淺析高職院校財務(wù)報銷工作存在的問題與建議

姚文波

摘 要：財務(wù)報銷是高職院校財務(wù)管理工作中的重點。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大，經(jīng)費投入越來越多，資金使用項目越來越廣，財務(wù)報銷方式發(fā)生了變化，導(dǎo)致財務(wù)報銷工作產(chǎn)生了很多問題。從高職院校財務(wù)報銷實際工作入手，針對財務(wù)報銷工作中存在的問題，提出優(yōu)化財務(wù)報銷的思路，以期提高財務(wù)報銷工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高職院校;財務(wù)報銷;問題;建議

中圖分類號：G717? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2019）28-0112-02

近年來，隨著我國高職體制改革的逐步深入，學(xué)生招生數(shù)量的不斷增加，政府對教育經(jīng)費的投入也在加大，并呈現(xiàn)出多元化趨勢。《高等學(xué)校會計制度》頒布以及《政府會計制度》在高校職院校的全面實施，對會計核算的要求越來越高，高職院校的財務(wù)管理也面臨著更高的要求，并對財務(wù)報銷提出了新的挑戰(zhàn)，給財務(wù)管理造成一定的壓力，影響財務(wù)主體的權(quán)益，影響了高職院校的發(fā)展。財務(wù)報銷方法、措施的推行和改進可以提高財務(wù)報銷運行效率，有效地降低財務(wù)成本，發(fā)揮資金的最大效用，提升財務(wù)管理水平等。

一、高職院校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀

大多高職院校還采用傳統(tǒng)的報銷方式，財務(wù)報銷一般報銷人員、部門領(lǐng)導(dǎo)和主管院領(lǐng)導(dǎo)在原始單據(jù)簽字后，由報銷人員到財務(wù)處排隊等候粘貼原始票據(jù)、整理票據(jù)憑證、規(guī)范填寫報銷單據(jù)，審核人員審核之后，遞交主管財務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，再回到財務(wù)處簽字復(fù)核無誤后，傳遞到出納進行付款。由于財務(wù)報銷需求較大，報銷時間比較集中，報銷人員排隊較長，需要耐心等候財務(wù)人員對其憑證進行審核、歸類匯總。在財務(wù)報銷過程中，必須完成每項環(huán)節(jié)部署，任一環(huán)節(jié)報銷出現(xiàn)問題必須重新開始財務(wù)報銷準(zhǔn)備工作，占用教職工大量時間，引起報銷人員不滿，增加報銷行為人之間矛盾。

隨著高職院校改革，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，專項資金投入加大，報銷工作分類細化，財務(wù)報銷流程繁雜，業(yè)務(wù)量大幅增加。但因高職院校財務(wù)工作人員有限，報銷信息不對稱，報銷賬目難易程度不一等，導(dǎo)致審核工作時間較長。在規(guī)定時間內(nèi)完成大量的報銷賬目審核與復(fù)核，報銷人員缺乏耐心等候的前提下，財務(wù)人員工作和壓力增加，財務(wù)報銷效率低下。

二、高職院校財務(wù)報銷存在的問題

1.經(jīng)費來源多樣化，預(yù)算控制效果不好。目前，高職院校撥款主要是以財政撥款為主，除了正常的公用經(jīng)費和人員經(jīng)費外，還有大量的專項資金，經(jīng)費來源渠道和申報途徑日趨多樣化，有些項目沒有進行充分的可行性論證，項目經(jīng)費支出難的問題日益突出。并且每項資金的下達細化了用途，不能超支、挪用。比如科研經(jīng)費撥款，不同的科研項目下達的資金不同，但必須做到專款專用。這就要求財務(wù)人員在審核時必須掌握各類經(jīng)費的使用要求，對?？顚Ｓ?、有特定用途的經(jīng)費進行嚴格的預(yù)算控制，對于超預(yù)算、超范圍的報銷業(yè)務(wù)不予報銷。而項目負責(zé)人認為款項是自己的經(jīng)費，可以隨意使用，同時經(jīng)費的使用要求項目負責(zé)人和歸口部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，加大了財務(wù)報銷的工作量，需要耗費財務(wù)人員的大量時間，影響報銷效率，也使得財務(wù)報銷更加復(fù)雜化。

