事業(yè)單位檔案管理工作中的突出問題及對策研究

莫色五合 四川省涼山州喜德縣公路管理局 四川涼山 616750

1 引言

檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展的重要工作，檔案資料中不僅包含著單位歷年來的發(fā)展信息，也涵蓋這對于單位未來發(fā)展進行指導(dǎo)的一些有價值的內(nèi)容。落實檔案管理工作，對于單位穩(wěn)定發(fā)展有積極意義，對于單位優(yōu)化業(yè)務(wù)工作開展也有很大益處。本次就針對事業(yè)單位中檔案管理工作存在的問題進行分析，提出相應(yīng)的解決對策。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用

檔案資料包含了事業(yè)單位從建成到歷年來發(fā)展的所有信息，開展的活動、招收的人員等，這些資料的價值主要體現(xiàn)在對豐富的檔案信息的利用和開發(fā)上。檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成，在保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展以及業(yè)務(wù)工作的開展上有積極意義。對于事業(yè)單位來說，進行檔案管理，首先是可以為日常工作開展提供保障，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作具有長期性和持續(xù)性特征，而且存在一定重復(fù)性，通過對檔案信息的深入分析和利用，可以解決員工重復(fù)工作的問題，將一些簡單工作交給電腦進行。其次是可以保證工作的有序性，事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的開展需要進行監(jiān)控和跟蹤，因此檔案資料是陸續(xù)進行完善，需要進行科學(xué)整理，科學(xué)歸檔和分類，排除掉無效的檔案資料，提高檔案信息的查詢和檢索效率，為未來業(yè)務(wù)工作開展做出貢獻。最后是可以提升整體工作水平，事業(yè)單位檔案管理的開展，可以反映出單位歷史和現(xiàn)在的工作進展，對工作進行全面掌握和把控，進而做出正確決策；同時對檔案資料進行利用和加工，可以發(fā)現(xiàn)過去工作中存在的問題，從而對業(yè)務(wù)工作進行優(yōu)化，提高業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中的突出問題

3.1 檔案內(nèi)容不健全

事業(yè)單位檔案管理中的問題，首當(dāng)其沖的就是檔案資料不夠全面，因為事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作涉及到的檔案資料比較復(fù)雜，內(nèi)容豐富，有些工作人員在進行工作時不能按規(guī)定進行，導(dǎo)致檔案資料收集不全面或信息不齊全等，可能引發(fā)管理爭議，降低業(yè)務(wù)工作的有效性和真實性。還有就是應(yīng)當(dāng)歸檔的內(nèi)容沒有歸檔，而無用的信息被收錄進去，干擾了檔案管理工作的開展。

3.2 管理制度不規(guī)范

我國對于檔案管理工作的研究和落實還處于起步階段，相對與國外有一定的落后。特別是我國人口眾多，機構(gòu)設(shè)置復(fù)雜，業(yè)務(wù)工作多樣，帶來多樣化的檔案信息。但是相應(yīng)的檔案管理體系不夠完善，規(guī)范化水平不高，制度上存在一些漏洞。而且事業(yè)單位檔案管理工作涉及面廣泛，政策性較強，出現(xiàn)資料信息變動的可能性較高，標(biāo)準(zhǔn)要求也較高，需要及時進行更新和維護，現(xiàn)有的管理制度和管理程序不能適用，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性存在很大不足，使得事業(yè)單位檔案管理工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 專業(yè)人員缺乏

事業(yè)單位檔案管理工作對于管理人員的技術(shù)要求較高，需要管理人員具有較高的綜合能力，包括檔案管理理論知識和技能，計算機設(shè)備、軟件的操作和應(yīng)用能力，以及對業(yè)務(wù)工作相關(guān)知識的掌握和開展能力。但目前來說，事業(yè)單位檔案管理人員的綜合水平不高，素質(zhì)普遍偏低，專業(yè)知識缺乏，要么只會檔案理論，要么只會業(yè)務(wù)工作，復(fù)合型人才缺乏，無法適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。

4 事業(yè)單位檔案管理工作中問題的解決對策

4.1 提高對檔案管理的重視

新形勢下要注意強化事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識，保證從領(lǐng)導(dǎo)到普通員工都重視工作的開展。事業(yè)單位要在內(nèi)部加強對檔案管理的宣傳力度，提高管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對其的重視；同時給予更有力的支持，增加資金和設(shè)備投入，提升相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推行信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化。還要重視培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，提高職業(yè)道德素質(zhì)，能夠認真嚴肅的對待檔案管理工作。

4.2 創(chuàng)新檔案管理模式

互聯(lián)網(wǎng)+的存在給事業(yè)單位檔案管理帶來新的優(yōu)勢，新時期事業(yè)單位要積極創(chuàng)新檔案管理模式，引進信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。事業(yè)單位要結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作實際，引進先進的檔案管理系統(tǒng)，并邀請專業(yè)人士打造成適合本單位的系統(tǒng)，實現(xiàn)線上線下綜合管理；為所有檔案信息進行電子備份，將過去的檔案資料重新錄入到數(shù)據(jù)庫中，同意按照當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)進行分類和歸納管理；建立有效的電子查詢途徑，方便單位查詢相應(yīng)的檔案信息；完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進一步充實檔案資料信息的內(nèi)容；引進先進的計算機設(shè)備和軟件，實現(xiàn)檔案信息的高效錄入、整理、分析和保存；做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作，定期對系統(tǒng)進行補丁和維護，做好防火墻等安全防護措施，注重檔案資料的安全保存。

4.3 完善檔案管理制度

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)上，注重管理制度的完善推動工作的規(guī)范化進行。事業(yè)單位要結(jié)合檔案資料的特殊性，以及本單位檔案管理工作現(xiàn)狀，制定完善的檔案管理制度，使用統(tǒng)一有效的制度和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作開展。樹立規(guī)范化管理理念，加大對檔案管理的投入力度，營造規(guī)范化管理氛圍，健全檔案資料收集、歸檔、分類、整理和保管等制度建設(shè)；同時建立監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行實施監(jiān)督；實施崗位責(zé)任制，落實檔案管理各個崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保管理責(zé)任的落實；建立嚴格的獎懲制度，對檔案管理人員進行監(jiān)督和考評，將檔案管理的時效性和效率、質(zhì)量等，與績效考核相掛鉤，強化考核和管理。

4.4 加強人才隊伍建設(shè)

提升事業(yè)單位檔案管理水平，還要注意提高檔案管理人員的專業(yè)化水平。一是積極引進有一定計算機技術(shù)水平的檔案管理專業(yè)人才，或者招收高水平的檔案管理人才，在崗前實施檔案管理相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)。二是加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，注意提升他們對于事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作、檔案管理知識以及信息技術(shù)知識的掌握水平，同時提升人才的職業(yè)道德素養(yǎng)和責(zé)任意識；在培訓(xùn)后進行考核，結(jié)合考核結(jié)果安排工作崗位和福利待遇，比如職位晉升等。

5 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作的開展對于單位的發(fā)展有積極意義，需要提高重視，強化落實。