醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的問(wèn)題與優(yōu)化策略

侯雙雪

摘 要：檔案是各類(lèi)組織發(fā)展中最重要的資源之一，涉及組織發(fā)展過(guò)程中的各類(lèi)原始資料及發(fā)展數(shù)據(jù)，可以為組織管理優(yōu)化和問(wèn)題溯源提供重要支持。當(dāng)前時(shí)代是以信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展為主流的時(shí)代，檔案管理的信息化也是各企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然方向。但目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理中的信息化改革和發(fā)展大多處于初級(jí)階段，實(shí)際發(fā)展仍存在很多問(wèn)題，對(duì)此本文探討了醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀及問(wèn)題，由此提出適用于我國(guó)醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展優(yōu)化建議，以期為我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作水平及質(zhì)量的發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化;共享;安全

一、我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

檔案信息化是指組織在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并以網(wǎng)絡(luò)（局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)）作為基本平臺(tái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開(kāi)發(fā)，讓檔案工作為組織核心業(yè)務(wù)發(fā)展、綜合運(yùn)行和內(nèi)部管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過(guò)程。對(duì)于醫(yī)院而言，檔案信息化同時(shí)具備管理性價(jià)值和經(jīng)濟(jì)性價(jià)值。從目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)醫(yī)院普遍完成了檔案電子化管理，對(duì)于檔案管理的安全性、便利性、利用率的提升成果顯著。但距離真正理想的信息化管理水平仍有一段距離，其中比較突出的問(wèn)題有檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展仍不完善，同時(shí)在信息化檔案的經(jīng)濟(jì)性價(jià)值開(kāi)發(fā)方面投入有所不足。這是目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展中最迫切需要解決的問(wèn)題。

二、我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的問(wèn)題

（一）尚未實(shí)現(xiàn)從電子化到全面信息化的發(fā)展

檔案信息化發(fā)展主要有三個(gè)基本階段：第一階段，檔案數(shù)字化，是對(duì)檔案形式的一種擴(kuò)充，從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案發(fā)展到數(shù)字化檔案能夠大幅降低檔案儲(chǔ)存的現(xiàn)實(shí)空間需求和管理所需的人力資源需求，同時(shí)相對(duì)于實(shí)體檔案而言，數(shù)字化檔案具備更高的安全性;第二階段，數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，是基于網(wǎng)絡(luò)條件的檔案信息保存與流通管理，能夠進(jìn)一步提升檔案管理和利用的綜合效率，同時(shí)也能為深度開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值提供一定支持;第三階段，檔案管理的智能化，是逐步擺脫對(duì)人的需求的一種檔案管理機(jī)制，在深度開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值過(guò)程中，完全采用自動(dòng)化和智能化管理手段，大幅降低檔案管理對(duì)于人的需求，這也是現(xiàn)有技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)下對(duì)于檔案管理信息化發(fā)展所能做出的最理想化設(shè)想。

結(jié)合這三個(gè)發(fā)展階段分類(lèi)來(lái)看，目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于第一和第二階段之間，即基本完成了檔案內(nèi)容的電子化處理，同時(shí)也開(kāi)展了關(guān)于網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作改革與嘗試，但在網(wǎng)絡(luò)化管理過(guò)程中距離真正的信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一管理和集中管理仍有較大一段距離，而智能化管理技術(shù)的應(yīng)用較為少見(jiàn)。由此可見(jiàn)，我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展仍處于初級(jí)階段，還有很大的改革與發(fā)展空間。

（二）缺乏對(duì)信息化檔案的深入開(kāi)發(fā)和利用

對(duì)于醫(yī)院而言，檔案資源具備深度挖掘的價(jià)值，但目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化管理仍普遍缺乏此類(lèi)價(jià)值開(kāi)發(fā)與利用工作。在大多數(shù)醫(yī)院中，信息化檔案只具備檔案?jìng)浞莨δ埽狈ζ渌滦凸δ堋?/p>

