檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

劉剛

南京市六合區(qū)人民檢察院，江蘇南京 211500

1 檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，現(xiàn)代信息媒體技術(shù)的應(yīng)用程度有待提升。目前，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計(jì)算機(jī)在檔案管理部門往往用于對(duì)紙質(zhì)檔案材料的收錄和索引，或者把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n等。檔案信息化建設(shè)過程中依舊沒有充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案部門之間無法實(shí)現(xiàn)有效的網(wǎng)絡(luò)訪問交流。

其次，信息化建設(shè)水平有待進(jìn)一步提升。檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因?yàn)槟壳昂芏鄼n案管理工作人員的信息化意識(shí)薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對(duì)分散的檔案管理模式所導(dǎo)致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。同時(shí)因?yàn)闄n案資源利用運(yùn)行機(jī)制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。

最后，檔案信息化管理專業(yè)人才較少。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件應(yīng)用技術(shù)和數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不了解如何應(yīng)用和維護(hù)計(jì)算機(jī)服務(wù)器等，專業(yè)水平較低，影響了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

2 檔案信息化建設(shè)的策略分析

2.1 加強(qiáng)電子文件的管理。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網(wǎng)絡(luò)中。上網(wǎng)之前需要根據(jù)信息管理部門的規(guī)定對(duì)文件格式予以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與通用性，針對(duì)并未上傳到計(jì)算機(jī)中且具有較大價(jià)值的文件，需要進(jìn)行統(tǒng)一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門和檔案部門之間設(shè)置電子文件歸檔專用傳輸網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建依附在信息管理網(wǎng)中的歸檔專用子網(wǎng)絡(luò)，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的具有較大價(jià)值的電子文件從這一系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理部門。不管采取何種方式進(jìn)行歸檔，都應(yīng)當(dāng)由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯(lián)網(wǎng)中下載，從而確保電子文件形成部門能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

2.2 提高信息化技術(shù)水平。在檔案信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)的過程中，檔案管理部門必須要將相關(guān)的硬件設(shè)施準(zhǔn)備充分，同時(shí)采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式，按照單位的實(shí)際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構(gòu)建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，更好地開發(fā)和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅(jiān)持統(tǒng)一錄入，嚴(yán)格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進(jìn)資源共享的過程中還需要設(shè)置一些珍貴機(jī)密檔案材料的查閱權(quán)限，針對(duì)機(jī)密檔案材料必須要對(duì)閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統(tǒng)的完善。

2.3 搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺(tái)。構(gòu)建全面系統(tǒng)的信息數(shù)字化平臺(tái)是確保檔案信息化建設(shè)的基本前提，另外也能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為營造更加系統(tǒng)化的檔案信息化系統(tǒng)，要堅(jiān)持從實(shí)際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標(biāo)地推進(jìn)數(shù)字平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)管理軟件的開發(fā)建設(shè)。建立全面系統(tǒng)的信息化檔案管理平臺(tái)還要求我們必須要建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)于檔案信息化管理需要憑借一個(gè)綜合化的信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，在檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和其他部門的資源系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)無縫連接。

2.4 做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領(lǐng)域，對(duì)形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲(chǔ)工作予以指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對(duì)電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關(guān)政策法規(guī)機(jī)制，為電子文件的管理工作提供一定的規(guī)章制度指導(dǎo)；進(jìn)一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價(jià)值得到充分發(fā)揮；積極學(xué)習(xí)借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)，有效組織和推進(jìn)電子文件管理的基礎(chǔ)性研究工作，將電子文件管理評(píng)估納入到政府信息化建設(shè)評(píng)估系統(tǒng)中。

3 結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)符合我國信息化戰(zhàn)略的要求，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的重要目標(biāo)。我們必須要充分意識(shí)到必須強(qiáng)化檔案技術(shù)發(fā)展、推進(jìn)信息化建設(shè)、努力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態(tài)度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，確保我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。