大數(shù)據(jù)時代檔案管理的挑戰(zhàn)與對策

杜秋旭

寶清縣就業(yè)局，黑龍江雙鴨山 155600

引言

檔案工作就是用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環(huán)節(jié)。前六個環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起和發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)為信息數(shù)量巨大，其數(shù)量程度是我們無法想象到的。現(xiàn)如今，在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息亦同步快速發(fā)展，檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術(shù)層面加以提升。

1 大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.1 檔案歸類問題嚴(yán)重

在目前來看，我國大部分的單位中，都存在檔案歸類問題嚴(yán)重的情況，其主要的原因在于很多的單位中，檔案室空間有限，因此在檔案存放的時候，往往不會全面的進(jìn)行檔案的歸類。因?yàn)闄n案歸類占用的空間過多，些小門類的檔案往往不會單獨(dú)的存放，或者是多種小門類的檔案集中存放，這樣就導(dǎo)致檔案在查找的時候非常的困難，根本無法滿足快速查找的需求。而且由于檔案室中一些小門類的文件往往容易被人們忽略，所以在實(shí)際的過程，往往就會出現(xiàn)這些文件丟失的情況。因此歸類工作如何，直接決定了檔案管理的質(zhì)量水平。

1.2 檔案工作評價機(jī)制問題嚴(yán)重

就目前而言，我國大部分的單位中，檔案工作的評價機(jī)制都存在非常嚴(yán)重的問題，其中主要的原因就在于，我國很多的單位認(rèn)為檔案工作的重要性不高，因此，具體的工作中，往往不能正確的評價檔案工作。單位領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為，檔案工作就是保證檔案不會丟失即可，因此在進(jìn)行評價的時候非常的簡單，只要檔案都存在，那么就算是工作完成了。如果出現(xiàn)了檔案丟失，如果檔案不是非常重要的檔案，那么也僅僅算是簡單的工作失誤，而不會對其進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，這樣的情況也就導(dǎo)致，檔案工作難以進(jìn)行。甚至很多的檔案管理人員都會出現(xiàn)偷懶的情況。

1.3 檔案人員工作能力問題嚴(yán)重

由于我國很多的單位并不注重檔案工作的評價機(jī)制，從而導(dǎo)致很多的單位在檔案人員的構(gòu)成上，都選擇一些瀕臨退休的人員，或者是一些超編的閑雜人員，這些人員本身并不具備檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。很多的檔案人員就單純的認(rèn)為，檔案管理工作就是就是最簡單的整理檔案，因此，檔案的管理并不規(guī)范。這變成一種常態(tài)。而且很多的單位為了節(jié)省開支，往往檔案管理人員的薪資也是最低的，所以很難獲得一些高水平的檔案管理人員。

1.4 檔案信息化建設(shè)不夠全面

我國大部分的單位中，檔案信息化建設(shè)都存在很大的問題，其主要的原因在于，這些單位在進(jìn)行檔案工作建設(shè)的時候不夠重視。一些專門撥給檔案室信息化建設(shè)的費(fèi)用，往往會因?yàn)橐恍┢渌木壒时凰阶耘灿?，從而?dǎo)致檔案信息化相關(guān)建設(shè)的問題非常的嚴(yán)重。甚至很多的單位中，連一套設(shè)備也沒有，只是單純的一臺電腦象征性的表示已經(jīng)完成了信息化建設(shè)。這樣的模式不改變，那么搞笑的檔案室建設(shè)也會存在很大的問題。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理信息化措施

在上述檔案工作中挑戰(zhàn)情況的分析，為了抓住機(jī)遇，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展背景，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，促使其整體程度的增強(qiáng)。

2.1 理論觀念

未來，檔案理念將表現(xiàn)為兩個形式，一種為檔案觀，主要是一些價值高的文件、視頻等，通過信息系統(tǒng)的電子形式形成，為電子檔案。一種為大服務(wù)觀，是在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展下，檔案服務(wù)工作逐漸向著多、多元化建設(shè)發(fā)展，檔案服務(wù)也能滿足企業(yè)、客戶的不同建設(shè)需求，其服務(wù)展現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和智能化建設(shè)。

