高職校辦企業(yè)“鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所”的可行性研究
——以汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)為例

■李爭(zhēng)娃/汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、前言

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善，對(duì)外交流加深，秘書(shū)逐步由政府部門(mén)、事業(yè)單位轉(zhuǎn)向企業(yè)、生活的舞臺(tái)。鐘點(diǎn)秘書(shū)和各種文秘服務(wù)企業(yè)在大城市應(yīng)運(yùn)而生，秘書(shū)工作開(kāi)始趨向社會(huì)化，為各行政事業(yè)單位和私人企業(yè)或是個(gè)人提供秘書(shū)相關(guān)的智能工作，如提供單位日常運(yùn)營(yíng)所需要的信息服務(wù)，以專業(yè)的秘書(shū)技能完成日常的工作信息幫助，如文書(shū)寫(xiě)作，安排行程會(huì)議，提供單位各項(xiàng)目運(yùn)行的最基礎(chǔ)保障。筆者在調(diào)研和深入分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書(shū)專業(yè)人才培養(yǎng)實(shí)際情況及汕尾地區(qū)發(fā)展需求，依托于職業(yè)院校中的文秘專業(yè)的教學(xué)現(xiàn)狀，提出在面向市場(chǎng)需求的文秘崗位中，提出職業(yè)院校加強(qiáng)校企合作的深度，共同構(gòu)建其鐘點(diǎn)文秘事務(wù)所的可行性和必要性，并且以汕尾職業(yè)院校為例，分析創(chuàng)辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的有效途徑。最終實(shí)現(xiàn)高職院校的文秘畢業(yè)生能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫的校企銜接工作。

二、成立鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的條件

（一）汕尾地區(qū)市場(chǎng)需求是建立秘書(shū)事務(wù)所的強(qiáng)大動(dòng)因

目前各大城市進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的外商外企、民間團(tuán)體越來(lái)越多，這部分機(jī)構(gòu)和人群大多不帶自己的專職秘書(shū)同行，當(dāng)?shù)氐溺婞c(diǎn)秘書(shū)成為他們輔助工作的首選。筆者通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：當(dāng)今汕尾地區(qū)進(jìn)行短期商務(wù)貿(mào)易的外地（境外）企業(yè)、組織和個(gè)人，觀光旅游、參加非商務(wù)活動(dòng)的團(tuán)體和個(gè)人以及短期的展覽會(huì)等活動(dòng)十分頻繁。龐大的市場(chǎng)需求驅(qū)使我們迫切地在汕尾地區(qū)建立一所鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所。

（二）文秘專業(yè)建設(shè)的日趨成熟為秘書(shū)事務(wù)所的成立提供人才供給

汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為汕尾地區(qū)唯一一所高職院校，從2005 年開(kāi)始，在深入社會(huì)調(diào)研的基礎(chǔ)上，針對(duì)汕尾市快速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，秘書(shū)人員和秘書(shū)崗位的大量缺口，結(jié)合中文系的教學(xué)資源和專業(yè)特點(diǎn)，進(jìn)行了第一屆的招生，原方向?yàn)槲拿兀ㄉ嫱猓?，后為適應(yīng)汕尾地區(qū)的需要，更名為文秘，主要培養(yǎng)中文秘書(shū)。

2009 年根據(jù)教育部16 號(hào)文件精神（教高〔2006〕16 號(hào)）專業(yè)主干課程進(jìn)行了針對(duì)性的調(diào)整，重在實(shí)踐性教學(xué)的改革與創(chuàng)新，建立設(shè)備完善的文秘綜合實(shí)訓(xùn)室與實(shí)訓(xùn)基地，實(shí)現(xiàn)以工作過(guò)程為導(dǎo)向，通過(guò)工學(xué)結(jié)合驅(qū)動(dòng)知識(shí)與技能的教學(xué)模式。而專業(yè)建設(shè)、師資配備、校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)室等條件日漸成熟，為鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的成立奠定了基礎(chǔ)。

近幾年來(lái)，課程建設(shè)已形成多媒體教學(xué)、案例教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、模擬情境教學(xué)等一套做法，實(shí)踐性教學(xué)指導(dǎo)已經(jīng)形成相對(duì)完整的體系。

