文化差異對商務(wù)函電寫作的影響

■劉 雯/河南科技學(xué)院外國語學(xué)院

一、前言

隨著“一帶一路”倡議的不斷推進，中國對外交流與合作不斷深化和加強，同世界各國的貿(mào)易往來也日漸頻繁。商務(wù)函電，作為商務(wù)活動中重要的溝通媒介，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效傳遞與交換。

對于商務(wù)函電寫作的研究，大部分學(xué)者集中在語言、寫作原則和課程設(shè)計等方面。楊秋怡（2018）通過對比英漢思維差異，研究其對商務(wù)函電寫作的影響。魏國平（2005）對商務(wù)函電的語言特征、語篇特征、語法特征及詞匯特征進行了詳盡分析。葉秀琪（2017）對商務(wù)函電教學(xué)模式改革進行研究，提出了基于 CLIL 模式的 4CS（content，communication， cognition， cultures）教學(xué)理念。由于各國文化的不同，商務(wù)函電溝通不可避免會面臨各種問題，但關(guān)于文化差異對商務(wù)函電寫作影響方面的研究較少。這些問題產(chǎn)生的原因以及如何解決這些問題值得思考和探索。

二、文化差異及造成的商務(wù)函電溝通障礙

不同文化有其獨特的特點，而溝通障礙的產(chǎn)生是多種文化差異因素交互的結(jié)果。

（一）高低語境文化

在現(xiàn)實交流中，交流雙方所傳遞的信息有的主要來自于交際語言本身，而有的則主要來自于交流的場合，即語境。根據(jù)信息來源方式的不同，愛德華·霍爾把多樣性的文化劃分為了兩類，即高語境文化和低語境文化。高語境文化是指在此種文化背景中，交際信息的創(chuàng)造和實現(xiàn)不主要依賴于交際語言本身，而主要依賴于語言交流的場合和語境。中國文化、拉丁文化以及日本文化都屬于典型的高語境文化。低語境文化是指在此種文化的語言交際過程中，交際信息的創(chuàng)造主要依靠交際語言本身而非交際語境，像美國、加拿大以及多數(shù)歐洲地區(qū)的文化都屬于低語境文化（竇衛(wèi)霖，2011）。例如，中國人很多時候講求意會、弦外之音以及語言表達的委婉和隱晦，但是如果這樣的語言出現(xiàn)在商務(wù)函件中，對于低語境文化的人來說容易出現(xiàn)溝通障礙，因為他們很難理解蘊含在文化背景中的信息。

（二）長期取向與短期取向文化

吉爾特·霍夫斯泰德提出文化差異的不同維度。其中一個維度便是長期取向與短期取向。長期取向的文化關(guān)注未來，注重節(jié)儉和堅持，能夠犧牲眼前或者短時間的利益去追求長遠的利益。而短期取向的文化更關(guān)注過去和現(xiàn)在，認為此時此地才是最重要的。在霍夫斯泰德的調(diào)查中，中國文化屬于典型的長期取向文化，在這一維度上的得分為118，而美國得分僅為29，其文化屬于短期導(dǎo)向文化（陳曉萍，2009）。這一文化差異體現(xiàn)在很多方面，例如，中國強調(diào)長遠計劃，未來的合作和利益，所以中國人常常說“放長線，釣大魚”，而且國家和政府也常出臺各種長期規(guī)劃，例如“十三五規(guī)劃”、“兩個一百年”奮斗目標等。但在很多短期文化取向的西方工業(yè)國家，短期即時的利益更被看重。例如，企業(yè)考核的周期較短，有每周考核、月考核、季度考核等，強調(diào)短期績效。

所以在商務(wù)函件中，特別是報盤還盤信件中，中國人常常會說“If you can grant us lower discount， we will place larger orders with you in the future”，甚至有時候為了促成一單生意或者期望后來能夠達成合作，在第一次交易時提供很低的價位。而美國人往往看重某一單生意能否盈利，如果利潤過低，就很難接受，因為他們認為利潤率太低將會是一次失敗的嘗試，完全沒必要。

