檔案管理工作的重要性分析

■張代娟/濟(jì)寧市嘉祥縣人力資源和社會(huì)保障局

人力檔案里的許多真實(shí)案例相對(duì)于其他資料更具說(shuō)服力和信服力，所以說(shuō)人力資源檔案的管理是企各個(gè)地方必須落實(shí)的一項(xiàng)任務(wù)，也是管理性的一個(gè)工作，需要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)和招聘專(zhuān)業(yè)的工作人員。人力資源的檔案管理有別于其他部門(mén)或企業(yè)，人力資源的檔案可以為社會(huì)提供更多的信息服務(wù)，受眾面廣且實(shí)踐服務(wù)性強(qiáng)，通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)強(qiáng)，所以人力資源的檔案管理更要建立健全管理系統(tǒng)，才能更好的服務(wù)社會(huì)和人民。

一、檔案管理的重要意義

（一）檔案管理對(duì)國(guó)家有重要影響

檔案管理工作具有一定的政治性，在一個(gè)國(guó)家中統(tǒng)治階級(jí)的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益都提現(xiàn)在國(guó)家檔案中，而國(guó)家檔案又為統(tǒng)治階級(jí)的方方面面服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是統(tǒng)治階級(jí)工作政治性的集中表現(xiàn)，而統(tǒng)治階級(jí)是國(guó)家重要主導(dǎo)力量，決定著國(guó)家發(fā)展的方向，則足以說(shuō)明檔案在統(tǒng)治階級(jí)管理國(guó)家中發(fā)揮巨大作用，所以這種國(guó)家檔案的保密要求非常嚴(yán)格，每一個(gè)國(guó)家都有自身管理檔案的一套詳細(xì)方案和檔案管理系統(tǒng)，這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。而人力資源的檔案管理對(duì)社會(huì)和國(guó)家更具重要意義，首先，在工作性質(zhì)上，人事要求檔案管理的機(jī)要性和嚴(yán)格性都相對(duì)于其他部門(mén)高，各個(gè)相關(guān)部門(mén)和人員都有認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家和黨的檔案管理要求與體系，建立嚴(yán)密的檔案管理法規(guī)與制度，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。其次，在建立檔案管理體制后，必須遵循檔案管理程和嚴(yán)格按照工作流程要求開(kāi)展一系列工作。最后，只要各級(jí)用人單位對(duì)檔案管理有保證，人事檔案就會(huì)成為人力資源開(kāi)發(fā)工作的重要資源，還會(huì)為穩(wěn)定單位人才隊(duì)伍的具有重要意義，會(huì)在工作思路上，人才合理流動(dòng)和人才效用就會(huì)最大化得到發(fā)揮。

（二）人事檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展有重要意義

檔案作為社會(huì)的一種無(wú)形財(cái)產(chǎn)，為社會(huì)的生產(chǎn)活動(dòng)提供更多的技術(shù)參考和幫助，也在社會(huì)管理方面發(fā)揮巨大作用，規(guī)范化的檔案管理提高社會(huì)管理和發(fā)展水平，推動(dòng)各個(gè)地方積極穩(wěn)定的發(fā)展。檔案管理作為社會(huì)管理的最基本的一項(xiàng)工作，只有在社會(huì)人員、經(jīng)濟(jì)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)完善各種檔案，與社會(huì)相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)才能有序進(jìn)行，社會(huì)的生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更應(yīng)建立健全一系列檔案進(jìn)行保護(hù)，因?yàn)檫@是社會(huì)的一種無(wú)形財(cái)產(chǎn)，可以為社會(huì)后期發(fā)展提供更多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，利用信息技術(shù)對(duì)人力檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理并建立一套適應(yīng)社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)、體現(xiàn)社會(huì)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，就能使社會(huì)的發(fā)展與檔案管理工作相適應(yīng)相協(xié)調(diào)，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。人事檔案記錄著社會(huì)的歷史發(fā)展歷程，社會(huì)如何協(xié)調(diào)發(fā)展，每一段階段的發(fā)展情況、社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)、各個(gè)部門(mén)董事結(jié)構(gòu)的變動(dòng)、人員的管理等各個(gè)方面，這些都可以從企業(yè)檔案找到解答。關(guān)系到每一個(gè)家庭每一個(gè)人發(fā)展，記錄著社會(huì)各個(gè)單位的詳細(xì)情況，也記錄著政府的工作情況，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展起到一定的作用，為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、教育和文化的發(fā)展提供更寶貴的經(jīng)驗(yàn)，所以人力資源檔案的管理工作，是在一定程度上決定社會(huì)的健康發(fā)展。

