對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論分析

張一凡 仇子越

南京市公安局玄武分局

過去許多單位，如檔案館（室）在信息技術(shù)應(yīng)用方面的水平很低，只局限于簡單的檔案目錄的編排、管理和查閱，檔案部門之間做不到資源共享，檔案部門之間沒有建立起數(shù)字化聯(lián)系，更談不上電子檔案文件的網(wǎng)上調(diào)取、查閱及歸檔，檔案信息化工作可以說都算不上起步。因此，檔案工作者應(yīng)加大宣傳檔案信息化建設(shè)工作的力度，提高對電子檔案的認(rèn)識，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將本單位的檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排和部署，將檔案信息化納入本單位的辦公自動化工作中，進(jìn)一步完善檔案建設(shè)的各項規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理建設(shè)工作的相關(guān)人員的職責(zé)，確保本單位電子檔案材料的系統(tǒng)化和安全有效，這樣，檔案信息化建設(shè)工作才能有質(zhì)的突破，才能讓傳統(tǒng)的檔案管理成為真正意義上的信息化管理。

1 檔案信息化建設(shè)的主要意義

在最近幾年里，從我國當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢來看，人們對檔案管理引起了必要的重要，同時也積極的引起大量的科學(xué)手段，進(jìn)而將檔案管理質(zhì)量加以提升。其中，隨著檔案信息化建設(shè)的理念提出來以后，也就預(yù)示著我國之間朝著信息化的方向前進(jìn)。

當(dāng)前，人們在檔案信息化建設(shè)的過程中，其意義主要有以下幾點：①隨著時代的不斷進(jìn)步，我國檔案管理過程中所涉及到的工作量也越來越大，因此我們在對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改革的過程中就將數(shù)字化管理方法應(yīng)用到其中，這不僅使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提升，還為檔案信息化的建設(shè)打下了扎實的基礎(chǔ)，從而在真正意義上實現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案信息管理；②網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，使得人們有著豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，因此我們就將網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，這樣不但實現(xiàn)了檔案信息資源的快速查找和共享，還使得檔案信息數(shù)據(jù)的安全性得到了進(jìn)一步的保障，使得人們在檔案信息管理的過程中，不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的情況。③在當(dāng)前我國檔案信息建設(shè)的過程中，其檔案信息一體化在其中有著十分重要的意義，這也是當(dāng)前檔案信息管理中的主要內(nèi)容之一，使得現(xiàn)代化檔案管理工作的質(zhì)量和信息資源的利用率得到進(jìn)一步的提高。可見，在當(dāng)前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展的過程中，檔案信息化建設(shè)有著十分重要的意義，它是提高檔案信息管理質(zhì)量和效率的主要手段之一。

2 檔案信息化建設(shè)中的存在的一些問題

當(dāng)前，即使檔案信息化在進(jìn)行建設(shè)時有了小許成就，然而因為我國對檔案研究開始的時間不長，諸多方面都處于初級階段，繼而促使建設(shè)實施中具有一些不足之處，通常體現(xiàn)在以下幾點：第一，沒有協(xié)調(diào)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)。從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，我國還沒有成立專門的組織機(jī)構(gòu)來對檔案做好適當(dāng)?shù)囊?guī)劃工作，全部的檔案網(wǎng)站大多數(shù)都是單獨(dú)的，而且沒有對相關(guān)信息的編制要求進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案資源出現(xiàn)分散的情況，這種現(xiàn)象會在某種程度上對檔案信息實現(xiàn)共享效果帶來影響；第二，數(shù)字化及其輔助管理所存在的缺陷。某些檔案管理機(jī)構(gòu)中的相關(guān)體系通常都在以往手工形式下開展的，以往的管理對象主要都是使用紙張以及塑料等載體，將現(xiàn)代化設(shè)備當(dāng)做一種輔助工具，沒有對檔案數(shù)據(jù)做好適當(dāng)?shù)奶幚?，這樣就會導(dǎo)致檔案內(nèi)部某些部門發(fā)生不協(xié)調(diào)的情況，在某種程度上對檔案工作的正常進(jìn)行帶來阻礙；第三，檔案信息會出現(xiàn)丟失的情況。由于檔案信息可以起到開發(fā)的作用，同時也是提供信息資源的關(guān)鍵所在。但是，當(dāng)檔案進(jìn)行信息化以后，檔案的收集工作從以往的雙向逐漸轉(zhuǎn)換為單向，從可預(yù)見轉(zhuǎn)變成不可預(yù)見，再加上信息在收集的時候會存在一些主觀因素，這樣就會致使信息出現(xiàn)不完整的情況，會對檔案信息帶來一定的局限性。

3 檔案信息化建設(shè)實施的有效策略

3.1 加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)力度

因為網(wǎng)絡(luò)一體化作為檔案實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵所在，同時也是確保檔案管理工作的主要保證。對此，相關(guān)單位一定要提高網(wǎng)絡(luò)一體化的建設(shè)質(zhì)量，可以從以下幾點入手：第一，可以加大對各省市、自治區(qū)建設(shè)的力度；第二，應(yīng)當(dāng)推動這些網(wǎng)絡(luò)能夠和相關(guān)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)做好恰當(dāng)?shù)年P(guān)聯(lián)工作，從而形成一套結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，加大檔案信息化建設(shè)的力度。

3.2 科學(xué)規(guī)劃

應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，以此來確保信息化建設(shè)健康發(fā)展。信息化建設(shè)重在基層，也難在基層，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的基層單位，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足是制約信息化的瓶頸。因此，檔案行政管理部門應(yīng)針對基層檔案工作的實際，根據(jù)現(xiàn)有的人力和財力，制定切實可行的信息化發(fā)展規(guī)劃，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，保障信息化建設(shè)健康發(fā)展。

3.3 加大資金投入

應(yīng)當(dāng)不斷加大資金投入，借此確保檔案信息化建設(shè)正常開展。信息化建設(shè)需要一定的經(jīng)費(fèi)投入作保障?；鶎訖n案部門應(yīng)結(jié)合辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)的進(jìn)展情況，將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)規(guī)劃，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，將所需經(jīng)費(fèi)納入正常事業(yè)費(fèi)中，確保檔案信息化建設(shè)正常開展。

3.4 加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

檔案信息化在建設(shè)的時候，相關(guān)人員不但要具備專業(yè)化知識，而且還應(yīng)當(dāng)對信息技術(shù)做到熟練掌握。不同部門要依據(jù)檔案工作的具體情況來對相關(guān)人員做好適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，端正工作態(tài)度，可以全身心的投入到檔案信息化建設(shè)的研究中。

結(jié)語

綜上所述，檔案信息管理工作對單位發(fā)展的重要性不言而喻，由于檔案管理工作是一項系統(tǒng)性強(qiáng)、結(jié)構(gòu)性緊密的一項工作，因為，在管理工作過程中，需要每個部門已經(jīng)每個工作人員的積極配合，才能把檔案管理工作做得最好。基于此，單位要重視檔案的管理工作，積極優(yōu)化檔案的管理模式，完善好相關(guān)的管理體系，加快檔案信息化管理的進(jìn)程。同時，還要不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，端正管理人員的管理態(tài)度和理念，增加管理人員的檔案管理對單位發(fā)展的重要性的意識，才能更好地保證檔案管理工作做得更好。