淺析檔案信息化建設(shè)

孫火福 楊偉

南京市公安局高淳分局，江蘇南京 211302

1 檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作人員應(yīng)該做到：能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

2 提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

3 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案包括原則、方法、項(xiàng)目、格式、文本、來源、詳細(xì)層次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)。檔案記錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步。它記錄文檔的內(nèi)容和形式特征，形成數(shù)據(jù)輸入，然后將數(shù)據(jù)條存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫。描述必須標(biāo)準(zhǔn)化。否則，當(dāng)同一事物或同一人有不同的名稱，不同事物或不同字符有相同的名稱等問題時(shí)，同一檢索點(diǎn)的條目不一致，影響了檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)有《檔案著錄規(guī)則》、《電子文件著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)。這是我國(guó)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化的重要文件。我們的描述和索引工作應(yīng)基于本標(biāo)準(zhǔn)。

檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是利用計(jì)算機(jī)輔助管理對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體信息檔案和檔案信息進(jìn)行管理。作為計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的標(biāo)準(zhǔn)化檔案，必須有文件的收集，整理，編目，保存，識(shí)別，檢索和利用，文件統(tǒng)計(jì)。基本的業(yè)務(wù)管理能力等不是簡(jiǎn)單的手工工作模擬，而是根據(jù)業(yè)務(wù)工作流程各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件功能實(shí)現(xiàn)高效，優(yōu)質(zhì)，簡(jiǎn)單的合理工作模式因此我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原有的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)順利轉(zhuǎn)化為新的信息平臺(tái)并投入使用，使其成為高度共享的檔案資源數(shù)據(jù)庫，打下良好的基礎(chǔ)。

4 在信息化時(shí)代，信息資源是國(guó)家綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵，有效管理和利用信息資源已成為一個(gè)重要問題。電子政務(wù)和檔案信息化的興起，已成為國(guó)家信息化工作的重點(diǎn)。只有做好電子政務(wù)和檔案信息化工作，國(guó)家才能做好信息化建設(shè)。為了避免檔案信息建設(shè)與電子政務(wù)的分崩離析，更好地進(jìn)行信息建設(shè)，還必須結(jié)合電子政務(wù)開展檔案信息建設(shè)。