規(guī)范檔案庫房安全管理的對(duì)策探析

■葉云利/寧波財(cái)經(jīng)學(xué)院

隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治以及文化等的發(fā)展變化，作為人類進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，檔案受到越來越多檔案工作者的關(guān)注，隨之，檔案的安全也被越來越多的重視。檔案管理就是為了避免檔案實(shí)體和信息內(nèi)容受到人為和自然損壞，運(yùn)用各種管理措施和技術(shù)手段，保證檔案安全。可以說，對(duì)檔案安全管理而言，庫房的安全是重要基石。庫房是存放檔案的重要場(chǎng)所，現(xiàn)如今，檔案安全管理理念不斷更新背景下，檔案庫房條件明顯得到了改善，數(shù)量繁多，種類豐富的檔案資料被存放到了檔案庫房中，在這個(gè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)了一些影響檔案安全的不良因素，檔案庫房的建設(shè)和安全管理也經(jīng)常被忽視，給檔案安全造成了一定的危害。因此，必須對(duì)檔案庫房安全管理中存在的各種問題和隱患認(rèn)真分析，高度重視檔案庫房安全管理工作，有效堵塞安全漏洞，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，有效保障檔案的安全。

一、檔案庫房安全管理存在的主要問題

（一）使用或建設(shè)不規(guī)范

在建設(shè)過程中，一些基層檔案館因受到經(jīng)濟(jì)、地理等各種因素限制，借助普通的辦公用房改建成檔案庫房，而未根據(jù)檔案館的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)。在檔案庫房管理的安全觀念逐漸增強(qiáng)背景下，為了提升檔案庫房的存儲(chǔ)容量，許多檔案館開始擴(kuò)建和改建，這個(gè)過程中就出現(xiàn)了一些隱患和缺陷。主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是辦公室、閱覽室與檔案庫房共用一個(gè)出入口，一旦發(fā)生突發(fā)事件，就會(huì)嚴(yán)重影響人員撤離和檔案搶救，不利于檔案的安全管理；二是未隔熱和加厚處理檔案庫房的墻體，不利于檔案的安全保存；三是檔案庫房沒有設(shè)立獨(dú)立的防火分區(qū)，而一味地強(qiáng)調(diào)存儲(chǔ)容量；四是將檔案庫房兼做倉庫存放雜物的做法，對(duì)檔案管理和存放安全有直接的影響。

（二）管理制度不嚴(yán)格，制度執(zhí)行不到位

為了保證檔案庫房的安全、高效運(yùn)作，必須要制定嚴(yán)格的檔案庫房管理制度并保障其有效執(zhí)行。但是實(shí)際情況卻是管理制度不嚴(yán)格和制度執(zhí)行不力的問題在很多檔案庫房普遍存在，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格的制度，導(dǎo)致檔案庫房設(shè)施設(shè)備的使用隨意而無效率，不利于檔案的安全管理；二是因?yàn)閹旆抗芾硗度氲木τ邢?，像定期檢查和清掃、出入庫以及險(xiǎn)情排練等檔案庫房制度都未嚴(yán)格制定或者定期執(zhí)行，不利于檔案的安全保管；三是缺乏相關(guān)的準(zhǔn)入制度，進(jìn)入檔案庫房時(shí)，對(duì)那些非檔案庫房工作人員沒有限制，這在一定程度上使檔案信息泄密和檔案失竊的風(fēng)險(xiǎn)增加，不利于檔案的安全保管。

（三）應(yīng)急方案制定和演練缺失

《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》中對(duì)檔案的應(yīng)急方案有明確的要求，對(duì)于可能發(fā)生的水災(zāi)、火災(zāi)、蟲災(zāi)和地震等突發(fā)事件，相應(yīng)的應(yīng)急方案檔案庫房必須要要制定，同時(shí)為了保證對(duì)于各種突發(fā)事件，檔案庫房具有處理能力，應(yīng)當(dāng)定期組織演練。但是在這一方面，檔案庫房普遍存在著制定的應(yīng)急方案過于簡單，可操作性不強(qiáng)，忽視沒有發(fā)生的各種險(xiǎn)情以及沒有定期開展安全演練等情況，這些情況的出現(xiàn)，給檔案庫房的安全管理工作埋下了安全隱患。

（四）特殊載體檔案管理不重視或者不科學(xué)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，將重點(diǎn)放在了紙質(zhì)檔案文件的管理，而不夠重視特殊載體檔案像磁帶、光盤和照片等管理。在實(shí)際管理過程中，對(duì)于這些特殊檔案的保管既沒有在檔案庫房中單獨(dú)存放，也沒有在庫房管理中設(shè)置獨(dú)立的分區(qū)，同時(shí)也沒制定相應(yīng)的的庫房管理制度和措施對(duì)這些不同載體的檔案進(jìn)行管理，一般情況下，這些特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案資料一并存放于庫房中，這樣的存放方式，不僅會(huì)對(duì)這些特殊載體檔案的保存壽命產(chǎn)生一定的影響，而且還可能損壞或者丟失很多珍貴檔案，嚴(yán)重影響庫房檔案安全管理工作的開展。