（三）新《公司法》的實(shí)施為秘書(shū)事務(wù)所的組建提供制度的保障

在2006 年1 月1 日新實(shí)施的《公司法》中為高職院校創(chuàng)建企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的提供了強(qiáng)有力的制度保障。如，在《公司法》中有明文要求組建有限公司的最低注冊(cè)資金為3 萬(wàn)，卻可以實(shí)現(xiàn)分期繳納。這大大降低了組建秘書(shū)事務(wù)所的門(mén)檻，高職院校的文秘專業(yè)可以通過(guò)以班級(jí)為法人的方式，向?qū)W院申請(qǐng)獲得事務(wù)所創(chuàng)業(yè)資金的扶持，在事務(wù)所的經(jīng)營(yíng)管理中，還可以由學(xué)院的主管院長(zhǎng)、中文系主任擔(dān)任所長(zhǎng)以及辦公室主任，由骨干教師帶頭組成員工隊(duì)伍。外聘資深秘書(shū)及文秘專業(yè)優(yōu)秀學(xué)生組成，以對(duì)外提供鐘點(diǎn)秘書(shū)服務(wù)為產(chǎn)品。

三、鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的建設(shè)與管理

（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置

根據(jù)傳統(tǒng)和現(xiàn)實(shí)的市場(chǎng)需求可知，當(dāng)前在高職院校校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所構(gòu)建中，需要參考現(xiàn)代企業(yè)管理制度。首先在事務(wù)所的組織機(jī)構(gòu)上要全面，如此才能夠確保鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所能夠進(jìn)入到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，真正地掌握市場(chǎng)中實(shí)際需要的秘書(shū)實(shí)踐能力情況。參考成熟的律師事務(wù)所等中小型企業(yè)單位可知。高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所要能夠基本擁有綜合辦公室、宣傳與策劃部門(mén)、市場(chǎng)拓展部、組織人事部、業(yè)務(wù)部五個(gè)大的部門(mén)，各部門(mén)分管不同事務(wù)。五大部門(mén)上面有所長(zhǎng)以及主任統(tǒng)轄，維持鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的日常工作。

（1）綜合辦公室。綜合辦公室可以說(shuō)是鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所中的“秘書(shū)處”。在整個(gè)事務(wù)所中承擔(dān)著螺絲釘?shù)淖饔?，更發(fā)揮著協(xié)調(diào)事務(wù)所各部門(mén)，為事務(wù)所的各項(xiàng)日常運(yùn)營(yíng)以及項(xiàng)目開(kāi)展保駕護(hù)航。如對(duì)內(nèi)，綜合辦公室要能夠完成對(duì)事務(wù)所的內(nèi)部控制管理，構(gòu)建其事務(wù)所的企業(yè)文化內(nèi)涵，提供后勤保障，完善各類規(guī)章制度確保事務(wù)所能夠有據(jù)可依，對(duì)外，綜合辦公室要能夠維持公司的對(duì)外交流，做好行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)的跟蹤，走在行業(yè)發(fā)展的前沿，動(dòng)態(tài)完成對(duì)事務(wù)所的各項(xiàng)規(guī)章制度等的構(gòu)建。如事務(wù)所中的工會(huì)部門(mén)，綜合辦公室要能夠隨時(shí)根據(jù)2019 年工會(huì)最新規(guī)章制度，進(jìn)行本公司的福利待遇等的調(diào)整，以此保證事務(wù)所工作人員的福利待遇。

（2）宣傳與策劃部。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，宣傳和策劃已經(jīng)成為各個(gè)部門(mén)單位對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)的重要環(huán)節(jié)。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，秘書(shū)事務(wù)所在日常運(yùn)營(yíng)中需要同社會(huì)各用人單位構(gòu)建良好的信息互通的渠道。從而實(shí)現(xiàn)對(duì)本秘書(shū)事務(wù)所的對(duì)外形象的構(gòu)建，如，及時(shí)發(fā)布秘書(shū)事務(wù)所的最新人才動(dòng)態(tài)信息。