二、檔案管理的建議

（一）建立健全人事檔案管理體系

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要遵循國(guó)家檔案管理原則和相關(guān)法律法規(guī)，維護(hù)檔案的完整與安全。國(guó)家應(yīng)建立健全相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，設(shè)立各個(gè)級(jí)別的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，確保檔案的不受損壞以及檔案的保密性，保密性對(duì)檔案的管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重任，防止重要機(jī)密的泄露就應(yīng)設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其管理，并且要嚴(yán)厲打擊泄密者，防止非法人員對(duì)檔案進(jìn)行有意破壞和盜竊，只有合理保護(hù)檔案，才能使檔案更好的服務(wù)于各個(gè)方面的工作。保護(hù)好檔案不被盜竊、損壞以及嚴(yán)厲打擊泄密者這也是對(duì)檔案管理工作者的一個(gè)重要考驗(yàn)，也是每一個(gè)檔案管理部門(mén)要貫徹落實(shí)的任務(wù)，社會(huì)和國(guó)家的歷史都存于各種檔案中，只有加大力度對(duì)其保護(hù)，建立健全檔案管理法才能推動(dòng)國(guó)家和社會(huì)更好的發(fā)展。而在企業(yè)檔案管理方面，首先，你要確定本公司的歸檔范圍，什么文件該歸檔，什么應(yīng)該直接銷(xiāo)毀，還有就是要確定分類(lèi)法，也就是根據(jù)什么排列，比如說(shuō)，按年度、按組織機(jī)構(gòu)等，這些都要根據(jù)本公司的具體情況，有你親自做調(diào)查，再一點(diǎn)點(diǎn)的做。電子版的話，也就是電子檔案管理的范疇，你應(yīng)該建議領(lǐng)導(dǎo)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理軟件，因?yàn)槟闳羰亲约号脑?，肯定是弄不了的?/p>

（二）提高人力檔案管理的高度信息化水平

配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、交換器、掃描儀等硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件，通過(guò)對(duì)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作方面進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，以及對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定，將檔案管理工作從人工轉(zhuǎn)向智能機(jī)器管理，利用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與媒體對(duì)其進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理進(jìn)行更詳細(xì)的等級(jí)劃分，使檔案管理這巨大的工程量更容易得到解決，檔案具有海量的數(shù)據(jù)，人工管理會(huì)出現(xiàn)不同的錯(cuò)誤已經(jīng)效率底下，而計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)的管理具有巨大優(yōu)勢(shì)，龐大的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以將檔案詳細(xì)管理，必要時(shí)還可以建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案的管理具有極高的專(zhuān)業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，可以收集和管理每一個(gè)人詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息以及社會(huì)和國(guó)家各個(gè)方面的數(shù)據(jù)信息。對(duì)于一個(gè)國(guó)家的檔案管理來(lái)說(shuō)，僅僅依靠人工管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以滿(mǎn)足工作需求，從檔案信息的收集到整理以及最后的收集工作，如果僅僅靠各個(gè)不同部門(mén)的人工落實(shí)，這無(wú)疑是一個(gè)極具難度和效率極低的工作，造成大量的人力和物力上的浪費(fèi)，各個(gè)地方的人力資源檔案管理也是如此，只有依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，才能保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理才能提高效率與效益，也可以降低檔案管理出現(xiàn)重大錯(cuò)誤的幾率，而且我國(guó)的大數(shù)據(jù)發(fā)展近年來(lái)得以迅速發(fā)展，采用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，其一，可以打破各種時(shí)間與地域性限制，減少人力物力上的開(kāi)支，實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)管理和檔案信息共享，其二，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案管理可以防止檔案被損壞概率，保密度也極高，可以說(shuō)計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及可以為檔案數(shù)據(jù)管理帶來(lái)極大的便利，保證檔案信息化和和社會(huì)信息化發(fā)展相協(xié)調(diào)，而在依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)和高級(jí)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人才，防止網(wǎng)絡(luò)被入侵而導(dǎo)致重要檔案信息泄露，對(duì)檔案信息化管理全面升級(jí)。還要提高檔案管理人員的國(guó)家和社會(huì)責(zé)任感，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)厲打擊檔案信息泄露者，推動(dòng)社會(huì)與國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都具有重要意義，在社會(huì)管理方面，正確的人事檔案管理能夠保證社會(huì)健康發(fā)展，檔案也記錄著社會(huì)發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，能為社會(huì)人員管理、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、政治活動(dòng)和文化活動(dòng)方面提供歷史參考，每一個(gè)環(huán)節(jié)都與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。而目前我國(guó)檔案管理還存在許多漏洞，所以，要建立健全檔案管理法，對(duì)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)，淘汰以前落后的人工管理方案，依靠我國(guó)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)管理，防止檔案受損情況的發(fā)生，而在依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)和高級(jí)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人才，防止網(wǎng)絡(luò)被入侵而導(dǎo)致重要檔案信息泄露，對(duì)檔案信息化管理全面升級(jí)。還要提高檔案管理人員的國(guó)家和社會(huì)責(zé)任感，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)厲打擊檔案信息泄露者，配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、交換器、掃描儀等硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件，通過(guò)對(duì)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作方面進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，為社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展保駕護(hù)航。