世界500強(qiáng)企業(yè)做好公文管理工作路徑探析

[摘 要]公文管理工作屬于企業(yè)在進(jìn)行管理時(shí)開展公務(wù)活動(dòng)和依法行政的關(guān)鍵途徑，公文管理有助于實(shí)時(shí)發(fā)布國家的一系列法令政策、溝通經(jīng)驗(yàn)、解決問題、互通信息、提高工作效率等。公文管理工作務(wù)必認(rèn)真貫徹實(shí)施我國的法規(guī)和其他要求，保障國家秘密的安全性。只有如此，才可以體現(xiàn)公文管理在疏通業(yè)務(wù)關(guān)系、強(qiáng)化管理、提高企業(yè)發(fā)展活力和生機(jī)中的價(jià)值和地位。為此，文章主要分析了在世界500強(qiáng)企業(yè)做好公文管理工作的具體措施。

[關(guān)鍵詞]公文管理;世界500強(qiáng)企業(yè);網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

[中圖分類號(hào)]F271

公文管理指的是收發(fā)公文的單位工作者以相應(yīng)的方式處理公文，確保其跟收發(fā)文單位的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求相符合。該過程具備動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，涵蓋有效銜接的一系列過程，如擬定公文、辦理公文、保管公文、歸檔等。想要搞好公文管理工作，實(shí)現(xiàn)公文辦理效率和質(zhì)量的提升，務(wù)必優(yōu)化工作流程、人員配置、思想認(rèn)知等，這樣才能夠從本質(zhì)上增強(qiáng)公文管理能力。

1 公文管理的自動(dòng)化流程

基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，企事業(yè)單位日益注重自動(dòng)化辦公的應(yīng)用，從而出現(xiàn)了電子公文。一般來講，根據(jù)要求的環(huán)節(jié)，電子公文結(jié)合公文網(wǎng)絡(luò)制發(fā)，且由辦公室文書部門一致在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行發(fā)送，公文涵蓋的流程有：一是制發(fā)公文。辦理發(fā)文指的是本機(jī)關(guān)的名義對(duì)公文進(jìn)行制發(fā)的過程，其涵蓋擬稿、審核、簽發(fā)、登記、分發(fā)等。隨到隨發(fā)緊急公文;不可結(jié)合網(wǎng)絡(luò)發(fā)送密級(jí)公文，并且獲得本單位保密部門的批準(zhǔn)之后才可以定量進(jìn)行印制，從而保證安全。二是辦理收文。根據(jù)辦理收文的環(huán)節(jié)簽發(fā)、登記、承辦本單位接收的信件或文件。三是查詢公文。查詢公文為兩個(gè)環(huán)節(jié)，即查詢發(fā)文和查詢收文，能夠劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的查詢?yōu)槟：樵兒痛_切查詢。四是公文的歸檔。在辦理完公文之后，結(jié)合我國檔案法及其有關(guān)要求，實(shí)時(shí)對(duì)公文進(jìn)行整理和歸檔，禁止個(gè)人保存需要?dú)w檔的公文。

2 公文管理的意義

2.1 公文管理是企業(yè)開展管理工作的一種關(guān)鍵方式

企業(yè)為了執(zhí)行自身的職責(zé)，不但決策關(guān)乎自身職責(zé)的工作，而且應(yīng)執(zhí)行有效的管理，因?yàn)楣墓芾淼奶攸c(diǎn)，所以公文管理變成企業(yè)執(zhí)行職責(zé)的一種關(guān)鍵方式。公文管理的特點(diǎn)是：一是及時(shí)性。結(jié)合公文管理來往的方式，可以實(shí)現(xiàn)下達(dá)和上傳的目的。二是指導(dǎo)性。公文管理是執(zhí)行黨政方針、路線、上級(jí)精神的關(guān)鍵途徑，屬于基層單位務(wù)必遵循的，因此具備指導(dǎo)性的特點(diǎn)。三是廣泛性。結(jié)合公文管理的來往，可以宣傳企業(yè)的方案、黨的政策和方針，以及向所屬單位提出要求和部署工作。四是連續(xù)性。企業(yè)管理的強(qiáng)化得益于對(duì)教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)的持續(xù)累積，公文管理屬于企業(yè)吸取教訓(xùn)和吸收經(jīng)驗(yàn)、持續(xù)完善和優(yōu)化管理的方式之一。

