信息化時(shí)代辦公室文書(shū)檔案管理工作改革和創(chuàng)新

趙欣

摘要：當(dāng)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，大量的新技術(shù)、新設(shè)備廣泛應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)、生活、工作中，其中就包括信息技術(shù)在人們生產(chǎn)、生活領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)的出現(xiàn)對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作來(lái)講是一次改革和創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)辦公室文書(shū)檔案管理工作大量應(yīng)用信息化技術(shù)，可以有效的提升文書(shū)檔案的安全性、有效性，使其更好的服務(wù)于企事業(yè)單位的發(fā)展。今天本文就是基于此背景下展開(kāi)對(duì)信息時(shí)代下辦公室文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的研究。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;辦公室;文書(shū)檔案管理;工作;改革;創(chuàng)新

前言：

辦公室文書(shū)檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展意義重大，它是企事業(yè)單位規(guī)劃、發(fā)展、辦公等工作有效開(kāi)展的重要依據(jù)，同時(shí)也是單位發(fā)展過(guò)程中各方面工作信息匯總的重要載體，可以說(shuō)是整個(gè)單位檔案管理工作的重要組成部分。總之，辦公室文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，需要工作人員具有敏捷的思維，并且能夠借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段才能不斷提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的水平。眾所周知，在傳統(tǒng)辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中還存在諸多的不足之處，例如辦公室文書(shū)檔案管理工作效率較低、工作管理程序向谷底負(fù)責(zé)、存檔文件易丟失、損壞等問(wèn)題，已經(jīng)嚴(yán)重制約了單位的可持續(xù)發(fā)展，已經(jīng)不能滿(mǎn)足單位當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展要求。因此，我們有關(guān)單位、相關(guān)工作人員只有不斷創(chuàng)新工作理念、創(chuàng)新工作方法，將信息技術(shù)融入到辦公室文書(shū)檔案管理工作中，才能彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作中存在的不足，才能更加便捷高效的開(kāi)展辦公室文書(shū)檔案管理工作。

1.辦公室文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

辦公室文書(shū)檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，但是就當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看并不容我們樂(lè)觀，在具體開(kāi)展工作過(guò)程中還存在諸多問(wèn)題，下面我們就來(lái)詳細(xì)探討下當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀。

1.1廣大工作人員對(duì)信息技術(shù)重要性的認(rèn)識(shí)還有待提高。

眾所周知，當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用范圍在不斷擴(kuò)大，但是人們對(duì)新技術(shù)的熟練掌握和接受還需要一定的時(shí)間，尤其對(duì)于一些年齡較大的工作者來(lái)講更加需要一段時(shí)間來(lái)接受和掌握。據(jù)了解，這一部分工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用與辦公室文書(shū)檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)還很陌生，無(wú)法深刻的認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)給辦公室文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)的影響和推動(dòng)力，導(dǎo)致這些工作者無(wú)法以積極的心態(tài)去認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)信息技術(shù)，這就導(dǎo)致信息技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)無(wú)法有效的應(yīng)用到辦公室文書(shū)檔案管理工作中。

1.2單位缺少信息技術(shù)應(yīng)用技能培訓(xùn)。

工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力的高低在很大程度上取決于自身，但是還有一部分取決于外部因素，例如單位缺少必要的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員無(wú)法及時(shí)了解和掌握新的技術(shù)，自認(rèn)為還是傳統(tǒng)的管理方法實(shí)用有效。總之，信息技術(shù)不能在單位辦公室文書(shū)檔案管理工作中有效的推廣，究其原因就是工作人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，不能有效的展開(kāi)自主學(xué)習(xí)，同時(shí)單位沒(méi)有建立一套與信息技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的工作人員培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致信息技術(shù)無(wú)法得到有效的支持，推廣阻礙力較大。

1.3信息化技術(shù)背景下辦公室文書(shū)檔案安全得不到保障。

我們知道，采用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展辦公室文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，很多單位還沒(méi)建立起完善的檔案安全保障體系，因此，辦公室文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中紅存在安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦信息網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)病毒等，就會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的丟失或者損壞，影響文書(shū)檔案的完整性。同時(shí)也影響了辦公室文書(shū)檔案在管理過(guò)程中的共享性，影響了檔案的應(yīng)用范圍，使信息化檔案無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)用的作用。

2.信息化時(shí)代辦公室文書(shū)檔案管理工作改革和創(chuàng)新的措施分析

2.1在信息化時(shí)代，應(yīng)該不斷提高工作人員對(duì)文書(shū)檔案的認(rèn)識(shí)水平。

當(dāng)今時(shí)代，已經(jīng)逐步步入信息化時(shí)代，同時(shí)高度的信息化也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是生產(chǎn)力不斷進(jìn)步和發(fā)展的重要表現(xiàn)，同時(shí)也是提升辦公室文書(shū)檔案管理工作效率的要求所在。因此，在信息化時(shí)代，單位應(yīng)該加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括人力、物力、設(shè)備的投入，同時(shí)不斷提高工作人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)水平，為檔案管理工作的信息化、數(shù)字化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2強(qiáng)化工作人員信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，提高信息化技術(shù)水平。

眾所周知，檔案管理人員處于檔案信息化建設(shè)的核心地位，其掌握信息技術(shù)水平的高低將直接影響到辦公室文書(shū)檔案管理信息化、數(shù)字化工作的建設(shè)水平。因此，只有不斷提高工作人員的信息化認(rèn)識(shí)水平、操作能力以及信息化技術(shù)在檔案管理工作中的管理程序，才能實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案的有效存檔、歸檔，同時(shí)也可以確保檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全。

第三，構(gòu)建科學(xué)信息管理平臺(tái)，提高檔案安全性?？茖W(xué)信息管理平臺(tái)的構(gòu)建，能夠使得檔案信息管理更加科學(xué)化和嚴(yán)密化，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展，并有效提高檔案信息的安全性首先，應(yīng)建立檔案信息的加工系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行有效分類(lèi)、整理，建立檔案文件的收發(fā)軌道;其次，應(yīng)構(gòu)建文件檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，將檔案信息完整地存入檔案資料庫(kù)，既保證資料的完整性，還能確保其安全性此外，構(gòu)建檔案信息的查詢(xún)和保密系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢(xún)的便捷性和保密性。

結(jié)語(yǔ)：

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，將信息技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)檔案管理中具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義，不僅可以有效提升文書(shū)檔案的管理效率，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展的必然需求。因此，在未來(lái)辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，我們一定要將檔案管理工作的信息化建設(shè)重視起來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化、數(shù)字化。

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