科研院所科研項目經(jīng)費內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)探索

摘 要：本文從科研院所內(nèi)部控制的角度分析科研項目經(jīng)費管理中存在的風(fēng)險，提出科研院所應(yīng)建立一體化內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)保證科研活動合法合規(guī)、有效防范舞弊和預(yù)防科研腐敗的內(nèi)控目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：科研院所;科研項目經(jīng)費;內(nèi)部控制

科技創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，科研經(jīng)費是科技創(chuàng)新的重要支撐和保障。我國高度重視科技創(chuàng)新，科研經(jīng)費投入穩(wěn)步增長，2018年我國研究與試驗發(fā)展（R&D）經(jīng)費支出為19657億元，較上年增長11.6%。由于科研項目種類繁多，內(nèi)部管理層級復(fù)雜，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制已不能滿足當(dāng)前科研項目的管理要求，亟待加強(qiáng)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)。

一、科研院所科研項目經(jīng)費內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)的必要性

1.加強(qiáng)科研項目經(jīng)費管理的需要

科研項目經(jīng)費是確?？蒲许椖宽樌_展、提高科研能力的重要保障。近年來巡視、監(jiān)察、審計等結(jié)果顯示，科研項目經(jīng)費使用方面存在諸如列支與科研活動無關(guān)的費用，編制虛假合同虛報冒領(lǐng)科研項目經(jīng)費，政府采購尋租，國有資產(chǎn)流失等問題。只有加強(qiáng)對科研項目經(jīng)費的內(nèi)部控制，才能合理有效防范科研經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險，提高科研項目經(jīng)費使用效益。

2.提高科研院所管理水平的需要

內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)對科研院所提高內(nèi)部管理水平、建設(shè)現(xiàn)代科研院所至關(guān)重要。將科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制建設(shè)成果嵌入單位信息化管理平臺之中，實現(xiàn)人事、財務(wù)、科研、采購、資產(chǎn)等管理部門之間的良性互動和信息數(shù)據(jù)的共享共用，可以大大提高科研院所的管理工作效率和服務(wù)水平，對推動科研院所規(guī)范化、合理化和科學(xué)化發(fā)展意義重大。

3.政府會計改革背景下會計核算的需要

國家提出“建立權(quán)責(zé)發(fā)生制的政府綜合財務(wù)報告制度”，2019年起實行的政府會計制度改革是科研院所財務(wù)管理領(lǐng)域的一次大的變革，財務(wù)部門與其他管理部門數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性更加緊密，應(yīng)及時調(diào)整如收支管理、資產(chǎn)管理、合同管理的系統(tǒng)節(jié)點控制規(guī)則，以適應(yīng)政府會計制度改革對會計核算實行權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求。

二、科研院所科研項目經(jīng)費的內(nèi)部控制風(fēng)險點

1.預(yù)算管理風(fēng)險

（1）預(yù)算編制和調(diào)整隨意。由于項目預(yù)算編制缺乏完整、科學(xué)的支出定額標(biāo)準(zhǔn)的問題，科研項目經(jīng)費的預(yù)算編制不能準(zhǔn)確地體現(xiàn)項目開展所需的實際成本，預(yù)算編制與精細(xì)化管理的要求存在一定差距，科研院所部門預(yù)算編制達(dá)不到相關(guān)要求。

自印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號，以下簡稱50號文）以來，我國科研項目經(jīng)費預(yù)算開啟了不斷下放預(yù)算調(diào)劑權(quán)、擴(kuò)大科研人員自主權(quán)的通道。在實際操作中，由于預(yù)算剛性的缺失，科研人員履行預(yù)算調(diào)整程序一般都在經(jīng)濟(jì)活動之后，預(yù)算調(diào)整成為配合經(jīng)費支出、編制項目決算的手段，預(yù)算調(diào)整失去應(yīng)有的意義。

