關(guān)于檔案信息化建設(shè)的新思考

朱亞麗

南京市公安局江寧分局，江蘇南京 211100

1 對于檔案信息化建設(shè)的理解

隨著科技的進(jìn)步、社會的發(fā)展和新媒體的出現(xiàn)，擴(kuò)大了人們汲取數(shù)據(jù)信息量的范圍，加之互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)代化發(fā)展，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是一個機(jī)關(guān)或組織適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。但在海量的大數(shù)據(jù)背景之下，多樣的數(shù)據(jù)模型、不同的數(shù)據(jù)動態(tài)、復(fù)雜的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)是傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代化的整理，所以這需要我們用發(fā)展的眼光和信息化建設(shè)的思維來提供于檔案工作方面所需的能力。

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)內(nèi)容主要有其基礎(chǔ)建設(shè)所需歸檔的信息資源建設(shè)，信息化應(yīng)用系統(tǒng)管理建設(shè)，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建設(shè)人才等。檔案信息化建設(shè)涉及范圍廣，需有較多的建設(shè)人才和信息化現(xiàn)代化的建設(shè)型服務(wù)。當(dāng)然，信息化建設(shè)的作用，可以包括有檔案信息傳輸、交換和資源共享等，有利于信息載體的傳播，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益和能動性可持續(xù)性利用，它也是國家信息化戰(zhàn)略在當(dāng)今現(xiàn)代化科技發(fā)展中在檔案領(lǐng)域的體現(xiàn)。

檔案信息化建設(shè)可以有效的整合社會可利用資源，從而發(fā)揮國家層面的宏觀控制，甚至高達(dá)戰(zhàn)略資源儲備等方面。當(dāng)然，從小的方面說，檔案信息化建設(shè)也可以更有效的記錄日常人們所需要的數(shù)據(jù)，且便于迅速規(guī)整與查閱，對基層群眾的生活帶來了便捷，在此建設(shè)的同時，共享與公開一些檔案的部分內(nèi)容，還可以保證行政等單位的清正廉潔，從而提高政府等機(jī)關(guān)部門的工作效率。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

2.1 建設(shè)管理體制不健全

雖然我國對于信息化檔案建設(shè)的方案有較早的起步策劃過程，但發(fā)展的速度并不是十分理想，在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)，管理體制方面也存在著許多不合理的地方。例如：信息化管理太固體化而失去了本身發(fā)展的靈動性，這樣就無法利用和整合信息化資源，從而對于檔案管理工作的不適應(yīng)，造成了檔案信息化管理水平參差不齊，使應(yīng)有的服務(wù)效率和質(zhì)量降低。

所以這需要我們完善檔案信息化建設(shè)的管理體系：

2.1.1 從政府：政府應(yīng)提出明確的相關(guān)細(xì)則，頒布相關(guān)法律法規(guī)及其文件，召開會議，推行知識講座等。豐富有關(guān)于檔案信息化建設(shè)的新內(nèi)容，提高相關(guān)專業(yè)人士及其基層人民對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，從個體的思想進(jìn)行知識的普及，改變這一問題。

2.1.2 從各個組織：各個組織（包括行政單位、事業(yè)單位等）應(yīng)從自身出發(fā)，順應(yīng)時代改變自身檔案管理模式，從實(shí)際出發(fā)注重檔案信息化本身的能動性，注重總體的策劃方案，并充分考慮可實(shí)踐效益。同時要注重相關(guān)人員，對于當(dāng)前信息化檔案建設(shè)的理解，定期培訓(xùn)提高工作人員的理解與實(shí)踐能力。

2.2 檔案信息化技術(shù)不到位

檔案管理工作是記錄、儲存、整理，一個企業(yè)或組織或機(jī)關(guān)在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中所形成的具有保存價值的有關(guān)文檔，圖案的不同形式的工作記錄。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作，有效的收集與整合，提供、數(shù)據(jù)檔案的信息化技術(shù)還有待提高。

故面對全球信息化高潮，完善檔案信息化建設(shè)技術(shù)是我們的必然選擇，當(dāng)然這也離不開信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。對比在保障了技術(shù)的前提下，我們可以用發(fā)展的眼光，不斷合理的更新檔案工作的理念，然后積極的探索創(chuàng)新，去嘗試新的發(fā)展手段，并進(jìn)行合理有效的順應(yīng)社會發(fā)展的新形式、新動態(tài)，同時也可豐富宣傳檔案工作的內(nèi)容，使之進(jìn)一步發(fā)展。兩者互利，技術(shù)帶動了信息化的管理，信息化的管理也為新的技術(shù)的帶動提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，形成雙贏局面。