具體從檔案信息化管理對(duì)組織發(fā)展的主要價(jià)值來(lái)看，目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化管理最典型的問(wèn)題有兩個(gè)方面。一是檔案共享水平低。檔案的信息化處理使得傳統(tǒng)檔案能夠以數(shù)字化的形式在網(wǎng)絡(luò)渠道上進(jìn)行高效流動(dòng)。這使得檔案資源能夠被更高效地利用，而許多醫(yī)院并未建設(shè)檔案共享體系，醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)在使用檔案時(shí)仍需要從傳統(tǒng)的線下渠道來(lái)申請(qǐng)和獲取，導(dǎo)致檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理功能的閑置。二是信息化價(jià)值開(kāi)發(fā)不到位。檔案作為一種信息資源和數(shù)據(jù)資源具有較高的開(kāi)發(fā)價(jià)值，在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理時(shí)代這種價(jià)值的開(kāi)發(fā)難度相對(duì)較高，因此檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)工作不受重視，而檔案信息化管理大幅提升了檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)的可行性，但我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案價(jià)值的創(chuàng)新開(kāi)發(fā)仍不夠重視，這在一定程度上浪費(fèi)了檔案信息化管理所形成的衍生價(jià)值。

（三）忽視了信息化環(huán)境下的新型檔案安全問(wèn)題

檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)組織的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，保密性檔案資料一旦泄露將嚴(yán)重?fù)p害單位利益。檔案信息化的管理更有利于對(duì)檔案資料的保密。不可否認(rèn)的是，信息化管理雖然規(guī)避了傳統(tǒng)實(shí)體檔案的自然滅失等風(fēng)險(xiǎn)，但也帶來(lái)了新的安全性問(wèn)題。例如，通過(guò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠隨時(shí)隨地地竊取、篡改和破壞數(shù)字檔案。雖然這一風(fēng)險(xiǎn)在當(dāng)前信息化技術(shù)尚未高度普及的時(shí)代表現(xiàn)得并不嚴(yán)重，但也是不容忽視的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型之一。而許多醫(yī)院檔案管理部門(mén)的工作人員缺乏信息化管理相關(guān)的安全知識(shí)和安全意識(shí)，這對(duì)于檔案信息化改革后的安全管理形成了較大挑戰(zhàn)。

三、醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的優(yōu)化建議

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一且一體化的信息化管理體系

結(jié)合分析可知，目前我國(guó)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于數(shù)字化階段和網(wǎng)絡(luò)化階段之間，檔案管理的數(shù)字化改革基本完成，但網(wǎng)絡(luò)化管理仍處于實(shí)踐和完善階段。為提高醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的效率和質(zhì)量，本文建議醫(yī)院檔案管理部門(mén)做好如下兩個(gè)方面的網(wǎng)絡(luò)化管理制度和平臺(tái)建設(shè)。

首先，在醫(yī)院不同工作領(lǐng)域內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理最重要的前提是數(shù)字格式的標(biāo)準(zhǔn)化，在我國(guó)醫(yī)院檔案管理體系中，檔案記錄與檔案保存管理的職能是相互分離的，其中檔案記錄工作主要有各職能部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案保存和管理工作則由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理時(shí)代，這種責(zé)任分離制度并不會(huì)影響檔案的集中管理。但在信息化管理時(shí)代，這種分離制度會(huì)導(dǎo)致不同檔案格式和信息類(lèi)型混雜，會(huì)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理造成較大阻礙。因此，醫(yī)院在檔案信息化改革過(guò)程中要優(yōu)先建立統(tǒng)一的檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于主要錄入條目的數(shù)據(jù)類(lèi)型、檔案文件的格式做標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，保證檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理的標(biāo)準(zhǔn)程度。其次，建設(shè)統(tǒng)一的線上檔案管理平臺(tái)，進(jìn)一步改善對(duì)檔案關(guān)聯(lián)價(jià)值的利用條件。針對(duì)檔案信息化價(jià)值開(kāi)發(fā)的基本需求，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)逐步建設(shè)統(tǒng)一的線上檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基于在線平臺(tái)的全流程檔案信息化處理，使各部門(mén)工作人員可以在醫(yī)院內(nèi)部隨時(shí)隨地地完成責(zé)任范圍內(nèi)的檔案處理工作。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)與醫(yī)院信息化管理部門(mén)深入合作，把信息化檔案管理平臺(tái)納入到醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中，在保證檔案密級(jí)和有效設(shè)置權(quán)限的前提下，向醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員提供更便利的檔案信息資源查詢及調(diào)用接口，提升信息化檔案資源的整體利用率。

（二）深入開(kāi)發(fā)信息化檔案價(jià)值

信息化檔案資源的價(jià)值開(kāi)發(fā)是檔案信息化發(fā)展中最具特色的新發(fā)展方向。就個(gè)人對(duì)檔案管理工作及信息化技術(shù)的理解來(lái)看，現(xiàn)階段最值得醫(yī)院關(guān)注的信息化檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)方向有如下三個(gè)。