（2）預(yù)算執(zhí)行緩慢。50號文改進(jìn)了財政結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余資金的留用處理方式，科研人員不再有預(yù)算執(zhí)行的緊迫感，項目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度嚴(yán)重落后于研究工作進(jìn)度，導(dǎo)致財務(wù)賬面出現(xiàn)大量結(jié)轉(zhuǎn)資金。隨著國家財政資金績效評價工作的不斷深入，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度已成為科研院所績效評價的重要指標(biāo)，科研項目經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行較慢將直接影響科研院所的績效評價結(jié)果，預(yù)算執(zhí)行風(fēng)險日益凸顯。

2.收支管理風(fēng)險

（1）項目信息失真?？蒲许椖控?fù)責(zé)人根據(jù)項目申報書或科研合同分別向科研管理部門和財務(wù)部門提出立項申請，由于所有立項數(shù)據(jù)基本依靠手工傳遞，且項目申報書或科研合同所列支出范圍與財務(wù)核算的政府收支分類不能完全對應(yīng)，導(dǎo)致各管理部門掌握的信息與項目申報書或科研合同所列示的項目信息出現(xiàn)不一致的情況。

（2）支出違法違規(guī)?？蒲腥藛T對待科研項目經(jīng)費時“重申請輕使用”，對經(jīng)費支出活動真實合法、票據(jù)合同等相關(guān)憑據(jù)真實完備的認(rèn)識不足，容易出現(xiàn)違法違規(guī)的風(fēng)險，資金安全性不高。財務(wù)、科研、審計等管理部門由于職責(zé)分工之間存在真空地帶，在信息不對稱的情況下無法對科研項目經(jīng)費進(jìn)行全面有效的監(jiān)管。

3.政府采購管理風(fēng)險

（1）內(nèi)部制衡缺失。50號文發(fā)布的目的是放開科研資金使用的不必要限制，擴(kuò)大科研單位采購的自主權(quán)。科研院所根據(jù)中央精神制定了科研儀器設(shè)備采購管理辦法，在一定程度上充分放權(quán)給科研人員，授權(quán)其自行成立采購小組、確定供應(yīng)商等。但在實際操作中，科研人員對政府采購的重要性和必要性認(rèn)識不足，成立采購小組、比價遴選、確定供貨商等行為不夠嚴(yán)謹(jǐn)。采購小組中采購管理部門的缺失導(dǎo)致無法實現(xiàn)制衡。

（2）資金效益低下。由于政府采購環(huán)節(jié)沒有采購管理部門的介入和專業(yè)人員的指導(dǎo)，項目負(fù)責(zé)人自行驗收并決定付款進(jìn)度，缺少必要的論證程序。使用科研項目經(jīng)費采購的貨物或服務(wù)往往存在性價比低，重復(fù)購買、資源浪費、質(zhì)量較差等問題，間接導(dǎo)致采購資金使用效益低下。

4.資產(chǎn)管理風(fēng)險

（1）國有資產(chǎn)流失。使用科研項目經(jīng)費形成的資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)，應(yīng)納入科研院所國有資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理。科研人員對此意識淡薄，認(rèn)為使用科研項目經(jīng)費所購買的資產(chǎn)應(yīng)由項目負(fù)責(zé)人使用、保管、處置，與科研院所無關(guān)，由于意識淡薄導(dǎo)致疏于對資產(chǎn)的保管，容易造成國有資產(chǎn)流失。

（2）日常管理缺位。科研項目負(fù)責(zé)人不能及時持資產(chǎn)到資產(chǎn)管理部門進(jìn)行登記，資產(chǎn)管理部門對使用科研項目經(jīng)費形成的資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)、使用年限、預(yù)計殘值等信息不能全面掌握，形成資產(chǎn)管理部門工作障礙。政府會計制度改革要求對固定資產(chǎn)計提折舊、對無形資產(chǎn)進(jìn)行攤銷，并對資產(chǎn)進(jìn)行科研項目輔助核算，財務(wù)核算系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)手工對接，錯誤率高，管理效率低下。