二、規(guī)范檔案庫房安全管理的對(duì)策

（一）規(guī)范設(shè)計(jì)檔案庫房，整改安全隱患

庫房的規(guī)范設(shè)計(jì)是保證庫房檔案安全管理工作有效開展的基礎(chǔ)。針對(duì)因檔案庫房建設(shè)或者使用不規(guī)范造成的安全隱患，應(yīng)科學(xué)合理規(guī)劃設(shè)計(jì)，檔案庫房安全設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格參照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，對(duì)于檔案庫房存在的安全隱患要積極整改，保證檔案庫房的安全管理。具體應(yīng)從三個(gè)方面入手：一是改造或者搬遷采用串通方式設(shè)置的檔案庫房，為了增強(qiáng)突發(fā)事件發(fā)生時(shí)人員和檔案資料的撤離能力，可以增加備用出入口，方便人員進(jìn)出；二是對(duì)于由普通辦公用房改造而來的檔案庫房，為了增加檔案保管的安全性，可以對(duì)墻體進(jìn)行加厚處理或者進(jìn)行墻體隔熱；三是對(duì)于檔案庫房設(shè)置無防火分區(qū)，通道狹小以及檔案架排列密集等情況，在科學(xué)籌劃的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案庫房的容量進(jìn)行擴(kuò)建，對(duì)檔案架進(jìn)行合理的分布，將部分檔案進(jìn)行搬遷，使防火分區(qū)被合理留出來，從而在火災(zāi)等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，有效保證檔案的安全。

（二）建立健全檔案庫房安全管理制度

檔案庫房安全管理制度是檔案庫房安全管理工作的制度保障。檔案庫房安全管理制度的制定應(yīng)根據(jù)檔案庫房安全隱患和薄弱環(huán)節(jié)，從而使檔案的安全能夠得到保證。具體制定的安全管理制度內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是安全使用制度，這主要是針對(duì)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備，對(duì)于確保設(shè)備的有效運(yùn)轉(zhuǎn)和節(jié)能安全，安全使用制度的制定具有重要意義；二是安全巡查制度，這主要是針對(duì)檔案庫房的日常安全管理，為了將危險(xiǎn)消除在萌芽狀態(tài)，要對(duì)庫房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備、檔案資料、霉變蟲蛀以及水源電路等情況按照制度要求進(jìn)行日常巡查和登記，對(duì)于問題隱患及時(shí)發(fā)現(xiàn)，盡早預(yù)防。三是安全責(zé)任制度，這主要是針對(duì)檔案庫房的安全責(zé)任劃分，安全責(zé)任劃分和分工要根據(jù)檔案庫房工作人員的崗位、區(qū)域和職能，使崗位安全責(zé)任有效落實(shí)到每個(gè)人身上，做到層層負(fù)責(zé)和層層落實(shí)，避免出現(xiàn)遺漏。

（三）制定檔案庫房管理安全應(yīng)急方案

檔案庫房管理安全應(yīng)急方案是處理和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的保證。當(dāng)檔案庫房中發(fā)生的水災(zāi)、火災(zāi)、蟲災(zāi)以及地震等突發(fā)事件時(shí)，它能夠確保檔案庫房工作人員在第一時(shí)間采取最有效的行動(dòng)，同時(shí)通過撤離人員和搶救檔案等工作，使突發(fā)事件對(duì)檔案庫房造成的人員危害和檔案損失能夠最大程度地減輕。為了增強(qiáng)應(yīng)急方案的有效性，應(yīng)以不同災(zāi)情和險(xiǎn)情的特點(diǎn)為參照，制定切實(shí)可行的應(yīng)急方案，且要具有針對(duì)性，使險(xiǎn)情發(fā)生時(shí)采取的有效措施和辦法能夠得到明確。此外，為了提高檔案庫房工作人員對(duì)突發(fā)事件的緊急處理能力，還要做好應(yīng)急方案的定期演練和修訂工作，通過日常演練，讓檔案庫房工作人員熟悉應(yīng)急方案的行動(dòng)流程，積極組織開展險(xiǎn)情演練。

（四）重視特殊載體檔案的安全管理和保存工作

在庫房檔案安全管理工作中，特殊載體檔案的安全管理和保存工作是重要內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案材料不同，特殊載體檔案像磁帶、光盤和照片等對(duì)空氣濕度、灰塵、環(huán)境溫度以及磁場(chǎng)干擾的強(qiáng)度等的要求較高，為了保證特殊載體檔案的安全，就應(yīng)當(dāng)通過設(shè)立單獨(dú)分區(qū)，對(duì)特殊載體檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，具體辦法有設(shè)置玻璃架和防磁柜等，與外界的不良環(huán)境進(jìn)行隔絕，正確存放特殊載體檔案。

三、結(jié)語

在檔案安全體系建設(shè)中，檔案庫房安全是重中之重，應(yīng)該從思想上高度重視檔案管理工作。檔案庫房的安全管理工作涉及的內(nèi)容是方方面面的，在具體的檔案庫房的安全管理工作中，要規(guī)范設(shè)計(jì)檔案庫房，整改安全隱患，建立健全檔案庫房安全管理制度，制定檔案庫房管理安全應(yīng)急方案，開展定期的方案演練和修訂，重視特殊載體檔案的安全管理和保存工作，只有這樣，才能保證檔案庫房的安全管理工作有序推進(jìn)，使檔案安全得到有效保障。