檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

許娟

南京海事局辦公室，江蘇南京 210000

1 檔案信息化管理的必要性

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中起著關(guān)鍵作用。信息化已成為人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志。作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)實(shí)踐的產(chǎn)物，檔案將隨著社會(huì)和人類(lèi)的發(fā)展而發(fā)展。

1.1 檔案信息化使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到不斷提高

在文件管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)用現(xiàn)代管理方法取代了傳統(tǒng)文件管理工作的所有方面。例如，傳統(tǒng)的文件管理工作主要基于實(shí)體管理的文件。文件管理員需要花費(fèi)大量時(shí)間手動(dòng)收集，組織，存儲(chǔ)，編輯和服務(wù)用戶(hù)。但是，如果將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于文檔管理的各個(gè)方面，文檔管理者可以直接使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來(lái)完成“文檔集成”管理，打破傳統(tǒng)的文檔管理方法，從而改進(jìn)工作文檔。效率和質(zhì)量。

1.2 檔案信息化使得檔案紙質(zhì)載體得到保護(hù)

傳統(tǒng)的檢查方法是與綜合檔案部門(mén)有關(guān)還是檢查紙質(zhì)檔案，并選擇使用需要信息或復(fù)制相關(guān)內(nèi)容。這種類(lèi)型的使用不僅浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，而且還影響了效率文件的使用并增加了紙質(zhì)文檔的磨損。紙質(zhì)檔案是最原始的證據(jù)材料，其客觀性是不容置疑的。因此，保護(hù)檔案紙載體尤為重要。如果現(xiàn)代信息技術(shù)文件管理器應(yīng)用于文件管理，數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)，管理和索引實(shí)現(xiàn)，那么所需的信息資源，就可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得真實(shí)的答案。

2 檔案信息化管理現(xiàn)狀

目前，信息技術(shù)建設(shè)方興未艾，電子信息即將到來(lái)。然而，大多數(shù)管理集成電子信息的數(shù)字檔案都是免費(fèi)的。即使是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的深圳、青島等數(shù)字檔案館，在全文檢索服務(wù)中也只能算是半面玲瓏。

2.1 檔案信息化管理的整體環(huán)境

信息發(fā)展的環(huán)境因素影響很大，文獻(xiàn)，書(shū)籍和信息的跨越式發(fā)展是最好的解釋。今天，在許多圖書(shū)館，尤其是大學(xué)圖書(shū)館，讀者只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)即可下載圖書(shū)搜索和論文。文獻(xiàn)，本書(shū)通過(guò)多種渠道和廣泛形式的聯(lián)合建設(shè)和共享，有效地促進(jìn)了數(shù)字圖書(shū)館的進(jìn)程。相比之下，檔案的信息化在我國(guó)的現(xiàn)實(shí)狀況的情況是嚴(yán)峻的。文件信息主要來(lái)自不同部門(mén)的信息，具有不同的特點(diǎn)和特點(diǎn)。這阻礙了文件信息的共建和共享以及規(guī)模的形成和市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

2.2 檔案信息化管理的數(shù)字化能力

數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的方法有兩種：一種是通過(guò)輸入，掃描，重做打印和音頻數(shù)字圖像，如全文文件;二是接收和集成辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)和多媒體教學(xué)的條件下生成各種電子文件。前者耗時(shí)，成本高，速度慢，只能一步一步實(shí)施;快速，高效，但目前大部分檔案管理系統(tǒng)和信息技術(shù)的融合和網(wǎng)絡(luò)信息的整合。因此，檔案信息技術(shù)的建設(shè)成為一個(gè)耗時(shí)的數(shù)字打印文件采集周期，而現(xiàn)成的電子信息則丟失了。

