企業(yè)檔案管理工作中關(guān)鍵詞法的應(yīng)用

賴力強(qiáng)

[摘 要] 檔案管理是企業(yè)工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠在一定程度上體現(xiàn)企業(yè)的管理水平。目前，檔案管理工作是企業(yè)管理中較為薄弱的環(huán)節(jié)，普遍存在效率低下、管理思路混亂等特點(diǎn)。關(guān)鍵詞法作為企業(yè)檔案管理中應(yīng)用最為廣泛的方法之一，在提高檔案管理效率中有巨大優(yōu)勢(shì)，文章對(duì)該方法進(jìn)行論述，希望能夠促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 關(guān)鍵詞法 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7；G353.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案是人類進(jìn)步的產(chǎn)物，是記錄人們各項(xiàng)管理活動(dòng)的主要文件，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使得檔案管理工作備受人們關(guān)注。社會(huì)的進(jìn)步使得企業(yè)逐漸走上正軌，檔案管理越來(lái)越科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案是記錄記錄企業(yè)成長(zhǎng)歷程、社會(huì)經(jīng)歷的主要文件，它通過(guò)文字、突片、聲音等形式對(duì)每一個(gè)企業(yè)的經(jīng)歷做出詳細(xì)的記錄。其作為企業(yè)存在的主要根據(jù)，是我國(guó)檔案管理不可或缺的一部分。檔案管理在企業(yè)中是一項(xiàng)最基本的管理工作，在人力資部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工的工作調(diào)動(dòng)、人才培養(yǎng)方面發(fā)揮著十分重要的作用[1]。諸如：黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作非常重視。但是由于相關(guān)人才的缺乏，很多企事業(yè)單位在檔案管理方面依然秉承著傳統(tǒng)的管理思路，不愿意做出突破，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了些許問(wèn)題，從而使得檔案未能在企業(yè)的發(fā)展中提供良好的指引作用。因此提高企業(yè)檔案管理工作效率，促使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，優(yōu)化公司成長(zhǎng)模式迫在眉睫。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

雖然互聯(lián)網(wǎng)的崛起加快了人們的生活節(jié)奏，但是企業(yè)的人才更新依然較為緩慢，平均年齡都在四十歲以上，只會(huì)最基本的計(jì)算機(jī)操作方法，所掌握的技術(shù)較為陳舊，加之他們?cè)谠搷徫还ぷ鞯臅r(shí)間非常長(zhǎng)，使得他們幾乎不會(huì)有在檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新的想法，也導(dǎo)致了整個(gè)單位的檔案管理方式與社會(huì)脫節(jié)[2]。另外，我國(guó)很多企業(yè)人力資源管理水平較差，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。硬件方面，很多企業(yè)對(duì)檔案管理工不太重視，該方面投入的資金非常少，使得一些企業(yè)檔案室的條件非常差，根本不具備檔案室該有的良好的通風(fēng)、干燥、防止霉菌、防止火災(zāi)發(fā)生等條件，從而導(dǎo)致存放時(shí)間較長(zhǎng)的檔案出現(xiàn)破損、丟失事件。軟件方面，現(xiàn)代化管理技術(shù)推廣力度不夠，很多企業(yè)在信息化管理方面嚴(yán)重落后，導(dǎo)致檔案管理效率低下，在檔案整理過(guò)程中沒(méi)有應(yīng)用較為先進(jìn)的手段和方法，導(dǎo)致該過(guò)程費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的同時(shí)增加了企業(yè)管理檔案的成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，大部分單位的檔案管理人員不熟悉甚至不會(huì)使用檔案信息化管理系統(tǒng)，企業(yè)也不愿意花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和金錢對(duì)這些員工進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。檔案管理的終極目標(biāo)是幫助企業(yè)快速成長(zhǎng)，很多企業(yè)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性，導(dǎo)致某些公司的檔案管理人員并不專業(yè)，甚至還有兼職人員。

二、關(guān)鍵詞法在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用

在企業(yè)檔案管理工作效率的提升方式中關(guān)鍵詞法和主題詞法應(yīng)用最為普遍。主題詞法主要是指通過(guò)歸納概括檔案的主要內(nèi)容，用規(guī)范性、專業(yè)性的術(shù)語(yǔ)將其進(jìn)行總結(jié)和歸類，以便檔案管理者快速尋找目標(biāo)檔案。這種方法對(duì)記憶比較模糊、范圍較廣的檔案查詢非常有效，但是由于它的所使用的主題詞具有專業(yè)性、規(guī)范性等特點(diǎn)，對(duì)該方法使用者的專業(yè)要求較高。因此使用主題詞法管路檔案還需要進(jìn)一步的完善和推廣。