2.2 公文管理是企業(yè)協(xié)調(diào)左右上下關(guān)系和內(nèi)外關(guān)系的有效紐帶

作為社會(huì)的細(xì)胞組成部分，企業(yè)的所有活動(dòng)并非孤立存在的，而是存在左右上下的互相作用和聯(lián)系。如此互相的聯(lián)系需要公文管理工作的支持。例如企業(yè)生產(chǎn)中碰到難題需要其他企業(yè)的幫助;向上級(jí)請(qǐng)示工作和反饋;上級(jí)結(jié)合公文管理來往，部署工作和下發(fā)指令;企業(yè)向政府部門請(qǐng)求處理一些難題和匯報(bào)工作等，這一系列的工作都需要公文管理工作體現(xiàn)紐帶或橋梁的價(jià)值。從這個(gè)意義上而言，公文管理工作跟企業(yè)的發(fā)展存在密切的關(guān)系。

2.3 公文管理質(zhì)量跟企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量聯(lián)系密切

公文管理是企業(yè)公文管理檔案的來源。企業(yè)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)的管理政務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營、一系列活動(dòng)等，是企業(yè)穩(wěn)定與健康發(fā)展不可缺少的信息財(cái)富。檔案的基礎(chǔ)在于公文管理，公文管理跟案卷質(zhì)量的聯(lián)系是直接的，是影響檔案管理質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵組成部分。企業(yè)公文管理檔案的完善，不但是公文管理工作質(zhì)量的體現(xiàn)，而且為企業(yè)一系列工作的開展帶來了便捷。公文管理工作的科學(xué)化是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)所在。一系列的資料、信息、文件都往往要求瞬間即至。鑒于此，企業(yè)公文管理工作跟企業(yè)檔案管理工作不可分割、互相聯(lián)系，也跟企業(yè)的發(fā)展存在密切的聯(lián)系。

3 公文管理工作者需要具備的一些素質(zhì)

3.1 具備較高的思想政治素質(zhì)和思想道德修養(yǎng)

公文管理工作具備非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性、思想性、政治性，務(wù)必具備正確以及堅(jiān)定的政治方向。樹立一心一意服務(wù)于人民的工作作風(fēng)和思想作風(fēng);熱衷自身工作、盡職盡責(zé)、服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，實(shí)現(xiàn)工作效率的積極提升，精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，提供高質(zhì)量的服務(wù);應(yīng)遵紀(jì)守法、保守企業(yè)秘密;應(yīng)無私奉獻(xiàn)和自律廉潔。

3.2 具備較高的文化素質(zhì)

公文管理工作者跟文章、文字經(jīng)常打交道，這牽涉到非常繁雜的領(lǐng)域和多樣化的內(nèi)容。如一系列樣式的法律、協(xié)定、合同等，這需要公文管理工作者務(wù)必具備較高的文化素質(zhì)，如此一來，才可以更好地體現(xiàn)自身的價(jià)值。

3.3 具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在具備良好的職業(yè)道德和思想政治素質(zhì)、文化素質(zhì)之外，還應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才可以算是一名稱職的公文管理工作者。其中，業(yè)務(wù)素質(zhì)涵蓋的方面是：掌握信訪和公文管理知識(shí)、信息管理知識(shí)、公文寫作知識(shí)、基礎(chǔ)理論知識(shí)、檔案管理知識(shí)等;熟悉公文管理工作的流程和操作等。