2.報銷簽字審批環(huán)節(jié)時間長?，F(xiàn)行的財務(wù)報銷審批大多數(shù)實行“一支筆”制度，即各部門或院（系）領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)經(jīng)費的簽字審批，有些高職學(xué)院還需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，到財務(wù)審核后，主管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)行使簽批權(quán)，財務(wù)處長再進行簽字審批。有些事項如專項經(jīng)費除了項目負責(zé)人簽字，各歸口部門領(lǐng)導(dǎo)也要簽字，這種多層的審批制度有利于經(jīng)費的控制管理，但勢必增加了財務(wù)報銷的難度。如遇到部門負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)開會不在或復(fù)雜業(yè)務(wù)溝通不暢的情況下，簽字很難一兩次完成，往往一筆賬要跑三五次，耗費報賬人員較多的時間，極易引發(fā)財務(wù)人員與報銷人員的沖突，導(dǎo)致報銷人員對財務(wù)部門產(chǎn)生抱怨心理，使得財務(wù)報銷工作難以順利完成。

3.財務(wù)人員與報銷人員信息不對稱。財務(wù)人員和報銷人員對財經(jīng)制度的熟悉程度直接影響報銷業(yè)務(wù)是否一次順利通過。財務(wù)工作人員熟悉各類經(jīng)費的報賬規(guī)定，但是報銷人員很少有正規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，雖然了解一些財經(jīng)法規(guī)，但對財務(wù)制度不可能像財務(wù)人員一樣及時更新。報賬人員在進行報銷工作時，與財務(wù)人員沒有專門的溝通渠道，且財務(wù)報銷相關(guān)的法規(guī)信息化、公開化、透明度不高。因而，在報銷過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不合規(guī)票據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限不完整，以及報銷項目與實際經(jīng)濟事項或者經(jīng)費用途范圍不相符等無法辦理的情況，影響報銷程序的完成。頻繁“退單”容易造成報銷人員對財務(wù)審核人員的不滿情緒，進而轉(zhuǎn)嫁為對財務(wù)部門的不滿，也會讓財務(wù)人員因重復(fù)審核而煩躁，影響財務(wù)報銷工作順利進行。

4.財務(wù)人員業(yè)務(wù)技能和工作積極性不高。長期以來，高職院校財務(wù)人員習(xí)慣于既定的程序，坐在辦公室等候報銷人員遞來憑證，當(dāng)出現(xiàn)不符合相關(guān)規(guī)定時則予以退還，這對于花了很長時間準(zhǔn)備和排隊辦理的報銷人員來說，容易產(chǎn)生抵觸心理。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴大，專項資金投入量增加，對財務(wù)人員的要求提高，但高職院校并沒有重視對報銷人員的培養(yǎng)，有些財務(wù)報銷人員業(yè)務(wù)不專，自動更新知識能力不夠。財務(wù)人員工作本身又煩瑣復(fù)雜，特別是遇到報銷高峰期，既要審核原始單據(jù)，又要審核領(lǐng)導(dǎo)簽批權(quán)限，還要查看是否符合對應(yīng)的經(jīng)費預(yù)算，再加上時不時的電話答疑，致使財務(wù)人員產(chǎn)生煩躁情緒，嚴重影響工作積極性與熱情。并且財務(wù)人員較其他部門工作人員工作量大，但待遇地位并不高，精神壓力大，導(dǎo)致財務(wù)人員工作積極性不高。

三、加強高職院校財務(wù)報銷工作的建議

1.完善財務(wù)報銷制度和規(guī)范。目前高職院校財務(wù)報銷制度和經(jīng)費管理制度尚不完善，沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范。按照會計制度的要求，為了規(guī)范財務(wù)報銷業(yè)務(wù)，必須統(tǒng)一財務(wù)報銷制度與業(yè)務(wù)流程。高職院校可根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展和需要，及時修訂完善財務(wù)報銷管理制度，如根據(jù)現(xiàn)行的公務(wù)接待費、差旅費、科研經(jīng)費等系列管理制度，明確具體的規(guī)范要求，細化操作辦法。完善相關(guān)的財務(wù)審批管理制度，規(guī)范報銷要求、報銷流程等。同時，高職院校內(nèi)部要明確財務(wù)報銷監(jiān)督責(zé)任，完善財務(wù)報銷的審批與監(jiān)督機制。財務(wù)報銷的支出預(yù)算應(yīng)當(dāng)與財務(wù)審批制度相結(jié)合，提高財務(wù)報銷支出預(yù)算工作的科學(xué)、合理、準(zhǔn)確可行。