2.3 檔案信息化歸檔管理有待提高

因?yàn)闀r代背景下的非靜止化數(shù)據(jù)動態(tài)和逐漸提高的數(shù)據(jù)價值構(gòu)成了大數(shù)據(jù)的形態(tài)，所以這對檔案信息化歸檔管理細(xì)則方面提出了新的挑戰(zhàn)。檔案收集的形式多樣，有文字，圖表等多種，而新媒介的出現(xiàn)又增加了音頻文件等，所需要擋案信息化歸納的內(nèi)容，又龐大且繁多、零碎。

我們應(yīng)提高文件歸納管理檔案信息化建設(shè)的要求，多途徑多方面的汲取檔案的真實(shí)性，完整性，有效性的內(nèi)容，利用數(shù)字化、信息化科技，選擇有條理性的單位進(jìn)行歸納整理。這樣有利于今后開展事業(yè)的檔案信息化調(diào)查和審視歷史人類活動的進(jìn)程等。

2.4 安全意識管理不完善

當(dāng)今社會多量信息爆炸，科學(xué)技術(shù)與創(chuàng)新技術(shù)給人帶來便捷的同時，我們所涉及的信息化，數(shù)字化的安全意識也越來越值得重視。網(wǎng)絡(luò)媒介帶給我們便捷的同時，信息化的泄露也十分嚴(yán)重，加之當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的開展，從小到大，從簡單到繁多的所有數(shù)字化信息都儲存于檔案之中，信息泄露問題也很促使了我們安全意識的提高。

完善檔案信息安全體制管理工作已迫在眉睫，有關(guān)部門及企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對計算機(jī)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督與處理，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，對于相關(guān)管理人員給予安全信息的危機(jī)意識，從而確保歸檔電子文件和檔案信息數(shù)字化的工作流程的完整無誤，安全可靠，真實(shí)有效。同時對于存儲檔案的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行防火墻系統(tǒng)監(jiān)督，或數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。相關(guān)執(zhí)法部門也應(yīng)頒布有關(guān)于觸及瓢取偷盜相關(guān)信息檔案的法律法規(guī)，從各個方面嚴(yán)加管理，確保檔案信息輸入的安全，防止泄露、失密等問題的發(fā)生。

3 進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的意義

按照全國檔案信息化建設(shè)的總體要求，同時以鄧小平理論和“三個代表”的重要思想為指導(dǎo)，我國重視檔案信息化建設(shè)，同時也在此方面做出了不懈的努力。以檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，擴(kuò)大它的開發(fā)與利用，整合資源，推進(jìn)數(shù)字化、信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)步，這一過程也促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，為我國現(xiàn)科技化現(xiàn)代發(fā)展提供了有效的動力。

合理有效的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，可以最大限度的掌握國家的人力資源、社會公共資源等方面的最大化效益利用。同時檔案信息化管理，也便捷了人們的生活，讓人可以在現(xiàn)代數(shù)字化的生活當(dāng)中享受科技給人帶來的方便快捷。檔案管理的規(guī)范化，信息利用的合理化，檔案歸納信息的數(shù)字化這些處于生活當(dāng)中的信息化建設(shè)，有利之處不僅體現(xiàn)于我們的日常生活，更之它貫穿于我們整個國家的發(fā)展當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)是涉及在國家戰(zhàn)略政策，實(shí)施可行的建設(shè)可增加各種檔案在我國的政治，經(jīng)濟(jì)、文化等各個領(lǐng)域中的利用率，從而能動的提高整個國家的綜合實(shí)力，有效抵御全球信息化的危機(jī)。當(dāng)然對于本國來說更為之重要，檔案信息化建設(shè)的安全保證穩(wěn)定了社會的和諧發(fā)展，整合資源利用率有利于國家實(shí)行宏觀調(diào)控和經(jīng)濟(jì)化建設(shè)，縮小城鄉(xiāng)差距，這也為全面建成小康社會的發(fā)展提供了穩(wěn)固的基礎(chǔ)。