檔案管理理念要符合時代的發(fā)展需求，在大數(shù)據(jù)背景下，給予電子文件管理工作的創(chuàng)新化十分必要。在傳統(tǒng)方式下的檔案服務(wù)，是按照使用人員的需求來對檔案查詢，但是，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案信息得到信息化發(fā)展，人們更關(guān)注數(shù)據(jù)，檔案部門要形成良好的服務(wù)態(tài)度，積極挖掘有用信息，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識到檔案管理工作信息化發(fā)展的必要性，這樣才能在整體上得到重視。

2.2 技術(shù)方面

大數(shù)據(jù)發(fā)展背景檔案儲存，只有創(chuàng)造更大的空間，對儲存方式積極改變，才能容納更多的數(shù)據(jù)信息。安全問題也是關(guān)注的話題，特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣設(shè)備等，存在的安全問題十分明顯。在整個環(huán)節(jié)下，都需要專業(yè)技術(shù)給予支持，加強(qiáng)防火墻的設(shè)立，以免檔案信息被損壞。因此，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，能在更大建設(shè)下加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用。

2.3 國家政策

當(dāng)前，各個國家都重視信息資源的建設(shè)工作，在一些發(fā)達(dá)國家，構(gòu)建了相關(guān)政策，比如：美國發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》，和澳大利亞發(fā)布的《公共服務(wù)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。我國在的這種情況下未給予大數(shù)據(jù)具體的明確方向和策略，相關(guān)機(jī)構(gòu)在積極引導(dǎo)方式下，還需要制定符合我國國情的發(fā)展的戰(zhàn)略，從而為各個行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供強(qiáng)大保障。

2.4 做好檔案歸類工作

想要更好的解決檔案歸類工作的問題，那么目前來看其主要的辦法在，可以分為三個方面：第一個方面就是要單位的領(lǐng)導(dǎo)能夠重視檔案工作。單位的領(lǐng)導(dǎo)是工作任務(wù)的核心發(fā)布者，所以大部分的檔案管理人員都必須聽從相關(guān)的任務(wù)內(nèi)容。因此，能夠明確的下達(dá)指令，那么也就能夠確保相關(guān)工作的完成，保證單位能夠更好的完成檔案工作。第二個方面就是將檔案歸類工作作為一項(xiàng)核心考核內(nèi)容，這樣檔案工作的人員就能夠非常好的完成相關(guān)的工作，因?yàn)檫@些工作和自身的薪資是融于一體的，因此需要引起重視。第三個方面就是要進(jìn)行檔案室面積的擴(kuò)充，必須要讓檔案室的面積足夠，才能儲存如此多的檔案。

2.5 強(qiáng)化檔案人員能力

強(qiáng)化檔案人員能力在目前來看，主要有如下幾個辦法：第一個辦法就是進(jìn)行考核，檔案人員的能力存在問題，那么就需要全面的提升個人的能力，從而確保其能夠勝任相關(guān)的工作。所以應(yīng)該對于進(jìn)行全面的工作，對于能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)的人員，進(jìn)行考核和留用，而對于一些不能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)的人員，就需要清退。第二個辦法就是招聘，適當(dāng)?shù)奶嵘劫Y，來獲得一些專業(yè)的人才，這樣才能改變檔案室的人才結(jié)構(gòu)，確保有高素質(zhì)的人才可以作為領(lǐng)頭羊來帶動工作。

3 結(jié)論

基于分析和研究，在現(xiàn)代快速發(fā)展社會中，信息數(shù)據(jù)占有較大比例，大數(shù)據(jù)時代的來臨，使各個行業(yè)發(fā)展得到轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作還面對很大挑戰(zhàn)，為了提出有效的應(yīng)對措施，不僅要給予創(chuàng)新，還需要符合社會的建設(shè)需求。