2.加大財務(wù)報銷宣傳和培訓(xùn)力度。財務(wù)部門要大力宣傳財務(wù)政策和制度，擴大財務(wù)報銷知識的普及程度和范圍，降低財務(wù)人員與報銷人員之間的溝通障礙，緩解財務(wù)人員與報銷人員之間信息不對稱的矛盾。首先，財務(wù)部門可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺，把相關(guān)的報銷指南、財務(wù)報銷制度及流程上傳，也可進一步把條目眾多的文字資料做成圖片、PPT或視頻形式，這樣就可以讓報銷人員有更加直觀的理解，有效減少了審核人員接聽電話及現(xiàn)場答疑的時間，提高工作效率。其次，開通QQ群、微信群等咨詢平臺，及時將新的政策、規(guī)定傳達給報銷人員，對于財務(wù)報銷中常見問題進行答復(fù)，大家相互交流，提高了宣傳效率。最后，利用高職院校開學(xué)、預(yù)決算公開會議等進行財務(wù)報銷知識的培訓(xùn)，深入各部門、院系開展座談會、講座，進行面對面的交流，現(xiàn)場答疑解惑，讓報銷人員更好地掌握財務(wù)報銷的流程與要求，提高財務(wù)報銷效率。

3.加強財務(wù)人員隊伍建設(shè)。在高職院校財務(wù)制度不斷改革的情況下，財務(wù)部門應(yīng)加強財務(wù)人員財經(jīng)法規(guī)、制度和專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過多種形式、多種途徑，實行多層次培訓(xùn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高職業(yè)判斷技能，全面提升財務(wù)人員信息化水平和業(yè)務(wù)能力，提高財務(wù)報銷審核工作效率。財務(wù)人員還應(yīng)注重管理能力和溝通協(xié)調(diào)能力，提升業(yè)務(wù)修養(yǎng)，進而提高財務(wù)部門的服務(wù)水平和質(zhì)量。同時，完善財務(wù)人員的內(nèi)部獎勵機制，優(yōu)化財務(wù)人員隊伍結(jié)構(gòu)，明確財務(wù)人員分工和責(zé)任，減少財務(wù)人員工作量，提高財務(wù)人員工作積極性和效率。

4.優(yōu)化財務(wù)報銷手段，改進財務(wù)報銷模式。在總結(jié)傳統(tǒng)報銷模式的經(jīng)驗后，充分利用財務(wù)信息化，借鑒兄弟院校的先進經(jīng)驗，可以通過設(shè)立部門財務(wù)報賬專員、分散報銷等手段，改進財務(wù)報銷模式。在信息化應(yīng)用比較深入、廣泛的情況下，可以采用網(wǎng)上預(yù)約報銷。

首先，制定財務(wù)報賬員制度。報賬員制度就是在校內(nèi)各部門配備固定的報賬員，統(tǒng)一到財務(wù)處報賬，報賬員對教職工提供的原始單據(jù)進行歸集、整理，負責(zé)一般經(jīng)費和專項經(jīng)費的報銷工作。財務(wù)處要建立報賬人員QQ群、微信群，方便新政策的發(fā)布與更新等。另外，財務(wù)處還應(yīng)定期進行財務(wù)報賬業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓他們熟悉報銷業(yè)務(wù)規(guī)范、要求和業(yè)務(wù)流程。設(shè)立報賬員可以增加原始票據(jù)的審核成功率，節(jié)省教職工和財務(wù)審核的時間，提高財務(wù)報銷工作效率。

其次，分散報銷時段，均衡財務(wù)工作量。高職院校一般下半年收費、科研結(jié)題和期末結(jié)賬時報銷業(yè)務(wù)特別繁忙，而每年上半年由于預(yù)算經(jīng)費還沒有完全劃撥便相對清閑。針對這種情況，財務(wù)部門應(yīng)平時引導(dǎo)教職工盡可能及時處理報銷業(yè)務(wù)，避免扎堆報銷。比如，對于項目經(jīng)費可以在項目實施過程中就可以報銷;對辦公用品可以進行集中采購，統(tǒng)一報銷;一般日常業(yè)務(wù)盡可能在財務(wù)不忙的時段審核報銷。也可以引入報銷預(yù)審制度，解決報銷集中問題，形成錯峰報銷，節(jié)省時間，均衡財務(wù)工作量。

最后，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)報銷體系。目前大多高職院校已完成校園網(wǎng)工程的建設(shè)，可以建立網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)，報銷人員可以不受時間、地點的約束，隨時在網(wǎng)上填寫報銷審批單，將原始單據(jù)和證明材料一并掃描后上傳，在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)走完相應(yīng)的報銷簽批流程后，由財務(wù)審核人打印并送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后留檔、保存。這種報銷模式節(jié)省報銷人員的時間，緩解報銷行為人之間的矛盾，減輕財務(wù)部門人員的工作負擔(dān)。

財務(wù)報銷是財務(wù)管理的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到高職院校各項事業(yè)的發(fā)展。因此，高職院校要重視財務(wù)報銷工作，不斷解決報銷過程中存在的問題，采取多種措施和方法，改進現(xiàn)有財務(wù)報銷模式，提高報銷效率，實現(xiàn)財務(wù)報銷工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

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[責(zé)任編輯 吳明宇]