4 做好公文管理工作的具體措施

4.1 完善公文管理工作制度，清楚各工作崗位和部門的責(zé)任

公文管理的關(guān)鍵在于根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行操作。企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營，以地方政府和國家的制度作為參考，實(shí)時(shí)制定和優(yōu)化公文管理制度，確保其變成企業(yè)辦理公文的根據(jù)。對(duì)于公文管理制度的完善，一是應(yīng)創(chuàng)建公文管理工作責(zé)任制。清楚各單位、各機(jī)關(guān)部門、各領(lǐng)導(dǎo)、各工作者在處理公文中需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任。作為運(yùn)轉(zhuǎn)公文的總進(jìn)出口的辦公室，應(yīng)安排專門的工作者收發(fā)處理電子或紙質(zhì)文件，辦公室一致審核企業(yè)收文和發(fā)文，做好流轉(zhuǎn)和把關(guān)工作。機(jī)關(guān)部門能夠在要求的發(fā)文事項(xiàng)范圍之內(nèi)，往所屬機(jī)構(gòu)印發(fā)部門的函件或文件。各部門與辦公室需要設(shè)置專門的公文管理工作者。二是健全處理公文的策略。詳細(xì)規(guī)定企業(yè)機(jī)關(guān)處理公文的流程和內(nèi)容，規(guī)范公文操作環(huán)節(jié)、行文要求、格式規(guī)范等，清楚操作方式、精簡操作環(huán)節(jié)，提高制度的可操作性、指導(dǎo)性、規(guī)范性，確保公文管理的全過程都有標(biāo)準(zhǔn)或根據(jù)。三是實(shí)現(xiàn)登記記錄和運(yùn)行臺(tái)賬的細(xì)化。對(duì)于文件的收發(fā)應(yīng)逐頁清點(diǎn)，在交接簽字之后執(zhí)行編號(hào)登記，確保收發(fā)文標(biāo)題、日期、密級(jí)、頁數(shù)、份數(shù)、發(fā)文機(jī)關(guān)的具體化，跟蹤運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，創(chuàng)建臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)部門、接收時(shí)間、接收人員、回收時(shí)間的具體化，對(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)公文的方向和時(shí)間精準(zhǔn)記錄，實(shí)時(shí)把握運(yùn)轉(zhuǎn)公文的情況，以方便查詢和避免泄露或丟失文件。

4.2 注重審核，實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行質(zhì)量的提升

企業(yè)辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)是審核公文，辦公室公文管理工作者務(wù)必嚴(yán)格審核，且實(shí)時(shí)溝通完善擬稿，這樣才可以實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行質(zhì)量的提升。審核公文應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是審核行文規(guī)則。重點(diǎn)對(duì)行文是不是遵循不直送原則、一文一事原則、主送機(jī)關(guān)不升級(jí)原則、不越級(jí)報(bào)文原則、效用原則、分開報(bào)告與請(qǐng)示原則、協(xié)商一致發(fā)文原則、發(fā)文不升級(jí)原則等相符合。二是審核政策內(nèi)容。對(duì)文件的審核應(yīng)確保其不抵觸固有政策、國家的法規(guī)和法律。三是審核流程。重點(diǎn)對(duì)其是不是通過各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核進(jìn)行檢查，以及會(huì)簽單位是不是統(tǒng)一建議和一一會(huì)簽。四是審核文字。重點(diǎn)對(duì)文字是不是正確體現(xiàn)行文目的進(jìn)行檢查，以及是不是存在錯(cuò)漏、扼要簡明、字詞標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)精準(zhǔn)、標(biāo)點(diǎn)無誤、條理分明。五是審核體例格式。重點(diǎn)對(duì)其是不是跟公文的體例格式的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)相符合進(jìn)行檢查，以及公文格式的一系列組成部分是不是語氣恰當(dāng)、準(zhǔn)確。六是審核收文入口。對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，對(duì)其是不是需要通過本機(jī)關(guān)辦理進(jìn)行審核，以及是不是具備規(guī)范的格式和文種、行為規(guī)則。