（三）思維方式及習(xí)慣用語的差異

曹赟（2017）認為中國人趨于曲線思維。所謂曲線思維，是一種圍繞主題的迂回的思維方式。正如我們習(xí)慣于在談?wù)轮昂唁亯|，最后才表明自己的意圖或者看法。西方人趨于直線思維，即直截了當(dāng)?shù)奶岢鰡栴}和觀點的思維方式。人的思維方式?jīng)Q定著表達方式和行為方式。很多中國外貿(mào)業(yè)務(wù)員在撰寫商務(wù)信函時，往往會寫得很長以示認真重視。例如，在回復(fù)客戶的詢盤信件時，添加過多關(guān)于公司的介紹和客套的話語，最后才才會提到客戶所關(guān)注的點上。但是外國客戶在收到這種郵件后，會覺得是在繞彎子。面對繁雜冗長、主題難尋的信件，客戶會認為沒有可讀性，失去耐心。

有時候還會出現(xiàn)模糊語的情況，例如，我們習(xí)慣說“改天有空去你家做客”，但是“改天”可能是明天，一周后，一月后，是不確定的。但是，西方人對于模糊性的容忍度較差。所以，在商務(wù)函電寫作中，模棱兩可的語言會使客戶懷疑合作的誠意及公司的信譽。例 如，“Products of our company won several awards and passed national and international authentification.” 這種表達方式在西方人看來是沒有參考價值的，因為不夠具體，沒有可信度。

三、跨文化商務(wù)函電寫作技巧

（一） 把握商務(wù)函件的發(fā)送時機

大多數(shù)商務(wù)函件往來都是通過郵件方式進行的，如何使客戶在收到郵件后快速回復(fù)是值得思考的問題。外貿(mào)業(yè)務(wù)員發(fā)送出去的開發(fā)信、建交函等都石沉大海，很大原因是發(fā)送的時間不對。有時候客戶的郵箱堆積大量郵件，如果不是往來郵件，可能會被當(dāng)作垃圾郵件處理掉。在這種和國外存時差的情況下，一方面我們需要及時回復(fù)客戶的郵件；另一方面，設(shè)定郵件發(fā)送的時間，確保客戶在上班后打開郵箱的第一時間，收到我們的郵件，這樣客戶查收回復(fù)的幾率會增大。

除了時差可能造成的郵件處理障礙外，目標國家的文化節(jié)日等也要考慮在內(nèi)。例如，在穆斯林齋月期間，他們的上班時間一般是早上八點到下午兩點，所以郵件發(fā)送最好是在這期間，或者上午十點左右。齋月期間，人們白天不能吃喝，所以上午客戶的精神狀態(tài)較好，下午會出現(xiàn)疲倦，此時進行郵件往來，效果較差。值得一提的是，并非每一個西方國家都過圣誕節(jié)，一些阿拉伯國家像沙特、阿聯(lián)酋、敘利亞等是不過圣誕節(jié)的。此外，不同國家慶祝感恩節(jié)的時間也不盡相同，加拿大的感恩節(jié)在每年的十月中旬，美國的感恩節(jié)在每年11月的第四個星期四，而歐洲人則不過感恩節(jié)。同樣，我們的春節(jié)對于外國客戶來說是不放假的，所以商務(wù)函件往來時應(yīng)注意文化差異，在遇到節(jié)假日時，應(yīng)提前告知客戶可能出現(xiàn)的延遲回復(fù)。此外，送上祝福時應(yīng)注意避免把祝福發(fā)錯人，或者在錯誤的時間發(fā)送節(jié)日祝福，影響交流與合作。

（二）設(shè)計商務(wù)函電的寫作內(nèi)容

1、明確寫作目的

在撰寫商務(wù)函電時首先要明確寫作目的，不管是關(guān)于價格的討論，還是關(guān)于交貨方式的協(xié)商等?；谖鞣娇蛻糁本€思維的特點，在一開始，我們可以減少大量的鋪墊，直接表明寫作目的，例 如“Thanks for your inquiry and prices for your desired products are as follows.”或者“I write this letter in order to……” 此外，寫作中最好有清晰的標題，對于客戶所關(guān)注的點，例如價格、付款方式等可以加粗顯示，增加函件的易讀性。

