基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新

張凱

摘 要：文書檔案管理是每個單位的重要構成部分，在信息技術日益普及的當下社會，對文書檔案管理進行信息化整合，有助于提高單位文書檔案管理的規(guī)范性和實效性，從而為單位及單位職工的發(fā)展變化提供更為準確的文書檔案查詢?；诖耍挛墓P者主要就如何在信息化的背景下對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新展開探討，以期為其他文書檔案管理工作者提供借鑒和參考。

關鍵詞：文書;檔案管理;信息化;創(chuàng)新策略

隨著信息化和數字化的日益深入，紙質檔案開始逐漸被信息化檔案所代替，每個單位文書檔案管理工作者只有緊隨時代發(fā)展的步伐，以新概念、新方法和新思路來看待文書檔案管理工作，合理的運用網絡技術和信息資源對文書檔案進行系統(tǒng)的記錄和整合，才能使文書檔案管理工作更具規(guī)范性和實效性。因此，在信息化時代的背景下，檔案管理者必須將推進文書檔案管理信息化作為自己的首要目標。

1 信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.1 文書檔案管理信息化不足

信息化程度不足是當前多數單位文書檔案管理普遍存在的問題，許多單位仍然運用紙質檔案對收集歸檔資料進行管理，雖然有的單位開始嘗試信息化檔案管理，但是由于缺乏科學的管理方式，由此產生了許多問題，如紙質檔案與信息化檔案不符、紙質檔案缺失等，而這些問題的存在，嚴重影響到單位文書檔案收集的規(guī)范性和真實性。

1.2 文書檔案利用信息化不足

文書檔案信息化整合并不是簡單的將文書檔案進行信息化處理即可，而是要借助專門的軟件對其進行系統(tǒng)的管理和整合。然而，現階段大多數單位都還沒有意識到這一點，而且在對文書檔案管理進行信息化整合之后，也不會定期對其進行相關的修改和完善，或者更習慣于借助紙質的形式進行對文書檔案的保存，從而使文書檔案利用信息化的程度不足。

1.3 文書檔案管理制度不完備

由于缺乏完備的管理制度，所以在文書檔案信息化管理的過程中，存在普遍胡用亂用的問題。如對文書檔案的借閱細節(jié)規(guī)定的不明確，會致使員工在借閱過程中相互傳閱，從而造成文書檔案信息的紕漏和損害，甚至是在未經批準的情況下，對單位機密的文本檔案進行下載傳閱，造成泄密事件的發(fā)生，給單位和組織帶來危害以至于造成不可挽回的損失。

2 信息化背景下文書檔案管理創(chuàng)新的策略

2.1 強化文書檔案管理認識

在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中，需要運用新思想、新理念來對文書檔案管理工作進行指導，充分發(fā)揮信息化技術的特點和優(yōu)勢，從而使文書檔案更好的實現信息化管理。因此，這就需要單位管理者對文書檔案管理工作的重要性加強認識，在單位領導的支持下，將文書檔案管理納入到單位日程工作當中，并依據實際的需求和現實的需要，對文書檔案管理的理念進行創(chuàng)新，只有這樣，才能切實的保障單位文書檔案管理工作得以有效開展。

2.2 構建文書檔案管理體系

在對單位文書檔案管理進行信息化整合的過程中，管理者必須依據實際的需求構建完備的信息化檔案構建要求和標準，其中明確提出對于文本檔案的數字性、安全性、管控性等各方面的要求，從而在信息化的背景下逐步構建起較為完備的文本檔案管理體系，以此來確保單位文書檔案管理的規(guī)范性、真實性和實效性。而且，管理者還要對文書檔案管理的形式進行創(chuàng)新，豐富文書檔案管理的內涵，提高文書檔案管理的規(guī)范性，從而使文書檔案管理的水平得以最大限度的提升，為今后查閱單位及單位職工的發(fā)展演變過程提供真實準確的檔案依據。

2.3 加強文書檔案管理者培訓

在對文書檔案管理進行信息化整合的過程中，為了使文書檔案管理的實效性得到最大限度的提升，就必須對檔案管理者加強培訓，使他們全面了解文書檔案信息化管理的原則和要求、操作的步驟及方法、資料的分析和匯總，從而使文書檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)和技能得到有效的提升。此外，還應對檔案管理者的信息化管理思維和創(chuàng)新意識進行有意識的培養(yǎng)，使文書檔案管理者對于檔案信息化管理的方法和操作能夠實際掌握，逐步提升自身的文書檔案管理素養(yǎng)，從而為全面實現信息化檔案管理奠定良好的人才基礎。

2.4 制定完善的檔案管理制度

為了使單位文書檔案管理的水平得到最大限度的提升，管理者必須根據實際的需求制定完善的文書檔案管理制度，并相應的提升文書檔案管理制度的落實力度，從而使文書檔案管理者在實際工作中做到有據可依，使文書檔案管理工作更具規(guī)范性。而且，對文書檔案管理制度的科學制定，也有助于單位對于文本檔案的有效利用，所以需要對已往的文書檔案管理制度進行相應的調整和優(yōu)化，保障文書檔案管理制度的制定與單位的實際需求相協調、相一致。此外，在單位文書檔案管理制度中，還需對責任進行明確的分配，構建完善的質量監(jiān)察體系，構建科學的領導統(tǒng)籌體系，用標準化和規(guī)范化的文書檔案管理制度，保障文書檔案管理的規(guī)范性和實效性，從而使文書檔案和管理的水平得以最大限度的提升。

3 結語

綜上所述，對文書檔案管理進行信息化整合，符合信息化社會對于單位文書檔案管理的要求，所以在對單位文書檔案管理時，管理工作者必須緊隨時代發(fā)展的步伐，不僅要在技術層面進行信息化創(chuàng)新，而且還要在管理層面進行信息化創(chuàng)新，從而使文書檔案管理工作更具規(guī)范性，真實性和實效性，為今后查閱單位及單位職工的發(fā)展演變過程提供真實準確的檔案依據。

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