5.合同管理風(fēng)險

（1）合同主體模糊?？蒲性核蒲许椖吭诤贤炗喌闹黧w、內(nèi)容、程序等方面存在風(fēng)險。使用各類科研項目經(jīng)費簽訂的科研合同，合同主體均為科研院所，法人承擔(dān)法人責(zé)任?？蒲腥藛T對合同簽訂主體的認(rèn)識與法律規(guī)定存在偏差，長期使用個人、所在二級研究所或科研管理部門代章簽訂合同，不符合合同管理的要求。

（2）合同監(jiān)管不足。合同歸口部門缺少對合同內(nèi)容的有效審核，如是否及時續(xù)簽合同、是否屬于事后補(bǔ)簽合同、合同基本要素是否齊全、合同金額是否合理、合作單位是否過于集中等，合同監(jiān)管不足導(dǎo)致合同管理中存在法律糾紛、國有資產(chǎn)流失、少數(shù)人以權(quán)謀私等風(fēng)險。

三、科研院所加強(qiáng)科研項目經(jīng)費內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)的措施

1.預(yù)算管理內(nèi)控系統(tǒng)

（1）預(yù)算編制。在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，為確保數(shù)據(jù)在科研和財務(wù)等管理部門之間有效銜接，科研項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目申報書或科研合同，通過預(yù)算管理內(nèi)控系統(tǒng)填寫項目執(zhí)行周期、預(yù)算支出內(nèi)容、項目組成員名單等基礎(chǔ)性信息，同時將預(yù)算支出內(nèi)容轉(zhuǎn)換為會計核算的政府收入分類科目，相關(guān)管理部門據(jù)此進(jìn)行審核確認(rèn)，為后續(xù)科研項目經(jīng)費管理提供可靠的基礎(chǔ)性資料。

（2）預(yù)算調(diào)整?？蒲许椖控?fù)責(zé)人通過預(yù)算管理內(nèi)控系統(tǒng)發(fā)起調(diào)整預(yù)算申請，科研管理部門根據(jù)預(yù)算調(diào)整審核權(quán)限和流程進(jìn)行審批后，預(yù)算調(diào)整結(jié)果方能生效。系統(tǒng)對預(yù)算調(diào)整時間、內(nèi)容等信息進(jìn)行記錄，當(dāng)某科研項目超過預(yù)設(shè)的預(yù)算調(diào)整警戒線，如一年內(nèi)調(diào)整3次以上、調(diào)整內(nèi)容過度集中等，自動向管理部門推送風(fēng)險提示，管理部門可重點關(guān)注并可采取凍結(jié)該項目預(yù)算調(diào)整等措施，確保預(yù)算調(diào)整的嚴(yán)肅性和合理性。

（3）預(yù)算執(zhí)行。預(yù)算管理內(nèi)控系統(tǒng)根據(jù)科研項目編制環(huán)節(jié)所列執(zhí)行周期對經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。每月系統(tǒng)根據(jù)支出累計金額與預(yù)算總額進(jìn)行比對，自動生成預(yù)算執(zhí)行情況表，當(dāng)項目經(jīng)費長期不列支或支出預(yù)算進(jìn)度明顯低于序時進(jìn)度時，該項目在管理部門和項目負(fù)責(zé)人的項目查詢列表中均被突出顯示，管理部門據(jù)此可采取相應(yīng)措施敦促項目負(fù)責(zé)人加快預(yù)算執(zhí)行。

2.收支管理內(nèi)控系統(tǒng)

（1）收入確認(rèn)?？蒲性核钥蒲许椖苛㈨椗鷾?zhǔn)書或委托合同，作為設(shè)立科研項目并開具相關(guān)票據(jù)的依據(jù)。科研項目負(fù)責(zé)人通過收支管理內(nèi)控系統(tǒng)錄入經(jīng)費委托單位和經(jīng)費金額等信息，當(dāng)財務(wù)部門收到款項時會自動推送至收支管理內(nèi)控系統(tǒng)與項目負(fù)責(zé)人所錄信息進(jìn)行自動或手動匹配，匹配成功的收款信息會生成財務(wù)收入憑證和該項目的預(yù)算總額指標(biāo)，項目負(fù)責(zé)人據(jù)此進(jìn)入預(yù)算管理內(nèi)控系統(tǒng)進(jìn)一步完善明細(xì)指標(biāo)編制等。

