新時(shí)代檔案資源開發(fā)的路徑創(chuàng)新探討

何彩霞

[摘 要] 長期以來我國在檔案管理工作方面雖然取得了一定的進(jìn)步，但這種進(jìn)步更多地體現(xiàn)在檔案的存放、調(diào)度、登記報(bào)備方面，而對于檔案資源的開發(fā)工作卻有所忽視。文章從檔案資源開發(fā)與利用的角度，認(rèn)真研究我國檔案資源管理的重要意義和遇到的問題，并就創(chuàng)新檔案資源開發(fā)的路徑進(jìn)行了探討，以期為各單位檔案資源的開發(fā)和利用提供有力支持。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)代 檔案資源開發(fā) 路徑 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、檔案資源開發(fā)是新時(shí)代的必然要求

（一）檔案資源開發(fā)是人力資源管理的可靠保障

在各類機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源管理是一個(gè)重要內(nèi)容，這就要涉及人事檔案的調(diào)動(dòng)以及管理工作。充分利用真實(shí)、詳盡的人事檔案資料進(jìn)行人員背景調(diào)查和資質(zhì)審查，充分了解各崗位、各部門人員的工作履歷、技能特長，并將企業(yè)人力資源管理工作的各項(xiàng)舉措、信息變更情況詳細(xì)登記到人事檔案資料之中，這對于提高人力資源管理的成果有重要意義[1]。

（二）檔案資源開發(fā)有利于各項(xiàng)事務(wù)的信息統(tǒng)計(jì)與分析研判

檔案不僅可以用于員工履歷、人事資料的登記報(bào)備，更可以用于各項(xiàng)事務(wù)的登記報(bào)備。例如：機(jī)構(gòu)改革事業(yè)的檔案登記，重大工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案登記等。在這些檔案資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源開發(fā)，也就是對檔案內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)科學(xué)的采集、分析、研判的過程。它可以為今后相關(guān)單位繼續(xù)開展改革事業(yè)，狠抓生產(chǎn)管理任務(wù)，進(jìn)行重大工程項(xiàng)目建設(shè)提供有效的資料參考和經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)[2]。相反，如果在各項(xiàng)重大事業(yè)上沒有妥善詳盡的檔案資料，或者對相關(guān)檔案資料的分析研判工作不夠科學(xué)、不夠全面、不夠精準(zhǔn)，那就可能給各項(xiàng)工作的開展造成阻力、產(chǎn)生誤導(dǎo)。

（三）檔案資源開發(fā)是服務(wù)生產(chǎn)、提高業(yè)務(wù)、降本增效的有力舉措

檔案資源的開發(fā)過程，也是對檔案中發(fā)生的各類事務(wù)、登記的各類信息進(jìn)行有效匯總分析、提煉、應(yīng)用的過程。例如：某地質(zhì)公司因水利工程建設(shè)的需要，曾經(jīng)對四川瀾滄江某分支水域及沿線地質(zhì)條件進(jìn)行過勘探調(diào)查，并進(jìn)行了完善的檔案登記。后來，該地區(qū)政府著力發(fā)展旅游經(jīng)濟(jì)，準(zhǔn)備對同一水域及沿線部分自然資源進(jìn)行開發(fā)，規(guī)劃旅游線路，也需要進(jìn)行相關(guān)的地質(zhì)勘察與評估工作[3]。在政府部門的全力協(xié)調(diào)下，該地質(zhì)公司將相關(guān)資料共享給了承包此項(xiàng)業(yè)務(wù)的旅游開發(fā)公司。如此一來，不僅為旅游開發(fā)公司提供了詳盡的資料支持，而且為當(dāng)?shù)卣?jié)省了大筆地質(zhì)考察勘探經(jīng)費(fèi)。這也是檔案資源開發(fā)服務(wù)生產(chǎn)、提高業(yè)務(wù)、降本增效的有力證明。

二、新時(shí)代進(jìn)行檔案資源開發(fā)的短板和難點(diǎn)

（一）檔案資源開發(fā)的思路狹窄、方法單一

受到傳統(tǒng)思維的影響，很多單位在檔案資源的開發(fā)利用方面態(tài)度保守，擔(dān)心造成檔案的遺失或者檔案資料的存放秩序錯(cuò)亂，引起不必要的麻煩。這種情況拖慢了檔案資源開發(fā)工作的進(jìn)度和節(jié)奏，也是目前各類企事業(yè)單位、場館部門需要盡快解決的問題。

（二）檔案資源開發(fā)利用工作任務(wù)量大、失誤率高

目前，很多單位的檔案登記工作還處于紙質(zhì)辦公階段，紙質(zhì)檔案不僅在內(nèi)容登記報(bào)備方面耗費(fèi)時(shí)間精力，在檔案信息的提取匯總、分析利用方面同樣耗費(fèi)時(shí)間精力，而且還特別容易出現(xiàn)失誤錯(cuò)誤，造成檔案遺失破損，不利于資源開發(fā)工作的推進(jìn)落實(shí)[4]。

（三）檔案資源開發(fā)的利用范圍狹窄

檔案資源的開發(fā)利用如果只是在一個(gè)企業(yè)、一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)單位內(nèi)進(jìn)行，其應(yīng)用范圍就會(huì)非常狹窄。因?yàn)閱为?dú)某個(gè)企事業(yè)單位的檔案資料信息量非常有限，對政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研、教育、衛(wèi)生、體育等各個(gè)事業(yè)的貢獻(xiàn)力度不大。再加上各類場館、企事業(yè)單位的檔案資料儲(chǔ)備情況不公開，也給相關(guān)單位調(diào)取信息、進(jìn)行利用造成了很大的麻煩。有時(shí)候?yàn)榱苏{(diào)取一份有用的檔案，可能需要連續(xù)跑幾個(gè)部門、幾個(gè)場館，耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，這就體現(xiàn)了現(xiàn)階段檔案資源利用的局限性。