（3）市場(chǎng)拓展部。高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的本質(zhì)在于盈利的企業(yè)，同時(shí)其還承擔(dān)著為文秘專業(yè)學(xué)生提供實(shí)踐操作的職能。對(duì)此秘書(shū)事務(wù)所只有進(jìn)入到企業(yè)發(fā)展中，才能夠真正地參與到秘書(shū)發(fā)展需求中，目前設(shè)置市場(chǎng)拓展部正是秘書(shū)事務(wù)所根據(jù)本所的業(yè)務(wù)情況，展開(kāi)宣傳策劃，設(shè)計(jì)和實(shí)施工作，結(jié)合本地的實(shí)際完美的完成每一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作。同時(shí)還樹(shù)立其秘書(shū)事務(wù)所的形象，提高事務(wù)所的知名度和美譽(yù)度。

（4）組織人事部。高職校辦企業(yè)秘書(shū)事務(wù)所本質(zhì)上具有雙重的特點(diǎn)。其既有學(xué)校教師、學(xué)生，還有外聘的資深秘書(shū)等，事務(wù)所員工組成層次較為復(fù)雜。而在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，復(fù)雜的人員結(jié)構(gòu)雖然能夠帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)若是沒(méi)有采取相應(yīng)的人力資源管理制度手段，則更容易出現(xiàn)人心渙散，工作積極性不高等問(wèn)題。因此組織人事部門(mén)能夠讓校辦企業(yè)秘書(shū)事務(wù)所的人力資源更加有序科學(xué)。在事務(wù)所人才招聘中，組織人事部門(mén)能夠本著人著公開(kāi)、公平、公正的原則面向整個(gè)學(xué)院秘書(shū)專業(yè)的學(xué)生及其他相關(guān)專業(yè)（如商務(wù)英語(yǔ)、市場(chǎng)營(yíng)銷等） 學(xué)生進(jìn)行招聘，還可以根據(jù)秘書(shū)事務(wù)所的業(yè)務(wù)范圍行程績(jī)效考核機(jī)制，完成對(duì)初級(jí)、中 級(jí)、高級(jí)秘書(shū)的工作評(píng)價(jià)。

（5）業(yè)務(wù)部。業(yè)務(wù)部門(mén)是整個(gè)秘書(shū)事務(wù)所的核心所在，其正是根據(jù)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所所承接的業(yè)務(wù)情況，按照事務(wù)所中的秘書(shū)人員工作能力情況，將秘書(shū)業(yè)務(wù)進(jìn)行二級(jí)細(xì)分，如分為文字工作、會(huì)議會(huì)務(wù)工作、接待工作、商務(wù)談判工作、公關(guān)策劃工作、公關(guān)禮儀工作等，這些工作下面再劃分為高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)秘書(shū)業(yè)務(wù)，分別由專業(yè)骨干教師和資深秘書(shū)帶領(lǐng)不同能力級(jí)別的學(xué)生去完成。

（二）業(yè)務(wù)分類

1、校園外的秘書(shū)事務(wù)所業(yè)務(wù)

高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的校外業(yè)務(wù)工作總結(jié)概況為三大類辦文、辦會(huì)、辦事三大類。根據(jù)所承接的不同的企業(yè)項(xiàng)目，高職院校的文秘專業(yè)學(xué)生的秘書(shū)基本技能都能夠得到有效的實(shí)踐鍛煉。如辦文業(yè)務(wù)，主要是展開(kāi)文字?jǐn)M寫(xiě)處理工作。包括一般性的領(lǐng)導(dǎo)講話稿，工作計(jì)劃、總結(jié)，市場(chǎng)調(diào)查以及文案策劃等文書(shū)工作。這類工作需要在掌握文秘理論知識(shí)的前提下進(jìn)行多練多寫(xiě)。另外還有秘書(shū)事務(wù)代理業(yè)務(wù)，即各類會(huì)議（會(huì)談）的會(huì)前的策劃、籌備，時(shí)間、場(chǎng)地的選擇安排，會(huì)中的服務(wù)工作和會(huì)后的信息收集、處理，總結(jié)報(bào)告等反饋工作。第三類是辦事，主要是指商務(wù)談判、公關(guān)禮儀、公關(guān)策劃、接待服務(wù)、翻譯等工作。一般情況下這類工作現(xiàn)如今同公關(guān)工作具有關(guān)聯(lián)性，一般情況下對(duì)于學(xué)生的對(duì)外公關(guān)以及人際交往能力具有較大程度的培育和提升。