（2）支出申請?？蒲性核ㄟ^支出管理內(nèi)控系統(tǒng)實現(xiàn)了科研項目經(jīng)費網(wǎng)上報銷完全替代手工報賬模式。系統(tǒng)內(nèi)置日常報銷、差旅報銷、借款申報、勞務(wù)費發(fā)放等多種支出業(yè)務(wù)類型，向?qū)皆O(shè)計引導(dǎo)項目負(fù)責(zé)人填寫支出信息，并集成支出申請、報銷單跟蹤管理、支出預(yù)算控制、借款鎖定、銀企直聯(lián)付款、自動生成憑證、賬表查詢等功能。項目負(fù)責(zé)人通過內(nèi)控系統(tǒng)在線填寫支出申請，系統(tǒng)對項目指標(biāo)總額和分項額度實時進(jìn)行控制。

（3）報表系統(tǒng)。支出管理內(nèi)控系統(tǒng)支持項目負(fù)責(zé)人跨年度查詢本人名下項目經(jīng)費收支明細(xì)表、明細(xì)賬、匯總表等信息。查詢支持“賬表證”穿透式聯(lián)查，即通過匯總表、余額表可聯(lián)查到明細(xì)賬，再通過明細(xì)賬聯(lián)查到憑證，支持包括Excel、DBF、PDF等各種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，方便項目負(fù)責(zé)人自行進(jìn)行項目支出決算及各種數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計。

3.政府采購內(nèi)控系統(tǒng)

（1）采購申請?？蒲许椖繉ω浳锖头?wù)的政府采購是科研院所政府采購的重要組成部分。政府采購嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算制度，項目負(fù)責(zé)人填寫采購申請須勾選經(jīng)費來源，政府采購內(nèi)控系統(tǒng)根據(jù)年度預(yù)算和經(jīng)費來源自動判定是否屬于預(yù)算內(nèi)政府采購，如無政府采購預(yù)算，項目負(fù)責(zé)人則無法申請進(jìn)行政府采購。

（2）比價遴選。采購申請經(jīng)系統(tǒng)審批通過后，項目負(fù)責(zé)人可進(jìn)入采購程序?？蒲性核鶕?jù)50號文制定了符合單位實際的政府采購管理辦法，放權(quán)給項目負(fù)責(zé)人自主進(jìn)行比價遴選，項目負(fù)責(zé)人將比價信息錄入系統(tǒng)并上傳相關(guān)證明材料，財務(wù)、采購、項目負(fù)責(zé)人所在部門通過系統(tǒng)對比價遴選的真實性進(jìn)行審批確認(rèn)。

（3）驗收入庫。政府采購貨物的驗收入庫是政府采購工作的終點，是資產(chǎn)管理的起點。項目負(fù)責(zé)人和采購部門是政府采購驗收的主體，項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初驗，并在系統(tǒng)標(biāo)識初驗合格，采購管理部門進(jìn)行復(fù)驗，在線確認(rèn)驗收結(jié)果?？蒲性核ㄟ^系統(tǒng)對采購行為進(jìn)行全過程管理并實現(xiàn)各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的網(wǎng)上審批，可以有效防止采購過程中發(fā)生各類違規(guī)情況，增強(qiáng)政府采購的透明度。

4.資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)

（1）資產(chǎn)入庫?？蒲许椖拷?jīng)費購買或建設(shè)的符合科研院所資產(chǎn)定義范圍的資產(chǎn)包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等，應(yīng)納入資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)進(jìn)行管理?？蒲许椖控?fù)責(zé)人通過資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)對資產(chǎn)進(jìn)行入庫登記，自行錄入價格、保管人、存放地點、預(yù)計使用年限等信息，資產(chǎn)管理部門線下對資產(chǎn)實物進(jìn)行核驗后通過系統(tǒng)辦理入庫確認(rèn)手續(xù)，打印并粘貼資產(chǎn)條碼。

