電子文件與電子檔案的管理問題與對策

劉偉

摘 要：隨著科技的不斷進步與發(fā)展，信息化時代越來越貼近人們的生活，所以信息管理工作也愈發(fā)的需要得到正確的管理，特別是對電子文件和電子檔案的相關(guān)管理。計算機的普及使得電子文件和電子檔案徹底成為當前時代信息化管理的根本內(nèi)容，如何改善電子文件或電子檔案的管理，是信息化時代建設(shè)的重要思考內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;管理;改善措施

電子文件與電子檔案的概述。

1 電子文件和電子檔案的概念和管理核心

1.1 電子文件與電子檔案的定義

電子文件是指機關(guān)、團體或事業(yè)單位和其他組織在日常處理公務(wù)的過程中，通過計算機、手機等電子設(shè)備作為載體，從而將內(nèi)容管理、傳輸或保存，將存儲的文字、圖像或者音、視頻等不同形式的文件進行相關(guān)的信息記錄。電子檔案即就是歸檔后的電子文件。電子文件的性質(zhì)是內(nèi)容原始，載體單一，同時文件保存較為完整，電子檔案主要是對電子文件的保存以及管理。

1.2 電子文件與電子檔案的管理核心

電子文件和電子檔案的內(nèi)容在進行傳輸時，要通過壓縮、轉(zhuǎn)碼或格式轉(zhuǎn)換等處理方式，要確保在進行各項工作后其依然不變，即與原文件保持一致，電子文件和電子檔案的管理必須確保其真實、完整、可用和安全四大性質(zhì)。電子文件的內(nèi)容可以分為兩種，其一是是全文信息，其二就是元數(shù)據(jù)。要確保電子文件和電子檔案在進行傳輸或其他工作是無缺失等情況發(fā)生，電子文件和電子檔案在進行傳輸時，還必須依賴計算機系統(tǒng)的安全完整，確保電子文件和電子檔案在進行讀取和使用過程中，計算機軟件和硬件的正確及安全，確保電子文件和電子檔案的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正常的讀取使用，包括其內(nèi)容、環(huán)境以及兼容性等。最后要在電子文件和電子檔案生成、傳輸或存儲備份的情況下，確保文件檔案不會損壞、丟失以及被破壞，保證電子文件及電子檔案的合法授權(quán)獲取。

2 電子文件和電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)

電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定電子文件的特征性和元數(shù)據(jù)，影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計。其具體常見的系統(tǒng)大致有以下幾種：OA （辦公自動化系統(tǒng)）、ERP （企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）、CAD （計算機輔助設(shè)計系統(tǒng)）、CAM （計算機輔助制造系統(tǒng)）、CAPP （計算機輔助工藝設(shè)計系統(tǒng)）、CAI （計算機輔助教學系統(tǒng)）、EG （電子政務(wù)系統(tǒng)）、數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)等。

3 電子文件和電子檔案的構(gòu)成要素

電子文件和電子檔案由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成。

3.1 內(nèi)容

內(nèi)容是表達行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）的過程、結(jié)果的信息，通俗的說就是文件內(nèi)容信息。內(nèi)容是電子文件和電子檔案的主體部分。

3.2 背景

背景是證明文件和檔案形成與辦理過程和文件檔案之間相互關(guān)系的信息。一般包含文件和檔案的形成機構(gòu)及其他相關(guān)責任人、與文件和檔案有關(guān)的其他機構(gòu)、文件和檔案履行機構(gòu)的職責與目的、文件和檔案的形成時間、對該文件和檔案有影響的法律、協(xié)議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。背景信息直接與電子文件和檔案的真實相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景信息。

4 電子文件與電子檔案的管理原則

電子文件和電子檔案的管理應當遵循信息化條件的形成和利用規(guī)律，堅持三項基本原則，即：

4.1 堅持統(tǒng)一管理原則

統(tǒng)一管理原則指的是對電子文件和電子檔案管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理，將原有的管理制度完善、統(tǒng)一化，在對具有保存價值的電子文件和電子檔案實行統(tǒng)一管理原則，實現(xiàn)集中管理的管理方式。

4.2 堅持全程管理原則

全程管理原則指的是對電子文件和電子檔案進行文件的形成到文件的相關(guān)辦理傳輸，再到文件的保存和利用直至最后進行文件銷毀等全過程進行管理管理，始終確保電子文件和檔案處于實時管控的狀態(tài)。相關(guān)的文件檔案負責部門切實根據(jù)相關(guān)制度進行控制管理，將部分屬于信息公開范圍的電子文件和檔案按照國家相關(guān)的法律法規(guī)進行管理執(zhí)行，而將部分不屬于信息公開范圍的電子文件檔案，按照有關(guān)文件檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的具體要求，在規(guī)定的范圍、規(guī)定的時間以及規(guī)定的人員內(nèi)提供相互利用，實現(xiàn)全程管理的理想方式。

4.3 堅持規(guī)范標準原則

規(guī)范管理原則指的是制定統(tǒng)一的標準，對電子文件和電子檔案實行規(guī)范化管理。電子文件和電子檔案在進行傳輸利用時，應至少采取三份保護制度，即首先第一份只限于提供利用工作。第二份進行脫機本地備份，當?shù)匾环莩霈F(xiàn)預期之外的情況時，以第二份來保障工作的正常開展。再這些條件下，在進行一份的脫機異地備份，徹底保障電子文件和檔案的規(guī)范管理原則。當然也可根據(jù)實際情況或?qū)τ谟行枨蟮膯挝唬^續(xù)增加一份在線備份等。

5 結(jié)語

隨著信息化時代的發(fā)展壯大，電子文件和電子檔案在管理上遇到的問題也時刻面領(lǐng)著新的挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了電子文件與檔案管理的新模式，我們要在電子技術(shù)與計算機技術(shù)的結(jié)合下，將現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)完全的融入電子文件和電子檔案的管理工作當中，建立起全新的電子信息時代，促進信息化時代的進一步發(fā)展。

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