2、了解客戶需求

商務(wù)函電寫作雖然不是面對面的談判，卻是另一種形式的溝通、試探與博弈。不同的客戶在詢價時都抱持一個共同目標，那就是要買到物美價廉的商品或者以最好的價格出售商品。不同的是，一些客戶，例如印度地區(qū)的客戶屬于價格敏感型，所以在商務(wù)函電寫作中，過高的價格會使他們直接放棄。對于這種客戶，應(yīng)直接拋出自己能做出的折扣，并表達合作意愿。歐美以及日本客戶，對于產(chǎn)品的品質(zhì)要求較高，可以重點展示產(chǎn)品細節(jié)和優(yōu)勢，必要時候在函件溝通是提到樣品寄送。若樣品價格不高，可直接在函件中表達“Free samples will be provided for your reference”。如果樣品價格過高，可委婉表述我方需求 “The sample will cost 200USD， but we will refund the charge if you confirm the order”。一方面有機會讓客戶更好地了解產(chǎn)品，另一方面減少損失。

一些國家對于產(chǎn)品的環(huán)保要求很高，所以在函件中不要使用泛泛的語言表達產(chǎn)品質(zhì)量好，一定要充分展示出產(chǎn)品的環(huán)保性能并提供具體的參數(shù)來吸引客戶。對于一些高權(quán)利距離文化的國家，客戶對于權(quán)威的重視和依賴很強。所以如果企業(yè)已經(jīng)和當(dāng)?shù)氐闹髽I(yè)有合作，可以在函件中提到，這樣會使客戶更加容易接受。

3、完善寫作細節(jié)

商務(wù)函件的寫作格式有很多種，常見的三種是齊頭式、縮進式和混合式。針對不同的客戶，選擇客戶常用的格式。

其次，細節(jié)方面。例如，日期的寫法，英式寫法，一般遵循日、月、年的順序。2019年6月8日，即 8June， 2019或8 June， 2019。 而美式的期表達方式通常為月、日、年，即 June 8， 2019，或June 8，2019。 避免書寫為 08/06/2019或者06/08/2019，造成誤解。

最后，商務(wù)函件的寫作，如往來郵件，雖然不似合同般嚴謹，但在發(fā)送之前務(wù)必要認真檢查，避免語法錯誤以及重要信息的遺漏或出錯。專業(yè)準確禮貌的表達將會給客戶留下好印象，增加合作的可能性。

（三）擺正商務(wù)函電的寫作心態(tài)

商務(wù)活動的進行是基于平等互利的基礎(chǔ)。一項對比對母語國家人員和非母語國家人員在商務(wù)信件寫作差異的研究顯示：在這些被調(diào)查的非母語國家人員中，44%的人在寫作時常常過于禮貌，例如，“I humbly request you to take into consideration my ardent desire to continue my studies”（竇衛(wèi)霖，2011）。過于謙虛甚至一味討好的表達會讓客戶感覺我們對自己的產(chǎn)品缺乏自信，急于建立業(yè)務(wù)關(guān)系，在后期的談判中將會處于不利地位。所以在商務(wù)函電寫作中，我們既要禮貌表達，更要自信表達，強調(diào)對方跟我們合作能夠為他們帶來的利益。

四、結(jié)語

我國同世界各國交流合作日益密切，商務(wù)函電在商務(wù)活動中發(fā)揮的作用也越來越大。但文化差異，不管是高低語境、長期短期取向、權(quán)利距離高低亦或是思維、習(xí)慣及表達方式的差異，往往直接影響商務(wù)函電的溝通。了解世界各國的文化差異以及他們對商務(wù)函電寫作的影響，并且靈活運用到商務(wù)函電寫作中，力求做到謀篇布局符合客戶思維習(xí)慣，寫作內(nèi)容直擊客戶內(nèi)心需求，將所要表達的信息進行準確詳細的編碼，從而順利實現(xiàn)跨文化商務(wù)函電寫作，促進對外經(jīng)濟貿(mào)易發(fā)展。