（2）日常管理。資產(chǎn)的日常保管責(zé)任人為項目負(fù)責(zé)人或指定保管人，資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)進(jìn)行定期盤點，并通過資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)向上級部門上報科研院所資產(chǎn)狀況。根據(jù)政府會計制度改革的要求，財務(wù)部門須按月對固定資產(chǎn)計提折舊、對無形資產(chǎn)進(jìn)行攤銷，財務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門通過資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，財務(wù)核算系統(tǒng)對折舊和攤銷數(shù)據(jù)進(jìn)行歸集，生成相應(yīng)的記賬憑證。

（3）報廢報損。資產(chǎn)管理實行全生命周期閉環(huán)管理，科研院所加強(qiáng)對資產(chǎn)報廢報損的審批是防范資產(chǎn)流失的重要手段。凡符合報廢報損條件的資產(chǎn)可由項目負(fù)責(zé)人通過系統(tǒng)提出申請，資產(chǎn)管理部門及其他審批主體對申請進(jìn)行批復(fù)并給出處置意見。項目負(fù)責(zé)人會同資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)進(jìn)行處置后，在資產(chǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)反饋處置結(jié)果，資產(chǎn)管理部門據(jù)此向上級部門匯總上報，財務(wù)部門完成相應(yīng)的賬務(wù)處理。

5.合同管理內(nèi)控系統(tǒng)

（1）合同訂立?？蒲性核趦?nèi)控理論和合同管理辦法確定必須簽訂合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)種類，如單筆交易金額達(dá)到或超過2萬元的服務(wù)交易、單筆交易金額達(dá)到或超過5萬元的貨物交易等，并據(jù)此對合同劃分為重大合同、重要合同和一般合同等。擬訂立合同的項目負(fù)責(zé)人通過系統(tǒng)提交合同訂立申請，系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)置的審批權(quán)限對合同訂立申請進(jìn)行推送，合同歸口部門和法務(wù)等審批主體履行合同線上審批職責(zé)，只有完成線上審批流程的合同方可至印章管理部門加蓋有效印章。

（2）合同履行。項目負(fù)責(zé)人是合同履行的主體，合同簽訂后，科研項目負(fù)責(zé)人將合同的關(guān)鍵信息如合作單位、合同金額、時間節(jié)點等錄入系統(tǒng)并掃描合同掃描件。以上經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)信息以字段方式，通過中間庫共享同步到財務(wù)核算系統(tǒng)，確保財務(wù)部門自2019年按照合同約定的執(zhí)行進(jìn)度時點結(jié)轉(zhuǎn)收支，以滿足政府會計改革對會計核算實行權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求。

（3）合同歸檔。合同歸口部門對科研項目合同進(jìn)行歸檔，通過合同管理內(nèi)控系統(tǒng)將合同關(guān)鍵信息在各管理部門進(jìn)行共享，歸口部門可根據(jù)合作單位、合同履行人、合同金額等對合同進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，如當(dāng)科研項目負(fù)責(zé)人與某一合作單位多次簽訂合同時，系統(tǒng)自動出現(xiàn)風(fēng)險提示，合同歸口部門和監(jiān)管部門可據(jù)此對合同進(jìn)行重點監(jiān)督檢查。

四、結(jié)語

總之，針對科研院所在科研項目經(jīng)費管理中出現(xiàn)的風(fēng)險點，科研院所將關(guān)鍵經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制流程嵌入科研院所信息系統(tǒng)中，建立覆蓋科研項目經(jīng)費預(yù)算管理、收支管理、政府采購、科研合同、資產(chǎn)管理等各業(yè)務(wù)流程的一體化內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，改變科研院所各項經(jīng)濟(jì)活動分塊管理、信息分割、信息“孤島”的局面，實現(xiàn)內(nèi)控管理的程序化和常態(tài)化。

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