jì)劃、合同報(bào)表、物流數(shù)據(jù)報(bào)表、倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表、設(shè)備信息報(bào)表等作為依據(jù)，制訂采購(gòu)計(jì)劃并且進(jìn)行預(yù)算，當(dāng)然，為了保證其準(zhǔn)確性，需要依據(jù)物料標(biāo)準(zhǔn)成本指標(biāo)體系、物料價(jià)格變化情況，以及企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求情況，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，這樣可以使其更加準(zhǔn)確、實(shí)用，并且可操作性更高。

該項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，使得企業(yè)可以對(duì)自身的物料需求情況有一個(gè)更加明確的了解，同時(shí)此項(xiàng)功能還增強(qiáng)了項(xiàng)目部、采購(gòu)部門以及財(cái)務(wù)部門之間的溝通協(xié)作，在各部門共同協(xié)作下制訂出較準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。

4.2 供應(yīng)商開發(fā)管理

供應(yīng)商開發(fā)管理是采購(gòu)管理工作的一個(gè)重要部分，包括對(duì)物資供應(yīng)商的考察、準(zhǔn)入、考核和評(píng)價(jià)管理工作，建立大宗物資供應(yīng)商名錄庫等，為項(xiàng)目提供合格產(chǎn)品，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。供應(yīng)商選擇關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[4]。供應(yīng)商選擇不僅需要對(duì)物料價(jià)格進(jìn)行考慮，還需要對(duì)其經(jīng)營(yíng)狀況、技術(shù)能力、產(chǎn)品性能、企業(yè)資信等情況進(jìn)行綜合分析，采購(gòu)管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)企業(yè)制定的《供應(yīng)商評(píng)估制度》中的相關(guān)規(guī)定，從品質(zhì)、價(jià)格、交貨周期、履約能力等多方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，實(shí)行準(zhǔn)入制度對(duì)其進(jìn)行級(jí)別劃分，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估考核結(jié)果將作為供應(yīng)商分級(jí)、調(diào)整評(píng)級(jí)和淘汰的依據(jù)。據(jù)此選出最優(yōu)的供應(yīng)商，進(jìn)而建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，提升供應(yīng)商篩選的效率。同時(shí)，使企業(yè)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地了解掌握供應(yīng)商的相關(guān)情況，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

4.3 采購(gòu)物流管理

采購(gòu)物流主要包括物品包裝、裝載、運(yùn)輸、配送、管理等多個(gè)方面。管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備物品包裝運(yùn)輸管理、庫存物料檢驗(yàn)管理、物料入庫管理這三方面的功能。而該部分功能在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)當(dāng)把握以下幾點(diǎn)，保證較強(qiáng)的送貨計(jì)劃性，可以比較方便的進(jìn)行批量規(guī)模采購(gòu)，能夠?qū)ξ锪髀窂竭M(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)物流采購(gòu)信息的數(shù)據(jù)化管理，由此建立一個(gè)比較完善的采購(gòu)供應(yīng)鏈，進(jìn)而提升企業(yè)在采購(gòu)物流管理方面的效率。該項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)可以及時(shí)了解物流運(yùn)輸過程中的各種相關(guān)信息，包括產(chǎn)品信息，為企業(yè)制訂后續(xù)生產(chǎn)計(jì)劃提供了良好的依據(jù)。

4.4 采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

采購(gòu)管理平臺(tái)包括對(duì)采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行績(jī)效評(píng)估[5]。為了保證采購(gòu)管理平臺(tái)能夠有效協(xié)助工作人員完成這些工作，應(yīng)當(dāng)保證建立的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系科學(xué)合理，對(duì)績(jī)效考評(píng)的主要目的、原則、具體程序和方法等進(jìn)行明確的規(guī)定，最好采用量化型的考核指標(biāo)。通常情況下，采購(gòu)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的績(jī)效評(píng)估，主要應(yīng)用采購(gòu)計(jì)劃完成及時(shí)率、采購(gòu)物料的合格率、采購(gòu)物料的價(jià)格差額比、采購(gòu)周期、庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估。企業(yè)應(yīng)當(dāng)保證上述評(píng)估工作的持續(xù)性，只有這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理工作過程中出現(xiàn)的問題，并且及時(shí)解決相應(yīng)問題，促進(jìn)采購(gòu)績(jī)效的提升。

4.5 采購(gòu)信息管理

采購(gòu)管理過程中必然會(huì)涉及數(shù)量龐大的采購(gòu)信息，包括資料數(shù)據(jù)信息，以及業(yè)務(wù)操作和管理、決策支援活動(dòng)、電子商務(wù)活動(dòng)開展過程中產(chǎn)生的一系列信息。在信息全球化以及網(wǎng)絡(luò)普及率極速提升的時(shí)代背景下，信息單純依靠人力進(jìn)行管理，將會(huì)極大地提升企業(yè)的人力成本，而采購(gòu)管理平臺(tái)的后臺(tái)信息處理功能，自動(dòng)生成各種表單，減少人工統(tǒng)計(jì)的工作，提高信息收集效率。實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效管理，從而保證企業(yè)電商業(yè)務(wù)順利開展。另外，該平臺(tái)還應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的采購(gòu)咨詢獲取能力，企業(yè)可以利用獲取的采購(gòu)咨詢來提升自己在采購(gòu)談判時(shí)的地位，進(jìn)一步提升采購(gòu)工作的效率和質(zhì)量。