4.3 注重時(shí)效，實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行效率的提升

保障處理公文工作時(shí)效的前提條件是及時(shí)性。在處理公文的過程中，應(yīng)確保不露、不壓、不誤、不拖，這是處理公文的基本標(biāo)準(zhǔn)。為了實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行效率的提升，一是應(yīng)實(shí)現(xiàn)公文運(yùn)行流程的簡化。盡量地簡化一系列流程，確保文件的便捷和簡單，科學(xué)管理，簡化操作手續(xù)，以使文件管理效率大大提升。二是注重督辦和催辦。結(jié)合文件的重要性和時(shí)效性要求，在辦公秘書辦理之后，能夠積極聯(lián)系承辦部門督辦或催辦公文，定期核查辦理的公文，對(duì)督查的執(zhí)行進(jìn)行跟蹤，避免漏辦或壓誤公文，保障承辦部門在規(guī)定的時(shí)間段執(zhí)行承辦工作。能夠以電話詢問或發(fā)催辦單的方式進(jìn)行催辦，針對(duì)重要、緊急的文件，能夠安排專人跟蹤，真正實(shí)現(xiàn)催辦有回音和有結(jié)果。辦理完公文之后，需要實(shí)時(shí)將執(zhí)行結(jié)果、執(zhí)行時(shí)間、執(zhí)行單位標(biāo)注好，且整理辦理情況，向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋。需要結(jié)合實(shí)際情況實(shí)時(shí)反饋重要的公文。三是實(shí)現(xiàn)電子公文處理平臺(tái)的開發(fā)。實(shí)施無紙辦公，結(jié)合管理的信息化提升公文運(yùn)行效率和質(zhì)量。

4.4 注重建設(shè)公文管理工作隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)公文管理工作者綜合素質(zhì)的提升

公文管理工作具備被動(dòng)性強(qiáng)、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)高、牽涉范圍大、政治性強(qiáng)的特性，這需要文秘工作者具備強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和責(zé)任意識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較高的思想政治覺悟、較高的文字水平等，應(yīng)注重選聘、培訓(xùn)、考核文秘工作者，實(shí)現(xiàn)其綜合素質(zhì)的提升，以使其擔(dān)負(fù)公文管理的工作責(zé)任，增強(qiáng)管理能力。一是應(yīng)注重任用文秘工作者。招聘責(zé)任心強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、思想政治覺悟高的正式員工，讓其擔(dān)負(fù)管理公文的工作。二是注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。結(jié)合培訓(xùn)班組織、座談會(huì)召開等形式，強(qiáng)化業(yè)務(wù)、制度、政策知識(shí)的教育，以使文秘工作者的綜合素質(zhì)提升。三是注重考核。辦公室需要?jiǎng)?chuàng)建和健全考核評(píng)價(jià)指標(biāo)、激勵(lì)制度，定期檢查本單位文秘工作者管理公文的整個(gè)過程（發(fā)文質(zhì)量、保管公文、處理公文、公文的歸檔）的情況，表揚(yáng)優(yōu)秀單位，批評(píng)考核不達(dá)標(biāo)的單位，從而使大家都嚴(yán)肅對(duì)待公文管理工作，并且有效統(tǒng)一考核結(jié)果與文明工作者的提職、評(píng)優(yōu)等。

5 結(jié) 論

綜上所述，在企業(yè)管理工作中，公文管理工作具備舉足輕重的地位，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想的表述，還是國家政策法令的發(fā)布，都需要公文來體現(xiàn)。因此，提升公文管理工作者的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)公文管理質(zhì)量和效率的提升，有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要注重公文管理工作者綜合素質(zhì)的提升。并且，所有的公文管理工作者，都應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、積極主動(dòng)地工作，力爭讓自身變成一名優(yōu)秀的公文管理專業(yè)人才。

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[作者簡介]王憲平（1982—），女，漢族，山東鄒城人，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，正科級(jí)，研究方向：上市公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展業(yè)務(wù)。