三、新時(shí)代檔案資源開發(fā)的路徑

（一）轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)真規(guī)劃，積極推動(dòng)檔案資源開發(fā)利用

檔案資源的開發(fā)利用是要建立在變革工作思路、創(chuàng)新管理理念的基礎(chǔ)之上。不過，對于檔案資源開發(fā)工作光靠提高認(rèn)識(shí)是不夠的，更重要的是形成方案、積極推動(dòng)落實(shí)。因此，各單位、機(jī)構(gòu)部門應(yīng)該根據(jù)自己的工作實(shí)際，以及未來的工作計(jì)劃、發(fā)展方向去確定檔案資源開發(fā)的具體方案[5]。要明確檔案資源開發(fā)的目標(biāo)，然后細(xì)化各個(gè)步驟，做到以結(jié)果為導(dǎo)向開展工作，并對檔案資源開發(fā)過程中遇到的問題群策群力、共同攻關(guān)。只有敦促檔案資源開發(fā)工作落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，促進(jìn)檔案資源的有效利用。

（二）接軌數(shù)字化檔案建設(shè)工程，突破紙質(zhì)辦公的時(shí)空阻隔

紙質(zhì)辦公時(shí)代，紙質(zhì)檔案的存放、更改、調(diào)閱、送還等各項(xiàng)工作都非常費(fèi)力，效率低下，也容易出現(xiàn)檔案的遺失。隨著現(xiàn)代信息科技的發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的日漸成熟，檔案管理工作者也應(yīng)當(dāng)積極行動(dòng)起來，做好檔案信息的數(shù)字化錄入和檔案信息的調(diào)動(dòng)、開發(fā)、利用。譬如甘肅省檔案館倡導(dǎo)建立的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案館公共服務(wù)”模式，開放官網(wǎng)信息檢索查詢權(quán)限，極大地方便了相關(guān)企事業(yè)單位以及廣大民眾進(jìn)行檔案信息的調(diào)取與利用。未來的檔案資源開發(fā)不僅要實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的線上檢索、資源共享，更要積極搭建上下級單位、同級單位、異業(yè)單位場館的檔案合作平臺(tái)，共同完成檔案信息的登記、審驗(yàn)、糾錯(cuò)、利用工作等。

（三）做好檔案信息資源的安全權(quán)限設(shè)置與保密管理

既然談到檔案資源的開發(fā)與利用，那就需要開放檔案的管理機(jī)制，為更多需要的企業(yè)單位、機(jī)構(gòu)、個(gè)人提供便利。但是在這個(gè)過程中務(wù)必要做好檔案的保密管理，設(shè)定保密權(quán)限。檔案管理人員要做好相關(guān)檔案的安全評級認(rèn)定，從檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、軍事價(jià)值等各方面去衡量。譬如一些國家級重大工程項(xiàng)目、軍事基地建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息，或者關(guān)于某大型油氣田的生產(chǎn)資料檔案，某種新型科研成果的實(shí)驗(yàn)信息檔案等，并不適合隨意公開，任意調(diào)用。這就需要通過保密機(jī)制、資質(zhì)審核機(jī)制、責(zé)任追蹤機(jī)制等進(jìn)行檔案信息的安全管理，嚴(yán)防檔案信息的泄漏，避免因此造成的重大損失和安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）完善規(guī)章制度建設(shè)，加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

檔案資源的開發(fā)與利用是大勢所趨，需要相關(guān)單位部門當(dāng)作長期工作去開展。因此，在檔案資源的開發(fā)利用方面，建章立制、加強(qiáng)培訓(xùn)很有必要。相關(guān)部門要盡快行動(dòng)起來，結(jié)合實(shí)際、科學(xué)決策，在檔案數(shù)字化錄入、檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理、檔案資料的分類儲(chǔ)存、檔案資料的信息化檢索、檔案資料的外調(diào)與追回、檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)、檔案信息化設(shè)備以及軟件平臺(tái)等的操作技能培訓(xùn)、國家法制法規(guī)的學(xué)習(xí)等方面加快動(dòng)作、積極推進(jìn)。只有檔案管理人員的素質(zhì)跟得上，相關(guān)的規(guī)章制度跟得上，才能讓檔案資源開發(fā)與利用工作在嚴(yán)謹(jǐn)有序的框架內(nèi)穩(wěn)步推進(jìn)。

四、結(jié)語

檔案資源的開發(fā)與利用對國家各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都有重要意義，需要各個(gè)部門、相關(guān)人員積極開放思路、努力克服困難。隨著全國各地檔案資源開發(fā)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，我國各項(xiàng)事業(yè)也將取得長足進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙和選，華榕.新時(shí)代視角下檔案記憶觀在檔案資源建設(shè)中的創(chuàng)新與實(shí)踐[J]. 咸陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，33（6）：120- 122.

[2]韓磊.善用網(wǎng)站 激活檔案 推進(jìn)新時(shí)代檔案網(wǎng)站創(chuàng)新發(fā)展[J].山東檔案，2018（1）：79- 81.

[3]湖南省檔案局.改革開放30周年檔案資源開發(fā)利用與服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的回顧[J].檔案時(shí)空，2008（12）：4- 5.

[4]馮麗霞.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究[J].人力資源管理， 2018（9）：23- 24.

[5]劉陽陽.對檔案信息資源開發(fā)利用工作改革與創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案， 2018，228（9）：83- 85.