首先，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案內(nèi)部共享。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案共享主要有兩種類(lèi)型。一是醫(yī)院多種檔案信息之間的關(guān)聯(lián)共享，不同檔案間具備互為補(bǔ)充和完善的條件。例如，采購(gòu)信息與醫(yī)院固定財(cái)產(chǎn)信息之間可以進(jìn)行互補(bǔ)和完善。這種信息互補(bǔ)能夠在一定程度上彌補(bǔ)檔案錄入階段的信息缺失問(wèn)題，保證檔案信息資源的完善程度。二是檔案管理部門(mén)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的檔案信息共享。例如，醫(yī)院人事檔案資源和醫(yī)療檔案資源的關(guān)聯(lián)可以用于分析醫(yī)生工作的質(zhì)量和效率，可以在一定程度上降低人事部門(mén)績(jī)效考核與醫(yī)生職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等的工作量，幫助其提升工作效率，也能提升不同部門(mén)工作人員利用檔案解決問(wèn)題的效率和成功率

其次，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案外部共享。醫(yī)院中最重要的一類(lèi)檔案當(dāng)屬醫(yī)療檔案，這類(lèi)檔案具備極高的科研應(yīng)用與開(kāi)發(fā)價(jià)值。在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理時(shí)代，醫(yī)療檔案的整體流通能力相對(duì)較低，嚴(yán)重限制了醫(yī)療檔案對(duì)于醫(yī)學(xué)科研的支持水平。在當(dāng)前信息化改革過(guò)程中，也有許多醫(yī)院并不愿意共享醫(yī)療檔案資源。這也在一定程度上限制了醫(yī)療檔案價(jià)值的發(fā)揮。建議醫(yī)院逐步開(kāi)放在醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的醫(yī)療檔案共享，一方面能夠提升本院收集的醫(yī)療檔案的價(jià)值，另一方面也能獲取更豐富的醫(yī)療檔案資源，以支持本院高水平醫(yī)學(xué)工作者的科研工作，為本院醫(yī)療水平的綜合發(fā)展提供長(zhǎng)效支持。

最后，發(fā)展并應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)分析技術(shù)。檔案資源在長(zhǎng)期積累后會(huì)逐步轉(zhuǎn)化為大數(shù)據(jù)信息資源，針對(duì)大數(shù)據(jù)資源的處理和分析能夠獲得對(duì)醫(yī)院運(yùn)行管理以及服務(wù)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)性結(jié)論，這是醫(yī)院綜合改革和發(fā)展中極為重要的量化分析資料來(lái)源。因此，建議醫(yī)院在檔案信息化發(fā)展過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)分析技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為醫(yī)院管理優(yōu)化、服務(wù)智能化改革等提供支持，未來(lái)還可以在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)智能化檔案管理與服務(wù)技術(shù)。

（三）有效防控信息化檔案管理下的新型安全問(wèn)題

信息安全問(wèn)題是檔案信息化管理?xiàng)l件下所出現(xiàn)的新型問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題在以往并不受醫(yī)院檔案管理部門(mén)的重視，所以醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)先全面增強(qiáng)安全意識(shí)，同時(shí)建立更完善的信息化風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。

首先，檔案管理部門(mén)在內(nèi)部開(kāi)展全面的信息安全意識(shí)教育。保證部門(mén)內(nèi)部所有工作人員對(duì)信息安全形成準(zhǔn)確及全面的認(rèn)識(shí)，使其建立主動(dòng)預(yù)防信息安全問(wèn)題的基本觀念。其次，構(gòu)建多層次的檔案信息化管理、安全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。首先，提高硬件安全水平，在檔案信息系統(tǒng)中增加硬件防火墻、高安全性網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、斷電保護(hù)設(shè)備等，提升系統(tǒng)硬件安全水平。其次，加強(qiáng)軟件層面上的安全防護(hù)，包括在服務(wù)器端、檔案管理部門(mén)應(yīng)用終端安裝安全軟件，在各終端操作中進(jìn)一步增強(qiáng)信息風(fēng)險(xiǎn)控制能力。最后，做好職工工作標(biāo)準(zhǔn)上的安全化管理，要求檔案管理部門(mén)員工嚴(yán)格遵循安全標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)備操作和信息操作，避免人為風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展水平整體偏低，但也積累了一定基礎(chǔ)。未來(lái)醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展應(yīng)先做好數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、平臺(tái)一體化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步依托網(wǎng)絡(luò)條件開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)功能、智能管理技術(shù)等，同時(shí)也要關(guān)注信息化管理下的新型安全風(fēng)險(xiǎn)，提前做好信息化管理風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

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