2.3 檔案信息化管理的人才隊(duì)伍狀況

對(duì)于檔案信息化建設(shè)，信息技術(shù)人才，特別是高級(jí)復(fù)合型人才至關(guān)重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人才戰(zhàn)爭(zhēng)愈演愈烈。但是，渴望信息技術(shù)人才的各級(jí)檔案部門(mén)似乎都是中立的戰(zhàn)爭(zhēng)國(guó)家。原因是長(zhǎng)期在中國(guó)檔案館使用的傳統(tǒng)人工管理模式，鞏固了“檔案部門(mén)是一個(gè)安置剩余人員和解決人才就業(yè)的土地”的觀念，這是一個(gè)很大的問(wèn)題。規(guī)模引進(jìn)大學(xué)和研究機(jī)構(gòu)的先進(jìn)性，人才單位愈演愈烈?？梢钥闯?，進(jìn)入檔案館（房間）很容易，但很難引進(jìn)人才。

3 檔案信息化管理的具體措施

3.1 資源體系建設(shè)

檔案信息資源系統(tǒng)的建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中起著重要作用，其中數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)尤為重要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的大小和內(nèi)容決定了人們共享檔案信息資源的能力和水平。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：第一，實(shí)用性。對(duì)于采集中的非電子文件，應(yīng)首先選擇常用、急需、珍貴的文件，通過(guò)掃描或錄入進(jìn)行數(shù)字化，并按統(tǒng)一要求進(jìn)行索引或檢索鏈接；其次是速度。文件管理人員應(yīng)及時(shí)將新形成的電子文件轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期更新和豐富數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。第三個(gè)是安全，嚴(yán)格限制用戶(hù)使用權(quán)限，建立不同層次的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行文件和保密兩級(jí)控制，確保文件數(shù)據(jù)不被非法重寫(xiě)。

3.2 管理體系建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化管理，各項(xiàng)工作對(duì)加強(qiáng)管理體系建設(shè)尤為重要，其中基礎(chǔ)工作是檔案信息管理體系建設(shè)的關(guān)鍵，基礎(chǔ)工作是多方面的，包括硬件、標(biāo)準(zhǔn)化、安全保密等。加強(qiáng)管理，一是加強(qiáng)硬件配置，將檔案信息管理系統(tǒng)的信息管理納入到整個(gè)單位，以更好地支持，改善設(shè)備條件。需要配備齊全的硬件，如電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和錄像機(jī)等。設(shè)備配備齊全，以備GRA。SPA 原則：既滿(mǎn)足工作需要，又節(jié)約成本。對(duì)于這些設(shè)備，檔案部門(mén)應(yīng)指定電子設(shè)備的檔案信息管理維護(hù)，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息管理的效率。

3.3 利用體系建設(shè)

文件是信息，資源，沒(méi)有文件的信息，沒(méi)有消息的服務(wù)。目前，新技術(shù)和相關(guān)學(xué)科的不斷滲透，導(dǎo)致了檔案管理領(lǐng)域的新情況和新問(wèn)題。特別是思想觀念落后，思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代的步伐，缺乏開(kāi)放性和創(chuàng)新性成為制約檔案信息管理發(fā)展的重要因素。針對(duì)這一問(wèn)題，檔案工作部門(mén)必須首先打破“重新管理設(shè)施采購(gòu)，輕服務(wù)研究”等做法，樹(shù)立開(kāi)放的心態(tài)和創(chuàng)新意識(shí)，使檔案管理有利于檔案信息的使用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，服務(wù)社會(huì)。

3.4 安全保障體系建設(shè)

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息安全問(wèn)題日益突出。因此，研究檔案信息安全保障體系，是檔案管理員面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。安全性包括兩個(gè)方面：一是文件信息存儲(chǔ)安全，二是利用信息檔案。在信息存儲(chǔ)安全方面，加強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，存檔檔案信息設(shè)備安裝有效的防病毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)與所有外網(wǎng)物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)備份，保存滿(mǎn)足離線(xiàn)運(yùn)營(yíng)商保管要求，確保檔案信息安全保密，系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

結(jié)語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息管理已成為當(dāng)今世界的主流。檔案信息化建設(shè)有利于提高檔案服務(wù)效率，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案。檔案信息管理不是一項(xiàng)短期工作。在這項(xiàng)具體工作中，所有工作人員都需要積極和協(xié)調(diào)。檔案管理者需要有良好的職業(yè)道德，努力提高檔案信息管理的質(zhì)量，促進(jìn)國(guó)家的發(fā)展，政治，經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)。