2、校園內(nèi)秘書(shū)事務(wù)所業(yè)務(wù)

高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所的業(yè)務(wù)還包括對(duì)學(xué)校內(nèi)部的一些不以盈利為目的的，能夠?qū)崿F(xiàn)秘書(shū)行業(yè)宣傳營(yíng)銷的工作業(yè)務(wù)。如能夠展開(kāi)完成校內(nèi)各部門(mén)交辦的各類資料的收集、整理、加工以及檔案整理等任務(wù)；將高職院校當(dāng)作是一個(gè)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，對(duì)學(xué)校內(nèi)部所展開(kāi)的各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)、教學(xué)考核活動(dòng)、會(huì)議晚會(huì)等提供秘書(shū)事務(wù)服務(wù)。

（三）管理設(shè)計(jì)

一個(gè)完整的企業(yè)需要有系統(tǒng)的科學(xué)的管理制度和經(jīng)營(yíng)理念，對(duì)于高校校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所組建而言也同樣如此。高職院校校辦企業(yè)秘書(shū)事務(wù)所在組建中，要求能夠不斷的健全完善管理體制，確保事務(wù)所的管理方式“以工作目標(biāo)管理，業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)受理”這種寬松的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)事務(wù)所各個(gè)部門(mén)員工的工作的有效監(jiān)督考核。

（四）薪酬分配

薪酬分配是激勵(lì)秘書(shū)事務(wù)所人員參與到“兼職”工作中的最主要的動(dòng)力。由于高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所具有雙重性質(zhì)，因此其所構(gòu)建的薪酬分配制度必須要能夠尊重秘書(shū)等級(jí)情況，尊重秘書(shū)工作內(nèi)容。當(dāng)前參考私有化的秘書(shū)事務(wù)所可知，其薪酬分配制度要根據(jù)行業(yè)、任務(wù)和要求的不同而定。小型的日常事務(wù)可以按鐘點(diǎn)計(jì)算，中型和大型的如商務(wù)談判、會(huì)議會(huì)談、活動(dòng)策劃等則可按場(chǎng)次和天數(shù)計(jì)算，具體的給付標(biāo)準(zhǔn)也要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定。在事務(wù)所的經(jīng)營(yíng)管理中，事務(wù)所作為法人需要一些資金維持日常運(yùn)營(yíng)。因此在個(gè)人以及事務(wù)所的薪酬分配中，主要是按照3：7 的比例，三成項(xiàng)目報(bào)酬作為提供秘書(shū)事務(wù)服務(wù)的員工薪酬，7 成作為事務(wù)所的日常人員的管理費(fèi)用等。

（五）文化設(shè)計(jì)

企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)提供核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容。對(duì)于高職校辦企業(yè)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所而言，構(gòu)建起符合社會(huì)主義核心價(jià)值觀的，符合秘書(shū)職業(yè)要求的企業(yè)文化，能夠確保高職校辦企業(yè)秘書(shū)事務(wù)所實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

由于課堂理論教學(xué)的局限性，直接從理論教學(xué)課堂中走出來(lái)的學(xué)生在業(yè)務(wù)能力、應(yīng)用能力等方面與一個(gè)真正的、能夠勝任秘書(shū)工作的職業(yè)秘書(shū)相比還有一定的距離。因此，我們有必要通過(guò)鐘點(diǎn)秘書(shū)事務(wù)所這個(gè)平臺(tái)來(lái)強(qiáng)化訓(xùn)練，使其獲得這些必備的能力，并規(guī)范其行為，培養(yǎng)他們的職業(yè)意識(shí)和相應(yīng)的法律法規(guī)意識(shí)，學(xué)生在秘書(shū)事務(wù)所實(shí)習(xí)間，每一個(gè)人都真正參與辦文、辦會(huì)和辦事，提前為進(jìn)入職場(chǎng)做好充分準(zhǔn)備，逐步實(shí)現(xiàn)其由學(xué)生到職業(yè)人的角色的轉(zhuǎn)換，這正是秘書(shū)事務(wù)所成立的意義所在。