4.6 采購(gòu)合同管理

各項(xiàng)合同簽訂條款規(guī)范，嚴(yán)格按照公司合同管理審批流程，各項(xiàng)條款相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)安全;同時(shí)認(rèn)真跟蹤和履行合同的各階段和環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的控制，使各步驟工作緊密有序，減少各環(huán)節(jié)中的隨意性或意外發(fā)生，降低風(fēng)險(xiǎn)?？膳渲玫膶ぴ戳鞒蹋ü_招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、其他采購(gòu)（單一來源、線下采購(gòu)）、框架協(xié)議采購(gòu)等。

5 實(shí)踐成果

為提供公開、公平、公正、安全、透明、智能的采購(gòu)供應(yīng)環(huán)境，使公司能擴(kuò)大采購(gòu)選擇范圍，增加采購(gòu)?fù)该鞫?，?guī)范公司采購(gòu)行為、強(qiáng)化采購(gòu)監(jiān)督、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，公司嚴(yán)格按照福建省國(guó)資委〔2017〕257號(hào)文件《福建省人民政府國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)所出資企業(yè)大宗物資采購(gòu)管理工作指引》規(guī)定 ，于2018年3月啟動(dòng)采購(gòu)管理平臺(tái)開發(fā)項(xiàng)目。

5.1 平臺(tái)包括的內(nèi)容

（1）采購(gòu)部分包含以下功能模塊：項(xiàng)目管理、計(jì)劃管理、詢價(jià)業(yè)務(wù)管理、招標(biāo)業(yè)務(wù)管理、專家?guī)煸u(píng)分系統(tǒng)、合同管理、供應(yīng)商管理、付款申請(qǐng)管理、質(zhì)量反饋管理、索賠管理等;

（2）物流倉儲(chǔ)部分：裝箱清單管理，提貨單據(jù)管理，在線倉儲(chǔ)物流管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息、轉(zhuǎn)場(chǎng)數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。實(shí)現(xiàn)二維碼批量掃描入庫的功能，提高項(xiàng)目部倉儲(chǔ)管理的效率，優(yōu)化海外各項(xiàng)目的管理成本，提高項(xiàng)目的效益。

（3）設(shè)備管理部分：設(shè)備遠(yuǎn)程監(jiān)控管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部設(shè)備的GPS遠(yuǎn)程定位、設(shè)備的基本信息狀態(tài)、開機(jī)運(yùn)行數(shù)據(jù)、油耗數(shù)據(jù)、保養(yǎng)情況等信息管理功能。

（4）公司門戶網(wǎng)站的建設(shè)功能。可實(shí)現(xiàn)宣傳推廣公司簡(jiǎn)介、新聞公告、優(yōu)質(zhì)工程展示、人才招聘信息等服務(wù)內(nèi)容。

（5）實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、物流倉儲(chǔ)、設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。后臺(tái)報(bào)表生成，包括價(jià)格分析報(bào)表、供應(yīng)商報(bào)價(jià)報(bào)表、合同報(bào)表、物流數(shù)據(jù)報(bào)表、倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)報(bào)表、設(shè)備信息報(bào)表等。

5.2 平臺(tái)進(jìn)展情況

該采購(gòu)管理平臺(tái)至今正式上線使用已經(jīng)一年（http：//cwycie.com/）相繼完成測(cè)試服務(wù)器，培訓(xùn)推廣，完成采購(gòu)管理、出口管理、設(shè)備管理等功能開發(fā)，目前該平臺(tái)仍在使用過程中不斷完善。

截至目前，公司的項(xiàng)目管理、采購(gòu)業(yè)務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)在集采平臺(tái)上執(zhí)行，具體完成工作如下。

（1）該平臺(tái)已累計(jì)完成或正在進(jìn)行的詢價(jià)業(yè)務(wù)流程48次，招標(biāo)業(yè)務(wù)流程6次，累計(jì)簽訂合同64份。

（2）設(shè)備管理信息，目前共計(jì)有790條設(shè)備信息在集采平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行登記。

（3）平臺(tái)上線后，累計(jì)登記處理問題BUG、修改意見107次。

（4）日常處理集采平臺(tái)使用問題，解決處理平臺(tái)用戶、供應(yīng)商用戶的問題。

（5）日常處理發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用BUG，更新優(yōu)化系統(tǒng)使用功能，完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能，擴(kuò)展統(tǒng)計(jì)功能。

6 結(jié) 語

采購(gòu)管理平臺(tái)是公司適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求、拓寬采購(gòu)渠道、優(yōu)化采購(gòu)質(zhì)量、節(jié)約采購(gòu)資金、降低采購(gòu)成本的重要措施。同時(shí)也是抑制浪費(fèi)現(xiàn)象的有效手段。持續(xù)提升采購(gòu)管理方面的專業(yè)水平，為企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的“業(yè)務(wù)公開，過程受控，全程在案，永久追溯”具有重要的意義。

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[作者簡(jiǎn)介]陳佳宇（1978—），女，漢族，福建福州人，本科，部門副經(jīng)理，研究方向：工商管理、采購(gòu)管理。