關(guān)鍵詞在文獻(xiàn)檢索等領(lǐng)域應(yīng)用非常廣泛，它主要是通過(guò)總結(jié)概括全文中使用頻率最高，與主題思想最為貼切的詞語(yǔ)、文字等對(duì)文獻(xiàn)、檔案等進(jìn)行歸類，以此提高人們查找資料的效率和速度。將關(guān)鍵詞法應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中有以下優(yōu)勢(shì)：第一，聚焦重點(diǎn)，關(guān)鍵詞是從檔案中提取出的核心詞匯、短語(yǔ)，能夠讓工作人員專注檔案管理的核心內(nèi)容，明確工作的重點(diǎn)；第二，關(guān)鍵詞法因其簡(jiǎn)練、普遍，對(duì)工作人員的記憶能力要求較低；第三，關(guān)鍵詞法具有特殊性和概括性，具有很高的辨識(shí)度，無(wú)需檔案管理工作者增加附加條件進(jìn)行識(shí)別，減低管理人員工作壓力。企業(yè)在檔案管理中使用關(guān)鍵詞法能夠有效提高工作效率。作為一名檔案人員，對(duì)企業(yè)檔案的管理方式應(yīng)該有所了解，但具體到檔案應(yīng)從哪些方面收集、如何整理、注意事項(xiàng)等，可能還很難達(dá)到企業(yè)的要求。企業(yè)圍繞產(chǎn)品的生產(chǎn)，開(kāi)展管理、經(jīng)營(yíng) 、科研 、基建、設(shè)備儀器的更新維修等一系列的生產(chǎn)活動(dòng)及社會(huì)活動(dòng)，并在此基礎(chǔ)上形成了一套完整的，有別于其他企業(yè)而專一性極強(qiáng)的企業(yè)檔案。關(guān)鍵詞法應(yīng)用于各行各業(yè)的檢索工作中，它記錄著企業(yè)的很多信息，包括發(fā)展道路、核心技術(shù)等，企業(yè)檔案的管理模式和管理水平直接影響著企業(yè)的發(fā)展方向和未來(lái)目標(biāo)。正是由于這種特殊性，企業(yè)檔案中存在著大量的，與檔案主題密切相關(guān)并能深刻揭示檔案內(nèi)容的非規(guī)范化自然語(yǔ)言。然而這些詞語(yǔ)擁有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)于企業(yè)檔案管理水平是一種較大的考驗(yàn)。關(guān)鍵詞顧名思義是指能夠描述某一事物的關(guān)鍵點(diǎn)，具有很高辨識(shí)度的詞匯或者短語(yǔ)。

檔案管理對(duì)于企業(yè)人才管理至關(guān)重要，受到領(lǐng)導(dǎo)部門的高度關(guān)注。開(kāi)發(fā)關(guān)鍵詞法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，對(duì)降低企業(yè)檔案管理成本，提高人才利用率非常關(guān)鍵。關(guān)鍵詞法具有顯著的標(biāo)識(shí)，是體現(xiàn)檔案屬性、類別以及功能的主要方式。這一類詞匯與主題詞法相比雖然專業(yè)性較低，但是使用方便、簡(jiǎn)單、容易推廣，在很多企業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，是包括檔案管理部門在內(nèi)的企業(yè)各企業(yè)部門最為熟知的。通常人、事、物、時(shí)間、地點(diǎn)，事情發(fā)生的原因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果、影響力等，都可能是關(guān)鍵詞，這些重要信息幾乎都是名詞居多，在檔案關(guān)鍵詞挖掘中，最先掌握的關(guān)鍵詞應(yīng)該是名詞，其次是動(dòng)詞代表方向性，可能和結(jié)果有關(guān)系。總之，檔案管理中關(guān)鍵詞的提取需要結(jié)合企業(yè)工作人員豐富的經(jīng)驗(yàn)、使用習(xí)慣等，這樣對(duì)于后期檔案的管理和檢索會(huì)有很大的幫助。每個(gè)檔案對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)，用多元關(guān)鍵詞檢索或綜合檢索來(lái)提高檔案文獻(xiàn)的查準(zhǔn)率及查全率，提高檔案管理質(zhì)量是目前最有效的檔案管理方式，需要檔案管理工作人員在這方面加大學(xué)習(xí)力度，掌握基本技巧。

隨著社會(huì)及生產(chǎn)的不斷發(fā)展，文獻(xiàn)數(shù)量劇增，企業(yè)中檔案的數(shù)量和類別呈現(xiàn)出指數(shù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，關(guān)鍵詞法已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)許多知名企業(yè)標(biāo)識(shí)、分類、管理企業(yè)檔案，對(duì)其有效管理和檢索的主要方法。企業(yè)檔案的特殊性使得其在管理中需要工作人員積極創(chuàng)新，改進(jìn)并提升這種管理方式。關(guān)鍵詞法管理企業(yè)檔案具有靈活性、直觀性、專職性，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高，需要工作人員有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍、管理模式和發(fā)展道路，但是它具有使用方便、便于推廣等特性，因此企業(yè)在檔案管理中將關(guān)鍵詞法與計(jì)算機(jī)技術(shù)等其他方法有效結(jié)合，可以有效提高企業(yè)檔案管理效率，井在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到預(yù)期的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

所有的事情都具有兩面性，關(guān)鍵詞法在企業(yè)檔案管理工作中也存在著一些缺點(diǎn)，但是隨著企業(yè)檔案文化的建立和管理技術(shù)的不斷提高，關(guān)鍵詞法在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用將會(huì)越來(lái)越廣泛。隨著我國(guó)檔案管理工作人員在檔案管理工作中的不斷創(chuàng)新，以及相關(guān)規(guī)定和引導(dǎo)文件的頒發(fā)，檔案管理工作在企業(yè)中的受重視程度會(huì)越來(lái)越高，管理成本也是大幅度降低。因此，不斷完善企業(yè)檔案管理工作，推進(jìn)關(guān)鍵詞法在檔案管理工作中的應(yīng)用，重視檔案的分類、保存，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展尤為重要。

參考文獻(xiàn)：

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