就業(yè)局檔案信息化管理研究

蔡鑫

寶清縣就業(yè)局，黑龍江雙鴨山 155600

引言

在全面邁入數字化時代的當下，信息資源的重要性愈發(fā)凸顯。對人類經濟和社會活動而言，擁有并管理好信息資源是決定其未來發(fā)展的關鍵。檔案管理正是通過管理檔案這一寶貴的信息資源來體現(xiàn)價值的，因此應用現(xiàn)代信息技術來促進檔案管理信息化發(fā)展是時代發(fā)展的必然之舉。隨著計算機網絡技術的開發(fā)、升級和應用，各個領域將迎來變革的良機，檔案管理這一傳統(tǒng)人工型工作也可以憑借信息化技術來提高效率。從目前實際情況來看，檔案管理信息化建設雖然小有成就，但仍有很多不完善的地方需要改進，需采取更合理的措施來提高檔案管理信息化的建設水平。

1 正確理解檔案管理信息化建設

1.1 什么是檔案管理信息化建設

檔案信息化建設并不是一個抽象概念，是指檔案管理模式的轉變過程。這一轉變過程需要實現(xiàn)各種目的，包括檔案信息的數字化和網絡化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享化等。換而言之，檔案管理信息化建設可以被理解為運用一系列先進技術，如數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將傳統(tǒng)介質文件，如紙質文件、聲像文件等，連同已經歸檔保存的電子檔案一起重新系統(tǒng)化組織成全新的檔案資料信息庫。這個信息庫毫無疑問是具有有序結構的。

1.2 檔案管理信息化建設的必要性

隨著以計算機和互聯(lián)網為主的現(xiàn)代化信息技術在各個領域中的廣泛應用，人們的生活和社會的發(fā)展都發(fā)生了翻天覆地的變化。這種變化在無形中也影響了傳統(tǒng)的檔案管理工作，推動檔案管理走上與時俱進的發(fā)展道路，通過信息化建設來提升管理水平以提供更好的服務。綜合而論，檔案管理信息化建設的價值體現(xiàn)在：

第一，檔案管理信息化建設是電子文件科學管理的必然要求。數字化時代，人們的生活和工作已經離不開計算機和互聯(lián)網。隨著時間的推移，形成了大量電子文件資料。

第二，檔案信息化建設是知識資產管理的客觀要求。作為檔案管理部門資產中的重要內容，知識資產對后續(xù)檔案事業(yè)的發(fā)展影響巨大。因此，檔案管理人員必須要充分認識到知識資產管理的重要性，并將其作為檔案管理工作的主要對象之一。有效進行知識資產管理的基本前提正是檔案管理工作。因此，努力推動檔案管理信息化建設，既符合時代發(fā)展的需要，同時又能夠對我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展產生良好的推動作用。

2 檔案管理信息化建設面臨的問題

2.1 缺少資金投入

基礎設施是開展檔案信息化建設的先決條件，基礎設施建設的質量及水平關系到檔案管理信息化建設的成敗。因此，必須保證數額足夠的資金投入以確保能夠配備相應的基礎設備和設施，從而為順利開展信息化建設做好準備高配置、高穩(wěn)定性的設備無疑都具有高價格，社會文化事業(yè)單位的檔案部門很難承擔，因為它們的經費來源基本上是政府預算，一旦資金受限，其硬件配置難免質量低，無法滿足信息化建設的標準要求。

2.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理信息化建設在過去一段時間內呈現(xiàn)出各自為政的局面，根源在于缺乏統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃。再加上已建成檔案管理信息化的業(yè)務和技術性都有著非通用性，這也阻礙了檔案信息化共享的實現(xiàn)及系統(tǒng)的形成。當前，很多地區(qū)仍使用單機版的檔案管理軟件，很難適應數字化時代的要求。即便有的地區(qū)已經開始普及數字化的檔案綜合管理平臺，但功能尚不完善，導致檔案信息面臨較大的安全隱患，阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。

2.3 缺少信息安全意識

先進的信息技術是檔案管理信息化建設的核心，而使用信息技術就難以避免安全問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏這方面的意識，一些檔案管理人員簡單地認為只要擁有了安全防護體系就能保證信息的安全，不具備必要的風險防范意識。部分檔案館選擇將部分業(yè)務整體外包給相關的信息化企業(yè)，既沒有嚴格的管理制度，又無法進行實時監(jiān)控，容易造成信息丟失和泄密等不良現(xiàn)象。

2.4 業(yè)務素養(yǎng)不足

既然檔案管理信息化建設離不開信息技術的應用，管理人員自然也需要對此有足夠的認知并掌握熟練的技術?，F(xiàn)階段很多檔案管理部門都缺乏信息復合型人才，導致引入的很多先進技術和設備，卻無用武之地。另一方面，無論是人才的引進還是激勵培養(yǎng)都普遍落后，不適應數字化時代人力資源管理的要求，阻礙了檔案管理信息化建設進程。

2.5 法制體系建設滯后

由于缺少具有針對性的法律法規(guī)，使得檔案管理信息化建設舉步維艱，一旦遇到實際業(yè)務就顯現(xiàn)出一連串問題，違法違紀現(xiàn)象頻發(fā)。這就迫切要求相關機構出臺合理的規(guī)范及標準以更好地指導實踐，促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。

3 檔案管理信息化建設的有效策略

3.1 擴大資金來源渠道

現(xiàn)階段檔案管理工作的主要經費來源是財政預算，想要開展信息化建設就必須拓展額外的資金來源渠道。對地方政府而言，應加大專項預算，擴大電子政務建設規(guī)劃，確保信息化建設有著充足的資金支持。除此之外，還應積極引導其他社會組織參與檔案管理的信息化建設，例如，與電信部門合作以獲取免費或優(yōu)惠的網絡資源和支持、與計算機企業(yè)合作以獲取優(yōu)秀的市場可用資源，甚至來自資金、技術以及服務方面的支持。

3.2 規(guī)范檔案信息化建設

統(tǒng)一的規(guī)范和標準是確保檔案管理信息化建設能更好地整合外部信息資源的關鍵，同時也能促進資源共享以及長期保存。有鑒于此，必須對檔案管理信息化建設進行規(guī)范，用嚴格、合理的標準來確保信息化建設工作的開展，促進檔案管理信息化建設在軟硬件設備及資源方面都能實現(xiàn)共享，為檔案業(yè)務流程的優(yōu)化以及檔案管理整體水平的提高提高助力。

3.5 切實保障檔案安全

針對檔案管理信息化建設中的網絡安全問題，檔案管理人員應具備較高的安全和風險防范意識，主動加強安保措施，確保檔案信息資料的完整性和安全性。具體而言，需要對檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面進行完善，用更科學的安全管理辦法來保障檔案安全，正確處理檔案共享與檔案保密的關系，同時備份好重要數據，優(yōu)化安全防范技術。

結論

就業(yè)局檔案信息化管理是推動社保管理規(guī)范化、統(tǒng)籌化發(fā)展的必要舉措，同時也是維護參保群眾利益的重要措施，因此提高就業(yè)局檔案管理水平尤為重要。積極采取社保檔案信息化建設保障措施，可以提高社保檔案信息化管理水平，也將不斷地推進我國就業(yè)部門檔案管理的發(fā)展。